Automatic documents sorting (dynamic folders & filenames)

What is Alfresco Data Extraction & Sorting (SkyArea Sort)?

ฟังก์ชัน SkyArea Sort คือ ส่วนเสริม (Addon) ที่ทาง Skytizens พัฒนาขึ้น เพื่อใช้ในการเก็บข้อมูลหรือไฟล์ต่าง ๆ ที่นำเข้ามาในระบบจัดการเอกสาร Alfresco อย่างเป็นระเบียบ ตามกฎ (Rules) ที่ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้งานเป็นผู้กำหนด เริ่มด้วยการจำแนก Properties หรือข้อมูลย่อยที่อยู่บนไฟล์เอกสาร  (Extraction) จากนั้นนำมาจัดเรียงลำดับ (Sorting) และสุดท้าย ไฟล์เอกสารจะถูกเปลี่ยนชื่อในรูปแบบมาตรฐานเดียวกันและถูกนำไปจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทางอย่างเป็นหมวดหมู่อัตโนมัติ ซึ่งสามารถค้นหาและเข้าถึงไฟล์เอกสารที่ถูกจัดเก็บในภายหลังได้อย่างสะดวกอีกด้วย

โดยขั้นตอนการเรียงลำดับไฟล์เอกสารจะเริ่มต้นขึ้น หลังจากที่ผู้ใช้งานนำเข้าไฟล์เอกสารด้วยการอัพโหลดหรือสแกน โดยอาจมีการใช้ฟังก์ชันเสริมอื่น ๆ ร่วมด้วย เช่น การใช้ฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite เพื่อจัดเก็บค่าหรือข้อมูลจากเอกสารในตำแหน่งที่ต้องการ จากนั้นฟังก์ชัน SkyArea Sort จะนำค่าข้อมูลที่ได้มาจัดเรียงลำดับและจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทางตามกฎที่ตั้งไว้อัตโนมัติ

ด้วยกระบวนการทำงานที่ผู้ใช้งานเพียงแค่นำเข้าเอกสารในระบบ Alfresco ที่โฟลเดอร์ต้นทาง จากนั้นฟังก์ชัน SkyArea Sort จะดำเนินการจัดเรียงข้อมูลและจัดเก็บไฟล์เอกสารที่โฟลเดอร์ปลายทางตามกฎที่ตั้งไว้อัตโนมัติ จะช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นกับเอกสาร และสร้างมาตรฐานในการใช้งานเอกสารร่วมกันของทุกแผนกในองค์กรให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน อย่างมีระเบียบแบบแผนอีกด้วย

Why is Alfresco Data Extraction & Sorting (SkyArea Sort) so important?

Skytizens ได้รวมส่วนเสริม SkyArea Sort ในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco เพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้งานเพียงแค่ทำการ “click-and-drag” (คลิกและลาก) เพื่อนำไฟล์เอกสารเข้าสู่ระบบเท่านั้น ส่วนขั้นตอนการจัดเรียงไฟล์เอกสารใหม่และการจัดเก็บไฟล์จะถูกดำเนินการโดยระบบอัตโนมัติ ซึ่งมีข้อดีคือ

• ประหยัดเวลา ช่วยลดขั้นตอนการทำงานของพนักงาน ด้วยการจัดเรียงลำดับและจัดเก็บไฟล์อัตโนมัติ
• ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น เช่น ไฟล์สูญหาย การจัดเก็บไฟล์ผิดหมวดหมู่ การตั้งชื่อไฟล์ไม่ถูกต้อง ฯลฯ เนื่องจากการจัดทำดัชนีอัตโนมัติโดยระบบ อีกทั้งทุกไฟล์จะค้นหาได้ง่ายโดยใช้ฟังก์ชันการค้นหาขั้นสูง
• ช่วยในการจัดระเบียบ ด้วยโครงสร้างโฟลเดอร์และการตั้งชื่อไฟล์เอกสารใหม่อัตโนมัติตามกฎที่กำหนด ทำให้การจัดเก็บข้อมูลเป็นมาตรฐานเดียวกัน และไม่มีความซับซ้อนสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป

Automatic documents sorting using SkyArea Sort

ดังที่แจ้งข้างต้นว่า กระบวนการแรกที่จะเกิดขึ้นในระบบก่อนจะมีการเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) ได้ คือ การจำแนก Properties หรือข้อมูลย่อยที่อยู่บนไฟล์เอกสาร (Extraction) ซึ่งเกิดจากการนำเข้าไฟล์ผ่านหลากหลายช่องทางได้ เช่น การใช้ Barcodeหรือ QR Code ของไฟล์ Properties หรือข้อมูลย่อยที่เป็นค่าเริ่มต้นจากข้อมูลดัชนีของไฟล์เอกสาร และ Properties ที่กำหนดเอง จากเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) เป็นต้น

และเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถทำความเข้าใจขั้นตอนการนำเข้าและจำแนกข้อมูลก่อน ขอยกตัวอย่างการนำเข้าไฟล์เอกสารด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite ซึ่งเป็นส่วนเสริมที่มาคู่กับฟังก์ชัน SkyArea Sort โดยมีหลักการทำงานโดยย่อ คือ

ใช้ฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite สร้างเทมเพลตเอกสารเพื่อระบุตำแหน่งที่ต้องการเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์มเอกสารและแปลงเป็นข้อความ จากนั้นเมื่อผู้ใช้งานสแกนหรืออัพโหลดแบบฟอร์มเอกสารชนิดเดียวกันเข้ามาในระบบ ข้อมูลจากตำแหน่งที่กำหนดไว้ในเทมเพลต SkyArea OCR Lite จะถูกนำไปเติมในช่องฟิลด์ Properties สำหรับบันทึกข้อมูลในระบบจัดการเอกสาร Alfresco โดยอัตโนมัติ เช่น จัดเก็บข้อมูลในเอกสารแบบฟอร์มประเภท Invoice (ใบแจ้งหนี้) 4 ตำแหน่ง คือ ชื่อลูกค้า, เลขที่เอกสาร, ชื่อพนักงานขาย และยอดเงินรวม ดังภาพที่ 1

