Managing site members

เว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI บทความนี้ จะแนะนำวิธีบริหารจัดการผู้ใช้งาน (Users) ใน Sites ต่าง ๆ ของระบบจัดการเอกสาร Alfresco ตั้งแต่การเพิ่มผู้ใช้งาน, การกำหนดบทบาท, การดูข้อมูล ไปจนถึงการลบผู้ใช้งานออกจาก Sites โดยผู้ดูแลระบบ (Administrator) หรือผู้จัดการ (Manager) ของ Site จะเป็นผู้ที่มีสิทธิ์ดำเนินการในส่วนนี้

Adding users to a site

ผู้ดูแลระบบ (Administrator) หรือผู้ใช้งานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่ได้รับบทบาท (Role) เป็น ผู้จัดการ (Manager) ของ Site สามารถเชิญหรือเพิ่มผู้ใช้งานให้เข้าร่วมเป็นสมาชิกของ Site ได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้
(หมายเหตุ ผู้ใช้งาน (User) จะถูกเพิ่มเข้ามาในระบบ Alfresco โดยผู้ดูแลระบบ (Administrator) ที่เมนู Users ภายใต้เมนู Admin Tools)

1. ในหน้า Dashboard (แผงควบคุม) ของ Site ให้คลิกรูปสัญลักษณ์ ที่อยู่บริเวณมุมบนขวาของหน้าจอ หรือใน Dashlet Site Members (สมาชิกเว็บไซต์) ให้คลิกที่ปุ่ม Add Users (เพิ่มผู้ใช้) เพื่อเชิญผู้ใช้งานเข้ามาร่วม Site ดังภาพที่ 1

2. จากนั้นจะเข้าสู่หน้าการเพิ่มผู้ใช้งานเข้าร่วม Site ดังภาพที่ 2

โดยดำเนินการตามลำดับคือ

• ตำแหน่งหมายเลข 1 ค้นหาผู้ใช้งาน โดยให้พิมพ์ตัวอักษรหรือคำที่เกี่ยวกับชื่อผู้ใช้ที่ต้องการค้นหา อย่างน้อย 1 ตัวอักษร คลิกที่ปุ่ม Search (สืบค้น) เพื่อค้นหา
• ตำแหน่งหมายเลข 2 ปรากฎรายชื่อผู้ใช้งานในระบบ ให้คลิกที่ปุ่ม Select (เลือก) ท้ายชื่อผู้ใช้งานที่ต้องการ
• ตำแหน่งหมายเลข 3 ผู้ใช้งานที่ถูกเพิ่ม จะมีชื่ออยู่ในส่วนที่ 2 Set User Role (กำหนดหน้าที่ผู้ใช้) ให้เลือกกำหนดสิทธิ์ในการใช้งาน Site ในแต่ละบทบาทตามต้องการ
  (สามารถดูบทบาทของผู้ใช้งานใน Site แต่ละตำแหน่งเพิ่มเติม คลิกที่นี่)
• ตำแหน่งหมายเลข 4 เมื่อเพิ่มผู้ใช้งานและกำหนดบทบาทครบตามต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่ม Add Users (เพิ่มผู้ใช้) ในส่วนที่ 3 Add Users to Site (เพิ่มผู้ใช้ลงในเว็บไซต์) และรอจนระบบทำการเพิ่มผู้ใช้งานเสร็จ จะแสดงรายชื่อผู้ใช้ใหม่ในคอลัมน์นี้

Adding user groups to a site

การเพิ่มผู้ใช้ให้เข้าร่วม Site เป็นรายคน แม้จะทำได้อย่างง่าย แต่ถ้าหากมีรายชื่อผู้ใช้จำนวนมากอาจใช้เวลานาน
และเพื่อเป็นการประหยัดเวลา คุณสามารถเพิ่ม User Groups (กลุ่มผู้ใช้) เข้าใน Site ที่ต้องการ โดยผู้ใช้ที่อยู่ในกลุ่มจะได้รับการเพิ่มเป็นสมาชิกของ Site ทันที ตามขั้นตอนดังนี้
(หมายเหตุ กลุ่มผู้ใช้จะถูกสร้างขึ้นโดย Administrator (ผู้ดูแลระบบ) ที่เมนู Groups ภายใต้เมนู Admin Tools ในระบบ Alfresco)

1. เมื่อเข้ามาใน Site ให้คลิกที่เมนู Site Member (สมาชิกเว็บไซต์) จากนั้นคลิกเมนู Group (กลุ่ม) และคลิกที่ปุ่ม Add Groups (เพิ่มกลุ่ม) เพื่อทำการเชิญเข้าร่วมเว็บไซต์แบบเป็นกลุ่ม ดังภาพที่ 3

