What is Zonal OCR and SkyArea OCR Lite
โดยทั่วไป OCR หรือ Optical Character Recognition คือ เครื่องมือแปลงไฟล์ภาพเอกสารและสื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ที่ผ่านการสแกน พร้อมแยกแยะข้อความตัวอักษรที่อยู่บนภาพ ให้กลายเป็นไฟล์ข้อความตัวอักษรที่สามารถแก้ไขและสืบค้นได้
แต่สำหรับ Zonal OCR จะเป็นเทคโนโลยี OCR ประเภทหนึ่ง ที่นอกจากจะใช้แยกแยะตัวอักษรที่อยู่บนภาพได้แล้ว ยังอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถกำหนดตำแหน่งหรือเฉพาะบริเวณที่ต้องการเก็บค่าตัวอักษรบนเอกสารที่ผ่านการสแกนได้
และในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco จาก Skytizens เราได้ออกแบบโซลูชั่นการคัดแยกข้อมูลที่หลากหลายเพื่อรองรับการทำงานในรูปแบบที่แตกต่างกันตามที่แต่ละองค์กรและธุรกิจต้องการ และหนึ่งในนั้นคือ โซลูชั่นการคัดแยกข้อมูลด้วยระบบ Zonal OCR ด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite ที่ใช้งานร่วมกันได้ทั้งกับสแกนเนอร์และอุปกรณ์พกพาสารพัดประโยชน์ต่าง ๆ ช่วยจัดเก็บเนื้อหาในไฟล์ภาพและเอกสารที่ได้รับการสแกน เพื่อแปลงข้อมูลและภาพให้อยู่ในรูปของไฟล์ที่สืบค้นข้อความได้โดยอัตโนมัติ
ฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite เหมาะสำหรับการเก็บข้อมูล Metadata (คุณลักษณะเฉพาะของเอกสาร) จากเอกสารที่เป็นแบบฟอร์มหรือเทมเพลต ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงิน, ใบส่งสินค้า, แบบฟอร์มชำระค่าสินค้า เป็นต้น โดยสร้างเทมเพลตเพื่อระบุตำแหน่งที่ต้องการเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์มเอกสารและแปลงเป็นข้อความ จากนั้นเมื่อผู้ใช้งานสแกนหรืออัพโหลดแบบฟอร์มเอกสารชนิดเดียวกันเข้ามาในระบบ ข้อมูลจากตำแหน่งที่กำหนดไว้ในเทมเพลต SkyArea OCR Lite จะถูกนำไปเติมในช่องฟิลด์ สำหรับบันทึกข้อมูลในระบบจัดการเอกสาร Alfresco โดยอัตโนมัติ ดังภาพที่ 1
Why is SkyArea OCR Lite so important?
ด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite ช่วยให้คุณมั่นใจได้ในด้านการเก็บข้อมูลอย่างครบถ้วนในเวลาที่น้อยกว่า เพราะสามารถนำข้อมูลจากเอกสารที่ถูกสแกน มาจัดเก็บในรูปแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์อย่างรวดเร็วและแม่นยำ จึงช่วยลดภาระและเวลาของพนักงานที่ต้องใช้ในการกรอกข้อมูลจากเอกสารจำนวนมากเข้าสู่ระบบ อีกทั้งยังสามารถสืบค้นและเข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บไว้ได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มความคล่องตัวให้ Workflow ขององค์กรให้ดีขึ้น
Configuring and Managing SkyArea OCR Lite Template
ก่อนจะทำการสร้างเทมเพลตเพื่อระบุตำแหน่งที่ต้องการเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์มเอกสารและแปลงเป็นข้อความ ด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite นั้น ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ จะต้องทำการสร้างโมเดลเพื่อกำหนดหัวข้อหรือองค์ประกอบของข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บจากไฟล์เอกสาร ด้วยเครื่องมือ Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ก่อน