สามารถดูรายละเอียด วิธีการใช้งานฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite เพิ่มเติมได้ที่ เว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI หัวข้อ Zonal OCR with Data Extraction from scanned documents

แม้ว่า Properties หรือข้อมูลย่อยที่ระบบอ่านค่าจากแต่ละตำแหน่งบนเอกสารเมื่อถูกนำเข้า จะถูกบันทึกลงในฟิลด์หัวข้อต่าง ๆ โดยอัตโนมัติด้วยฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite แล้ว แต่ทั้งนี้ ไฟล์ที่ถูกนำเข้าจะแสดงผลชื่อไฟล์ตามเอกสารต้นฉบับ และถูกจัดเก็บอยู่ในโฟลเดอร์ตามที่ผู้ใช้งานสร้างเอง ซึ่งหากมีผู้ใช้งานในระบบหลายคน อาจทำให้การตั้งชื่อไฟล์เอกสารหรือโฟลเดอร์มีความแตกต่างกัน และอาจทำให้ไม่สะดวกในการค้นหาข้อมูลในภายหลัง ดังภาพที่ 2

ดังนั้น เพื่อให้การจัดเก็บเอกสารในระบบ Alfresco เป็นไปในทิศทางเดียวกัน สามารถใช้งานฟังก์ชัน SkyArea  Sort ในการสร้างกฎ (Rules) เพื่อกำหนดให้ระบบนำ Properties จากเอกสารเหล่านี้มาจัดเรียงลำดับ (Sorting) และนำไปตั้งเป็นชื่อใหม่ให้กับไฟล์เอกสารที่ถูกอัพโหลด และไฟล์จะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทางอย่างเป็นหมวดหมู่อัตโนมัติด้วย ตัวอย่างเช่น ตั้งกฎให้นำ Properties ของเอกสารแบบฟอร์มประเภท Invoice (ใบแจ้งหนี้) คือ ชื่อลูกค้า และเลขที่เอกสาร มาตั้งเป็นชื่อไฟล์อัตโนมัติ และจัดเก็บในโฟลเดอร์แยกตามเลขที่เอกสารและวันที่นำเข้าไฟล์ได้ ดังภาพที่ 3

สำหรับขั้นตอนในการใช้งานฟังก์ชัน SkyArea Sort มีดังนี้

Creating SkyArea Sort Rules

ขั้นตอนการสร้างกฎ (Rules) ด้วยฟังก์ชัน SkyArea Sort เพื่อจัดการเอกสารที่ถูกนำเข้ามาในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ในส่วนของการตั้งชื่อไฟล์เอกสารและสร้างโฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการจัดเก็บไฟล์เอกสารอย่างเป็นหมวดหมู่ ซึ่งคุณสามารถสร้างกฎได้ไม่จำกัดจำนวน ตามประเภทของเอกสารหรือรูปแบบการจัดเก็บมาตรฐานที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Tools (เครื่องมือ) และคลิก Skytizens Features จากนั้นที่แถบเมนู Tools ทางด้านซ้าย ให้คลิกเมนู SkyArea Sort จะแสดงผลหน้าสำหรับจัดการกฎของ SkyArea Sort ให้คุณคลิกปุ่ม Create New Rule (สร้างกฎใหม่) ดังภาพที่ 4

2. ปรากฎหน้าต่าง Create New Rule (สร้างกฎใหม่) สามารถจัดการข้อมูลในหัวข้อที่ปรากฎเพื่อสร้างกฎได้ ดังภาพที่ 5

• หัวข้อ Name* (ชื่อกฎ) ตั้งชื่อกฎ โดยจำเป็นต้องกรอกข้อมูลในช่องนี้ (ไม่สามารถเว้นเป็นค่าว่างได้)
• หัวข้อ Document Type: (ชนิดเอกสาร) ให้เลือกชนิดของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกฎนี้ โดยเป็นการใช้ Custom Types จากโมเดลข้อมูลที่สร้างไว้ในเมนู Model Manager ซึ่งโมเดลจำเป็นต้องมีสถานะ Activate (เปิดใช้งาน) เท่านั้น จึงจะแสดงผลประเภทของเอกสารให้เลือกใช้งานในหน้าสร้างกฎได้
  ตัวอย่าง ในที่นี้เลือกใช้ Custom Type ของเอกสารแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ (Invoice) เพื่อกำหนดวิธีการจัดเรียงลำดับและทำดัชนีไฟล์ตามข้อมูล Properties ที่อยู่ในเอกสาร Type Invoice นี้ เช่น ชื่อลูกค้า เลขที่เอกสาร และข้อมูลอื่น ๆ ดังภาพที่ 6

