Alfresco Advanced Custom Search

What is Alfresco Advanced Custom Search? 

Alfresco Advanced Custom Search (การสืบค้นขั้นสูงแบบกำหนดเอง) เป็นคุณสมบัติพิเศษของทาง Skytizens ที่สามารถค้นหาและกำหนดขอบเขตผลลัพธ์ของเอกสารได้อยางอิสระ ละเอียด และแม่นยำ รองรับการสร้างและบันทึกผลลัพธ์การสืบค้น (Save Search) เพื่อเป็นทางลัดในการเข้าถึงผลลัพธ์ของเอกสารที่คลังเก็บเอกสาร (Document Library) ภายในไซต์ (Site) ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ดาวน์โหลดข้อมูลของเอกสารให้ง่ายต่อการจัดเก็บและรายงานผลข้อมูล เหมาะสำหรับงานที่มีรูปแบบเอกสารเฉพาะ ซับซ้อน และมีจำนวนมาก อีกทั้งยังสามารถเพิ่มหน้าต่างในการค้นหาบนหน้าแรกได้อีกด้วย

ด้วยการสืบค้นของ Alfresco Advanced Custom Search (การสืบค้นขั้นสูงแบบกำหนดเอง) จะช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาเอกสารภายใน Site ต่างๆ รองรับการป้อนข้อมูลค้นหาอย่างละเอียดด้วยระบบคัดกรองข้อมูล (Filter) ด้วยจำนวนตัวเลข (Number) ข้อความ (Text) และวันที่ (Date) ซึ่งสามารถกำหนดขอบเขตการค้นหาได้อย่างอิสระ หลากหลาย อีกทั้งยังสามารถค้นหาเอกสารได้อย่างครอบคลุม มีประสิทธิภาพ

โดยอ้างอิงข้อมูลการค้นหาจากดัชนีคุณสมบัติย่อย (Metadata) ของระบบของ Alfresco และ Model Manager (การจัดการรูปแบบเอกสาร) ก็สามารถปรากฏบน Alfresco Advanced Custom Search (การสืบค้นขั้นสูงแบบกำหนดเอง) ได้เช่นกัน ทำให้การสืบค้นเอกสารไม่ขาดตกบกพร่อง เพราะเอกสารเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินงานในขั้นตอนต่อไป ผู้ใช้จึงมั่นใจได้ว่าเอกสารประเภทต่างๆจะสามารถสืบค้นผลลัพธ์ได้อย่างแน่นอน Alfresco Advanced Custom Search (การสืบค้นขั้นสูงแบบกำหนดเอง) จึงเข้ามาตอบโจทย์ในเรื่องการค้นหาเอกสารเฉพาะได้อย่างแท้จริง

Why is Advanced Custom Search so important?

สำหรับงานเอกสารที่มีจำนวนมหาศาล มีข้อมูลซับซ้อน การสืบค้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้สำหรับค้นหาและคัดแยกเอกสารให้ได้ตามที่ต้องการ เพราะ Alfresco Advanced Custom Search สามารถค้นหาเอกสารได้ถึง 4 รูปแบบ คือ Document type, Folder, Aspects, และ Custom type ซึ่งค้นหาข้อมูลจากคุณสมบัติของเอกสารนั้นๆ ช่วยให้ประหยัดระยะเวลาในการค้นหาเอกสารและคัดกรองความถูกต้องของเอกสารแต่ละรูปแบบได้ ด้วยเหตุนี้ Advanced Custom Search (การสืบค้นขั้นสูงแบบกำหนดเอง) จึงเข้ามาช่วยให้การสืบค้นเอกสารเป็นไปได้อย่างราบรื่นมากยิ่งขึ้น ผู้ใช้จึงมั่นใจได้ว่าสามารถสืบค้นเอกสารทั้งหมดทุกรูปแบบได้อย่างแน่นอน อีกทั้งยังใช้งานง่าย เข้าใจได้ทันทีและข้อดีอื่น ๆ เช่น

• สืบค้นอย่างละเอียด – ค้นหาเอกสารด้วยหน่วยคัดกรองแบบย่อย
• รวบรวมผลลัพธ์ได้รวดเร็ว – ทุกผลลัพธ์จากการค้นหาจากการคัดกรองจะปรากฏทันที
• กำหนดได้เอง – กำหนดตัวแปรเพื่อคัดกรอง (filter) การค้นหาได้ด้วยตัวเอง
• บันทึกการสืบค้น – สร้างและบันทึกการสืบค้นเพื่อดูอีกครั้งในคลังเก็บเอกสาร (Document Library) และ Custom Search
• มาพร้อม Dashlet – กำหนดเพจการค้นหาให้ปรากฏบนหน้าแรกได้ สะดวกต่อการค้นหาแบบรวดเร็ว
• ดาวน์โหลด – รองรับการดาวน์โหลดเอกสาร
• Export to Excel – ส่งออกข้อมูลของเอกสารเพื่อรวบรวมเป็นตารางข้อมูลแบบ Excel

Alfresco Advanced Custom Search has different function from Advanced Search

โดยทั่วไปแล้วหน้าที่หลักของ Advanced Custom Search คือการค้นหาประเภทของเอกสาร (document type) ภายในไซต์ (Sites) ต่าง ๆ ซึ่งมีความคล้ายคลึงกับการสืบค้นขั้นสูง (Advanced Search) ที่ค้นหาเอกสารได้ทุกที่รวมถึง My Files และ Shared Files โดยการใส่ข้อมูลจากตัวอักษร วันที่ ชื่อ และผู้เขียน เป็นต้น จากนั้นจะแสดงผลลัพธ์ของเอกสารนั้นๆ

