What is Alfresco Digital Signature? Skytizens ได้นำคุณสมบัติ Digital Signature มาใช้กับระบบจัดการเอกสาร Alfresco เพื่อให้ผู้ใช้บริการสามารถสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และนำมาใส่ในเอกสารต่าง ๆ แบบออนไลน์ ทำให้เอกสารมีรายละเอียดที่ครบถ้วน เป็นทางการ และสามารถนำไปใช้งานอย่างสะดวกทันใจ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นด้วยคุณสมบัติ Digital Signature จะทำงานร่วมกับ Private Key และใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ใช้บริการ ทำให้ลายเซ็นนี้ไม่ได้เป็นเพียงรูปภาพที่นำมาแทรกในเอกสาร แต่ยังสามารถระบุตัวตนของเจ้าของลายเซ็นได้อย่างแม่นยำ โดยหลักการทำงานของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คือ การเข้ารหัสข้อมูล ซึ่งผู้ที่นำเอกสารไปดำเนินการต่อจะต้องใช้โปรแกรมคำนวณเพื่อตรวจสอบว่าเป็นลายเซ็นของเจ้าของลายเซ็นจริงหรือไม่ ด้วยเหตุนี้ ผู้ใช้บริการจึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลในเอกสารของตนจะปลอดภัยจากการเข้าถึงหรือดัดแปลงโดยบุคคลอื่นอย่างแน่นอน Why is Alfresco Digital Signature so important? การเซ็นชื่อลงในเอกสารที่เป็นแผ่นกระดาษสำหรับทำธุรกรรมหรือนิติกรรมอาจไม่ใช่ทางเลือกที่ปลอดภัยเสมอไป เพราะหลังจากที่เจ้าของลายเซ็นลงชื่อในเอกสารไปแล้ว อาจมีการนำไปแก้ไขดัดแปลงได้ง่าย ๆ แต่ด้วยคุณสมบัติ Digital Signature ของ Alfresco ผู้ใช้บริการจะสามารถสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความปลอดภัยสูง และนำมาใส่เอกสารต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกสบาย นอกจากนี้ คุณสมบัติ […]
Category: Alfresco Professional Features
ฟีเจอร์การทำงานเสริม (Addons) ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco แพ็กเกจ Professional ที่พัฒนาโดยทีมงานของ Skytizens ยกระดับการทำงานจากแพ็กเกจมาตรฐาน มาพร้อมฟังก์ชันการทำงานครบครัน ที่จะช่วยให้งานเอกสารที่มีความซับซ้อนกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้น
Electronic Signature
What is Alfresco Electronic Signature? Electronic Signature เป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติจาก Alfresco ที่ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกด้านการจัดการเอกสารสำหรับผู้ใช้บริการ ด้วยบริการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับระบุตัวตน ตลอดจนนำลายเซ็นมาใส่ในเอกสาร ทำให้เอกสารมีความน่าเชื่อถือและมีความปลอดภัยได้ภายในไม่กี่ขั้นตอน โดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นด้วยคุณสมบัติ Electronic Signature จะปรากฎในส่วนของ ประวัติผู้ใช้ของฉัน (My Profile) ซึ่งเจ้าของลายเซ็นสามารถนำมาใส่กำกับในเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย Why is Alfresco Electronic Signature so important? เพราะลายเซ็นเป็นสัญลักษณ์ที่แสดงถึงตัวตนของบุคคล การทำธุรกรรมและนิติกรรมต่าง ๆ จึงจำเป็นต้องมีลายเซ็นของเจ้าของเอกสารกำกับไว้ในเอกสารเหล่านั้น ซึ่งโดยทั่วไปการเซ็นเอกสารจะต้องพิมพ์เอกสารใส่แผ่นกระดาษเพื่อนำมาเซ็นชื่อด้วยปากกา จากนั้นจึงใช้วิธีสแกนเอกสารกลับเป็นไฟล์รูปเพื่อนำไปจัดเก็บในระบบอีกครั้ง แต่ด้วยคุณสมบัติ Electronic Signature ของ Alfresco จะช่วยลดขั้นตอนการเซ็นชื่อลงในเอกสารให้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น เพราะผู้ใช้สามารถสร้างลายเซ็นของตัวเองเก็บไว้ในระบบ และใส่ลายเซ็นนั้นลงในเอกสารแบบออนไลน์ได้ทันที ทั้งนี้ ผู้ใช้งานยังสามารถใส่เครื่องหมายหรือคำสำคัญอื่น ๆ เช่น ตราประทับ ชื่อเจ้าของลายเซ็น และวันที่เซ็นชื่อในเอกสาร เพื่อให้เอกสารมีความครบถ้วนสมบูรณ์มากยิ่งขึ้นได้อีกด้วย The Difference between […]
