What is the Metadata Editing Viewer (Edit Properties)?
เพื่อให้การจัดการ Properties ของเอกสารง่ายขึ้นกว่าที่เคย Skytizens จึงได้พัฒนาเมนูคำสั่ง Edit properties with viewer เป็นเมนูการจัดการเสริมในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เพื่อช่วยให้การแก้ไขรายละเอียด Properties ซึ่งเป็น Metadata ของเอกสารทำได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น
What is metadata and document properties?
ในการใช้งานระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco นอกจากการจัดเก็บไฟล์และเอกสารต่าง ๆ อย่างสะดวกรวดเร็วและเป็นหมวดหมู่แล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่ากันก็คือ การค้นคืนข้อมูลและเอกสารเพื่อใช้งานในภายหลัง โดยสิ่งที่จะมีผลต่อการสืบค้นข้อมูลได้อย่างถูกต้องในระบบ Alfresco ก็คือ Metadata ของเอกสาร
Metadata คือ การกำหนดชนิดหรือลักษณะเฉพาะของเอกสารเริ่มตั้งแต่สร้างขึ้นมา เช่น ชื่อไฟล์ (Name), ชื่อเรื่อง (Title), คำอธิบาย (Description), ผู้แต่ง (Author) เป็นต้น โดยเหล่านี้ จะเรียกว่าเป็น Property หรือ หัวข้อย่อย ที่จะทำหน้าที่เก็บบันทึกรายละเอียดข้อมูลเฉพาะที่อยู่บนไฟล์หรือเอกสารนั้น ๆ ดังภาพที่ 1
แต่เนื่องด้วยชนิดเอกสารที่ใช้งานในองค์กรนั้นมีมากมายหลากหลายประเภท ทำให้ Properties ของเอกสารมีความแตกต่างกันไปด้วย โดยผู้ใช้งานอาจจะต้องเป็นคนกำหนด Property ให้กับ Metadata เอง เช่น เอกสารประเภทแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ (Invoice) จำเป็นต้องจัดเก็บข้อมูล Property เช่น ข้อมูลลูกค้า, เลขที่เอกสาร, ราคาสินค้า, ยอดเงินรวม ฯลฯ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปแสดงผลในหน้ารายละเอียดของไฟล์เอกสาร รวมถึงใช้ในการค้นหาเอกสารได้ในภายหลังได้อีกด้วย ดังภาพที่ 2
How different between Edit Properties and Edit properties with viewer?
โดยปกติ การแก้ไข Property ของเอกสารในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่อัพโหลดไว้ในเมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือใน Document Library ภายใต้ เมนู Sites (เว็บไซต์) จะทำได้โดยการคลิกเมนูคำสั่ง Edit Properties (แก้ไขคุณสมบัติ) ซึ่งเป็นเมนูคำสั่งพื้นฐานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco โดยระบบจะแสดงผลหน้าต่างสำหรับแก้ไขรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารที่ต้องการ ดังภาพที่ 3
แต่ด้วยเมนูคำสั่ง Edit properties with viewer ที่ Skytizens พัฒนาขึ้น จะช่วยทำให้การแก้ไข Properties ของเอกสารทำได้อย่างง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น โดยจะแสดงผลหน้ารายละเอียดของเอกสาร ควบคู่กับเครื่องมือสำหรับแก้ไข Properties ของเอกสารได้พร้อมกัน โดยที่ผู้ใช้งานไม่ต้องสลับหน้าต่างหรือเปิดไฟล์เอกสารต้นฉบับจากโปรแกรมภายนอก
นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มรายละเอียดให้กับ Properties ของเอกสารแต่ละหัวข้อได้โดยที่ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ หรือใช้วิธีคัดลอกแล้ววาง เพราะฟังก์ชัน Edit properties with viewer ทำงานร่วมกันกับเครื่องมือ Area OCR ซึ่งจะอ่านข้อมูลตัวอักษรที่อยู่บนเอกสารตามตำแหน่งที่คุณเลือก และนำมาเติมในหัวข้อ Properties ที่เกี่ยวข้องได้อัตโนมัติ ดังภาพที่ 4 ซึ่งทำให้ประหยัดทั้งเวลาและทำให้ง่ายต่อการค้นหาไฟล์ในภายหลังอีกด้วย
Why is the Properties Editing Viewer so important?