แต่ Alfresco Advnced Custom Search (การค้นหาขั้นสูงแบบกำหนดเอง) มีฟังก์ชั่นที่แตกต่างออกไป สามารถค้นหาเอกสาร กำหนดขอบเขตอย่างหลากหลาย และบันทึกผลลัพธ์ เป็นต้น โดยค้นหาเอกสารได้ 4 รูปแบบ คือ Document type, Folder, Aspects, และ Custom type ซึ่งค้นหาข้อมูลจากคุณสมบัติย่อย (Metadata) ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่อยู่ภายในไซต์นั้นๆ นอกจากนี้ยังสามารถค้นหาเอกสารรูปแบบพิเศษที่สร้างด้วยฟีเจอร์จัดการรูปแบบเอกสาร (Model Manager) โดยค้นหาจากคุณสมบัติ (Property) และ Aspect (มุมมอง) ซึ่งจะแสดงผลรายละเอียดข้อมูลทั้งหมดที่เกียวข้องกับเอกสารตามที่ผู้ใช้กำหนด โดย Alfresco Advnced Custom Search  (การสืบค้นขั้นสูงแบบกำหนดเอง) รองรับการค้นหาเอกสารอย่างมหาศาล ซับซ้อน และรวดเร็ว ซึ่งตอบโจทย์การทำงานเอกสารระดับองค์กรและบริษัทโดยเฉพาะ

How to Search in Custom Search

ผู้ใช้สามารถสืบค้นเอกสารต่างๆ ได้ทุกเอกสารภายในไซต์ (Site) ได้อย่างหลากหลายและล้ำลึก ซึ่ง Alfresco Advanced Custom Search รองรับการสืบค้นเอกสารได้ 4 รูปแบบ ดังต่อไปนี้

• Document type (เอกสารทั่วไป) ค้นหาเอกสารพื้นฐานของระบบ Alfresco ทุกประเภทที่อยู่ในไซต์
• Folder (โฟลเดอร์) ค้นหาโฟลเดอร์ที่เก็บเอกสาร โฟลเดอร์ Rules และเอกสารภายภายในโฟลเดอร์นั้นๆ
• Aspects (มุมมอง) สามารถค้นหาเอกสารและโฟลเดอร์ที่สร้าง Rules ด้วย Apsect และ Manage Aspects 
• Custom type (เอกสารรูปแบบพิเศษ) ค้นหาเอกสารที่สร้างและจัดการรูปแบบด้วย Model Manager

นอกจากนี้ยังครอบคลุมไปถึงการดาวน์โหลดเอกสาร ดูตัวอย่าง เปิดเอกสาร บันทึกผลลัพธ์การสืบค้น และรวบรวมข้อมูลจากผลลัพธ์เพื่อนำไปใช้ต่อยอดได้ ซึ่งการทำงานต่างๆจะสัมพันธ์กันทั้งหมด

สำหรับการเข้าถึงการใช้งาน อันดับแรกผู้ใช้ต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์การสืบค้นขั้นสูงแบบกำหนดเอง (Alfresco Advanced Custom Search ) โดยเข้าไปจัดการคุณสมบัติพิเศษที่ Customize Site จึงจะสามารถเปิดใช้งานการค้นหาได้ ซึ่งจะปรากฏคำว่า Custom Search บนแถบฟีเจอร์หลังจากการเปิดใช้งาน (สามารถศึกษาวิธีการ Add Feature to Site เพิ่มเติมได้ที่ Alfresco Wiki)

เพื่อให้ผู้ใช้เข้าใจระบบการทำงานเบื้องต้นของ Alfresco Advanced Custom Search แต่ละส่วนจะมีการทำงานที่แตกต่างกันออกไป โดยจะอธิบายส่วนประกอบเบื้องต้น ซึ่งแบ่งเป็น 3 ส่วน ดังภาพที่ 1 ต่อไปนี้

 

• หมายเลข 1 ประกอบด้วย Search Parameter (ช่องค้นหา), Advanced Search (การค้นหาขั้นสูง), Search (ปุ่มค้นหา), Clear (ปุ่มล้างการค้นหา)
• หมายเลข 2 ประกอบด้วย New Search (สร้างการค้นหาใหม่), Save Search as (บันทึกผลลัพธ์เป็นแบบใหม่), Save Search (บันทึกผลลัพธ์), Delete Search (ลบการบันทึกผลลัพธ์), Select Filter (เลือกตัวคัดกรองผลลัพธ์ที่บันทึกไว้),
• หมายเลข 3 ประกอบด้วย Results (หน้าแสดงผลลัพธ์), Criteria (ตัวกำหนดผลลัพธ์), Export to Excel (นำออกเป็นไฟล์ Excel), Selected Items (ไอเท็มที่เลือกไว้), Action (คำสั่ง), Preview (ดูตัวอย่าง), Download (ดาวน์โหลด), Checkbox (ช่องทำเครื่องหมายถูก)

จะเห็นได้ว่า Custom Search มีส่วนประกอบต่างๆ ที่หลากหลายและมีการทำงานที่สัมพันธ์กันทั้งหมด จากนั้นจะผนึกการทำงานเข้าด้วยกันเพื่อประสิทธิภาพในการค้นหาที่ยอดเยี่ยม โดยจะอธิบายส่วนประกอบต่างๆ อย่างละเอียดดังต่อไปนี้

• Search Parameter

หน้าการค้นหาหลักของ Alfresco Advanced Custom Search เริ่มต้นโดยการคลิกเครื่องหมายบวก ➕ เพื่อเพิ่มจำนวนการค้นหาได้ที่ด้านล่างของแถบ Search Parameter ตามหมายเลข 1 ดังภาพที่ 2 จากนั้นเลือกรายการเอกสารและคัดกรองการค้นหา ดังนี้

