Working with content

เบื้องต้น คุณสามารถเข้าใช้งานเมนู Sites (เว็บไซต์) ที่จะจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ แยกตามหน่วยงาน ไซต์งาน หรือแผนกที่คุณสังกัด ซึ่งขึ้นอยู่กับการกำหนดข้อตกลงการใช้งานในองค์กร

และภายใน Site ของระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco มีเมนู Document Library (คลังเอกสาร) ที่ให้คุณสามารถ

• จัดเก็บและจัดการเนื้อหา เช่น ไฟล์เอกสาร, รูปภาพและวิดีโอ ฯลฯ
• สามารถอัพโหลดเนื้อหาเพื่อใช้งานร่วมกับผู้ใช้รายอื่น ๆ ในแต่ละ Site ได้
• เนื้อหาที่เพิ่มและได้รับการแก้ไขจะแสดงผลใน Dashlet (แผงควบคุมย่อย) อีกด้วย เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว

ซึ่งการใช้งานเมนูหรือการจัดการไฟล์เอกสารและโฟลเดอร์ต่าง ๆ ในแต่ละ Site สำหรับผู้ใช้แต่ละราย อาจมีความแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่ผู้ใช้ได้รับจาก Administrator (ผู้ดูแลระบบ) โดยจะอธิบายการใช้งานในเว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI ในลำดับต่อไป

The Document Library

คุณสามารถเข้าใช้งาน Document Library (คลังเอกสาร) ภายใน Site ที่คุณได้รับสิทธิ์เข้าร่วมเป็นสมาชิก เพื่อดูและจัดการกับเอกสารรวมทั้งเนื้อหาต่าง ๆ ได้ดังนี้

1. เมื่อ Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco ให้คลิกที่เมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ
เมื่อเจอหน้าแรกของ Site ให้คลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1

2. จากนั้นจะเห็นโครงสร้างของโฟลเดอร์ใน Document Library (คลังเอกสาร) แสดงผลเป็นลำดับชั้นอยู่ทางด้านซ้ายของหน้าจอ คุณสามารถคลิกเลือกดูได้ตามโครงสร้าง ดังภาพที่ 2

3. คุณสามารถเลือกเปลี่ยนมุมมองในการดูรายละเอียดของโฟลเดอร์และไฟล์เอกสาร ที่อยู่ใน Document Library ได้ โดยคลิกที่เมนู Option (ตัวเลือก) และเลือกมุมมองการแสดงผลที่แตกต่างกันได้ตามต้องการ ดังภาพที่ 3

4. การใช้เมนู Sort เพื่อจัดเรียงการแสดงผลของโฟลเดอร์และไฟล์เอกสารตามลำดับตัวอักษร โดยให้คลิกที่ไอคอนเรียงลำดับ เพื่อเปลี่ยนการเรียงลำดับข้อมูล ซึ่งมีให้เลือกสลับระหว่าง

• Sort Ascending เรียงลำดับขึ้น คือ แสดงผลข้อมูลเรียงตามลำดับตัวอักษรปกติ เช่น ก-ฮ หรือ a-z หรือแสดงตัวเลขจากน้อยไปมาก เป็นต้น
• Sort Descending เรียงลำดับลง คือ แสดงผลข้อมูลโดยให้ตัวอักษรลำดับหลังแสดงผลก่อน เช่น ฮ-ก หรือ z-a หรือแสดงตัวเลขจากมากไปน้อย เป็นต้น

Building the Library

คุณสามารถใช้งาน Document Library (คลังเอกสาร) เพื่อจัดเก็บและแบ่งปันเอกสารภายใน Site โดยการสร้างโฟลเดอร์เพื่อแยกกลุ่มข้อมูลได้หลายลำดับชั้น จากนั้นจึงเพิ่มเนื้อหาหรือไฟล์เอกสารไปจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทางตามโครงสร้างนั้น
ซึ่งผู้ใช้ที่อยู่ใน Site เดียวกัน จะมองเห็นโฟลเดอร์และไฟล์เอกสารทั้งหมดเหมือนกัน แต่จะสามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบ โฟลเดอร์และไฟล์เอกสารได้หรือไม่ ขึ้นอยู่กับบทบาท (Role) ที่ได้รับจากผู้ดูแลระบบ

Organizing folders

ก่อนจะเริ่มต้นสร้างโฟลเดอร์ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการใช้งาน คุณอาจลองออกแบบลำดับชั้นของโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บไฟล์เอกสาร อ้างอิงจากการใช้งานจริงในแผนก หรือการจัดเก็บในโฟลเดอร์บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