• หัวข้อ No (ลำดับ) แสดงลำดับของรายการกฎ
• หัวข้อ Enable (เปิด/ปิด) เลือกเปิดหรือปิดการใช้งานกฎรายการนั้น ๆ
• หัวข้อ Property (คุณสมบัติ) เลือกตัวกรอง Property ในรูปแบบ “prefix:property” เช่น cm:name (name)
• หัวข้อ Regular Expression (นิพจน์ปกติ) ใช้นิพจน์ทั่วไปเพื่อจับคู่กับ Properties หรือคุณสมบัติของเอกสารตามที่กำหนด โดยสามารถใส่สัญลักษณ์ .* (จุดและดอกจัน) ลงในช่อง เพื่อให้ระบบรองรับการนำเข้าเป็นเอกสารประเภทใดก็ได้
• หัวข้อ Name (ชื่อตัวแปร) วางตำแหน่งตัวแปรเพื่อสร้างเป็นเทมเพลตในการตั้งชื่อเอกสาร
  ตัวอย่าง {param1}-{cm_name}-{day}
  โดยสามารถใส่ตัวแปรในช่อง Name โดยนำ Properties ของเอกสาร Custom Types นั้น ๆ มาใส่ในสัญลักษณ์ {} ได้  เช่น หากต้องการให้เอกสารแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ ถูกเปลี่ยนชื่อและแสดงผลชื่อไฟล์ในรูปแบบเทมเพลต ประเภทเอกสาร_เลขที่เอกสาร-ชื่อลูกค้า จะแสดงผลตัวแปรเทมเพลตการตั้งชื่อเอกสารนี้เป็น {type}_{Sales_Doc_no}-{Sales_cus_name} ดังภาพที่ 7

หมายเหตุ

1. จากชื่อ Properties ที่เลือกใช้งานเป็นตัวแปรในเทมเพลตชื่อไฟล์ ให้เปลี่ยนสัญลักษณ์ : ที่คั่นระหว่างชื่อโมเดลและชื่อ Properties เป็นสัญลักษณ์ _
2. Properties ที่จะนำมาเป็นเทมเพลตชื่อแต่ละตำแหน่ง จะต้องอยู่ภายใต้สัญลักษณ์ {} และแต่ละตำแหน่งสามารถคั่นข้อมูลได้ด้วยการใส่สัญลักษณ์ _ หรือ – ได้
3. สามารถดูข้อมูลตัวแปร ฟังก์ชัน หรือพารามิเตอร์ต่าง ๆ เพิ่มเติมได้ที่ปุ่ม Help (ช่วยเหลือ)
4. หากเว้นช่อง Name นี้เป็นค่าว่าง จะทำให้เอกสารที่ถูกอัพโหลดเข้ามาด้วยกฎนี้จะไม่ถูกเปลี่ยนชื่อ

• หัวข้อ Title (หัวข้อ) วางตำแหน่งตัวแปรเพื่อสร้างเป็นเทมเพลตในการตั้งหัวข้อเรื่องให้กับเอกสาร หรือเป็นคำอธิบายโดยย่อ เช่น {param1}-{cm_name}-{day} ซึ่งหากช่องนี้เป็นค่าว่าง จะทำให้ Title ของเอกสารไม่ถูกเปลี่ยนแปลง
• หัวข้อ Path (เส้นทาง) วางตำแหน่งตัวแปรเพื่อให้ระบบสร้างเส้นทางไปยังโฟลเดอร์เพื่อจัดเก็บเอกสาร
  ตัวอย่าง: Sites/test/documentLibrary/{param1}/{cm_name}/{day}
  โดยสามารถสร้างตัวแปรในช่อง Path โดยนำ Properties ของเอกสาร Custom Types นั้น ๆ มาใส่ในสัญลักษณ์ {} ได้  เช่น หากต้องการให้เอกสารแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ ถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์เป็นลำดับชั้น เรียงจากลำดับบนสุดไปยังโฟลเดอร์ย่อยภายใน ได้แก่ เลขที่เอกสาร/ปี/เดือน/วัน (วันที่ทำการอัพโหลดไฟล์) จะแสดงผลตัวแปรเส้นทางโฟลเดอร์นี้เป็น {Sales_Doc_no}/{gyyyy}/{month}/{day} ดังภาพที่ 8

หมายเหตุ

1. จากชื่อ Properties ที่เลือกใช้งานเป็นตัวแปรในเทมเพลตชื่อโฟลเดอร์ ให้เปลี่ยนสัญลักษณ์ : ที่คั่นระหว่างชื่อโมเดลและชื่อ Properties เป็นสัญลักษณ์ _
2. Properties ที่จะนำมาเป็นเทมเพลตชื่อโฟลเดอร์แต่ละตำแหน่ง จะต้องอยู่ภายใต้สัญลักษณ์ {} และคั่นด้วยสัญลักษณ์ / เพื่อสร้าง Sub Folder ย่อยภายใต้โฟลเดอร์บนสุด ไล่เรียงลงไปเป็นลำดับชั้น
3. สามารถดูข้อมูลตัวแปร ฟังก์ชัน หรือพารามิเตอร์ต่าง ๆ เพิ่มเติมได้ที่ปุ่ม Help (ช่วยเหลือ)
4. หากเว้นช่อง Path เป็นค่าว่าง จะทำให้เอกสารที่ถูกอัพโหลดเข้ามายังคงอยู่ในโฟลเดอร์ต้นทาง ไม่ถูกเปลี่ยนโฟลเดอร์ที่จัดเก็บ