เพื่อให้สามารถทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้น ขอยกตัวอย่างการจัดเก็บข้อมูลของฝ่ายขาย จากแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ (Invoice) โดยจะเก็บค่าจากหัวข้อ ชื่อลูกค้า, เลขที่เอกสาร, ชื่อพนักงานขาย และยอดเงินรวม ดังภาพที่ 2
และเมื่อนำข้อมูลจากแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ มาสร้างเป็นโมเดลในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ด้วยเครื่องมือ Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะต้องดำเนินการสร้างข้อมูลดังต่อไปนี้ ได้แก่
- สร้างโมเดลใหม่ เพื่อเก็บข้อมูลเอกสารสำหรับฝ่ายขาย เช่น ชื่อ Model “Sales” เป็นต้น
(คลิกเพื่อดูรายละเอียดวิธีสร้างโมเดลเพิ่มเติม) - สร้าง Custom Types ตามประเภทของเอกสาร เช่น “Invoice” หรือ สร้าง Aspects เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานให้กับประเภทของเอกสารที่มีอยู่ เช่น การทำเวอร์ชันของเอกสาร เป็นต้น
(คลิกเพื่อดูรายละเอียดวิธีสร้าง Custom Types หรือ Aspects เพิ่มเติม) - สร้าง Properties สร้างหัวข้อย่อยในเอกสาร ที่เราสนใจจะจัดเก็บข้อมูล เช่น ชื่อลูกค้า, เลขที่เอกสาร, ชื่อพนักงานขาย และยอดเงินรวม เป็นต้น
(คลิกเพื่อดูรายละเอียดวิธีสร้าง Properties เพิ่มเติม) - สร้าง Layout เพื่อกำหนดการแสดงผล Properties ต่าง ๆ ซึ่งจะถูกนำไปแสดงผลเป็นช่องสำหรับเก็บข้อมูล Property ของเอกสาร
(คลิกเพื่อดูรายละเอียดวิธีใช้งาน Layout Designer เพิ่มเติม)
เมื่อดำเนินการตั้งค่าในส่วน Model Manager ตามขั้นตอนข้างต้นเรียบร้อยแล้ว จะสามารถสร้างและจัดการเทมเพลตเอกสารด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite ได้ ดังนี้
Creating new OCR document template
ขั้นตอนการสร้างเทมเพลตของเอกสารด้วย SkyArea OCR Lite เพื่อให้ระบบทราบว่าต้องจัดเก็บค่าและข้อมูลตำแหน่งใดในเอกสารแต่ละชนิดที่ถูกอัพโหลดหรือสแกนเข้ามาในระบบ โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนูที่จัดเก็บเอกสารในส่วน Share ที่ต้องการ เช่น เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) เป็นต้น ดังภาพที่ 3
2. จากนั้น คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่ต้องการ หรือสร้างโฟลเดอร์ใหม่เพื่อเก็บเทมเพลตของเอกสารต้นแบบที่จะสร้างด้วย SkyArea OCR Lite ดังภาพที่ 4
(คลิกเพื่อดูรายละเอียด วิธีสร้างโฟลเดอร์ เพิ่มเติม)
3. นำเข้าเอกสารที่จะเป็นเทมเพลตต้นฉบับ ซึ่งควรเป็นไฟล์รูปภาพ (เช่น นามสกุล .JPG, .PNG, .TIFF) หรือไฟล์ .PDF โดยคลิกเมนู Upload (อัพโหลด) และเลือกไฟล์เอกสารแบบฟอร์มจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือคลิก Drag & Drop (ลาก-วาง) ไฟล์จากไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ นำมาวางในโฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการ ดังภาพที่ 5