ตัวอย่างเช่น ภายในแผนก Sales ต้องการจัดเก็บบันทึกการประชุม โดยจะแยกโฟลเดอร์ย่อย ตามปี และเดือน ซึ่งเบื้องต้นผู้ใช้ได้เก็บเอกสารเป็นโฟลเดอร์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเอง ดังภาพที่ 5

ขั้นตอนการสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดเก็บเอกสารในระบบ Alfresco ให้คลิกเข้ามาที่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกเมนู Document Library (คลังเอกสาร)

1. คลิกที่เมนู Create… (สร้าง…) และคลิกเมนู Folder (โฟลเดอร์) ดังภาพที่ 6

2. จะปรากฎหน้าต่าง New Folder (โฟลเดอร์ใหม่) ให้กรอกชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการ และสามารถกรอก Title (ชื่อเรื่อง) เป็นคำอธิบายโดยย่อ รวมถึง Description (คำอธิบายเพิ่มเติม) ให้กับโฟลเดอร์ได้
สุดท้ายคลิกปุ่ม Save (บันทึก)

3. จะแสดงผลโฟลเดอร์ใหม่ที่สร้างขึ้น ใน Document Library ของ Site คุณสามารถคลิกที่โฟลเดอร์ดังกล่าว และสร้างโฟลเดอร์ย่อยเป็นลำดับชั้นถัดไปด้วยวิธีการเดียวกันนี้ จนกว่าจะครบตามโครงสร้างที่ออกแบบไว้

4. และคุณสามารถจัดการโฟลเดอร์ที่สร้างไว้แล้ว เช่น แก้ไข Properties, คัดลอก, ย้าย, ลบโฟลเดอร์ เป็นต้น โดยนำเมาส์ไปชี้บริเวณโฟลเดอร์ จะปรากฎเมนูทางด้านขวา ให้เลือกจัดการโฟลเดอร์ได้ตามต้องการ ดังภาพที่ 9

Adding content to a library

คุณสามารถเพิ่มไฟล์เอกสารหรือไฟล์ข้อมูลต่าง ๆ เข้ามาใน Document Library (คลังเอกสาร) ของ Site ได้ด้วยการอัพโหลดไฟล์ หรือคลิก Drag&Drop ลาก-วางไฟล์และโฟลเดอร์เข้ามาในระบบ Alfresco ได้โดยตรง และสะดวกยิ่งขึ้นด้วยความสามารถในการอัพโหลดหลายไฟล์ในครั้งเดียว โดยมีขั้นตอนการใช้งานดังนี้

วิธีที่ 1 อัพโหลดไฟล์ด้วยปุ่ม Upload

1. ภายใน Document Library (คลังเอกสาร) ของ Site ให้คลิกที่โฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการจัดเก็บเอกสาร (ตำแหน่งหมายเลข 1)
จากนั้น ให้คลิกที่เมนู Upload (อัพโหลด) หรือไอคอน Upload Files (อัพโหลดไฟล์) (ตำแหน่งหมายเลข 2)
จะปรากฏหน้าต่าง Upload Files to ให้คลิกที่ปุ่ม Select files to upload (ตำแหน่งหมายเลข 3) ดังภาพที่ 10

2. ปรากฎหน้าต่างให้เลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ โดยหากต้องการอัพโหลดมากกว่า 1 ไฟล์ สามารถกดปุ่ม Ctrl ที่คีย์บอร์ดค้างไว้ แล้วคลิกเลือกหลายไฟล์ที่ต้องการได้ (ตามตำแหน่งหมายเลข 4)
สุดท้าย คลิกที่ปุ่ม Open (ตามตำแหน่งหมายเลข 5) ดังภาพที่ 11

3. ไฟล์เอกสารหรือไฟล์ข้อมูลที่เลือก จะถูกอัพโหลดเข้ามาเก็บที่โฟลเดอร์ปลายทางที่เลือก ใน Document Library ของ Site ดังภาพที่ 12

วิธีที่ 2 อัพโหลดด้วยวิธี Drag & Drop (ลาก-วาง) ไฟล์

เพียงเปิดหน้า Document Library ใน Site ที่ต้องการ และคลิกโฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการเพิ่มไฟล์เอกสารไว้ จากนั้น คลิกลาก (Drag) โฟลเดอร์หรือไฟล์เอกสารจากไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ แล้วนำไปวาง (Drop) ในโฟลเดอร์ Document Library ของ Alfresco
ระบบจะอัพโหลดไฟล์เอกสารเข้าไปในโฟลเดอร์ใหม่อัตโนมัติ ช่วยลดขั้นตอนในการอัพโหลดเอกสารครั้งละมาก ๆ ให้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

