Electronic Signature

What is Alfresco Electronic Signature?

Electronic Signature เป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติจาก Alfresco ที่ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกด้านการจัดการเอกสารสำหรับผู้ใช้บริการ ด้วยบริการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับระบุตัวตน ตลอดจนนำลายเซ็นมาใส่ในเอกสาร ทำให้เอกสารมีความน่าเชื่อถือและมีความปลอดภัยได้ภายในไม่กี่ขั้นตอน

โดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นด้วยคุณสมบัติ Electronic Signature จะปรากฎในส่วนของ ประวัติผู้ใช้ของฉัน (My Profile) ซึ่งเจ้าของลายเซ็นสามารถนำมาใส่กำกับในเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย

Why is Alfresco Electronic Signature so important?

เพราะลายเซ็นเป็นสัญลักษณ์ที่แสดงถึงตัวตนของบุคคล การทำธุรกรรมและนิติกรรมต่าง ๆ จึงจำเป็นต้องมีลายเซ็นของเจ้าของเอกสารกำกับไว้ในเอกสารเหล่านั้น ซึ่งโดยทั่วไปการเซ็นเอกสารจะต้องพิมพ์เอกสารใส่แผ่นกระดาษเพื่อนำมาเซ็นชื่อด้วยปากกา จากนั้นจึงใช้วิธีสแกนเอกสารกลับเป็นไฟล์รูปเพื่อนำไปจัดเก็บในระบบอีกครั้ง

แต่ด้วยคุณสมบัติ Electronic Signature ของ Alfresco จะช่วยลดขั้นตอนการเซ็นชื่อลงในเอกสารให้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น เพราะผู้ใช้สามารถสร้างลายเซ็นของตัวเองเก็บไว้ในระบบ และใส่ลายเซ็นนั้นลงในเอกสารแบบออนไลน์ได้ทันที

ทั้งนี้ ผู้ใช้งานยังสามารถใส่เครื่องหมายหรือคำสำคัญอื่น ๆ เช่น ตราประทับ ชื่อเจ้าของลายเซ็น และวันที่เซ็นชื่อในเอกสาร เพื่อให้เอกสารมีความครบถ้วนสมบูรณ์มากยิ่งขึ้นได้อีกด้วย

The Difference between Electronic Signature and Digital Signature

 ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ประกอบด้วยคุณสมบัติสำหรับการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 2 แบบ ได้แก่ Electronic Signature และ Digital Signature โดยที่ Electronic Signature จะมีลักษณะเป็นการสร้างลายเซ็นด้วยขั้นตอนที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อน เหมาะสำหรับนำไปใช้กับเอกสารทั่วไปที่ไม่ต้องใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ในการตรวจสอบ

ส่วน Digital Signature จะเป็นคุณสมบัติที่ถูกออกแบบมาเพื่อยกระดับความปลอดภัยในการเซ็นเอกสาร โดยการใช้วิธีเข้ารหัสก่อนเปิดไฟล์เอกสาร เหมาะสำหรับเอกสารระดับองค์กรและเอกสารที่ต้องใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ในการตรวจสอบ

Preparing to work with Electronic Signature

 เมื่อเริ่มต้นใช้งานระบบจัดการเอกสาร Alfresco ผู้ใช้งานสามารถสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของตัวเองได้ทันที โดยใช้คุณสมบัติ Electronic Signature ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. หลังจาก Log in เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco ให้คลิกที่ชื่อผู้ใช้งาน และคลิก My Profile ดังภาพที่ 1

 

2. ภายในหน้า Profile ให้เลือกเมนู Skytizens Features ดังภาพที่ 2

 

3. ที่หัวข้อ User Signature ให้คลิกปุ่ม Upload ในกรณีที่ต้องการอัพโหลดไฟล์รูปภาพเพื่อนำมาใช้เป็นลายเซ็น หรือคลิกปุ่ม Create เพื่อเปิดหน้าต่างสำหรับสร้างลายเซ็นโดยการใช้เมาส์ลาก ดังภาพที่ 3