(คลิกดูรายละเอียด วิธีเพิ่มไฟล์เอกสารใน Document Library เพิ่มเติม)
4. คลิกที่รูปภาพตัวอย่าง หรือชื่อไฟล์เอกสาร เพื่อเข้าสู่หน้าแสดงรายละเอียดเอกสาร และเครื่องมือสำหรับจัดการเอกสารเพิ่มเติม ดังภาพที่ 6
5. เข้าสู่หน้ารายละเอียดของไฟล์เอกสาร ภายใต้หัวข้อ Document Actions (คำสั่งเอกสาร) ที่อยู่ด้านขวาของเอกสาร ให้คลิกเมนู Change Type (เปลี่ยนชนิด) จะปรากฎหน้าต่างสำหรับเลือก Type (ชนิดของเอกสาร) ตามที่คุณได้สร้างไว้ในส่วน Custom Types ภายใต้เมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ดังที่แนะนำไว้ข้างต้น โดย Type ที่ปรากฎให้เลือกใช้งานได้จะเป็น Type ที่มีการสร้างเลย์เอาต์ด้วย Layout Designer แล้วเท่านั้น ดังภาพที่ 7
เมื่อเลือก Type ให้กับเอกสารตามชนิดที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยัน ดังภาพที่ 8
6. เข้าสู่ขั้นตอนการระบุตำแหน่งที่ต้องการเก็บค่าบนไฟล์เอกสารแบบฟอร์ม ด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite ในหน้ารายละเอียดเอกสาร ภายใต้หัวข้อ Document Actions (คำสั่งเอกสาร) ที่อยู่ด้านขวาของเอกสาร ให้คลิกเมนู SkyArea OCR Lite ดังภาพที่ 9
7. แสดงผลหน้าสำหรับสร้างเทมเพลตเอกสารด้วย SkyArea OCR Lite จะสังเกตได้ว่า บริเวณเมนูด้านขวาภายใต้หัวข้อ Document Properties (คุณสมบัติของเอกสาร) จะแสดงฟิลด์ย่อยพร้อมช่องรับข้อมูล โดยระบบจะดึงหัวข้อฟิลด์เหล่านี้มาจาก Properties ของ Custom Types ตามที่เลือกใช้กับเอกสาร เช่น ในเอกสารแบบฟอร์มใบ Invoice จะมี Properties ที่เราสนใจจะจัดเก็บข้อมูล ได้แก่ Customer Name (ชื่อลูกค้า), Document Number (เลขที่เอกสาร), Sales Name (ชื่อพนักงานขาย) และ Total (ยอดเงินรวม) เป็นต้น
โดยคุณสามารถระบุตำแหน่งการเก็บข้อมูลจากไฟล์เอกสารแบบฟอร์มในกรอบด้านซ้าย ให้ระบบแปลงเป็นตัวอักษรและเติมเข้ามาในฟิลด์แต่ละหัวข้อที่กรอบด้านขวาได้ เพียงนำ Cursor เมาส์คลิกในหัวข้อฟิลด์ที่ต้องการ จากนั้นคลิกเมาส์ลากคลุมในตำแหน่งที่ต้องการให้ฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite เก็บค่าบนไฟล์เอกสาร ระบบจะอ่านและนำข้อมูลในตำแหน่งที่เลือกมาแสดงผลในช่องฟิลด์ด้านขวาโดยอัตโนมัติ ดังภาพที่ 10
และเมื่อระบุครบทุกตำแหน่งที่ต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save ที่อยู่ภายใต้หัวข้อ Document Properties เพื่อบันทึก
8. หลังจากที่ระบุตำแหน่งบนเอกสาร และมีค่าเติมเข้ามาในฟิลด์ Document Properties แล้ว คุณสามารถใช้เครื่องมืออื่น ๆ ภายในฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite เพื่อจัดการข้อมูลในเทมเพลตเอกสารเพิ่มเติมได้ ดังภาพที่ 11
- ตำแหน่งหมายเลข 1 ปุ่ม Remove all สามารถคลิกเพื่อลบตำแหน่งที่ถูกระบุให้เก็บข้อมูล (กรอบพื้นที่สีเหลือง) ออกจากภาพไฟล์เอกสารแบบฟอร์มทั้งหมดในครั้งเดียว