• หัวข้อ Actions (การกระทำ) จะปรากฎสัญลักษณ์  สำหรับสลับตำแหน่งรายการขึ้นหรือลง (กรณีที่มีไอเทมรายการมากกว่า 1 กฎ) หรือคลิกสัญลักษณ์  เพื่อดู Option (ตัวเลือก) การตั้งกฎเพิ่มเติม หรือคลิกสัญลักษณ์  เพื่อลบไอเทมรายการกฎนี้
• ปุ่ม Add (เพิ่ม) คลิกเพื่อเพิ่มไอเทมรายการกฎใหม่
• ปุ่ม Remove All (เอาออกทั้งหมด) คลิกเพื่อลบข้อมูลกฎที่มีการกรอกไว้ในหัวข้อ หัวข้อ Name (ชื่อ), Title (หัวข้อ) และ Path (เส้นทาง) รวมถึงลบไอเทมรายการกฎให้เหลือเพียง 1 กฎ พร้อมค่าว่างเป็นข้อมูลเริ่มต้น
• ปุ่ม Help (ช่วยเหลือ) อธิบายข้อมูลตัวแปร ฟังก์ชัน หรือพารามิเตอร์ต่าง ๆ เพิ่มเติม ได้แก่
  Available Variables: ตัวแปรที่สามารถใช้ได้ เช่น
  • {prefix_property} – ชื่อของ Property ประกอบด้วยคำนำหน้าและชื่อ Property เช่น {cm_name}
  • {groupN} – ค่ากลุ่มจาก Property ที่กำหนดไว้ เช่น {group1}
  • {day} – วัน
  • {month} – เดือน
  • {byy} – ใช้ปีแบบย่อ จากปฏิทินพุทธศักราช เช่น 62
  • {byyyy} – ใช้ปีเต็ม ในปฏิทินพุทธศักราช เช่น 2562
  • {gyy} – ใช้ปีสั้น ๆ ในปฏิทินเกรโกเลียน (คริสตศักราช) เช่น 19
  • {gyyyy} – ใช้ปีเต็ม ในปฏิทินเกรโกเลียน (คริสตศักราช) เช่น 2019

  Available Functions: ฟังก์ชันที่สามารถใช้ได้ เช่น

  • convertDate(format1,format2) – แปลงค่าจากวันที่และรูปแบบเป็นตัวอักษร (โดยใช้รูปแบบ java SimpleDateFormat) เช่น convertDate(“MM”,”MMMM”)
  • toUpperCase() – แปลงตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ เช่น Oct -> OCT
  • toLowerCase() – แปลงตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์เล็ก เช่น Oct -> oct

  Available Validation Parameters: พารามิเตอร์สำหรับตรวจสอบข้อมูลที่สามารถใช้ได้ เช่น

  • date:{‘format’} – จัดรูปแบบวันที่ปัจจุบันเป็นข้อความตัวอักษรภาษาอังกฤษแบบสตริง (ใช้รูปแบบ Java SimpleDateFormat) เช่น date:{‘yyyy’} -> 2019
  • prop:{‘prefix_property’} – ชื่อของ Property ประกอบด้วยคำนำหน้าและชื่อ Property เช่น prop:{‘cm_name’}
  • site:{‘name’} – เลือกชื่อไซต์ – สามารถใช้ตัวแปร ‘current’ เพื่อเข้าถึงไซต์ที่จัดเก็บเอกสารที่ต้องการ เช่น site:{current}
  • site:{‘name’}datalist:{‘name’}prop:{‘prefix_property’} – รายการค่าของแบบฟอร์ม ที่ระบุ Datalist และฟิลด์ – นำไปเปรียบเทียบค่ากับองค์ประกอบทั้งหมดจากลิสต์รายการ
  • function:{‘function’} – ฟังก์ชันดำเนินการกับองค์ประกอบ เช่น prop:{‘cm_name’}function:{toLowerCase()} – ใช้สำหรับองค์ประกอบทั้งหมดจากลิสต์รายการ

  นอกจากนี้ ภายใต้ปุ่ม Help ยังมีหัวข้อ Test Tool (เครื่องมือทดสอบ) เพื่อตรวจสอบว่ามีการกำหนดความหมายของ Regular Expression (นิพจน์ปกติ) อย่างถูกต้องหรือไม่ ดังภาพที่ 9

สุดท้าย ปุ่ม Save (บันทึก) เพื่อยืนยันการตั้งค่ากฎใหม่ในเมนู SkyArea Sort

3. แสดงผลกฎที่สร้างใหม่ ภายใต้เมนู SkyArea Sort ดังภาพที่ 10

Editing SkyArea Sort saved rules

สามารถแก้ไขกฎในการตั้งชื่อไฟล์เอกสารและโฟลเดอร์ที่จะจัดเก็บไฟล์ที่สร้างจากฟังก์ชัน SkyArea Sort และบันทึกเรียบร้อยแล้ว

โดยคลิกที่เมนู Tools (เครื่องมือ) และคลิก Skytizens Features จากนั้นที่แถบเมนู Tools ทางด้านซ้าย ให้คลิกเมนู SkyArea Sort จะพบกับ Rules (กฎ) ตามที่สร้างไว้ในตาราง ให้นำ Cursor เมาส์ชี้ในคอลัมน์ด้านขวาของกฎ จะแสดงผลสัญลักษณ์  Edit Rule (แก้ไขกฎ) ให้คลิกที่สัญลักษณ์ดังกล่าวเพื่อเข้าสู่หน้าแก้ไข  ดังภาพที่ 11

จากนั้น จะปรากฎหน้าสำหรับจัดการแก้ไขกฎ ด้วยฟังก์ชัน SkyArea Sort โดยคุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูล เช่น ชื่อกฎ หรือเพิ่ม ลบ เปลี่ยนตำแหน่งให้กับตัวแปรเทมเพลตการตั้งชื่อเอกสาร เป็นต้น สุดท้ายให้คลิก Save เพื่อบันทึกการแก้ไข ดังภาพที่ 12

Deleting rules in SkyArea Sort

เบื้องต้น การลบกฎในการจัดเรียงลำดับข้อมูลของเอกสารภายใต้เมนู SkyArea Sort จะทำให้โฟลเดอร์ที่มีการใช้งานกฎเหล่านี้ ไม่สามารถจัดเรียงข้อมูลเอกสารที่ถูกสแกนหรืออัพโหลดเข้ามา และไม่สามารถสร้างโฟลเดอร์อัตโนมัติด้วยฟังก์ชัน SkyArea Sort ได้อีกต่อไป จึงควรใช้ความระมัดระวังในการลบกฎเป็นอย่างยิ่ง โดยมีขั้นตอนในการลบเทมเพลตเอกสาร ดังนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Tools (เครื่องมือ) จากนั้นคลิกเมนู Skytizens Features และคลิกเมนู Sky Area Sort จะพบกับ Rules (กฎ) ตามที่สร้างไว้ในตาราง ให้นำ Cursor เมาส์ชี้ในคอลัมน์ด้านขวาของกฎ จะแสดงผลสัญลักษณ์  Delete Rule (ลบกฎ) ให้คลิกที่สัญลักษณ์ดังกล่าวเพื่อลบกฎนั้น ๆ ดังภาพที่ 13