และคุณสามารถจัดการไฟล์เอกสารที่สร้างไว้แล้ว โดยนำเมาส์ไปชี้บริเวณไฟล์ จะปรากฎเมนูทางด้านขวาให้เลือกจัดการได้ตามต้องการ เช่นเดียวกับการจัดการโฟลเดอร์ตามขั้นตอนข้างต้น

นอกจากนี้ยังสามารถคลิกทำเครื่องหมายกาถูกด้านหน้าไฟล์ จากนั้นคลิกเมนู Selected Items ก็จะปรากฎเมนูให้ Download ไฟล์เป็น .zip, คัดลอกไฟล์, ย้ายไฟล์, รวมถึงลบไฟล์ ดังภาพที่ 14

Creating folders and files from a template

ภายในระบบจัดการเอกสาร Alfresco จะมีฟังก์ชันการสร้างโฟลเดอร์และไฟล์เอกสารเป็น Template (เทมเพลต) หรือแม่แบบไว้ จะช่วยอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ที่ต้องการเพิ่มโฟลเดอร์หรือไฟล์เอกสารใหม่ใน Site ได้เลือกใช้งานได้ทันที ทำให้ประหยัดเวลาและมีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่มาตรฐาน

Creating folders template

1. ผู้ดูแลระบบ สามารถสร้างเทมเพลตของโฟลเดอร์เป็นต้นแบบแก่ผู้ใช้ ดังภาพที่ 15 โดยมีขั้นตอนดังนี้

ตำแหน่งหมายเลข 1 ให้คลิกที่เมนู Repository (คลังข้อมูล)
ตำแหน่งหมายเลข 2 คลิกโฟลเดอร์ Data Dictionary
ตำแหน่งหมายเลข 3 คลิกโฟลเดอร์ Space Templates
ตำแหน่งหมายเลข 4 คลิกเมนู Create (สร้าง) จากนั้นเลือก Folder (โฟลเดอร์)
ตำแหน่งหมายเลข 5 ปรากฎหน้าต่าง New Folder ให้ตั้งชื่อโฟลเดอร์ในช่อง Name และกรอกรายละเอียดอื่น ๆ ตามต้องการ สุดท้ายคลิกปุ่ม Save

จะแสดงผลโฟลเดอร์เทมเพลตที่สร้างใหม่ ตามตำแหน่งหมายเลข 6 ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถคลิกเข้าไปภายในโฟลเดอร์ดังกล่าว เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยเป็นลำดับชั้นอยู่ภายใต้ได้อีกหลายระดับตามต้องการ

และเนื่องจากเทมเพลตโฟลเดอร์ที่สร้างใหม่ จะถูกกำหนดค่าเริ่มต้นว่าให้ผู้ใช้งานทุกคนในระบบมีสิทธิ์ที่จะใช้งานเทมเพลตโฟลเดอร์เหล่านี้ได้ ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถแก้ไขและกำหนดสิทธิ์การใช้เทมเพลตโฟลเดอร์ให้กับผู้ใช้งานเฉพาะบางกลุ่ม หรือเฉพาะบางบุคคลได้ ตามขั้นตอนดังนี้

•  นำเมาส์ไปชี้ที่บริเวณโฟลเดอร์ จะปรากฎเมนูสำหรับจัดการโฟลเดอร์ ให้คลิกที่ More… (เพิ่มเติม) จากนั้นเลือก Manage Permissions (จัดการสิทธิ์) ดังภาพที่ 16

• เข้าสู่หน้า Manage Permissions (จัดการสิทธิ์) ให้คลิกที่ปุ่ม Inherit Permissions (สืบทอดสิทธิ์) เพื่อปิดการใช้งานสิทธิ์สำหรับทุกคน ตามที่ระบบตั้งค่ามาให้ ดังภาพที่ 17

• จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Add User/Group (เพิ่มผู้ใช้/กลุ่ม) ให้ค้นหารายชื่อ พร้อมคลิกปุ่ม Add (เพิ่ม) ที่ผู้ใช้หรือกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการ โดยข้อมูลที่เลือกจะปรากฎในหัวข้อ Locally Set Permissions (ตั้งค่าการอนุญาตสิทธิ์ภายใน) ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดบทบาทให้กับผู้ใช้แต่ละรายหรือแต่ละกลุ่ม ได้จากหัวข้อ Role
  หากตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึก ดังภาพที่ 18