- ตำแหน่งหมายเลข 2 เลือกดูหน้าเอกสาร กรณีที่เอกสารที่ใช้สร้างเป็นเทมเพลต OCR มีจำนวนมากกว่า 1 หน้า ผู้ใช้งานสามารถคลิกสัญลักษณ์ > เพื่อดูเอกสารหน้าถัดไป หรือคลิกสัญลักษณ์ < เพื่อย้อนกลับไปดูหน้าที่ผ่านมา นอกจากนี้ยังสามารถพิมพ์ตัวเลขหน้าในช่องว่างและกดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด เพื่อเข้าถึงเอกสารในหน้าที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- ตำแหน่งหมายเลข 3 การลบตำแหน่งที่ถูกระบุบนเอกสาร กรณีที่มีการระบุตำแหน่งผิดพลาดหรือไม่ตรงต่อความต้องการเป็นบางจุด ให้คลิกที่บริเวณกรอบพื้นที่สีเหลืองของตำแหน่งที่ต้องการลบ และจะปรากฎสัญลักษณ์
ให้คลิกเพื่อลบตำแหน่งนั้น ๆ ได้ - ตำแหน่งหมายเลข 4 หัวข้อ Blur level ในกรณีที่ตำแหน่งที่ต้องการเก็บข้อมูลตัวอักษรแสดงผลไม่ชัดเจน เช่น มีเงาพื้นหลังแสดงผลทับตัวอักษร เป็นต้น คุณสามารถเลือกตัวเลขในหัวข้อ Blur Level ได้ตั้งแต่ 1-20 โดยยิ่งใส่ตัวเลขมาก จะช่วยให้ระบบอ่านค่าข้อมูลในตำแหน่งนั้น ๆ ได้ละเอียดขึ้น
- ตำแหน่งหมายเลข 5 ปุ่ม Clear สามารถคลิกเพื่อลบข้อมูลที่อยู่ในช่องฟิลด์ ภายใต้หัวข้อ Document Type (ชนิดของเอกสาร) ทั้งหมดในครั้งเดียว เพื่อให้ฟิลด์แต่ละหัวข้อกลับไปเริ่มต้นเป็นค่าว่าง พร้อมที่จะจัดเก็บข้อมูลที่ถูกระบุตำแหน่งใหม่อีกครั้ง
(ยกเว้น ตัวเลขในช่อง Blur Level จะไม่ถูกลบหรือถูกเปลี่ยนค่าใด ๆ ด้วยปุ่ม Clear) - ตำแหน่งหมายเลข 6 ปุ่ม Save หลังจากระบุตำแหน่งที่ต้องการเก็บค่าข้อมูลบนภาพเอกสาร ภายใต้หัวข้อ Document Properties เสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า
- ตำแหน่งหมายเลข 7 ปุ่ม << Prev และ Next >> ใช้ในการคลิกดูเทมเพลตเอกสารอื่น ๆ ที่ถูกอัพโหลดให้อยู่ภายใต้โฟลเดอร์เดียวกัน ในลำดับก่อนหน้าหรือถัดไป
โดย Alfresco WIKI แนะนำว่าควรคลิกปุ่ม << Prev หรือ Next >> หลังจากบันทึกการตั้งค่าเทมเพลตต่าง ๆ เรียบร้อยแล้ว เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่กำลังตั้งค่าสูญหาย) - ตำแหน่งหมายเลข 8 หัวข้อ Save Document As… (บันทึกเอกสารเป็น…) เป็นการสร้างเอกสารใหม่ ใน Type เดียวกันกับเทมเพลตเอกสารที่เลือก โดยกรอกชื่อเอกสารใหม่ในช่อง Name หากคลิกทำเครื่องหมายกาถูกที่หัวข้อ Save In Current Location (บันทึกเอกสารในตำแหน่งเดิม) และคลิกปุ่ม Save ระบบจะบันทึกไฟล์ใหม่ภายใต้โฟลเดอร์เดิม แต่หากไม่ได้เลือก เมื่อคลิกปุ่ม Save ระบบจะปรากฎหน้าต่างให้เลือกโฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการเก็บไฟล์เอกสารนี้
9. การบันทึกเทมเพลตเอกสาร หลังจากระบุตำแหน่งที่ต้องการเก็บข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ที่หัวข้อ Save Template As… (บันทึกเทมเพลตเป็น…) ในช่อง Template Name (ชื่อเทมเพลต:) ให้ตั้งชื่อเทมเพลตตามต้องการ และสามารถคลิกทำเครื่องหมายถูกที่หัวข้อ Enabled Template (เปิดการใช้งานเทมเพลต) หากต้องการให้เมื่อกดบันทึกแล้ว เทมเพลตนี้จะถูกเปิดใช้งานทันที สุดท้ายคลิกปุ่ม Save เพื่อยืนยันการสร้างเทมเพลตเอกสารด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite ดังภาพที่ 12