• หมายเลข 2 กำหนดขอบเขตการค้นหาที่เกี่ยวข้อง (AND), หรือเกี่ยวข้อง (OR), และไม่เกี่ยวข้อง (NOT)
• หมายเลข 3 เลือก Document type หรือ Aspect ซึ่งค่าเริ่มต้นพื้นฐานจะอยู่ที่ Content
• หมายเลข 4 เลือกข้อมูล Property ของเอกสาร เช่น Name, Title, Creator เป็นต้น เพื่อกำหนดขอบเขตการสืบค้น

หากต้องการปิด ให้นำเมาส์ไปคลิกที่เครื่องหมายกากบาท (x) เพื่อปิดช่อง Search Parameter ที่ด้านขวา หรือคลิกที่ปุ่ม Clear เพื่อล้างการสืบค้นอย่างรวดเร็ว

หลังจากเลือก Property จะปรากฏช่องเพิ่มเติม 2 หรือ 3 ช่อง เพื่อใส่ข้อมูลเอกสาร (Text Field) และกำหนดขอบเขตการค้นหาได้ ซึ่ง Text Field มี 3 รูปแบบ ได้แก่

• ตัวอักษร (Text) – เป็นพื้นฐานในการกรอกข้อมูลของเอกสาร โฟลเดอร์ และ Aspect โดยการป้อนข้อมูลด้วยตัวอักษร อักขระ ประโยค รวมถึงตัวเลขและทศนิยม เพื่อหาผลลัพธ์ ซึ่งมีขอบเขตการป้อนข้อมูลดังนี้ Contains (ประกอบด้วย), Matches (ตรงกัน), Starts with (ประโยคเริ่มต้น), Ends with (ประโยคสุดท้าย), Is Empty (ไม่มีข้อมูล) ดังภาพที่ 3

• ตัวเลข (Number) – เป็นการป้อนตัวเลขจำนวนเต็มหรือทศนิยม ในการค้นหาเอกสารที่รับรองการค้นหาด้วยตัวเลข รูปแบบนี้ไม่สามารถป้อนตัวอักษรหรือประโยคได้ ซึ่งมีขอบเขตการป้อนข้อมูลดังนี้ Is (เท่ากับ), Is or High (เท่ากับหรือมากกว่า), Is or Less (เท่ากับหรือน้อยกว่า), Is empty (ไม่มีข้อมูล), Between (ระหว่างตัวเลขต่ำสุด… ถึง สูงสุด… เช่น 10-1000) ดังภาพที่ 4

• วันที่ (Date) – สามารถระบุวันที่และเวลาของเอกสารได้ เพื่อกำหนดขอบเขตและระยะเวลาของเอกสารที่เกี่ยวข้อง รูปแบบนี้สามารถใส่วัน เดือน ปี (DD/MM/YYYY) บนปฏิทิน และเวลาแบบชั่วโมง/นาที (HH:MM) ด้วยตัวเลข ซึ่งมีขอบเขตการป้อนข้อมูลดังนี้ On (วันที่), On or Before (วันนี้หรือก่อนวันที่…), On or After – (วันนี้หรือหลังวันที่…), Is empty (ไม่มีข้อมูล), This Year (ปีนี้), Last Year (ปีที่ผ่าน), Last Month (เดือนที่ผ่าน), This Month – (เดือนนี้), Between – (ระหว่างวันที่… ถึง วันที่… เช่น 20/05/2018 – 20/02/2020) ดังภาพที่ 5

• จริง-เท็จ (Boolean) – เป็นช่องค้นหาแบบดัชนี เพื่อค้นหาเอกสารที่จัดเรียงข้อมูลด้วยค่า True-False โดยจะมีขอบเขตการใส่ข้อมูลแค่ Matches (ตรงกัน) และ Checkbox  (ช่องใส่เครื่องหมาย) ที่ด้านท้าย

รูปแบบทั้งหมดจะเชื่อมโยงกับ Data type ที่เป็นตัวกำหนด Text Field ในการสืบค้นข้อมูล Property ของ Custom type ภายใน Model Manager และสามารถเปิดการสืบค้นบน Custom Search ได้ (ศึกษาการทำงานเพิ่มเติมของ Data type ได้ที่ Creating a new property for custom types and aspects บนเว็บไซต์ Alfresco Wiki)

• Criteria

แถบกำหนดเกณฑ์ผลลัพธ์ (Criteria) สามารถเลือกขอบเขตการแสดงผลลัพธ์ จัดเรียงและนำมาแสดงผลได้อย่างหลากหลาย เพื่อแสดงผลและจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ ซึ่งมีส่วนประกอบ ดังภาพที่ 6

• หมายเลข 1 Insert Field (เลือก Document type), Insert Date (ใส่วันที่) ทั้ง 2 มีการทำงานเช่นเดียวกับ Search Parameter ซึ่งเป็นหมวดหมู่ของ Query Text (ช่องกรอกคำค้นหา)
• หมายเลข 2 Results filters (คัดกรองผลลัพธ์) เพื่อใส่คำสั่งการคัดกรอง เป็นหมวดหมู่ของ Query Text (ช่องกรอกคำค้นหา)
• หมายเลข 3 Results Options (การตั้งค่าผลลัพธ์) ประกอบไปด้วย
  • Metadata – เลือกดัชนีชุดคุณสมบัติย่อย (Property) ต่างๆ ที่มีในระบบ Alfresco และ Model Manager แล้วนำมาแสดงผลบน Results
  • Order – เลือกรายการ Metadata เริ่มต้น สำหรับแสดงผลในส่วนข้อมูลที่สำคัญบน Results ซึ่งสามารถเรียงตัวอักษรจากหน้าไปหลัง (Ascending) และหลังไปหน้า หลังไปหน้าได้ (Descending) ได้
  • Max Results – กำหนดจำนวนผลลัพธ์สูงสุดได้ โดยการระบุตัวเลขจำนวนเต็มตั้งแต่ 1 – 9999999 เช่น 20 เป็นต้น
• หมายเลข 4 Search (ค้นหาทันที), Set Default (กลับคืนค่าเริ่มต้น) เพื่อง่ายต่อการเลือก Metadata ใหม่