2. จะปรากฎหน้าต่าง Delete rule (ลบกฎ) ให้คลิกปุ่ม Delete (ลบ) เพื่อยืนยันการลบ ดังภาพที่ 14

Uploading and storing document with SkyArea Sort

ในส่วนนี้จะแนะนำวิธีการตั้งกฎ (Rules) ที่โฟลเดอร์ เพื่อให้เมื่อนำเข้าเอกสารในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ทั้งในเมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) และให้ระบบเปลี่ยนชื่อไฟล์เอกสารและจัดเก็บไฟล์ในโฟลเดอร์ตามกฎที่กำหนดไว้ในฟังก์ชัน SkyArea Sort โดยมีขั้นตอนตั้งค่าการใช้งานดังนี้

Creating new folder’s rules using SkyArea Sort

ขั้นตอนแรกที่จะต้องดำเนินการก่อนการนำเอกสารเข้ามาในระบบด้วยวิธีต่าง ๆ คือ การสร้างกฎ (Rules) ให้กับโฟลเดอร์ โดยนำกฎที่สร้างไว้จากฟังก์ชัน SkyArea Sort มาใช้งาน เพื่อให้ระบบทราบว่าเอกสารที่ผู้ใช้งานจะสแกนหรืออัพโหลดเข้ามาในโฟลเดอร์นั้น ๆ ต้องถูกเปลี่ยนชื่อเอกสารและจะถูกจัดเก็บในเส้นทางโฟลเดอร์ตามกฎที่สร้างไว้

โดยผู้ดูแลระบบ หรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ สามารถสร้างและจัดการกฎของโฟลเดอร์ให้อ่านค่าบนเอกสารตามเทมเพลตได้ ตามขั้นตอนดังนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนูที่จัดเก็บเอกสารในส่วน Share ที่ต้องการ เช่น เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) เป็นต้น ดังภาพที่ 15

2. จากนั้น เตรียมโฟลเดอร์ใหม่ ที่จะใช้ในการนำเข้าเอกสารด้วยกฎที่ตั้งด้วยฟังก์ชัน SkyArea Sort
(คลิกเพื่อดูรายละเอียด วิธีสร้างโฟลเดอร์ เพิ่มเติม)

ตัวอย่างการสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดเก็บไฟล์เอกสารแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ (Invoice) ด้วยฟังก์ชัน SkyArea Sort ดังภาพที่ 16

ตำแหน่ง a. สร้างโฟลเดอร์หลัก เพื่อจัดเก็บไฟล์แยกตามประเภทเอกสาร เช่น โฟลเดอร์เก็บแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ ชื่อ Invoice โดยโฟลเดอร์นี้จะยังไม่ถูกกำหนดกฎที่โฟลเดอร์

ตำแหน่ง b. สร้างโฟลเดอร์ย่อยเพื่อใช้ในการนำเข้าเอกสาร เช่น โฟลเดอร์ชื่อ 1_INPUT โดยจะมีการกำหนดกฎที่โฟลเดอร์นี้ 2 กฎ ได้แก่

• กฎที่ 1 Change Document Type ให้เอกสารที่นำเข้าถูกเปลี่ยนประเภทของเอกสาร ตาม Custom Type
• กฎที่ 2 Data Extraction เพื่อจำแนก Properties หรือข้อมูลย่อยที่อยู่บนไฟล์เอกสารเตรียมนำไปใช้การจัดเรียงลำดับข้อมูลในขั้นตอนถัดไป

ตำแหน่ง c. สร้างโฟลเดอร์เพื่อรองรับการจัดเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) โดยโฟลเดอร์นี้จะอยู่ภายใต้โฟลเดอร์ตำแหน่ง b.  เช่น สร้างโฟลเดอร์ชื่อ 1_1SORT โดยที่โฟลเดอร์นี้จะถูกกำหนด

• กฎที่ 3 Sort เพื่อให้เกิดกระบวนการเปลี่ยนชื่อไฟล์เอกสารให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐานเดียวกัน รวมถึงเลือกโฟลเดอร์ปลายทางที่จะจัดเก็บเอกสาร

ตำแหน่ง d. สร้างโฟลเดอร์ย่อยเพื่อเป็นปลายทางในการเก็บเอกสาร เช่น โฟลเดอร์ชื่อ 2_DESTINATION โดยโฟลเดอร์นี้จะยังไม่ถูกกำหนดกฎที่โฟลเดอร์ แต่จะเป็นโฟลเดอร์หลักที่รองรับการสร้างโฟลเดอร์ย่อยจากที่ระบบจะสร้างตามกฎที่ตั้งไว้ เพื่อจัดเก็บเอกสาร

3. ให้วาง Cursor เมาส์ บริเวณโฟลเดอร์ที่สร้างใหม่ จะปรากฎเมนูคำสั่งทางด้านขวาของโฟลเดอร์ ให้คลิกที่คำสั่ง More… (เพิ่มเติม) และคลิกเมนู Manage Rules (จัดการกฎ) เพื่อเริ่มตั้งค่ากฎให้กับแต่ละโฟลเดอร์ ดังภาพที่ 17

4. เข้าสู่หน้าตั้งค่ากฎของโฟลเดอร์ ให้คลิกเมนู Create Rules (สร้างกฎ) ดังภาพที่ 18