10. สำหรับเทมเพลตของเอกสารที่สร้างและบันทึกเรียบร้อยแล้ว นอกจากเอกสารต้นฉบับที่ถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่คุณเลือกอัพโหลด ดังภาพที่ 5 ข้างต้นแล้ว เทมเพลตของเอกสารจะแสดงผลอยู่ภายใต้เมนู Tools (เครื่องมือ) จากนั้นคลิกเมนู Skytizens Features และสุดท้ายคลิกเมนู Sky Area OCR Lite จะพบกับเทมเพลตเอกสารตามที่สร้าง ดังภาพที่ 13
สำหรับขั้นตอนการอัพโหลดไฟล์เอกสารแบบฟอร์ม และให้ระบบเก็บค่าข้อมูลอัตโนมัติ เว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI จะอธิบายในหัวข้อ Uploading and storing document with SkyArea OCR Lite ด้านล่างนี้
Editing saved OCR document template
สามารถแก้ไขเทมเพลตของเอกสารที่สร้างจากฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite และบันทึกเรียบร้อยแล้ว ด้วย 2 วิธีดังต่อไปนี้
วิธีที่ 1 แก้ไขเทมเพลตเอกสารในโฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารโดยตรง ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่ต้องการจนแสดงผลไฟล์เทมเพลตเอกสาร เมื่อปรากฎเมนูสำหรับจัดการเอกสารทางด้านขวา ให้คลิกคำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกคำสั่ง SkyArea OCR Lite ดังภาพที่ 14
วิธีที่ 2 แก้ไขเทมเพลตเอกสารในตาราง SkyArea OCR Lite โดยคลิกที่เมนู Tools (เครื่องมือ) และคลิก Skytizens Features จากนั้นที่แถบเมนู Tools ทางด้านซ้าย ให้คลิกเมนู SkyArea OCR Lite จะพบกับเทมเพลตเอกสารตามที่สร้างไว้ในตาราง ให้คลิกที่ปุ่ม Edit (แก้ไข) ที่อยู่ในคอลัมน์ Actions ของเทมเพลตที่ต้องการแก้ไข จะปรากฎตัวเลือกคำสั่ง ให้เลือกคลิกเมนู Edit (แก้ไข) ดังภาพที่ 15
จากนั้น จะปรากฎหน้าสำหรับจัดการแก้ไขเทมเพลตเอกสาร ด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite โดยคุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูล เช่น เปลี่ยนตำแหน่งของข้อมูลที่ต้องการเก็บค่า โดยคลิกที่ช่องฟิลด์ที่ต้องการ จากนั้นลากกรอบพื้นที่เก็บค่าไปยังตำแหน่งข้อมูลใหม่ และค่าใหม่จะปรากฎในฟิลด์ทันที สุดท้ายให้คลิก Save เพื่อบันทึกการแก้ไข ดังภาพที่ 16
Enable/Disable OCR document template
เทมเพลตของเอกสารที่ถูกสร้างและแสดงผลอยู่ภายใต้เมนู SkyArea OCR Lite แล้ว จะสามารถนำไปใช้งานในการสร้างกฎ (Rules) ให้กับโฟลเดอร์เอกสารในส่วน Share (เมนู My Files, Shared Files และ Sites) เพื่อให้ระบบทราบว่าเอกสารที่ผู้ใช้งานจะสแกนหรืออัพโหลดเข้ามาในโฟลเดอร์นั้น ๆ ต้องถูกเก็บค่าข้อมูลในตำแหน่งต่าง ๆ ตามเทมเพลตที่ตั้งค่าไว้
(สามารถดูรายละเอียดขั้นตอนการสร้างกฎของโฟลเดอร์เพิ่มเติม ได้ที่หัวข้อ Creating new folder’s rules using SkyArea OCR Lite template ด้านล่าง)
แต่ทั้งนี้ เทมเพลตเอกสารจะถูกนำไปใช้ในการสร้างกฎที่โฟลเดอร์ได้หรือไม่ ขึ้นอยู่กับ Status (สถานะ) ของเทมเพลตเอกสาร หากสถานะเป็น Enabled (เปิดการใช้งาน) แสดงว่าเทมเพลตนี้พร้อมให้นำไปใช้ในการสร้างกฎ แต่หากแสดงผลเป็น Disabled (ปิดการใช้งาน) จะไม่สามารถใช้เทมเพลตเอกสารในการสร้างกฎใหม่ที่โฟลเดอร์ได้ โดยมีขั้นตอนการเปลี่ยนสถานะเทมเพลตเอกสาร ดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Tools (เครื่องมือ) จากนั้นคลิกเมนู Skytizens Features และคลิกเมนู Sky Area OCR Lite ดังภาพที่ 13 ข้างต้น