Antivirus Integration ClamAV
What is Alfresco ClamAV Antivirus Integration? Skytizens ได้พัฒนาส่วนเสริม (Addon) Alfresco ClamAV Antivirus เป็นฟีเจอร์เพื่อช่วยเพิ่มมาตรการด้านการรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco โดยฟีเจอร์ ClamAV Antivirus เป็นเครื่องมือป้องกันไวรัสแบบ Open Source ซึ่งช่วยตรวจจับทั้งไวรัส โทรจัน มัลแวร์ และภัยคุกคามอื่น ๆ และเมื่อติดตั้งให้ทำงานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ClamAV จะทำการสแกนไฟล์ข้อมูลและเอกสารทุกไฟล์ที่ถูกอัพโหลดเข้าสู่ Alfresco Document Library (คลังเอกสาร) โดยอัตโนมัติ หากตรวจพบไฟล์ที่มีไวรัสหรือมีความเสี่ยงในการโจรกรรมข้อมูลและฟิชชิ่ง ฟีเจอร์ ClamAV จะทำการแจ้งเตือนและป้องกันการแสดงผลข้อมูลทันที เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายต่อไฟล์อื่น ๆ ในระบบ ผู้ใช้งานจึงมั่นใจได้ว่าเอกสารทุกไฟล์จะปลอดภัย ใช้งานต่อเนื่องได้อย่างไร้กังวล Why is ClamAV Antivirus Integration so important? เพราะการเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย ถือเป็นอีกเป้าหมายสำคัญที่ Skytizens ตระหนักถึง เราจึงนำฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย […]
Documents Expiration Manager Lite
What is the Documents Expiration Manager Lite (Archive Lite)? Documents to Archive Lite (Documents Expiration Manager Lite) เป็นส่วนเสริม (Addon) ในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco ที่ Skytizens ได้พัฒนาขึ้นให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดระยะเวลาการใช้งานและวันหมดอายุของไฟล์ข้อมูลและเอกสารในระบบ และจะถูกจัดเก็บในหมวดหมู่พิเศษแบบถาวร แยกส่วนกับไฟล์เอกสารปกติทั่วไป อีกทั้งผู้ใช้งานสามารถดูรายการเอกสารที่หมดอายุในระบบ Alfresco โดยตรง หรือส่งออกข้อมูลจากระบบและจัดเก็บเป็นไฟล์รายงานได้ ด้วยฟีเจอร์ Documents to Archive Lite จะช่วยให้การตรวจสอบและติดตามข้อมูลการหมดอายุของเอกสารเป็นเรื่องง่าย ช่วยลดเวลาในการค้นหาของพนักงาน ทำให้ไลบรารีที่จัดเก็บเอกสารสะอาดและเป็นระเบียบ และทำให้ง่ายต่อการจัดการเอกสารที่มีการจำกัดระยะเวลาใช้งานอีกด้วย Documents to Archive Lite เป็นฟีเจอร์ส่วนเสริมเวอร์ชันพื้นฐานที่ช่วยการจัดการวันหมดอายุเอกสารในระดับเริ่มต้น หากต้องการใช้งานคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การแจ้งเตือนเอกสารหมดอายุ การส่งรายงานการจัดเก็บเอกสารหมดอายุถาวรแบบปกติทางอีเมล และความสามารถในการค้นหาขั้นสูง เป็นต้น ฟังก์ชันการทำงานเหล่านี้จะมีอยู่ในฟีเจอร์ Documents to Archive Pro […]
Edit properties with viewer