5. แสดงผลหน้า New Rule (กฎใหม่) ให้กำหนดค่าเพื่อสร้างกฎให้กับแต่ละโฟลเดอร์ จากตัวอย่างในภาพที่ 16 ข้างต้น ดังนี้

5.1. สร้างกฎในการนำเข้าเอกสารที่โฟลเดอร์ จากตัวอย่างภาพที่ 16 คือ ตำแหน่ง b. หรือโฟลเดอร์ชื่อ 1_INPUT ให้เอกสารที่นำเข้าถูกเปลี่ยนชนิดของเอกสาร (Change Document Type) และกฎเพื่อจำแนก Properties หรือข้อมูลย่อยที่อยู่บนไฟล์เอกสาร  (Data Extraction) ดังนี้

5.1.1. สร้างกฎที่ 1 Change Document Type เพื่อให้เอกสารที่นำเข้าถูกเปลี่ยนชนิดของเอกสาร (ตามที่สร้างไว้ในส่วน Custom Types ที่เมนู Model Manager) โดยสามารถตั้งค่าในหัวข้อที่จำเป็นได้ ดังภาพที่ 19

• ตำแหน่งหมายเลข 1 ภายใต้หัวข้อ General (ทั่วไป) ให้กรอกชื่อของกฎในช่อง Name (ชื่อ) เช่น Change Type เป็นต้น โดยเป็นฟิลด์ที่จำเป็นต้องกรอกข้อมูล ไม่สามารถเว้นว่างได้ และสามารถกรอกรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎที่จะสร้าง ในช่อง Description (คำอธิบาย) ได้
• ตำแหน่งหมายเลข 2 ภายใต้หัวข้อ Define Rule (กำหนดกฎ) ให้คลิกตัวเลือกลิสต์รายการที่อยู่ในกรอบ Perform Action (ปฏิบัติตามคำสั่ง) โดยเลือกคำสั่ง “Specialise type” จะปรากฎตัวเลือก Type ของเอกสาร (ตามที่สร้างไว้ในส่วน Custom Types ที่เมนู Model Manager) โดยในที่นี้ ขอยกตัวอย่างการเก็บเอกสารแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ ด้วย Type ที่สร้างไว้ในชื่อ “Invoice Document”
• ตำแหน่งหมายเลข 3 คลิกปุ่ม Create (สร้าง) เพื่อบันทึกการสร้างกฎของโฟลเดอร์

จะแสดงผลกฎ Change Document Type ในหน้า Rules ของโฟลเดอร์ 1_INPUT จากนั้นให้คลิกปุ่ม New Rule (กฎใหม่) เพื่อเพิ่มกฎที่ 2 Extraction ให้กับโฟลเดอร์นี้ ดังภาพที่ 20

5.1.2. สร้างกฎที่ 2 Data Extraction เพื่อจำแนก Properties หรือข้อมูลย่อยที่อยู่บนไฟล์เอกสาร (ตามเทมเพลตเอกสารที่สร้างไว้ในส่วน Custom Types ที่เมนู Model Manager) โดยสามารถตั้งค่าในหัวข้อที่จำเป็นได้ ดังภาพที่ 21

• ตำแหน่งหมายเลข 1 ภายใต้หัวข้อ General (ทั่วไป) ให้กรอกชื่อของกฎในช่อง Name (ชื่อ) เช่น Data Extraction เป็นต้น โดยเป็นฟิลด์ที่จำเป็นต้องกรอกข้อมูล ไม่สามารถเว้นว่างได้ และสามารถกรอกรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎที่จะสร้าง ในช่อง Description (คำอธิบาย) ได้
• ตำแหน่งหมายเลข 2 ภายใต้หัวข้อ Define Rule (กำหนดกฎ) ให้คลิกทำเครื่องหมายกาถูกที่หัวข้อ If all criteria are met: (ถ้าตรงตามเกณฑ์ทั้งหมด) จากนั้นให้เลือกตัวเลือกจากลิสต์ช่องแรกเป็น Content of type or sub-type และตัวเลือกในช่องที่สองเป็น Content (เนื้อหา)
• ตำแหน่งหมายเลข 3 ในกรอบ Perform Action (ปฏิบัติตามคำสั่ง) ให้คลิกตัวเลือกลิสต์รายการเป็น “SkyArea Data Extraction” จะปรากฎหัวข้อสำหรับกำหนดข้อมูลเพิ่มเติม
• ตำแหน่งหมายเลข 4 หัวข้อ Destination folder ให้คลิกปุ่ม Select (เลือก) จะปรากฎหน้าต่าง Select Destination Folder (เลือกโฟลเดอร์ปลายทาง) ในที่นี้ ให้คลิกเลือกโฟลเดอร์ 1_1SORT ตามที่สร้างไว้ในตำแหน่ง c. ซึ่งอยู่ภายใต้โฟลเดอร์ 1_INPUT ดังตัวอย่างในภาพที่ 16 และสุดท้ายคลิกปุ่ม OK ในหน้าต่างนี้เพื่อยืนยัน
• ตำแหน่งหมายเลข 5 หัวข้อ Rename the file name if already exists ให้คลิกทำเครื่องหมายกาถูกในช่องสี่เหลี่ยม เพื่อให้ระบบทำการเปลี่ยนชื่อไฟล์เอกสารถ้าหากมีชื่อซ้ำกัน
• ตำแหน่งหมายเลข 6 หัวข้อ Assign template ให้คลิกตัวเลือก “Manually”
• ตำแหน่งหมายเลข 7 หัวข้อ Template ให้เลือกเทมเพลตของเอกสารที่ถูกสร้างและแสดงผลอยู่ภายใต้เมนู SkyArea OCR Lite ที่ต้องการ โดยเทมเพลตเอกสารที่จะแสดงผลเป็นตัวเลือกในส่วนนี้ได้ ต้องมี Status (สถานะ) เป็น Enabled (เปิดการใช้งาน) เท่านั้น ซึ่งในตัวอย่างนี้คือเทมเพลตเอกสารแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ ชื่อ Invoice
• ตำแหน่งหมายเลข 8 คลิกทำเครื่องหมายกาถูก ที่หัวข้อ Run rule in background (ใช้กฎในเบื้องหลัง)
• ตำแหน่งหมายเลข 9 คลิกปุ่ม Create (สร้าง) เพื่อบันทึกการสร้างกฎของโฟลเดอร์