2. ภายใต้คอลัมน์ Status (สถานะ) คุณสามารถคลิกเปลี่ยนสถานะของเทมเพลตเอกสารที่ต้องการ ระหว่าง Enabled (เปิดการใช้งาน) และ Disabled (ปิดการใช้งาน) ดังภาพที่ 17
และในกรณีเทมเพลตของเอกสาร ที่มีสถานะเป็น Enabled และถูกนำไปใช้สร้างกฎให้กับโฟลเดอร์แล้ว รวมถึงมีการสแกนหรืออัพโหลดเอกสารชนิดเดียวกันนี้เข้ามาในโฟลเดอร์ดังกล่าว พร้อมเก็บค่าข้อมูลในตำแหน่งต่าง ๆ ตามเทมเพลตที่เลือกใช้งานอัตโนมัติ หากมีการเปลี่ยนสถานะของเทมเพลตนี้เป็น Disable ในภายหลัง จะไม่มีผลกระทบต่อการใช้งานหรืออัพโหลดเอกสารในโฟลเดอร์ที่ใช้งานเทมเพลตนี้อยู่ (สามารถใช้งานต่อเนื่องได้ตามปกติ) เพียงแต่จะไม่สามารถสร้างกฎการใช้งานให้กับโฟลเดอร์ใหม่ด้วยเทมเพลตที่ถูก Disabled ได้
Deleting OCR document template
เบื้องต้นการลบเทมเพลตของเอกสารภายใต้เมนู SkyArea OCR Lite จะทำให้โฟลเดอร์ที่มีการสร้างกฎ (Rules) โดยใช้เทมเพลตเอกสารที่ถูกลบไปนั้น ไม่สามารถเก็บค่าข้อมูลในเอกสารที่ถูกสแกนหรืออัพโหลดเข้ามาในโฟลเดอร์อัตโนมัติด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite ได้อีกต่อไป จึงควรใช้ความระมัดระวังในการลบเทมเพลตเป็นอย่างยิ่ง โดยมีขั้นตอนในการลบเทมเพลตเอกสาร ดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Tools (เครื่องมือ) จากนั้นคลิกเมนู Skytizens Features และคลิกเมนู Sky Area OCR Lite จะพบกับเทมเพลตเอกสารตามที่สร้างไว้ในตาราง ให้คลิกที่ปุ่ม Edit (แก้ไข) ที่อยู่ในคอลัมน์ Actions ของเทมเพลตที่ต้องการแก้ไข และจะปรากฎตัวเลือกคำสั่ง ให้เลือกคลิกเมนู Delete (ลบ) ดังภาพที่ 18
2. จะปรากฎหน้าต่าง Confirm Template Deletion (ยืนยันการลบเทมเพลต) ให้คลิกปุ่ม Yes (ใช่) เพื่อยืนยันการลบ ดังภาพที่ 19
Uploading and storing document with SkyArea OCR Lite
ในส่วนนี้จะแนะนำวิธีการนำเข้าเอกสารในระบบจัดการเอกสาร Alfresco และให้ระบบจัดเก็บค่าข้อมูลจากเอกสารในตำแหน่งต่าง ๆ ตามที่กำหนดไว้ในเทมเพลตด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite โดยมีขั้นตอนตั้งค่าการใช้งานดังนี้
Creating new folder’s rules using SkyArea OCR Lite template
ขั้นตอนแรกที่จะต้องดำเนินการก่อนการนำเอกสารเข้ามาในระบบด้วยวิธีต่าง ๆ คือ การสร้างกฎ (Rules) ให้กับโฟลเดอร์ที่จะจัดเก็บเอกสาร เพื่อให้ระบบทราบว่าเอกสารที่ผู้ใช้งานจะสแกนหรืออัพโหลดเข้ามาในโฟลเดอร์นั้น ๆ ต้องถูกเก็บค่าข้อมูลตามเทมเพลตเอกสารที่ตั้งค่าไว้ด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite ในตำแหน่งใดบ้าง
โดยผู้ดูแลระบบ หรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ สามารถสร้างและจัดการกฎของโฟลเดอร์ให้อ่านค่าบนเอกสารตามเทมเพลตได้ ตามขั้นตอนดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนูที่จัดเก็บเอกสารในส่วน Share ที่ต้องการ เช่น เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) เป็นต้น ดังภาพที่ 3 ข้างต้น