วิธีการเลือก Metadata เพื่อแสดงผล Results

อันดับแรกนำเมาส์คลิกที่ Checkbox (ช่องทำเครื่องหมายถูก) ด้านหน้าเพื่อเลือกคุณสมบัติย่อย (Property) ข้างในกล่อง Metadata ซึ่งสามารถเลือกได้ไม่จำกัด

หรือเลือกที่หมวด Order โดยเรียงลำดับจาก First by (เริ่มต้นด้วย) ไป then by (ต่อมาเป็น) และจบที่ then by (ต่อมาเป็น) จากนั้นเลือกรายการดัชนีคุณสมบัติย่อย (Metadata) และเรียงตัวอักษรจากหน้าไปหลัง (Ascending) และหลังไปหน้าได้ (Descending) ซึ่งสามารถเลือกได้ 3 Properties เท่านั้น

จากนั้นกดปุ่ม Search เพื่อแสดงผล Property ของเอกสาร ดังภาพที่ 7

จากนั้นระบบจะแสดงบนหน้า Results ทันที พร้อมกับ Property ที่เพิ่มขึ้นมาบนหัวข้อผลลัพธ์ ดังภาพที่ 8

• หมายเลข 1 คือผลลัพธ์จาก Order
• หมายเลข 2 คือผลลัพธ์จาก Metadata

• Results

เป็นส่วนการแสดงผลลัพธ์ที่รวบรวมและจดจำค่าการค้นหาจาก Search Parameter ไว้ที่ Query ใน Criteria และ Results สำหรับบันทึกผลลัพธ์การสืบค้นภายหลังได้ นอกจากนี้ยังแสดงจำนวนผลลัพธ์ที่ค้นพบ (Items Found), เปิดเอกสาร (Open), ดูตัวอย่าง (Preview), ดาวน์โหลด (Download), นำออก (Export), เลือกผลลัพธ์ (Select), และกำหนดคำสั่ง (Actions) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น (สามารถดูวิธีการเปิดเอกสารและดูตัวอย่างได้ที่หัวข้อ Previewing Document in Custom Search )

การจัดเรียงตำแหน่ง layout บน Results 

ผู้ใช้สามารถจัดเรียงตำแหน่งการแสดงผลลัพธ์ของดัชนีชุดคุณสมบัติย่อย (Metadata) ใหม่ได้ เพื่อช่วยให้การจัดเรียงข้อมูลอย่างเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น ซึ่งสะดวกต่อการจัดเรียงข้อมูลของเอกสารก่อนจะนำมา Export

สามารถทำได้โดยคลิกเมาส์ค้างไปที่ตำแหน่งที่ต้องการ แล้วจึงลากเมาส์ให้สลับกับตำแหน่งอื่น ซึ่งจะเห็นได้ว่ามีเส้นสีแดงปรากฏอยู่ตรงท้ายของตำแหน่งที่ต้องการสลับ จากนั้นปล่อยการคลิกเมาส์ ตำแหน่งจะสลับกัน ดังภาพที่ 9

• Advanced Search

เป็นการค้นหาขั้นสูงโดยใช้คำสั่งเฉพาะของ SQL เพื่อค้นหาไฟล์ เช่น โฟลเดอร์ย่อย (Sub Folder) ที่ยากต่อการสืบค้นจาก Search Parameter แบบทั่วไป เพราะมีจำนวนข้อมูลมหาศาล ประกอบด้วย Query Template (ช่องใส่คำสั่ง), Results filter Template (เทมเพลตตัวกรองผลลัพธ์)

 

Searching for Document type

การสืบค้น Document type (เอกสารทั่วไป) เป็นพื้นฐานการค้นหาเอกสารของ Custom Search ในทุกๆ ไซต์ ที่มีค่าเริ่มต้นที่ Content ซึ่งสามารถค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ทันที รวมถึงโฟลเดอร์, และ Aspect ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนั้นๆ

โดยมีวิธีดังต่อไปนี้

1. เบื้องต้นคลิกที่เครื่องหมายบวก ➕ เพิ่มจำนวนการค้นหา จากนั้นเลือกการคัดกรองที่เกี่ยวข้อง (AND), หรือเกี่ยวข้อง (OR), และไม่เกี่ยวข้อง (NOT) เพื่อกำหนดตัวกรองการค้นหา ดังภาพที่ 10

2. จากนั้นกำหนด Dropdown list ช่องที่ 3 เพื่อเลือก Property ประกอบไปด้วย Name, Title, Description, Creator, Created, Modifier, Modified, และ Author ซึ่งสามารถเลือกได้อย่างใดอย่างหนึ่ง ดังภาพที่ 11