2. การสร้างโฟลเดอร์จากเทมเพลต สำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ตามที่ผู้ดูแลระบบได้กำหนดให้ สามารถสร้างโฟลเดอร์จากเทมเพลตได้โดย

• คลิกที่ Document Library (คลังเอกสาร) ภายใน Site ที่ต้องการ
• คลิกที่โฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการ
• คลิกที่เมนู Create… (สร้าง) เลือก Create folder from template (สร้างโฟลเดอร์จากเทมเพลต) และคลิกเลือกรูปแบบเทมเพลตโฟลเดอร์ที่ต้องการ
• ปรากฎหน้าต่าง Create folder from template ตรวจสอบและกรอกข้อมูลการตั้งชื่อและรายละเอียดโฟลเดอร์ แล้วคลิก Save
• สุดท้าย จะแสดงผลโฟลเดอร์ใหม่ที่สร้างจากเทมเพลตโฟลเดอร์ ดังภาพที่ 19

Create file template

1. ผู้ดูแลระบบ สามารถสร้าง File Template (เทมเพลตของไฟล์เอกสาร) เป็นต้นแบบแก่ผู้ใช้ เช่นเดียวกับการสร้าง Folder Template เพื่อความสะดวกและเป็นมาตรฐานในการทำงานร่วมกัน ดังภาพที่ 20 โดยมีขั้นตอนดังนี้

ตำแหน่งหมายเลข 1 ให้คลิกที่เมนู Repository (คลังข้อมูล)
ตำแหน่งหมายเลข 2 คลิกโฟลเดอร์ Data Dictionary
ตำแหน่งหมายเลข 3 คลิกโฟลเดอร์ Node Templates
ตำแหน่งหมายเลข 4 คลิกเมนู Upload
ตำแหน่งหมายเลข 5 ปรากฎหน้าต่าง Upload Files to ให้คลิกปุ่ม Selet files to upload จากนั้น เลือกไฟล์เอกสารเทมเพลตที่ต้องการอัพโหลดจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ และคลิก Open

จะแสดงผลเทมเพลตเอกสารที่สร้างใหม่ ตามตำแหน่งหมายเลข 6 ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถคลิกเพื่อกำหนดสิทธิ์การใช้งานเทมเพลตเอกสารนี้ได้

และเนื่องจากเทมเพลตของเอกสารที่สร้างใหม่ จะถูกกำหนดค่าเริ่มต้นว่าให้ผู้ใช้งานทุกคนในระบบมีสิทธิ์ที่จะใช้งานเทมเพลตเอกสารเหล่านี้ได้ ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถแก้ไขและกำหนดสิทธิ์การใช้เทมเพลตเอกสารให้กับผู้ใช้งานเฉพาะบางกลุ่ม หรือเฉพาะบางบุคคลได้ ตามขั้นตอนดังนี้

• นำเมาส์ไปชี้ที่บริเวณไฟล์เอกสาร จะปรากฎเมนูสำหรับจัดการเอกสาร ให้คลิกที่ More… (เพิ่มเติม) จากนั้นเลือก Manage Permissions (จัดการสิทธิ์) ดังภาพที่ 21

• เข้าสู่หน้า Manage Permissions (จัดการสิทธิ์) ให้คลิกที่ปุ่ม Inherit Permissions (สืบทอดสิทธิ์) เพื่อปิดการใช้งานสิทธิ์สำหรับทุกคน ตามที่ระบบตั้งค่ามาให้ ดังภาพที่ 22

• จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Add User/Group (เพิ่มผู้ใช้/กลุ่ม) ให้ค้นหารายชื่อ พร้อมคลิกปุ่ม Add (เพิ่ม) ที่ผู้ใช้หรือกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการ โดยข้อมูลที่เลือกจะปรากฎในหัวข้อ Locally Set Permissions (ตั้งค่าการอนุญาตสิทธิ์ภายใน) ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดบทบาทให้กับผู้ใช้ได้จากหัวข้อ Role
  หากตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึก ดังภาพที่ 23

2. การสร้างไฟล์เอกสารจากเทมเพลต สำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ตามที่ผู้ดูแลระบบได้กำหนดให้ สามารถสร้างไฟล์เอกสารจากเทมเพลตได้โดย