2. จากนั้นจะเข้าสู่หน้าการเพิ่มกลุ่มผู้ใช้งานเข้าร่วม Site ดังภาพที่ 4

โดยดำเนินการตามลำดับคือ

• ตำแหน่งหมายเลข 1 ค้นหากลุ่มผู้ใช้งาน ในส่วนที่ 1 Find Groups to add to this site (สืบค้นกลุ่มเพื่อเพิ่มลงในเว็บไซต์) ให้พิมพ์ตัวอักษรหรือคำที่เกี่ยวกับชื่อกลุ่มผู้ใช้งานที่ต้องการค้นหา อย่างน้อย 1 ตัวอักษรลงในช่องว่าง และคลิกที่ปุ่ม Search (สืบค้น) เพื่อค้นหา
• ตำแหน่งหมายเลข 2 ปรากฎรายชื่อกลุ่มผู้ใช้งานในระบบ ให้คลิกที่ปุ่ม Add>> (เพิ่ม>>) ท้ายชื่อกลุ่มผู้ใช้งานที่ต้องการ
• ตำแหน่งหมายเลข 3 กลุ่มผู้ใช้งานที่ถูกเพิ่ม จะมีชื่ออยู่ในส่วนที่ 2 Add these Groups (เพิ่มกลุ่มเหล่านี้) ให้เลือกคลิกตัวเลือก Select Role (เลือกหน้าที่) เพื่อกำหนดสิทธิ์ในการใช้งาน Site ให้กับกลุ่มผู้ใช้งานตามต้องการ
  (สามารถดูบทบาทของผู้ใช้งานใน Site แต่ละตำแหน่งเพิ่มเติม คลิกที่นี่)
• ตำแหน่งหมายเลข 4 เมื่อเพิ่มกลุ่มผู้ใช้งานและกำหนดบทบาทครบตามต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่ม Add Groups (เพิ่มกลุ่ม) และรอจนระบบทำการเพิ่มผู้ใช้เสร็จ จะแสดงรายชื่อกลุ่มผู้ใช้ที่เพิ่ม ในเมนู Groups

Managing pending invitations

สำหรับ Site ที่มีการตั้งสถานะให้เป็น Moderated ดังภาพที่ 5 จะมีกระบวนการรับสมาชิกคือ ผู้ใช้งานสามารถค้นหา Site นี้ในระบบได้ แต่ต้องส่งคำร้องขอเข้าร่วม และต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการ (Manager) ของ Site ก่อน จึงจะเป็นสมาชิกและมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลใน Site ได้

สำหรับ Manager ของ Site แบบ Moderated สามารถจัดการคำร้องขอเข้าร่วม Site จากผู้ใช้งาน ที่ยังไม่ได้รับการยืนยันการตอบรับได้ ตามขั้นตอนดังนี้

1. ในหน้า Dashboard (แผงควบคุม) ของ Site จะแสดงรายชื่อผู้ใช้งานใน Dashlet Site Members (สมาชิกเว็บไซต์) คุณสามารถคลิกคำสั่ง All Members (สมาชิกทั้งหมด) ภายใน Dashlet ดังกล่าว หรือคลิกที่เมนู Site Members ที่เป็นเมนูหลักของ Site ได้ ดังภาพที่ 6

2. คลิกที่เมนู Pending (คำเชิญรอการตอบรับ) ที่หัวข้อ Manage Pending Requests จะปรากฎข้อมูลผู้ใช้งานที่ส่งคำร้องขอเข้าร่วม Site คุณสามารถคลิกปุ่ม View เพื่อพิจารณาข้อมูลส่วนตัวของผู้ใช้ก่อน หรือคลิก Approve เพื่ออนุมัติการเข้าร่วม Site ได้ตามต้องการ ดังภาพที่ 7

Reviewing the site members

ผู้ใช้งานสามารถค้นหาและดูข้อมูลสมาชิกที่อยู่ใน Site ได้ ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ในหน้า Dashboard (แผงควบคุม) ของ Site จะแสดงรายชื่อผู้ใช้งานใน Dashlet Site Members (สมาชิกเว็บไซต์) คุณสามารถคลิกคำสั่ง All Members (สมาชิกทั้งหมด) ภายใน Dashlet ดังกล่าว หรือคลิกที่เมนู Site Members ที่เป็นเมนูหลักของ Site ได้ ดังภาพที่ 8

2. จะเข้าสู่หน้าที่แสดงสมาชิกทั้งหมดภายใน Site หากสมาชิกมีจำนวนมาก คุณสามารถพิมพ์ตัวอักษรหรือคำที่เกี่ยวกับชื่อสมาชิก และคลิกที่ปุ่ม Search (สืบค้น) เพื่อค้นหาผู้ใช้งานที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ดังภาพที่ 9

Reviewing site groups

ผู้ใช้งานสามารถค้นหาและดูข้อมูลกลุ่มผู้ใช้งานที่เป็นสมาชิกอยู่ใน Site ได้ ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ในหน้า Dashboard (แผงควบคุม) ของ Site จะแสดงรายชื่อผู้ใช้งานใน Dashlet Site Members (สมาชิกเว็บไซต์) คุณสามารถคลิกคำสั่ง All Members (สมาชิกทั้งหมด) ภายใน Dashlet ดังกล่าว หรือคลิกที่เมนู Site Members ที่เป็นเมนูหลักของ Site ได้ ดังภาพที่ 10

