Managing a site

Customizing a site

เมื่อผู้ใช้งานคลิกเข้าสู่ Site จะพบกับหน้า Site Dashboard (แผงควบคุมเว็บไซต์) แสดงผลเป็นหน้าแรก ซึ่งภายใน Dashboard จะประกอบด้วย Dashlets (แผงควบคุมย่อย) ที่แสดงเมนูการใช้งานต่าง ๆ ภายใน Site นั้น ๆ ดังภาพที่ 1

โดย Administrator (ผู้ดูแลระบบ) หรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ให้เป็น Manager (ผู้ดูแล) ของ Site จะเป็นผู้ที่มีสิทธิ์ในการเลือก Features การใช้งานภายใน Site เช่น Document Library (คลังเอกสาร), Discussions (กระดานสนทนา), Calendar (ปฏิทิน) ฯลฯ  มาแสดงผลเป็น Dashlets และเป็นเมนูของ Site นั้น ๆ เพื่อให้สมาชิกใน Site ได้ใช้งานร่วมกันอีกด้วย

Customizing the site dashboard

เมื่อผู้ใช้งานที่เป็น Administrator หรือผู้ที่รับสิทธิ์ ได้ทำการสร้าง Site เสร็จเรียบร้อยแล้ว จะสามารถปรับแต่ง Site Dashboard (แผงควบคุมเว็บไซต์) ซึ่งมีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้

1. คลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นบริเวณมุมบนด้านขวาของ Site ให้คลิกที่สัญลักษณ์  และคลิกที่เมนู Customize Dashboard (ปรับแต่งแผงควบคุม) ดังภาพที่ 2

2. เข้าสู่หน้า Customize Site Dashboard (ปรับแต่งแผงควบคุมเว็บไซต์) ผู้ดูแลระบบหรือสมาชิก Site ที่มีบทบาทเป็น Manager สามารถเปลี่ยน Layout ของหน้า Dashboard และเพิ่ม-ลบการแสดงผลหัวข้อ Dashlets ได้ ดังนี้

• Change Site Dashboard Layout

Layout (เลย์เอาต์) ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco จะทำหน้าที่แบ่งคอลัมน์การแสดงผลกลุ่มข้อมูลในหน้า Site Dashboard ผู้ใช้สามารถเลือกรูปแบบ Layout ใหม่ได้ โดยคลิกที่ปุ่ม Change Layout (เปลี่ยนรูปแบบ) ดังภาพที่ 3

จะแสดงผล Layout Site Dashboard ให้เลือกรูปแบบตามที่ต้องการ โดยคลิกที่ปุ่ม Select (เลือก) ดังภาพที่ 4

• Add or Remove Site Dashlets

เบื้องต้นระบบจะแสดงหัวข้อ Site Dashlets (แผงควบคุมย่อยของเว็บไซต์) อยู่ในคอลัมน์ตามที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถปรับแต่ง Site Dashlets  ได้ดังนี้

สามารถสลับตำแหน่งหัวข้อและสลับคอลัมน์ได้ โดยคลิกที่ชื่อหัวข้อ Site Dashlet จากนั้น ลากและวาง (Drag and drop) ในตำแหน่งที่ต้องการ ดังภาพที่ 5

เพิ่มการแสดงผล Site Dashlet ใหม่ ให้คลิกที่ปุ่ม Add Dashlets (เพิ่มแผงควบคุมย่อย) จากนั้นให้ลากและวาง (Drag and drop) หัวข้อ Dashlet ที่ปรากฎ ลงในคอลัมน์ตำแหน่งที่ต้องการ ดังภาพที่ 6

ลบการแสดงผลหัวข้อ Site Dashlet ออกจากคอลัมน์ Dashboard โดยคลิกที่หัวข้อ Site Dashlet ที่ต้องการลบ จากนั้นลากออกจากคอลัมน์และวางหัวข้อดังกล่าวบริเวณรูปถังขยะ ดังภาพที่ 7