• คลิกที่ Document Library (คลังเอกสาร) ภายใน Site ที่ต้องการ
• คลิกที่โฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการ
• คลิกที่เมนู Create… (สร้าง) เลือก Create document from template (สร้างเอกสารจากเทมเพลต) และคลิกเลือกรูปแบบเทมเพลตเอกสารที่ต้องการ
• จะแสดงผลไฟล์เอกสารใหม่ที่สร้างจากเทมเพลตเอกสาร ดังภาพที่ 24

Viewing content in detail

ผู้ใช้งานสามารถดูรายละเอียดของโฟลเดอร์และเอกสารที่อัพโหลดไว้ในระบบ Alfresco ได้โดยตรง ทั้งไฟล์ตัวอย่าง การเข้าถึงคุณลักษณะทางสังคม รวมทั้งคำสั่งและดูประวัติรุ่นของเอกสารได้อีกด้วย โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดลงมาเก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์

Viewing folder details

สามารถดูรายละเอียดของโฟลเดอร์ที่อยู่ภายใน Document Library (คลังเอกสาร) ของ Site ที่ต้องการ ได้โดย

• ให้วาง Cursor เมาส์ บริเวณโฟลเดอร์ที่สร้างไว้ใน Document Library จากนั้นให้คลิกที่คำสั่ง View Details (เรียกดูรายละเอียด) ดังภาพที่ 25

• จะเข้าสู่หน้ารายละเอียดโฟลเดอร์ แสดงข้อมูลและเมนูสำหรับจัดการโฟลเดอร์ รวมทั้ง Properties (คุณสมบัติ) ต่าง ๆ หากคุณเป็นผู้สร้างโฟลเดอร์หรือได้รับสิทธิ์ จะสามารถแก้ไขคุณสมบัติของโฟลเดอร์ได้ ดังภาพที่ 26

Viewing an item

ผู้ใช้สามารถดูรายละเอียดของไฟล์เอกสารที่อัพโหลดเข้ามาไว้ในโฟลเดอร์ ภายใต้ Document Library ของ Site ได้ โดยในหน้ารวมเอกสาร จะแสดงข้อมูลเอกสารแบบย่อ ดังภาพที่ 27 เช่น

• ตำแหน่งหมายเลข 1 รูปภาพตัวอย่าง สามารถคลิกที่รูปเพื่อเข้าสู่หน้าดูรายละเอียดของเอกสารนั้น ๆ ได้
• ตำแหน่งหมายเลข 2 ชื่อเอกสาร เป็นลิงก์สำหรับคลิกเข้าสู่หน้าดูรายละเอียดของเอกสารได้ เช่นเดียวกับรูปภาพตัวอย่าง
• ตำแหน่งหมายเลข 3 ข้อมูลวัน เวลา และผู้ใช้ ที่นำเข้าหรือแก้ไขเอกสารล่าสุด
• ตำแหน่งหมายเลข 4 เมนูด้านสื่อสังคม เช่น กดชื่นชอบ, แสดงความคิดเห็น, แบ่งปัน เป็นต้น
• ตำแหน่งหมายเลข 5 เมนูจัดการเอกสาร จะแสดงผลเมื่อนำเมาส์ไปชี้บริเวณเอกสาร ทางด้านขวาจะแสดงผลเมนูสำหรับจัดการเอกสารเพิ่มเติม

Viewing an item in a browser

การเรียกดูเอกสารผ่านเบราว์เซอร์ เป็นอีกหนึ่งช่องทางที่จะช่วยให้คุณดูรายละเอียดของไฟล์เอกสาร ภายใต้ Document Library ของ Site ที่ต้องการได้อย่างสะดวก
เมื่อนำเมาส์ไปชี้บริเวณเอกสาร ทางด้านขวาจะแสดงผลเมนูสำหรับจัดการเอกสารเพิ่มเติม ให้คลิกที่คำสั่ง View in Browser (เรียกดูในเบราว์เซอร์) เมื่อคลิกแล้ว ระบบจะแสดงผลไฟล์เอกสารบนเว็บเบราว์เซอร์ ให้คุณดูรายละเอียดในเอกสารได้ทันที ดังภาพที่ 28

Viewing an item on Google Maps

หากไฟล์รูปภาพที่ผู้ใช้งานจะอัพโหลดเข้ามาในระบบจัดการเอกสาร Alfresco มีพิกัดตำแหน่งที่ตั้ง (Location Tags) อยู่ในคุณสมบัติ (Properties) ของรูปภาพ ดังภาพที่ 29