จะแสดงผลกฎ Data Extraction เป็นกฎที่ 2 ในหน้า Rules ของโฟลเดอร์ 1_INPUT ดังภาพที่ 22

5.2. สร้างกฎที่ 3 Sorting เพื่อจัดเรียงลำดับข้อมูล จากตัวอย่างภาพที่ 16 คือ ตำแหน่ง c. หรือที่โฟลเดอร์ชื่อ 1_1SORT ซึ่งจะทำหน้าที่เปลี่ยนชื่อไฟล์เอกสารให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐานเดียวกัน รวมถึงเลือกโฟลเดอร์ปลายทางที่จะจัดเก็บเอกสารตามกฎที่ตั้งไว้ด้วยฟังก์ชัน SkyArea Sort

โดยจากตัวอย่างการสร้างกฎให้กับไฟล์เอกสารแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ (Invoice) คลิกที่โฟลเดอร์ 1_INPUT จะแสดงผลโฟลเดอร์ 1_1SORT จากนั้นที่เมนูคำสั่งทางด้านขวาของโฟลเดอร์ ให้คลิกที่คำสั่ง More… (เพิ่มเติม) และคลิกเมนู Manage Rules (จัดการกฎ)
จะเข้าสู่หน้าตั้งค่ากฎของโฟลเดอร์ ให้คลิกเมนู Create Rules (สร้างกฎ) เพื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่ากฎให้กับโฟลเดอร์ 1_1SORT ดังภาพที่ 23

แสดงผลหน้าต่าง New Rule (กฎใหม่) โดยสามารถตั้งค่าในหัวข้อที่จำเป็นได้ ดังภาพที่ 24

• ตำแหน่งหมายเลข 1 ภายใต้หัวข้อ General (ทั่วไป) ให้กรอกชื่อของกฎในช่อง Name (ชื่อ) เช่น Sort เป็นต้น โดยเป็นฟิลด์ที่จำเป็นต้องกรอกข้อมูล ไม่สามารถเว้นว่างได้ และสามารถกรอกรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎที่จะสร้าง ในช่อง Description (คำอธิบาย) ได้

• ตำแหน่งหมายเลข 2 ในกรอบ Perform Action (ปฏิบัติตามคำสั่ง) ให้คลิกตัวเลือกลิสต์รายการเป็น “SkyArea Sort” จะปรากฎหัวข้อสำหรับกำหนดข้อมูลเพิ่มเติม
• ตำแหน่งหมายเลข 3 หัวข้อ Select SkyArea Sort rule (กฎ) ให้คลิกเลือกกฎของเอกสาร ตามที่สร้างไว้ในฟังก์ชัน SkyArea Sort (ดังขั้นตอนในภาพที่ 3-10 ข้างต้น) ในตัวอย่างนี้คือกฎชื่อ Invoice_Doc
• ตำแหน่งหมายเลข 4 หัวข้อ Root Folder Path ให้คลิกปุ่ม Select (เลือก) จะปรากฎหน้าต่าง Select Destination Folder (เลือกโฟลเดอร์ปลายทาง) ในที่นี้ ให้คลิกเลือกโฟลเดอร์ 2_DESTINATION ตามที่สร้างไว้ในตำแหน่ง d. ดังตัวอย่างในภาพที่ 16 และสุดท้ายคลิกปุ่ม OK ในหน้าต่างนี้เพื่อยืนยัน
• ตำแหน่งหมายเลข 5 หัวข้อ If the destination file already exists: ให้คลิกตัวเลือกจากลิสต์รายการเป็น Rename filename by adding -N suffix เพื่อให้กรณีที่หากมีการอัพโหลดไฟล์เอกสารที่มีคุณสมบัติเหมือนกันและอาจทำให้ชื่อไฟล์ที่ตั้งซ้ำกัน ระบบจะเติมสัญลักษณ์ – และตัวเลขลำดับต่อท้ายชื่อไฟล์ให้อัตโนมัติ
• ตำแหน่งหมายเลข 6 คลิกปุ่ม Create (สร้าง) เพื่อบันทึกการสร้างกฎของโฟลเดอร์

จะแสดงผลกฎ Sort ในหน้า Rules ของโฟลเดอร์ 2_DESTINATION ดังภาพที่ 25

และหากกลับไปที่หน้าโฟลเดอร์หลัก จะปรากฎสัญลักษณ์  บริเวณมุมบนด้านซ้าย เพื่อแจ้งให้ผู้ใช้ทั่วไปทราบว่าโฟลเดอร์นี้เป็นโฟลเดอร์ที่มีกฎ ดังภาพที่ 26

Uploading and Editing documents to a folder with sort rules

หลังจากตั้งกฎที่โฟลเดอร์ครบทั้ง 3 กฎ ตามขั้นตอนข้างต้นแล้ว ระบบก็พร้อมจะรองรับการนำเข้าเอกสารและจัดเรียงข้อมูลในโฟลเดอร์ปลายทาง ด้วยชื่อไฟล์ในรูปแบบมาตรฐานตามกฎที่กำหนดไว้ในเมนู SkyArea Sort