3. เมื่อตั้งค่าการแสดงผลในหน้า Customize Site Dashboard (ปรับแต่งแผงควบคุมเว็บไซต์) ตามต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่ม OK (ตกลง) เพื่อบันทึกการตั้งค่า ดังภาพที่ 8

เมื่อกลับสู่หน้า Site Dashboard จะเห็นการแสดงผล Dashlets และ Layout ตามที่ตั้งค่าใหม่ทันที
รวมถึงผู้ใช้งานรายอื่น ๆ ที่เป็นสมาชิกของ Site นี้ ก็จะมองเห็นการแสดงผล Dashlets และ Layout ใน Site Dashboard ในรูปแบบเดียวกันนี้ด้วย

Adding features to a site

นอกเหนือจากการใช้งานเมนู Document Library (คลังเอกสาร) เป็น Feature หลักภายในเมนู Site เพื่อแบ่งปันข้อมูลเอกสารและทำงานร่วมกันแล้ว ยังมี Features การใช้งานรูปแบบอื่น ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงานร่วมกัน ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถเลือก Features เพิ่มเติมมาแสดงผลให้ผู้ใช้ใช้งานภายใน Site ได้ ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. คลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นบริเวณมุมบนด้านขวาของ Site ให้คลิกที่สัญลักษณ์  และคลิกที่เมนู Customize Site (ปรับแต่งเว็บไซต์) ดังภาพที่ 10

2. จะเข้าสู่หน้า Customize Site (ปรับแต่งเว็บไซต์) คุณสามารถตั้งค่าและเลือก Features การใช้งานได้ดังนี้

• ตำแหน่งหมายเลข 1 Site Theme (ธีมเว็บไซต์) สามารถเลือกเปลี่ยนธีมตามเฉดสีที่ต้องการ ซึ่งจะมีผลต่อการแสดงผล เช่น แถบสีพื้นหลังของหัวข้อกลุ่ม Dashlets, สีของลิงก์ตัวอักษร หรือสีพื้นหลังของหน้าต่างข้อมูลบางส่วนภายใน Site เป็นสีของธีมตามที่เลือก เป็นต้น ดังภาพที่ 12

• ตำแหน่งหมายเลข 2 Available Site Pages (หน้าเว็บไซต์ที่มี) แสดงผล Feautures ต่าง ๆ จากระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่พร้อมให้เลือกใช้งานภายใน Site นั้น ๆ
• ตำแหน่งหมายเลข 3 Current Site Pages (หน้าเว็บไซต์ปัจจุบัน) แสดงผล Feautures ที่ถูกเลือกมาแสดงผลเป็นเมนูให้ผู้ใช้ใช้งานแล้ว ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถจัดการ Features ในส่วนนี้ได้ ดังนี้

• • • สามารถเพิ่มการแสดงผล Features ใหม่ โดยคลิกลาก Features ที่อยู่ในช่อง Available Site Pages (ตามตำแหน่งหมายเลข 2) ลงมาวางใน Current Site Pages
    • สามารถคลิกสลับตำแหน่ง Features ในกล่อง Current Site Page ซึ่งจะมีผลต่อการเรียงลำดับ Features ในแถบเมนูหลักภายใน Site (เรียงจากซ้ายไปขวาตามลำดับ) โดย Feature ที่แสดงผลอยู่ลำดับซ้ายสุดในกล่อง Current Site Pages จะแสดงผลเป็นเมนูลำดับแรกสุดภายใน Site ด้วย
    • สามารถเปลี่ยนชื่อ Feature ได้ โดยคลิกคำสั่ง Rename (เปลี่ยนชื่อ) ใต้ Feature ที่ต้องการ เมือปรากฎหน้าต่างให้พิมพ์ชื่อใหม่ในช่อง Display name ตามต้องการ และคลิก OK
    • สามารถลบการแสดงผล Feature ออกจากกล่อง Current Site Pages โดยคลิกคำสั่ง Remove (เอาออก) ใต้ Feature ที่ต้องการลบ
• ตำแหน่งหมายเลข 4 คลิก OK (ตกลง) เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า