3. ถัดมาจะปรากฏ Dropdown list ช่องที่ 4 เพื่อเลือกขอบเขตการค้นหา ประกอบด้วย

• Name, Title, Description, Creator, Modifier, และ Author มีขอบเขตการป้อนข้อมูลดังนี้ Contains (ประกอบด้วย), Matches (ตรงกัน), Starts with (ประโยคเริ่มต้น), Ends with (ประโยคสุดท้าย), Is Empty (ไม่มีข้อมูล) ทั้งหมดสามารถกรอกอักขระ ตัวอักษร ประโยค ตัวเลข และทศนิยม ดังภาพที่ 3 ข้างต้น
• Created, Modified มีขอบเขตการป้อนข้อมูลดังนี้ On (วันที่), On or Before (วันนี้หรือก่อนวันที่…), On or After – (วันนี้หรือหลังวันที่…), Is empty (ไม่มีข้อมูล), This Year (ปีนี้), Last Year (ปีที่ผ่าน), Last Month (เดือนที่ผ่าน), This Month – (เดือนนี้), Between – (ระหว่างวันที่… ถึง วันที่… เช่น 20/05/2018 – 20/05/2020) ทั้งหมดสามารถเลือกบนปฏิทิน หรือกรอก วัน เดือน ปี (DD/MM/YYYY) และระบุเวลาแบบชั่วโมง/นาที (HH:MM) ดังภาพที่ 5 ข้างต้น

4. หลังจากนั้นให้กรอกตัวอักษรของข้อมูลเอกสารที่ช่องใส่ข้อมูล (Text Field) ช่องที่ 4 ด้านขวา จากนั้นคลิก Search เพื่อแสดงผลลัพธ์การค้นหา ดังภาพที่ 12

 

Searching for Folder

ผู้ใช้สามารถสืบค้นโฟลเดอร์เอกสาร โฟลเดอร์ย่อย และเอกสารที่อยู่ในโฟลเดอร์นั้นๆ ซึ่งโฟลเดอร์ถูกจัดอยู่ในเอกสารรูปแบบ Document type เดียวกับ Content

เริ่มต้นคลิกที่เครื่องหมายบวก ➕ เพิ่มจำนวนการค้นหา จากนั้นเลือกการคัดกรองที่เกี่ยวข้อง (AND), หรือเกี่ยวข้อง (OR), และไม่เกี่ยวข้อง (NOT) เพื่อกำหนดตัวกรองการค้นหา เช่นเดียวกับวิธีการสืบค้น Document type

มีวิธีการดังต่อไปนี้

1. เปิด Dropdown list ลำดับที่ 2 และเลือก Folder ให้ทำการเลือก Property ประกอบไปด้วย Name, Title, Description, Creator, Created, Modifier, Modified, และ Author เพื่อระบุขอบเขตการค้นหาข้อมูล จากนั้นจะปรากฏ Dropdown list ช่องถัดมาเพื่อกำหนดขอบเขตการคัดกรอง ดังภาพที่ 13

2. จากนั้นเลือกขอบเขตการกรอกข้อมูล

• Name, Title, Description, Creator, Modifier, และ Author มีขอบเขตการป้อนข้อมูลดังนี้ Contains (ประกอบด้วย), Matches (ตรงกัน), Starts with (ประโยคเริ่มต้น), Ends with (ประโยคสุดท้าย), Is Empty (ไม่มีข้อมูล) ทั้งหมดสามารถระบุอักขระตัวอักษร ประโยค ตัวเลข และทศนิยม ดังภาพที่ 3 ข้างต้น
• Created, Modified มีขอบเขตการป้อนข้อมูลดังนี้ On (วันที่), On or Before (วันนี้หรือก่อนวันที่…), On or After – (วันนี้หรือหลังวันที่…), Is empty (ไม่มีข้อมูล), This Year (ปีนี้), Last Year (ปีที่ผ่านมา), Last Month (เดือนที่ผ่าน), This Month – (เดือนนี้), Between – (ระหว่างวันที่… ถึง วันที่… เช่น 20/05/2018 – 20/05/2020) ทั้งหมดต้องระบุวัน เดือน ปี (DD/MM/YYYY) บนปฏิทิน และระบุเวลาแบบชั่วโมง/นาที (HH:MM) ดังภาพที่ 5 ข้างต้น

3. กรอกข้อมูลของโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นคลิก Search เพื่อแสดงผลลัพธ์ ดังภาพที่ 14

 

 

Searching for Custom type of Model Manager

เป็นการสืบค้นเอกสารรูปแบบพิเศษ (Custom Type) ที่เกี่ยวข้องกับบริษัทและแผนกต่างๆ โดยสร้างจาก Model Manager เช่น Tax (ใบกำกับภาษี), Invoice (ใบแจ้งหนี้), Delivery Sheet (ใบข้อมูลขนส่งสินค้า) เป็นต้น โดยใส่ข้อมูล Property ที่มีอยู่ในเอกสารนั้นๆ ด้วยตัวอักษร ตัวเลข และวันที่ (เรียนรู้การทำงานเพิ่มเติมของ Model Manager แบบละเอียดได้ที่ Alfresco Wiki)

โดยวิธีการค้นสืบค้นมีดังต่อไปนี้

1. คลิกที่เครื่องหมายบวก ➕ เพิ่มจำนวนการค้นหา ตามหมายเลขที่ 1 จากนั้นเลือกรายการที่เกี่ยวข้อง (AND), หรือเกี่ยวข้อง (OR), และไม่เกี่ยวข้อง (NOT) เพื่อกำหนดตัวกรองการค้นหา ตามหมายเลขที่ 2 และเลือกประเภทเอกสาร (Document types) ของหมายเลขที่ 3 ตามลำดับ ดังภาพที่ 15