 

4. หากคลิกเลือก Upload จะปรากฏหน้าต่าง ดังภาพที่ 4 ให้คลิกเลือกไฟล์รูปภาพที่ต้องการใช้ รอจนการอัพโหลดเสร็จ จากนั้นจึงกดปุ่ม Cancel รูปที่อัพโหลดจะปรากฏที่ช่องด้านซ้าย

 

5. หากคลิกเลือก Create จะปรากฏหน้าต่างสำหรับสร้างลายเซ็นโดยการใช้เมาส์ลาก ดังภาพที่ 5 ให้ใช้เมาส์ลากเพื่อสร้างลายเซ็นของตนเองจนเสร็จ จากนั้นจึงกดปุ่ม Save

 

6. หลังจากกดปุ่ม Save ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างจะปรากฏที่ช่องด้านซ้าย ดังภาพที่ 6

 

Working with Electronic Signature

หลังจากสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ด้วยคุณสมบัติ Electronic Signature แล้ว ผู้ใช้สามารถนำลายเซ็นของตนเองมาใส่ในเอกสารได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. การนำ Electronic Signature มาใช้ทำได้โดย Log in เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco จากนั้นคลิกเข้าสู่เมนูจัดการเอกสาร เช่น My Files (ไฟล์ของฉัน), Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือ Sites (เว็บไซต์) ดังภาพที่ 7

 

2. ผู้ใช้งานสามารถเลื่อนเมาส์ไปยังไฟล์งานที่ต้องการใส่ Electronic Signature จากนั้นคลิกที่ More… และเลือกคำสั่ง Add an Electronic Signature ดังภาพที่ 8

 

3. นอกจากนี้ ผู้ใช้งานยังสามารถคลิกเข้าไปที่เอกสารที่ต้องการใส่ลายเซ็น Electronic Signature และเลือก Add an Electronic Signature จากแถบเมนูด้านขวาได้เช่นกัน ดังภาพที่ 9

 

4. กรอกรายละเอียดในหน้าต่างที่ปรากฏ ดังภาพที่ 10 ปรับขนาดและจัดตำแหน่งของ Electronic Signature บนหน้าเอกสาร จากนั้นกดปุ่ม Save เพื่อบันทึกไฟล์เอกสาร โดยรายละเอียดในหน้าต่าง มีดังนี้

• Sign: คือ การเลือกหน้าเอกสารที่จะให้ Electronic Signature แสดงผล
• Password: คือ รหัสผ่านของผู้ใช้งาน
• Signature file: คือ การเลือก Electronic Signature ที่ต้องการใช้งาน
• Add name and surname คือ การคลิกเลือกเพื่อแสดงชื่อและนามสกุล เพื่อระบุตัวตนของเจ้าของลายเซ็น
• Add the current date คือ การคลิกเลือกเพื่อแสดงวันที่ที่ใส่ลายเซ็น
• Stamp file: คือ การเลือกตราประทับใส่ในเอกสารเพิ่มเติม
• Save as: คือ การเลือกพื้นที่จัดเก็บไฟล์งานที่ใส่ลายเซ็นแล้ว
• <PREV…/…NEXT> คือ การเลื่อนเพื่อดูการแสดงผลของเอกสารแต่ละหน้า

 

Signed Documents

หลังจากใส่ Electronic Signature ลงในเอกสารเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารมาใช้งานได้ทันที ซึ่งนอกจากความสะดวกในการเซ็นชื่อแล้ว อีกหนึ่งความพิเศษของคุณสมบัติ Electronic Signature ก็คือการแปลงไฟล์งานต่าง ๆ เป็น .PDF โดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่สามารถดัดแปลงหรือแก้ไขข้อมูลทั้งหมดในเอกสารได้ นับเป็นการสร้างมาตรฐานความปลอดภัยให้กับเอกสารของผู้ใช้บริการได้เป็นอย่างดี