2. จากนั้น สร้างโฟลเดอร์ใหม่เพื่อเตรียมเก็บเอกสารที่จะถูกนำเข้าและเก็บข้อมูลด้วย SkyArea OCR Lite ดังภาพที่ 20
(คลิกเพื่อดูรายละเอียด วิธีสร้างโฟลเดอร์ เพิ่มเติม)
3. ให้วาง Cursor เมาส์ บริเวณโฟลเดอร์ที่สร้างใหม่ จะปรากฎเมนูคำสั่งทางด้านขวาของโฟลเดอร์ ให้คลิกที่คำสั่ง More… (เพิ่มเติม) และคลิกเมนู Manage Rules (จัดการกฎ) เพื่อเริ่มตั้งค่ากฎ ดังภาพที่ 21
4. เข้าสู่หน้าตั้งค่ากฎของโฟลเดอร์ ให้คลิกเมนู Create Rules (สร้างกฎ) ดังภาพที่ 22
5. แสดงผลหน้า New Rule (กฎใหม่) ให้กำหนดค่าเพื่อสร้างกฎ ดังนี้
5.1. ภายใต้หัวข้อ General (ทั่วไป) ให้กรอกชื่อของกฎในช่อง Name (ชื่อ) ซึ่งเป็นฟิลด์ที่จำเป็นต้องกรอกข้อมูล ไม่สามารถเว้นว่างได้ และสามารถกรอกรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎที่จะสร้าง ในช่อง Description (คำอธิบาย) ได้ ดังภาพที่ 23
5.2. ภายใต้หัวข้อ Define Rule (กำหนดกฎ) ให้คลิกตัวเลือกลิสต์รายการที่อยู่ในกรอบ Perform Action (ปฏิบัติตามคำสั่ง) และกำหนดค่าดังต่อไปนี้
5.2.1. เลือกคำสั่ง “Specialise type” จะปรากฎตัวเลือก Type ของเอกสาร (ตามที่สร้างไว้ในส่วน Custom Types ที่เมนู Model Manager) โดยในที่นี้ ขอยกตัวอย่างการเก็บเอกสารแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ ด้วย Type ที่สร้างไว้ในชื่อ “Invoice”
และเมื่อคลิกเลือก Type ที่ต้องการแล้ว ให้คลิกสัญลักษณ์ 
เพื่อเพิ่มตัวเลือกคำสั่งที่สอง ดังภาพที่ 24
5.2.2. ปรากฎตัวเลือกคำสั่งที่สอง ให้ดำเนินการตั้งค่า ดังภาพที่ 25
– ตำแหน่งหมายเลข 1 คลิกเลือก “SkyArea Data Extraction” จะปรากฎหัวข้อสำหรับกำหนดข้อมูลเพิ่มเติมทางด้านขวาของตัวเลือก
– ตำแหน่งหมายเลข 2 หัวข้อ Assign template ให้คลิกตัวเลือก “Manually”
– ตำแหน่งหมายเลข 3 หัวข้อ Template ให้เลือกเทมเพลตของเอกสารที่ถูกสร้างและแสดงผลอยู่ภายใต้เมนู SkyArea OCR Lite ที่ต้องการ โดยเทมเพลตที่จะแสดงผลเป็นตัวเลือกในส่วนนี้ได้ ต้องมี Status (สถานะ) เป็น Enabled (เปิดการใช้งาน) เท่านั้น
– ตำแหน่งหมายเลข 4 คลิกทำเครื่องหมายกาถูก ที่หัวข้อ Run rule in background (ใช้กฎในเบื้องหลัง)
– ตำแหน่งหมายเลข 5 คลิกปุ่ม Create (สร้าง) เพื่อบันทึกการสร้างกฎของโฟลเดอร์
6. จากนั้น จะกลับสู่หน้าตั้งกฎของโฟลเดอร์อีกครั้ง ซึ่งจะแสดงผลกฎของโฟลเดอร์ตามที่ตั้งค่า พร้อมใช้เป็นคำสั่งในการอ่านค่าไฟล์เอกสารแบบฟอร์มที่ถูกนำเข้าในโฟลเดอร์ตามเทมเพลต SkyArea OCR Lite ที่เลือก
โดยคุณสามารถคลิกปุ่ม Edit (แก้ไข) เพื่อแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลในชุดกฎได้ หรือคลิกปุ่ม Delete (ลบ) เพื่อลบกฎที่อาจมีข้อผิดพลาดหรือไม่ต้องการใช้งาน ดังภาพที่ 26
และหากกลับไปที่หน้าโฟลเดอร์หลัก จะปรากฎสัญลักษณ์ 
บริเวณมุมบนด้านซ้ายของโฟลเดอร์ เพื่อแจ้งให้ผู้ใช้ทั่วไปทราบว่าโฟลเดอร์นี้เป็นโฟลเดอร์ที่มีกฎ ดังภาพที่ 27
Uploading and Editing documents to a folder with rules