2. จากนั้นเลือก Property (คุณสมบัติ) เพื่อกำหนดข้อมูลเอกสาร เช่น เอกสาร Toyota มีคุณสมบัติ (Property) ต่างๆ  ดังนี้ Mros No, Main Route No, Order No, Supplier Code, Supplier Name ตามหมายเลขที่ 1 ซึ่งทั้งหมดเป็นโมเดลที่สร้างขึ้นโดย Model Manager ดังภาพที่ 16

3. กำหนดขอบเขตการค้นหาเอกสาร ตามหมายเลขที่ 2 ดังภาพที่ 16 ข้างต้น แต่ละ Property สามารถระบุขอบเขตการคัดกรองพื้นฐาน เช่น ตัวเลข (Number), วันที่ (Date), และตัวอักษร (Text) เป็นต้น ซึ่งจะเชื่อมโยงกับ Data type ที่มาจากการสร้าง Property ใน Custom type ได้ ตามคำอธิบายดังตารางข้างล่าง ดังต่อไปนี้ (ศึกษาการตั้งค่าเพิ่มเติมของ Data type ได้ที่ Alfresco Wiki)

ตัวเลือกการคัดกรอง	การรองรับ	ข้อมูลเพิ่มเติม
Is – เท่ากับ Is or High – เท่ากับหรือมากกว่า Is or Less – เท่ากับหรือน้อยกว่า Is empty – ไม่มีข้อมูล Between – ตัวเลขระหว่าง… ถึง … เช่น 1-500	ตัวเลขจำนวนเต็ม และทศนิยม	เชื่อมโยง Data type ใน Model Manager เช่น d:int, d:long , d:float, d:double
Contains– สามารถป้อนตัวอักษรหรือประโยคที่มีอยู่ในข้อมูลของเอกสาร Matches– ป้อนข้อมูลที่ตรงกันกับข้อมูลเอกสาร Starts with – ป้อนคำหรือตัวอักษรเริ่มต้นประโยค Ends with – ป้อนคำหรือตัวอักษรส่วนท้ายประโยค Is Empty – ไม่มีข้อมูล	อักขระ ตัวอักษร ประโยค ตัวเลข และทศนิยม	เชื่อมโยง Data type ใน Model Manager เช่น d:mtext, d:mltext
On – วันที่ On or Before – วันนี้หรือก่อนวันที่…On or After – วันนี้หรือหลังวันที่… Is empty – ไม่มีข้อมูล This Year – ในปีนี้ Last Year – ในปีที่ผ่านมา Last Month – ในเดือนที่ผ่านมา This Month – ในเดือนนี้ Between – ระหว่างวันที่… ถึง วันที่… เช่น 20/05/2018 – 20/05/2020	วัน เดือน ปี DD/MM/YYYY และระบุเวลาHH:MM	เชื่อมโยง Data type ใน Model Manager เช่น d:date, d:datetime

4. จากนั้นกรอกข้อมูลในช่องว่างที่ 5 ตามหมายเลขที่ 3 ดังภาพที่ 16 ข้างต้น เช่น

•  Main Route No ใส่ข้อมูลตัวเลขที่ประกอบด้วย (Contains) “10”
•  Mros No ใส่ข้อมูลตัวตัวเลขที่น้อยกว่าหรือเท่ากับ (Is or Less) “30”
• Order No ใส่ข้อมูลตัวตัวเลขที่มากกว่าหรือเท่ากับ (Is or High) “200000”
• Suppiler Code ใส่ข้อมูลตัวอักษรเริ่มต้นประโยคที่ไม่เกี่ยวข้อง (Start With) “T”

จากนั้นคลิก Search จะสังเกตได้ว่าข้อมูล Supplier Code ที่เริ่มต้นด้วยตัวอักษร T จะไม่ปรากฏในผลลัพธ์ ดังภาพที่ 17

Searching for Aspect

ผู้ใช้สามารถสืบค้น Aspects (มุมมอง) จาก Rule ของโฟลเดอร์ หรือ Manage Aspects ในโฟลเดอร์และเอกสาร สามารถค้นหา Aspect พื้นฐานจากระบบ Alfresco หรือจาก Model Manager ได้ เช่นเดียวกับการค้นหา Document type

สำหรับการค้นหา Aspect (มุมมอง) ใน Model Manager ส่วนใหญ่จะเป็นข้อมูลเพิ่มเติมของ Custom type (เอกสารแบบกำหนดเอง) เช่น ชื่อแผนกที่จัดการเอกสาร, ชื่อผู้ตรวจสอบเอกสาร, ผู้แก้ไขเอกสารล่าสุด, และวันหมดอายุของเอกสาร เป็นต้น

มีวิธีการดังค้นหาต่อไปนี้

1. อันดับแรกคลิกปุ่มเครื่องหมายบวก ➕ เพิ่มจำนวนการสืบค้น กำหนดตัวแปรการค้นหา AND, OR, NOT แล้วเลือก Aspect ที่ต้องการ ตามภาพที่ 4 ข้างต้น เมื่อเลือกเสร็จระบบจะแสดงผลเป็น ASPECT ทันที ดังภาพที่ 18

2. จากนั้นเลือก Property (คุณสมบัติ) เพื่อกำหนดการระบุข้อมูลเอกสาร และกำหนดขอบเขตของข้อมูล ตามตารางที่ 1 ข้างต้น แล้วกรอกข้อมูลเอกสารในช่องว่าง เช่น

• Driver Name ใส่ข้อมูลตัวอักษรส่วนท้าย (Ends With) “rt”
• ข้อมูลยานพาหนะ ใส่ข้อมูลตัวอักษรเริ่มต้นประโยค (Start With) “พ”
• ต้นทางการขนส่ง ใส่ข้อมูลตัวอักษรที่ประกอบด้วย (Contains) “Larn”
• ประเภทยานพาหนะ ใส่ข้อมูลตัวอักษรที่ตรงกัน (Matches) “Ferrari”
• ปลายทางการขนส่ง ไม่มีข้อมูล (Is empty)