Skytizens ได้นำฟังก์ชัน Edit properties with viewer เพิ่มในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco เพื่อการแก้ไข Properties หรือคุณสมบัติของเอกสารได้อย่างถูกต้อง ช่วยให้การจัดการข้อมูลที่มีความซับซ้อน หรือมีค่าตัวเลขจำนวนมากกลายเป็นเรื่องง่าย ซึ่งฟังก์ชัน Edit properties with viewer มีข้อดีคือ
- ประหยัดเวลา ผู้ใช้งานสามารถดูเนื้อหาของไฟล์เอกสาร และบันทึก Properties ได้ในเวลาเดียวกัน
- สะดวกยิ่งกว่า – ผู้ใช้สามารถแก้ไข Properties ได้โดยไม่ต้องเลื่อนไปมาเพื่อเปิดไฟล์
- มีความแม่นยำ – ผู้ใช้สามารถเลือกตำแหน่งของข้อมูลที่แน่นอนจากไฟล์ตัวอย่าง และให้ระบบนำมาวางลงในหัวข้อ Properties ได้โดยตรง
Using Properties Editing Viewer
การแก้ไข Properties ของเอกสาร ด้วยเมนูคำสั่ง Edit properties with viewer และ Edit properties Popup สามารถทำได้ที่ไฟล์หรือเอกสารในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่ผู้ใช้งานเป็นผู้นำเข้าหรืออัพโหลดเอง หรือกรณีที่ผู้ใช้งานได้รับสิทธิ์ในการแก้ไขจากบทบาทหรือ Role เช่น เป็นผู้ดูแลระบบ (Administrator) หรือ ได้รับบทบาทให้เป็นผู้จัดการ (Manager) ของ Site เป็นต้น จะสามารถใช้งานเมนูคำสั่งเหล่านี้ได้เช่นกัน
โดยสามารถใช้งาน Edit properties with viewer และ Edit properties Popup ในการแก้ไข Properties ของไฟล์หรือเอกสารหลายประเภท ที่สามารถมองเห็นได้ในโหมดแสดงตัวอย่างปกติ (Preview Mode) ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เช่น เอกสาร MS Office, ไฟล์ TIFF, ไฟล์ภาพ, ไฟล์ AutoCAD และอื่น ๆ โดยมีขั้นตอนการใช้งานดังนี้
Edit Properties with Viewer
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนูที่จัดเก็บเอกสารในส่วน Share ที่ต้องการ เช่น เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) เป็นต้น ดังภาพที่ 5
2. คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์จนปรากฎไฟล์เอกสารที่ต้องการแก้ไข จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้ที่บริเวณไฟล์ จะปรากฎเมนูคำสั่งทางด้านขวา ให้คลิกเมนูคำสั่ง Edit Properties with Viewer ดังภาพที่ 6
หรืออีกหนึ่งช่องทาง หากคลิกที่ชื่อเอกสารเพื่อเข้าสู่หน้าแสดงรายละเอียดเอกสารแล้ว บริเวณเมนูด้านขวาภายใต้หัวข้อ Document Actions (คำสั่งเอกสาร) จะปรากฎเมนูคำสั่ง Edit Properties with Viewer ให้คลิกเพื่อแก้ไข Properties ได้เช่นกัน ดังภาพที่ 7
3. ปรากฎหน้ารายละเอียดเอกสาร พร้อมฟิลด์สำหรับแก้ไขข้อมูล Properties ทางด้านขวาของเอกสารภายใต้แท็บ Data Entry คุณสามารถใช้เครื่องมืออื่น ๆ ภายในฟังก์ชัน Edit Properties with Viewer เพื่อจัดการข้อมูลเพิ่มเติมได้อย่างสะดวก ดังภาพที่ 8
- ตำแหน่งหมายเลข 1 Scale คลิกเลื่อนขยาย (zoom in) หรือย่อ (zoom out) การแสดงผลเอกสารในหน้าต่าง Preview เพื่อดูรายละเอียดที่อยู่บนไฟล์เอกสารได้