เมื่อนำไฟล์ภาพดังกล่าวมาอัพโหลดใน Document Library ของ Site แล้ว หากนำ Cursor เมาส์ไปวางบริเวณไฟล์ จะปรากฎเมนูสำหรับจัดการที่ด้านขวา  เมื่อคลิกที่ More… (เพิ่มเติม) จะแสดงผลเมนู View on Google Maps (เรียกดูใน Google Mpas) ดังภาพที่ 30

จากนั้นระบบจะแสดงตำแหน่งที่อยู่ของเอกสารในแผนที่ของ Google Maps ดังภาพที่ 31

Editing and Managing Folders

ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขและจัดการโฟลเดอร์ที่คุณเป็นผู้สร้าง หรือได้รับสิทธิ์ในการจัดการได้ โดยให้วาง Cursor เมาส์ บริเวณโฟลเดอร์ที่สร้างไว้ใน Document Library จะปรากฎเมนูทางด้านขวาของโฟลเดอร์ สำหรับจัดการและแก้ไขในหัวข้อต่าง ๆ ดังภาพที่ 32

Download Folders as Zip

ผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ สามารถคลิกคำสั่ง Download as Zip (ดาวน์โหลดเป็น Zip) ที่โฟลเดอร์ภายใน Site ที่ต้องการ เพื่อดาวน์โหลดโฟลเดอร์และเอกสารที่อยู่ภายใน พร้อมบีบอัดเป็นไฟล์ .zip แล้วจัดเก็บลงในอุปกรณ์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณได้ทันที

Edit Folders Properties

ผู้ใช้งานสามารถคลิกคำสั่ง Edit Properties (แก้ไขคุณสมบัติ) ที่โฟลเดอร์ที่คุณเป็นผู้สร้าง หรือได้รับสิทธิ์ในการจัดการ ซึ่งจะปรากฎหน้าต่างสำหรับแก้ไข Name ชื่อ, Title (ชื่อเรื่อง) เป็นคำอธิบายโดยย่อ รวมถึง Description (คำอธิบายเพิ่มเติม) ให้กับโฟลเดอร์ได้ ดังภาพที่ 33

Copy and Move Folders

ผู้ใช้งานสามารถคัดลอกหรือย้ายโฟลเดอร์ไปยังโฟลเดอร์อื่น ๆ ภายใต้ Site ที่ต้องการได้ ดังนี้

• คลิกคำสั่ง Copy to… (ทำสำเนาไปยัง…) เพื่อคัดลอกและสร้างลิงก์เชื่อมโยง (Create Link) หรือสร้างโฟลเดอร์ใหม่ (Copy) แบบเดียวกันนี้ในโฟลเดอร์ปลายทาง
• คลิกคำสั่ง Move to… (ย้ายไป…) เพื่อย้ายโฟลเดอร์นี้ ไปอยู่ภายใต้โฟลเดอร์อื่น ๆ ปลายทางที่ต้องการ

Manage Rules, Permissions and Aspects

ผู้ใช้งานสามารถสร้างกฎ กำหนดสิทธิ์ และคุณสมบัติเพิ่มเติมให้กับโฟลเดอร์ได้ที่คุณเป็นผู้สร้าง หรือได้รับสิทธิ์ในการจัดการได้ ดังภาพที่ 35 ซึ่งต้องใช้ความระมัดระวังในการตั้งค่า เนื่องจากจะมีผลต่อทั้งผู้ใช้รายอื่นและไฟล์เอกสารที่จะนำเข้ามายังโฟลเดอร์เหล่านี้ด้วย

• Manage Rules
  เป็นการกำหนดกฎเพื่อให้เกิดการกระทำต่อไฟล์เอกสารที่นำเข้ามาในโฟลเดอร์นี้ได้ เช่น กำหนดให้ไฟล์เอกสารที่อัพโหลดเข้ามาในโฟลเดอร์นี้ ถูกคัดลอกไปเก็บยังอีกโฟลเดอร์หนึ่งด้วย หรือกำหนดไฟล์ภาพที่อัพโหลดเข้ามา ถูกแปลงเป็นไฟล์ PDF อัตโนมัติ เป็นต้น
  โดยผู้ใช้สามารถคลิกคำสั่ง Manage Rules (จัดการกฎ) ที่โฟลเดอร์ที่ต้องการ จากนั้นเลือก Create Rules (สร้างกฎ) เพื่อสร้างกฎสำหรับโฟลเดอร์ขึ้นมาใหม่ หรือคลิก Link to Rule Set (เชื่อมต่อไปยังชุดกฎ) เพื่อใช้ชุดกฎของอีกโฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้วซ้ำอีกครั้ง ดังภาพที่ 36