จากนั้นคลิก Search ดังภาพที่ 19

3. จะปรากฏผลลัพธ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง ดังภาพที่ 20

 

Saving Search Results

การบันทึกผลลัพธ์การสืบค้นภายใน Sites ต่างๆ สามารถบันทึก ลบ แก้ไข เปิดดูผลลัพธ์ได้ ซึ่งทุก User ตั้งแต่ Manager, Collaborator, Contributer, Consumer, และ LowConsumer สามารถใช้งาน Save Search (การบันทึกผลลัพธ์) เพื่อเปิดดูภายหลังได้

มีวิธีการดังต่อไปนี้

1. หลังจากสืบค้นแล้ว ให้ทำการคลิกที่ Save Search As (บันทึกการค้นหาเป็นรูปแบบใหม่) ดังภาพที่ 21

2. จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างกรอกข้อมูล Save Search ดังภาพที่ 22

• หมายเลขที่ 1 Name ใส่ชื่อผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร (ต้องระบุ)
• หมายเลขที่ 2 Description เขียนคำอธิบายเกี่ยวกับการบันทึก
• หมายเลขที่ 3 Public คลิกที่ Checkbox (ช่องทำเครื่องหมายถูก) เพื่อกำหนดบันทึกแบบส่วนบุคคล (Private) หรือสาธารณะ (Public) แก่ผู้ใช้ที่มีสิทธ์เข้าถึงเอกสารนั้นๆ

เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม Save (บันทึก) เพื่อบันทึกผลลัพธ์

• Opening Results of Save Search

เมื่อบันทึกเสร็จสิ้น สามารถเปิดดูผลลัพธ์การค้นหาที่บันทึกไว้ได้ ดังนี้

• เปิดดูในหน้า Custom Search ด้านขวามือ โดยการคลิกที่ Select Filters (เลือกตัวกรอง) จากนั้นเลือกการค้นหาที่บันทึกไว้ แล้วระบบจะเข้าไปที่ผลลัพธ์การบันทึกนั้นๆ โดยอัตนโมติ และแสดงผล Metadata ที่กำหนดเอาไว้บน Results เพื่อง่ายต่อการเปิดดูข้อมูลเอกสาร โดยอัพดังภาพที่ 23

• หรือดูผลลัพธ์ที่หน้า Document Library โดยจะอยู่ที่แถบทางลัดด้านซ้ายของ Document Library ให้คลิกที่ผลลัพธ์ของ Custom Searches เพื่อเปิดดูรายการเอกสารทั้งหมด โดยไม่ต้องเข้าถึงโฟลเดอร์ที่เก็บเอกสาร เพื่อง่ายต่อการแก้ไขเอกสาร หรือดูข้อมูลได้ ดังภาพที่ 24

• Editing Save Search 

หากต้องการแก้ไขผลลัพธ์ที่บันทึกไว้ อันดับแรกให้เลือกผลลัพธ์ที่ Select Filters (เลือกตัวกรอง) จากนั้นทำการแก้ไขการค้นหาที่ Search Parameter และ Criteria เมื่อแก้ไข้เสร็จสิ้นให้นำเมาส์ไปคลิกที่ Save Search เพื่อบันทึกผลลัพธ์ที่แก้ไขล่าสุด 

• New Search 

หากต้องการเรียกคืนค่าเริ่มต้นการค้นหาอย่างรวดเร็ว ให้นำเมาส์คลิกที่ New Search เพื่อคืนค่า Select Filters (เลือกตัวกรอง) ทันที อีกทั้งยังสามารถทำงานเป็นกับปุ่ม Search ได้เช่นกัน

Download and Export in Custom Search

Custom Search รองรับการ Export สำหรับนำข้อมูลสำคัญของเอกสารต่างๆ โดยเฉพาะเอกสาร Custom type ภายในองค์กร เช่น ชื่อเอกสาร ประเภทของเอกสาร เลขที่ของเอกสาร วันที่สร้างเอกสาร เป็นต้น เพื่อนำไปต่อยอดหรือรายงานผล ซึ่งใช้งานควบคู่กับการ Download เอกสาร เพื่ออ้างอิงข้อมูลผลลัพธ์ที่ Export ไปได้ทันที ช่วยให้ผู้ใช้ประหยัดเวลาในการรวบรวมข้อมูลของเอกสารที่มีจำนวนมหาศาล ให้สำเร็จภายในไม่กี่วินาที

วิธีการใช้งานมีดังต่อไปนี้

อันดับแรกผู้ดูแลระบบ (Administrator) ต้องทำการสร้างกลุ่ม (Groups) ใน Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) เพื่อกำหนดสิทธิ์และหน้าที่ (Role and Permission) สำหรับเข้าถึงการ Download และ Export จึงจะสามารถใช้งานฟังก์ชันนี้ได้  ซึ่งมี 2 กลุ่ม ได้แก่

SKY_CUSTOM_SEARCH_BUTT_DOWNLOAD

SKY_CUSTOM_ SEARCH_BUTT_EXPORT

เมื่อเพิ่มกลุ่มและผู้ใช้สำเร็จ ให้ไปที่ Custom Search จะปรากฏปุ่ม Export ที่อยู่ส่วนท้ายและปุ่มดาวน์โหลดที่อยู่ส่วนหน้าของ Results ดังภาพที่ 25

 