- ตำแหน่งหมายเลข 2 เลือกดูหน้าเอกสาร กรณีที่เอกสารมีจำนวนมากกว่า 1 หน้า ผู้ใช้งานสามารถคลิกสัญลักษณ์ > เพื่อดูเอกสารหน้าถัดไป หรือคลิกสัญลักษณ์ < เพื่อย้อนกลับไปดูหน้าที่ผ่านมา นอกจากนี้ยังสามารถพิมพ์ตัวเลขหน้าในช่องว่างและกดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด เพื่อเข้าถึงเอกสารในหน้าที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- ตำแหน่งหมายเลข 3 หัวข้อ Content Type กำหนดประเภทของเอกสาร โดยจะมีค่าเริ่มต้นให้กับเอกสารเป็น Content (เนื้อหา) แต่กรณีที่ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้มีการกำหนดประเภทของเอกสารเอง ด้วยฟังก์ชัน Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) โดยกำหนด Custom Type (จัดทำ Type ที่ปรับแต่งเอง) สามารถเปลี่ยนประเภทของเอกสาร โดยพิมพ์คีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้องในช่อง Content Type และเมื่อคลิกเลือกชนิดของเอกสารที่ต้องการ จะทำให้ฟิลด์หัวข้อที่รับข้อมูล เปลี่ยนไปตาม Layout ของ Custom Type ที่เลือกด้วย ดังภาพที่ 9
- ตำแหน่งหมายเลข 4 ปุ่ม Area OCR ใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล ด้วยการระบุตำแหน่งในไฟล์เอกสารแบบฟอร์มในหน้าต่าง Preview Mode ด้านซ้าย ให้ระบบแปลงเป็นตัวอักษรและเติมเข้ามาในฟิลด์ Properties แต่ละหัวข้อที่กรอบด้านขวาได้
เพียงนำ Cursor เมาส์คลิกในหัวข้อฟิลด์ Properties ที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม Area OCR และคลิกเมาส์ลากคลุมในตำแหน่งที่ต้องการเก็บค่าบนไฟล์เอกสาร ระบบจะอ่านและนำข้อมูลในตำแหน่งที่เลือกมาแสดงผลในช่องฟิลด์ด้านขวาโดยอัตโนมัติ ดังภาพที่ 10
- ตำแหน่งหมายเลข 5 หัวข้อฟิลด์ Properties ของเอกสาร ที่รองรับการใส่รายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับไฟล์เอกสารนั้น ๆ โดยการแสดงผลหัวข้อฟิลด์จะมีความแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับ Custom Type (จัดทำ Type ที่ปรับแต่งเอง) หรือประเภทของเอกสารที่เลือก
โดยผู้ใช้งานสามารถใส่ข้อมูล Properties ในแต่ละฟิลด์ ด้วยการพิมพ์ข้อมูลโดยตรง หรือใช้วิธีคัดลอกข้อมูลมาวาง (Copy & Paste) หรือใช้ปุ่ม Area OCR ตามขั้นตอนที่แนะนำในตำแหน่งหมายเลข 4 ข้างต้น - ตำแหน่งหมายเลข 6 ปุ่มบันทึกข้อมูลและยกเลิก หลังจากกรอกรายละเอียดข้อมูล Properties ของเอกสารในฟิลด์ต่าง ๆ เรียบร้อยแล้ว สามารถคลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า หรือคลิก Save and Next เพื่อบันทึกการตั้งค่าและเข้าสู่หน้าแก้ไข Properties ของเอกสารลำดับถัดไปที่อยู่ภายในโฟลเดอร์เดียวกันได้ทันที