3. เมื่อกดบันทึกแล้ว ระบบจะแสดงผลกลับสู่หน้า Site Dashboard หากสังเกตที่บริเวณเมนูที่มุมบนด้านขวาของหน้า Site จะแสดงผลเมนู Features เรียงตามลำดับตามที่จัดวางไว้ในกล่อง Current Site Pages 4 ลำดับแรก และเมนู Features ลำดับที่ 5 เป็นต้นไป จะแสดงผลอยู่ภายใต้เมนู More ดังภาพที่ 14
รวมถึงผู้ใช้งานรายอื่น ๆ ที่เป็นสมาชิกของ Site นี้ ก็จะมองเห็นการแสดงผลเมนู Features ในรูปแบบเดียวกันนี้ด้วย

สำหรับวิธีการใช้งาน Features ต่าง ๆ ของ Alfresco ภายในเมนู Site จะแนะนำไว้ในคู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI สามารถคลิกดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อ Alfresco features ค่ะ

Editing the site details

Administrator (ผู้ดูแลระบบ) หรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ให้เป็น Manager (ผู้ดูแล) ของ Site สามารถแก้ไขข้อมูล Site ที่สร้างไว้แล้ว ในส่วนของชื่อและรายละเอียดของ Site รวมถึงเปลี่ยนแปลง Visibility หรือการอนุญาตให้ผู้ใช้งานเข้าถึง Site แบบสาธารณะหรือปิดเป็นส่วนตัวได้ โดยมีขั้นตอนการแก้ไขดังนี้

1. คลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นบริเวณมุมบนด้านขวาของ Site ให้คลิกที่สัญลักษณ์  และคลิกที่เมนู Edit Site Details (แก้ไขรายละเอียดเว็บไซต์) ดังภาพที่ 15

2. จะปรากฎหน้าต่าง Edit Site Details สามารถแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับ Site ดังภาพที่ 16 ได้แก่

• Name: กรอกชื่อ Site ตามต้องการ
• Description: กรอกรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Site
• Visibility: เลือกตั้งค่าการแสดงผล Site แก่ผู้ใช้งานทั่วไป ได้ 3 รูปแบบที่แตกต่างกัน คือ Public (เปิด Site เป็นสาธารณะ), Moderated (Site ที่มีการควบคุมการเป็นสมาชิก) และ Private (ปิด Site เป็นส่วนตัว)

เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ปุ่ม Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

Deleting a site

สำหรับ Site ที่ถูกสร้างขึ้นในระบบจัดการเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco ที่ไม่ต้องการใช้งานอีกต่อไป Administrator (ผู้ดูแลระบบ) หรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ให้เป็น Manager (ผู้ดูแล) ของ Site จะเป็นผู้ที่มีสิทธิ์ในการลบ Site ได้

ขั้นตอนในการลบ Site สามารถทำได้โดย

1. คลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นบริเวณมุมบนด้านขวาของ Site ให้คลิกที่สัญลักษณ์  และคลิกที่เมนู Delete Site ดังภาพที่ 17

หรืออีกหนึ่งช่องทางในการลบ Site คือ ให้คลิกเมนู Site (เว็บไซต์) และคลิกเมนู Site Finder (ตัวสืบค้นเว็บไซต์) ตามตำแหน่งหมายเลข 1
จากนั้นพิมพ์คำค้นหา Site และคลิกปุ่ม Search ตามตำแหน่งหมายเลข 2
สุดท้ายให้คลิกปุ่ม Delete (ลบ) ที่อยู่ทางด้านขวาของชื่อ Site ที่ต้องการลบ ตามตำแหน่งหมายเลข 3 ดังภาพที่ 18

2. จะปรากฎหน้าต่าง Delete Site ให้คลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยันการลบ ดังภาพที่ 19

โดยหลังจากที่ Site ถูกลบแล้ว ระบบจะแสดงผลกลับสู่หน้า Dashboard (แผงควบคุมของผู้ใช้) ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco อัตโนมัติ