2. จะเข้าสู่หน้าที่แสดงสมาชิกทั้งหมดภายใน Site ให้คลิกที่เมนูกลุ่ม (ตามตำแหน่งหมายเลข 1) ระบบจะแสดงรายชื่อกลุ่มผู้ใช้งานที่เป็นสมาชิกใน Site หากกลุ่มสมาชิกมีจำนวนมาก คุณสามารถพิมพ์ตัวอักษรหรือคำที่เกี่ยวกับชื่อกลุ่มสมาชิก และคลิกที่ปุ่ม Search (สืบค้น) เพื่อค้นหากลุ่มผู้ใช้งานที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว (ตามตำแหน่งหมายเลข 2) ในภาพที่ 11

Changing a site role

ผู้จัดการ (Manager) สามารถแก้ไขบทบาท (Role) ของสมาชิกหรือกลุ่มผู้ใช้งานใน Site เพื่อกำหนดสิทธิ์การใช้งานใหม่ได้ ตามขั้นตอนดังนี้

1. ในหน้า Dashboard (แผงควบคุม) ของ Site จะแสดงรายชื่อผู้ใช้งานใน Dashlet Site Members (สมาชิกเว็บไซต์) คุณสามารถคลิกคำสั่ง All Members (สมาชิกทั้งหมด) ภายใน Dashlet ดังกล่าว หรือคลิกที่เมนู Site Members ที่เป็นเมนูหลักของ Site ได้ ดังภาพที่ 12

2. จะเข้าสู่หน้าที่แสดงสมาชิกทั้งหมดภายใน Site สามารถเลือก Role ใหม่ให้กับสมาชิกที่ต้องการ โดยเมื่อคลิกเลือกแล้ว ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงให้อัตโนมัติ ดังภาพที่ 13

การกำหนด Role หรือบทบาทให้กับผู้ใช้ นอกจากจะมีผลต่อสิทธิ์ในการจัดการโฟลเดอร์และไฟล์เอกสารใน Document Library เป็นหลักแล้ว ยังมีผลต่อสิทธิ์ในการจัดการ Dashboard (แผงควบคุมหลัก) และ Dashlets (แผงควบคุมย่อย) ภายใต้ Site อีกด้วย ดังรายละเอียดต่อไปนี้

Site Dashboard:

Site Dashlets:

Becoming a site manager

สำหรับ Site ที่สร้างขึ้นมาแล้ว แต่ผู้ดูแลระบบ (Administrator) ถูกเปลี่ยนบทบาท (Role) เป็นสถานะอื่นที่ไม่ใช่ผู้จัดการ (Manager) ของ Site
ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถเปลี่ยนบทบาทให้กลับมาเป็นผู้จัดการ (Manager) ของ Site นั้น ๆ ได้ โดยคลิกที่สัญลักษณ์  บริเวณมุมบนขวาของ Site แล้วคลิกที่เมนู Become Site Manager (เป็นผู้ดูแลเว็บไซต์) ดังภาพที่ 16

เมื่อผู้ดูแลระบบได้บทบาทเป็นผู้จัดการ (Manager) ของ Site จะแสดงผลเมนูสำหรับจัดการ Site เพิ่มขึ้น ดังภาพที่ 17

Removing a site member or site group

ผู้ใช้งานที่มี Role (บทบาท) เป็น ผู้จัดการ (Manager) ของ Site มีสิทธิ์ในการลบผู้ใช้งานหรือกลุ่มผู้ใช้ออกจาก Site ได้ โดยสมาชิกที่ถูกลบจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ใน Site นั้น ๆ ได้อีก โดยมีขั้นตอนดังนี้
(หมายเหตุ หาก Site ที่กำหนดสถานะเป็น Public (สาธารณะ) ผู้ใช้งานจะสามารถกดเข้าร่วม Site เพื่อกลับมาเป็นสมาชิกใหม่ได้อีกครั้ง)

1. ในหน้า Dashboard (แผงควบคุม) ของ Site จะแสดงรายชื่อผู้ใช้งานใน Dashlet Site Members (สมาชิกเว็บไซต์) คุณสามารถคลิกคำสั่ง All Members (สมาชิกทั้งหมด) ภายใน Dashlet ดังกล่าว หรือคลิกที่เมนู Site Members ที่เป็นเมนูหลักของ Site ได้ ดังภาพที่ 18

2. จากนั้นที่เมนู Users (หรือคลิกเมนู Groups หากต้องการลบกลุ่มผู้ใช้) ให้คลิกปุ่ม Remove (เอาออก) บริเวณด้านขวาของรายชื่อสมาชิกหรือกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการลบ ระบบจะดำเนินการลบผู้ใช้ออก Site และบันทึกการเปลี่ยนแปลงอัตโนมัติ ดังภาพที่ 19