What is the Metadata Editing Viewer (Edit Properties)? เพื่อให้การจัดการ Properties ของเอกสารง่ายขึ้นกว่าที่เคย Skytizens จึงได้พัฒนาเมนูคำสั่ง Edit properties with viewer เป็นเมนูการจัดการเสริมในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เพื่อช่วยให้การแก้ไขรายละเอียด Properties ซึ่งเป็น Metadata ของเอกสารทำได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น What is metadata and document properties? ในการใช้งานระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco นอกจากการจัดเก็บไฟล์และเอกสารต่าง ๆ อย่างสะดวกรวดเร็วและเป็นหมวดหมู่แล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่ากันก็คือ การค้นคืนข้อมูลและเอกสารเพื่อใช้งานในภายหลัง โดยสิ่งที่จะมีผลต่อการสืบค้นข้อมูลได้อย่างถูกต้องในระบบ Alfresco ก็คือ Metadata ของเอกสาร Metadata คือ การกำหนดชนิดหรือลักษณะเฉพาะของเอกสารเริ่มตั้งแต่สร้างขึ้นมา เช่น ชื่อไฟล์ (Name), ชื่อเรื่อง (Title), คำอธิบาย (Description), ผู้แต่ง (Author) เป็นต้น […]
Convert documents to PDF
What is the Alfresco PDF Converter? Skytizens ได้พัฒนาโซลูชั่น Convert Documents to PDF สำหรับใช้ในการแปลงไฟล์ภาพและเอกสารในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco ให้เป็นไฟล์ประเภท PDF ได้อย่างง่ายในไม่กี่คลิก โดยรองรับการแปลงไฟล์หลากหลายประเภท เช่น ไฟล์เอกสาร MS Excel, MS PowerPoint, MS Word ไปจนถึงไฟล์รูปภาพนามสกุล .JPG, .PNG, .BMP, .TIFF, .GIF และไฟล์อื่น ๆ อีกมากมายก็สามารถแปลงเป็นไฟล์ PDF ได้เช่นกัน Why is the Alfresco PDF Converter so important? ไฟล์เอกสารประเภท PDF มีประโยชน์อย่างยิ่ง ทั้งในแง่ของการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการนำไปใช้งาน ตั้งแต่ความสามารถในการแปลงไฟล์หลากหลายประเภทให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน อีกทั้งยังช่วยทำให้ขนาดไฟล์ลดลง แต่ไม่ลดทอนคุณภาพของภาพหรือทำให้ข้อมูลสูญหาย จึงสะดวกต่อการแบ่งปันให้ผู้อื่น และยังสามารถเปิดอ่านไฟล์ PDF […]
Advanced Audit Log
What is Alfresco Audit Log? เป็นส่วนสำหรับตรวจสอบประวัติการทำงานและกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้น ในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco โดยทั่วไปแล้ว ข้อมูล Audit Log ของระบบต่าง ๆ มักจะแสดงผลเป็นโค้ดโปรแกรม ซึ่งยากที่ผู้ใช้งานทั่วไปจะทำความเข้าใจ และจำเป็นต้องให้เจ้าหน้าที่ฝ่าย IT เป็นผู้ตรวจสอบ แต่สำหรับ Alfresco Audit Log จะแสดงผลประวัติกิจกรรมที่เกิดขึ้นในรูปแบบข้อมูลรายงานสรุปที่เข้าใจง่าย ทำให้ผู้ใช้งานในระบบ Alfresco ที่ได้รับสิทธิ์เข้าดู Audit Log สามารถเข้าตรวจสอบประวัติการใช้งานต่าง ๆ ในระบบได้ด้วยตนเองอย่างสะดวกรวดเร็ว Why is Audit Log so important? Audit Log ถิอเป็นหลักฐานการตรวจสอบการใช้งานระบบที่น่าเชื่อถือ โดยเฉพาะเมื่อเกิดปัญหาในการทำงาน คุณสามารถเข้ามาสืบค้นข้อมูลใน Audit Log เพื่อหาที่มาที่ไปของเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัญหาในช่วงเวลาที่ต้องการได้ รวมถึงสามารถพิสูจน์กิจกรรมของผู้ใช้งานแต่ละรายในระบบได้อย่างชัดเจน และเมื่อทราบถึงสาเหตุของปัญหาแล้ว เราสามารถวิเคราะห์ข้อมูลจาก Audit Log เพื่อหาแนวทางป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์หรือปัญหาแบบเดิมซ้ำขึ้นอีก รวมถึงช่วยเพิ่มความปลอดภัย ไม่ให้เกิดการนำข้อมูลในระบบไปใช้ในทางที่ผิด Using Skytizens […]