หรือหากต้องการล้างค่าข้อมูลที่เพิ่มกรอกในหัวข้อฟิลด์ Properties ต่าง ๆ สามารถคลิกปุ่ม Cancel เพื่อล้างค่าได้ทันที - ตำแหน่งหมายเลข 7 ปุ่ม << Prev และ Next >> ใช้ในการคลิกดูเอกสารอื่น ๆ ที่ถูกอัพโหลดให้อยู่ภายใต้โฟลเดอร์เดียวกัน ในลำดับก่อนหน้าหรือถัดไป
โดย Alfresco WIKI แนะนำว่าควรคลิกปุ่ม << Prev หรือ Next >> หลังจากบันทึกการตั้งค่า Properties ของเอกสารเรียบร้อยแล้ว เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่กำลังตั้งค่าสูญหาย
นอกจากนี้ การแสดงผลปุ่มสำหรับบันทึกข้อมุลและยกเลิก รวมถึง ปุ่ม << Prev และ Next >> ดังที่อธิบายรายละเอียดในหัวข้อตำแหน่งหมายเลข 6 และ 7 ข้างต้นนั้น อาจมีการแสดงผลให้คลิกบันทึกได้หลายตำแหน่ง ดังภาพที่ 11 ซึ่งปุ่มเหล่านี้มาจากการตั้งค่า Appearance แบบ With Button จากขั้นตอนการเพิ่ม Layout Elements เป็น Section ในเมนู Layout Designer ของ Custom Type โดยไม่ว่าคุณจะคลิกปุ่ม Save หรือ Cancel ใน Section ใด ก็จะส่งผลต่อการบันทึกหรือยกเลิกข้อมูล Properties ในทุก Section ของเอกสารนี้ได้ทั้งหมด
Edit Properties Popup
หากต้องการแก้ไข Properties ของเอกสาร โดยเลือกให้ระบบเก็บข้อมูลจากตำแหน่งที่เลือกบนเอกสาร และนำมาเดิมในหัวข้อฟิลด์ Properties ที่ต้องการอัตโนมัติ สามารถใช้เมนูคำสั่ง Edit Properties Popup จัดการได้โดยตรง ตามขั้นตอนดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนูที่จัดเก็บเอกสารในส่วน Share ที่ต้องการ เช่น เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) เป็นต้น ดังภาพที่ 3 ข้างต้น
2. คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์จนปรากฎไฟล์เอกสารที่ต้องการแก้ไข จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้ที่บริเวณไฟล์ จะปรากฎเมนูคำสั่งทางด้านขวา ให้คลิกเมนูคำสั่ง Edit Properties Popup ดังภาพที่ 12
หรืออีกหนึ่งช่องทาง หากคลิกที่ชื่อเอกสารเพื่อเข้าสู่หน้าแสดงรายละเอียดเอกสารแล้ว บริเวณเมนูด้านขวาภายใต้หัวข้อ Document Actions (คำสั่งเอกสาร) จะปรากฎเมนูคำสั่ง Edit Properties Popup ให้คลิกเพื่อแก้ไขได้เช่นกัน ดังภาพที่ 13
3. จะปรากฎหน้าต่าง Fill Properties แสดงรายละเอียดเอกสาร พร้อมฟิลด์สำหรับแก้ไขข้อมูล Properties ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง Preview เอกสาร
คุณสามารถใช้เครื่องมือต่าง ๆ เหมือนกับการแก้ไข Properties ด้วยเมนู Edit Properties with Viewer ดังที่อธิบายข้างต้น เช่น Scale คลิกเลื่อนขยาย (zoom in) หรือย่อ (zoom out) เนื้อหาบนเอกสาร, Content Type เลือกประเภทของเอกสาร, ปุ่ม Area OCR ใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูลตำแหน่งที่ต้องการ และให้ระบบแปลงเป็นตัวอักษรและเติมเข้ามาในฟิลด์ Properties แต่ละหัวข้อ เป็นต้น
สุดท้ายคลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล Properties ดังภาพที่ 14