• Manage Permissions
  เป็นเมนูสำหรับกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์ใน Site ให้กับผู้ใช้งานเฉพาะบางกลุ่ม หรือเฉพาะบางบุคคลได้ โดยคลิกคำสั่ง Manage Permissions (จัดการสิทธิ์) เมื่อเข้าสู่หน้าสำหรับตั้งค่าสิทธิ์ให้กับผู้ใช้ สามารถคลิกที่ปุ่ม Inherit Permissions (สืบทอดสิทธิ์) เพื่อเปิดหรือปิดการให้สิทธิ์สำหรับทุกคน ตามที่ระบบตั้งค่ามาให้ หรือหากโฟลเดอร์นี้อยู่ภายใต้โฟลเดอร์อื่น ๆ ที่มีการกำหนดสิทธิ์ไว้ ก็จะเป็นการเลือกเปิดหรือปิดสิทธิ์ที่สืบทอดมาจากโฟลเดอร์หลักได้
  หรือ คลิกที่ปุ่ม Add User/Group (เพิ่มผู้ใช้/กลุ่ม) ให้ค้นหารายชื่อ พร้อมคลิกปุ่ม Add (เพิ่ม) ที่ผู้ใช้หรือกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการ โดยข้อมูลที่เลือกจะปรากฎในหัวข้อ Locally Set Permissions (ตั้งค่าการอนุญาตสิทธิ์ภายใน) ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดบทบาทให้กับผู้ใช้แต่ละรายหรือแต่ละกลุ่ม ได้จากหัวข้อ Role
  หากตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึก ดังภาพที่ 37

• Manage Aspects
  คุณสามารถใช้งานเมนู Manage Aspects (มุมมองการจัดการ) เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานคุณสมบัติ (Properties) หรือตัวเลือกพิเศษไปที่โฟลเดอร์ โดย Alfresco จะกำหนดชื่่อลักษณะเริ่มต้นให้กับเนื้อหาของโฟลเดอร์คุณ ดังภาพที่ 38

Delete Folder

หากไม่ต้องการใช้งานโฟลเดอร์ที่สร้างไว้ใน Site อีกต่อไป ผู้ใช้งานสามารถลบโฟลเดอร์ได้ โดยนำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณโฟลเดอร์ เมื่อปรากฎเมนูสำหรับจัดการโฟลเดอร์ทางด้านขวา ให้คลิกคำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกคำสั่ง Delete Folder (ลบโฟลเดอร์) จะปรากฎหน้าต่างแจ้งเตือน ให้คลิกปุ่ม Delete เพื่อยืนยันการลบ ดังภาพที่ 39

โดยโฟลเดอร์ที่ถูกลบ จะถูกย้ายไปยังเมนู Trashcan (ถังขยะ) หากต้องการดำเนินการเพิ่มเติม เช่น กู้คืนโฟลเดอร์ หรือ ลบโฟลเดอร์ในถังขยะ เป็นต้น สามารถดูรายละเอียดวิธีการใช้งาน คลิกที่นี่ ค่ะ

Add comments to folders and files

ผู้ใช้สามารถเพิ่มความคิดเห็นในโฟลเดอร์หรือไฟล์เอกสาร ที่อัพโหลดเข้ามาภายใต้ Document Library ของ Site ได้ ดังนี้

Comment to folders

1. ภายใต้ Document Library ของ Site ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่ต้องการ และให้คลิกที่ Comment (ความคิดเห็น) บริเวณใต้ชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการแสดงความคิดเห็น ดังภาพที่ 40

2. จะเข้าสู่หน้าสำหรับแสดงความคิดเห็น ให้พิมพ์ข้อความลงในช่องที่ปรากฎ และคลิกที่ปุ่ม Add Comment (แสดงความคิดเห็น) ดังภาพที่ 41

3. จากนั้น จะเห็นรายการแสดงความคิดเห็นของผู้ใช้ปรากฏในรายการของโฟลเดอร์นี้ ซึ่งผู้ใช้สามารถแก้ไขความคิดเห็นของตนเอง ด้วยการคลิกสัญลักษณ์รูปดินสอ หรือจะแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติม โดยการคลิกปุ่ม Add Comment ได้ ดังภาพที่ 42