ขั้นตอนการอัพโหลดเอกสารในโฟลเดอร์ที่ตั้งกฎแล้ว โดยไฟล์เอกสารแบบฟอร์มที่นำเข้ามาจะถูกเก็บค่าข้อมูลตามตำแหน่งที่ระบุในเทมเพลตเอกสาร ด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite อัตโนมัติ
ซึ่ง Alfresco WIKI แนะนำว่า ไฟล์ที่อัพโหลดควรเป็นไฟล์ชนิดเดียวกับที่ใช้สร้างเทมเพลตเอกสารไว้ เช่น เทมเพลตของเอกสารใบ Invoice เป็นไฟล์ภาพ นามสกุล .JPG ดังนั้น ไฟล์แบบฟอร์มใบ Invoice อื่น ๆ ที่จะอัพโหลดเข้ามาในโฟลเดอร์นี้และทำการเก็บข้อมูลด้วย SkyArea OCR Lite จะต้องเป็นไฟล์ภาพ นามสกุล .JPG เช่นกัน เป็นต้น โดยมีขั้นตอนการอัพโหลดไฟล์เอกสาร ดังนี้
1. คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่ต้องการ จากนั้น คลิกเมนู Upload (อัพโหลด) และเลือกไฟล์เอกสารแบบฟอร์มจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือคลิก Drag & Drop (ลาก-วาง) ไฟล์จากไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ นำมาวางในโฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการ ดังภาพที่ 28
2. ไฟล์เอกสารแบบฟอร์มที่อัพโหลดสำเร็จ จะแสดงผลในโฟลเดอร์ ให้คลิกที่รูปภาพตัวอย่างหรือชื่อไฟล์เอกสารที่ปรากฎ เพื่อเข้าสู่หน้าดูรายละเอียดของเอกสาร และหากดูข้อมูลที่แถบเมนูด้านขวา ที่หัวข้อ Properties (คุณสมบัติ) จะเห็นได้ว่า มีการแสดงผลข้อมูลที่อยู่บนไฟล์เอกสารแบบฟอร์มในฟิลด์แต่ละหัวข้ออัตโนมัติ ดังภาพที่ 29 โดยเป็นข้อมูลจากตำแหน่งที่ระบุไว้ในเทมเพลตเอกสารด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite นั่นเอง (ดังภาพที่ 10 ข้างต้น)
3. คุณสามารถแก้ไข Properties ที่เก็บค่าข้อมูลจากแต่ละตำแหน่งในไฟล์เอกสารแบบฟอร์มได้ โดยคลิกที่สัญลักษณ์ 
(Edit Properties) และจะปรากฎหน้าสำหรับแก้ไขหรือใส่ข้อมูล Properties ของเอกสารในหัวข้อต่าง ๆ เพิ่มเติมได้ตามต้องการ ดังภาพที่ 30
SkyArea OCR Lite – Access Control
ในเบื้องต้น เมนูคำสั่ง SkyArea OCR Lite สำหรับใช้สร้างเทมเพลตเอกสาร เพื่อเก็บค่าข้อมูลจากไฟล์เอกสารแบบฟอร์มในตำแหน่งที่ต้องการ จะแสดงผลให้ Administrator (ผู้ดูแลระบบ) เป็นผู้ใช้งานหลัก และจะไม่แสดงผลแก่ผู้ใช้งานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เหมือนเมนูคำสั่งอื่น ๆ ทั่วไป
และสำหรับผู้ใช้งานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่ถูกเพิ่มแอคเคาท์ให้อยู่ในกลุ่มคำสั่งต่อไปนี้ จะมีสิทธิ์ในการใช้งานฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite ได้ ดังนี้
- SKY_AREA_BUTT_OCR หากผู้ใช้งานถูกเพิ่มแอคเคาท์ให้อยู่ในกลุ่มนี้ จะสามารถแก้ไขตำแหน่งที่ ต้องการเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์มเอกสารและแปลงเป็นข้อความ ดังภาพที่ 16 ข้างต้น
- SKY_TOOLS_AREA_OCR_ACCESS หากผู้ใช้งานถูกเพิ่มแอคเคาท์ให้อยู่ในกลุ่มนี้ จะสามารถเข้าไปแก้ไขและจัดการเทมเพลตของเอกสารที่เมนู SkyArea OCR Lite ภายใต้เมนู Tools (เครื่องมือ) ซึ่งเทียบเท่าสิทธิ์ของ Administrator (ผู้ดูแลระบบ) ดังภาพที่ 15 ข้างต้น