ซึ่ง Alfresco WIKI แนะนำว่า ไฟล์ที่อัพโหลดควรเป็นไฟล์ชนิดเดียวกับที่ใช้สร้างเทมเพลตเอกสารไว้ เช่น เทมเพลตของเอกสารใบ Invoice เป็นไฟล์ภาพ นามสกุล .JPG ดังนั้น ไฟล์แบบฟอร์มใบ Invoice อื่น ๆ ที่จะอัพโหลดเข้ามาในโฟลเดอร์นี้ จะต้องเป็นไฟล์ภาพ นามสกุล .JPG เช่นกัน เป็นต้น โดยมีขั้นตอนการอัพโหลดไฟล์เอกสาร ดังนี้

1. ขั้นตอนการอัพโหลดไฟล์เอกสาร คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่ต้องการ จนแสดงผลโฟลเดอร์ที่ตั้งกฎการนำเข้าเอกสารไว้ จากตัวอย่างข้างต้นภาพที่ 16 คือโฟลเดอร์ตำแหน่ง b. ชื่อโฟลเดอร์ 1_INPUT จากนั้น คลิก Drag & Drop (ลาก-วาง) ไฟล์จากไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ นำมาวางในโฟลเดอร์ดังกล่าว

โดยเอกสารจะผ่านกระบวนการอัพโหลดในโฟลเดอร์ที่มีกฎตั้งไว้ คือ เปลี่ยนชนิดเอกสาร (Change Document Type), เก็บข้อมูล Properties บนเอกสาร (Data Extraction), และสุดท้าย นำข้อมูล Properties มาตั้งเป็นชื่อไฟล์เอกสาร และสร้างโฟลเดอร์จัดเก็บไฟล์เอกสารตามตัวแปรที่สร้างไว้ด้วยฟังกัชัน SkyArea Sort ไว้ภายใต้โฟลเดอร์ปลายทางคือ 2_DESTINATION ดังภาพที่ 27

จากภาพที่ 27 จะเห็นได้ว่า จากไฟล์เอกสารต้นฉบับชื่อ ใบเสนอราคาคุณAlin-Beecher เลขที่ 5678.jpg หลังจากถูกอัพโหลดเข้ามาในโฟลเดอร์ 1_INPUT แล้ว ไฟล์ดังกล่าวจะไม่ถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ 1_INPUT หรือ 1_1SORT (ยกเว้นกรณีเกิดข้อผิดพลาด เช่น อัพโหลดไฟล์ไม่ตรงกับประเภทที่กำหนด ไฟล์จะค้างอยู่ในโฟลเดอร์ 1_INPUT)

โดยไฟล์ที่อัพโหลดสำเร็จจะถูกนำไปจัดเก็บภายใต้โฟลเดอร์ 2_DESTINATION อัตโนมัติ โดยมีการสร้างโฟลเดอร์ย่อย ตามตัวแปรที่กำหนดไว้ในกฎของฟังก์ชัน SkyArea Sort หัวข้อ Path (ดังภาพที่ 8 ข้างต้น) รวมถึงมีการเปลี่ยนชื่อไฟล์เอกสารตามตัวแปรที่กำหนดไว้ในกฎของฟังก์ชัน SkyArea Sort หัวข้อ Name (ดังภาพที่ 7 ข้างต้น) เป็นชื่อ INVOICE Document_5678-Alin Beecher.jpg อัตโนมัติอีกด้วย ดังภาพที่ 28

ดังนั้น ไม่ว่าผู้ใช้งานแต่ละรายจะตั้งชื่อไฟล์ที่เอกสารต้นฉบับแตกต่างกันอย่างไร เมื่ออัพโหลดไฟล์เข้ามาในโฟลเดอร์ที่มีการใช้งานกฎด้วยฟังก์ชัน SkyArea Sort แล้ว ไฟล์เอกสารเหล่านั้นก็จะถูกเปลี่ยนชื่อให้แสดงผลในรูปแบบเดียวกัน และจัดเก็บในโฟลเดอร์ย่อยแยกตามเส้นทางของกฎที่ตั้งเช่นกัน ช่วยให้การจัดเก็บเป็นระเบียบ และง่ายต่อการค้นคืนภายหลังอีกด้วย

2. คุณสามารถแก้ไขข้อมูลชื่อไฟล์เอกสารหรือชื่อโฟลเดอร์ได้ จากแต่ละตำแหน่งในไฟล์เอกสารแบบฟอร์มได้ โดยคลิกเมนู Edit Properties ที่โฟลเดอร์หรือไฟล์เอกสาร และจะปรากฎหน้าสำหรับแก้ไขหรือใส่ข้อมูล Properties ในหัวข้อต่าง ๆ เพิ่มเติมได้ตามต้องการ ดังภาพที่ 29

SkyArea Sort – Access Control

ในเบื้องต้น เมนูคำสั่ง SkyArea Sort สำหรับใช้ในการสร้างกฎเพื่อตั้งชื่อไฟล์เอกสารและสร้างโฟลเดอร์จัดเก็บเอกสารใหม่ จะแสดงผลให้ Administrator (ผู้ดูแลระบบ) เป็นผู้ใช้งานหลัก และจะไม่แสดงผลแก่ผู้ใช้งานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เหมือนเมนูคำสั่งอื่น ๆ ทั่วไป

และสำหรับผู้ใช้งานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่ถูกเพิ่มแอคเคาท์ให้อยู่ในกลุ่มคำสั่ง SKY_TOOLS_AREA_OCR_ACCESS จึงจะมีสิทธิ์ในการใช้งานเมนูคำสั่ง SkyArea Sort ภายใต้เมนู Tools (เครื่องมือ) ซึ่งเทียบเท่าสิทธิ์ของ Administrator (ผู้ดูแลระบบ) ได้ ดังภาพที่ 4 ข้างต้น