Comment to files

1. ภายใต้ Document Library ของ Site ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์จนเจอไฟล์เอกสารที่ต้องการ และให้คลิกที่ Comment (ความคิดเห็น) บริเวณใต้ชื่อไฟล์เอกสารที่ต้องการแสดงความคิดเห็น ดังภาพที่ 43

2. จะเข้าสู่หน้าสำหรับแสดงความคิดเห็น ให้พิมพ์ข้อความลงในช่องที่ปรากฎ และคลิกที่ปุ่ม Add Comment (แสดงความคิดเห็น) ดังภาพที่ 44

3. จากนั้นจะเห็นรายการแสดงความคิดเห็นของผู้ใช้แต่ละคนปรากฏในรายการของไฟล์เอกสารนี้ ซึ่งผู้ใช้สามารถแก้ไขความคิดเห็นของตนเอง ด้วยการคลิกสัญลักษณ์รูปดินสอ หรือจะแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติม โดยการคลิกปุ่ม Add Comment ได้ ดังภาพที่ 45

User access control

เบื้องต้นจะแบ่งบทบาท (Role) ของผู้ใช้ เพื่อกำหนดสิทธิ์ในการเข้าใช้งานและจัดการเอกสารใน Document Library ภายในแต่ละ Site แบ่งเป็น 4 บทบาท ดังนี้

• Manager (ผู้ดูแล)
• Collaborator (พันธมิตร)
• Contributor (ผู้สนับสนุน)
• Consumer (ผู้เข้าชม)

สำหรับบางระบบจะมีผู้ใช้ในระดับ LowConsumer ซึ่งจะได้รับสิทธิ์ให้สามารถอ่านเอกสารในระบบได้เพียงอย่างเดียวเท่านั้น

Folders and files:

อธิบายตำแหน่งหมายเลข (1) ในภาพที่ 46 เพิ่มเติม ผู้ใช้ที่เป็น Consumer ใน Site หนึ่ง สามารถคัดลอกโฟลเดอร์หรือไฟล์ใน Site ดังกล่าวไปยัง Site อื่นได้ โดยผู้ใช้จะต้องได้รับบทบาทเป็น Manager, Collaborator หรือ Contributor ใน Site ปลายทางที่ต้องการวางข้อมูลเท่านั้น

Folders only:

Files only:

ในการกำหนดหน้าที่ให้ผู้ใช้ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco แต่ละคนนั้น จะทำให้ผู้ใช้มีสิทธิ์ในการจัดการเอกสารได้ตามที่กำหนดให้เท่านั้น เช่น Consumer (ผู้เข้าชม) กับ Contributor (ผู้สนับสนุน) จะมีสิทธิ์์ในการจัดการเอกสารแตกต่างกัน เป็นต้น ดังภาพที่ 49

ตัวอย่าง ผู้ใช้ชื่อ SkyC ได้รับ Role เป็น Consumer (ผู้เข้าชม) ภายใน Site เมื่อเข้าไปใน Document Library แล้ว จะมีสิทธิ์อ่าน ดูเอกสาร ดาวน์โหลดเอกสาร และเริ่มงาน Workflow ได้

ส่วนผู้ใช้ชื่อ SkyB ได้รับหน้าที่เป็น Contributor (ผู้สนับสนุน) ภายใน Site เมื่อเข้าไปใน Document Library แล้ว จะมีสิทธิ์อ่าน ดูเอกสาร ดาวน์โหลดเอกสาร และเริ่มงาน Workflow ได้แล้ว ยังสามารถคัดลอกและสร้าง Folder/ไฟล์เอกสารได้อีกด้วย

สำหรับ Site ที่ใช้งาน Addon ส่วนเสริมแสดงผลลายน้ำ (Watermark) ในเอกสารได้นั้น จะมี Role ของผู้ใช้ใน Site เพิ่มขึ้นมาคือ Watermark View และ Watermark Download
โดยผู้ใช้ที่เป็น Watermark View จะสามารถดูตัวอย่างเอกสารแล้วแสดงผลเป็นลายน้ำได้ และผู้ใช้ที่เป็น Watermark Download จะสามารถดูและดาวน์โหลดเอกสารพร้อมแสดงผลเป็นลายน้ำได้ ดังภาพที่ 52

สามารถดูรายละเอียด วิธีบริหารจัดการผู้ใช้งานใน Site (Managing Site members) เพิ่มเติม คลิกที่นี่