• Downloading Documents

การดาวน์โหลดสามารถทำได้ 2 วิธีดังต่อไปนี้

1. คลิกที่ Checkbox (ช่องทำเครื่องหมายถูก) ด้านหน้าเอกสารเพื่อเลือกทีละเอกสารที่ต้องการ หรือคลิกช่องด้านบนเพื่อเลือกทุกเอกสาร ตามหมายเลขที่ 1 จากนั้นคลิกที่ Selected Items (รายการที่เลือก) จะปรากฏหน้าต่างย่อย จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Download as Zip (ดาว์โหลดเป็นไฟล์ซิป) เพื่อ Download ครั้งละหลายๆ ไฟล์ ตามหมายเลขที่ 2 ดังภาพที่ 26

หน้าต่างรวบรวมไฟล์จะปรากฏขึ้น และเมื่อดาวน์โหลดเสร็จสิ้น จะได้ไฟล์บีบอัดชื่อ Archive (เอกสารที่พร้อมจัดเก็บ)นามสกุล .Zip ดังภาพที่ 27

2. ให้นำเมาส์ไปที่ด้านขวาของข้อมูลเอกสารแถบ Actions (ระบุคำสั่ง) จะปรากฏปุ่ม Actions เพื่อกำหนดคำสั่ง จากนั้นคลิกที่ปุ่มแล้วเลือก Download (ดาวน์โหลด) ระบบจะทำการ Download ครั้งละหนึ่งไฟล์ ดังภาพที่ 28

• Exporting Results

คลิกที่ Export to Excel (นำออกเป็นไฟล์เอกส์เซล) ด้านขวามือของผลลัพธ์เพื่อดาวน์โหลดข้อมูลการแสดงผล Property บน Results ดังภาพที่ 29

เมื่อเปิด Excel จะปรากฏข้อมูลของเอกสารนั้นๆ ที่แสดงผลบน Results ทั้งหมด ดังภาพที่ 30

 

Previewing Document in Custom Search

เป็นการเปิดดูตัวอย่าง (Preview) เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารสามารถทำได้ 2 วิธีดังต่อไปนี้ คือ

1. วิธีแรก ให้นำลูกศรเมาส์ไปคลิกรูปไอคอนพรีวิว   ซึ่งจะปรากฏเอกสารที่เลือกดูตัวอย่างได้ ดังภาพที่ 31

2. วิธีที่สอง สามารถดูตัวอย่างด้วยปุ่ม Actions โดยการคลิกไปที่ปุ่ม จากนั้นจะมีตัวเลือกว่า View in Browser ปรากฏขึ้น ให้ทำการคลิกเพื่อเปิดดูตัวอย่างเอกสาร จากนั้นระบบจะทำการสร้างหน้าต่างเว็บเบราว์เซอร์ใหม่ (Browser) เพื่อดูตัวอย่างเอกสารแบบเต็มหน้าจอ ตามภาพที่ 32

• Open Document

การเปิดเอกสารที่จัดเก็บภายในโฟลเดอร์นั้นๆ เพื่อแก้ไขข้อมูล หรือตรวจสอบความถูกต้อง สามารถทำได้โดยการคลิกที่ชื่อเอกสารใน Results แล้วระบบจะเปิดเอกสารที่อยู่ในคลังเอกสารทันที ดังภาพ ที่ 33

Customize Saved Search on Site Dashboard

Custom Search มาพร้อมกับหน้าต่าง Saved Search (การสืบค้นที่บันทึกไว้) เพื่อเป็นทางลัดของผลลัพธ์การค้นหาบนหน้าแรกของไซต์ (Site Dashboard) โดยปรับแต่งที่ Customize Dashboard (ปรับแต่งแผงควบคุม) ซึ่งสามารถค้นหาเอกสารและโฟลเดอร์ภายในไซต์นั้นๆ อีกทั้งยังแสดงผลเอกสาร, อัพเดทความเคลื่อนไหว, แสดงตำแหน่งที่เก็บ, แสดง Mime type, และเปิดเอกสาร เป็นต้น (วิธีปรับแต่งแผงควบคุม หรือ Customize Dashboard บนเว็บไซ์ Alfresco Wiki)

ซึ่งผู้จัดการไซต์ (Site Manager) และผู้ดูแลระบบ (Admin) มีสิทธิ์ระบุผลลัพธ์ Saved Search ได้เท่านั้น 

• Configuring Saved Search

1. หลังจาก Customize Dashboard (ปรับแต่งแผงควบคุม) เสร็จแล้ว จะปรากฏหน่าต่าง Save Search บนหน้าแรกของไซต์ดังภาพที่ 34

2. นำลูกศรเมาส์ไปที่บริเวณหัวมุมทางขวามือของ Dashlet จากนั้นจะปรากฏไอคอนดินสอ 🖍 (Configure this dashlets) ดังภาพที่ 35

 

3. เมื่อคลิกเข้ามา จะปรากฏหน้าต่าง Enter Search Term (ใส่เงื่อนไขการสืบค้น) สำหรับกำหนดค่าและเงื่อนไขการสืบค้น ดังภาพที่ 36

• หมายเลขที่ 1 Search Term คือช่องสำหรับใส่คำสืบค้น
• หมายเลขที่ 2 Title ตั้งชื่อตัวข้อของ Dashlet
• หมายเลขที่ 3 Number of results to display กำหนดจำนวนผลลัพธ์การแสดงผลของเอกสารตั้งแต่ 10, 25, 50, และ 100 ไฟล์

4. หลังจากที่กำหนดข้อมูลครบแล้ว ให้ทำการคลิก Ok (ตกลง) เพื่อยืนยันการตั้งค่า จากนั้นจะแสดงผลการค้นหาเอกสารและตำแหน่งของเอกสาร ดังภาพที่ 37