What is Alfresco library item?
Alfresco Library Item คือ รายการเนื้อหาหรือไฟล์เอกสาร ที่อยู่ใน Document Library (คลังเอกสาร) ภายใน Site (เว็บไซต์) โดยผู้ใช้งานในระบบ Alfresco ที่เป็นสมาชิกของ Site สามารถเข้าถึง ใช้งาน หรือจัดการไฟล์ข้อมูลเหล่านี้
ไม่เพียงแค่การเพิ่มเนื้อหาหรือไฟล์เอกสาร แต่สมาชิกของ Site ยังสามารถดูตัวอย่าง ดาวน์โหลด แก้ไข และลบรายการเนื้อหาใน Site ได้อีกด้วย (ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับสิทธิ์จากบทบาทหรือ Role ที่ผู้ใช้งานได้รับ) โดยมีขั้นตอนการจัดการในส่วนต่าง ๆ ที่คู่มือออนไลน์ Alfresco-WIKI รวบรวมมาแนะนำ ดังนี้
Editing library content
การแก้ไขเนื้อหาใน Document Library (คลังเอกสาร) ภายใต้เมนู Site ในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco จะมีวิธีหรือเครื่องมือที่ใช้ในการแก้ไขที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับชนิดไฟล์เอกสาร โดยผู้ใช้สามารถดำเนินการได้ ดังนี้
Editing content offline
การแก้ไขเนื้อหาและเอกสารแบบออฟไลน์ ช่วยให้คุณสามารถดาวน์โหลดรายการเอกสารจาก Document Library ในระบบ Alfresco ไปแก้ไขด้วยโปรแกรมอื่น ๆ ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
และในขณะที่คุณกำลังแก้ไข ระบบ Alfresco จะล็อกไฟล์ดังกล่าวให้โดยอัตโนมัติ เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเข้ามาแก้ไขไฟล์ในขณะเดียวกัน ซึ่งอาจทำให้เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณไฟล์เอกสาร แล้วคลิกคำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกเมนูคำสั่ง Edit Offline (แก้ไขแบบออฟไลน์) ดังภาพที่ 2
3. จากนั้น ระบบทำการดาวน์โหลดไฟล์เอกสารที่เลือก และแสดงผลหน้าต่างสำหรับบันทึกไฟล์เอกสารลงในคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ โดยจะมีชื่อไฟล์ส่วนท้ายเป็น (Working Copy) ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ได้ตามต้องการ และคลิก Save เพื่อบันทึก และระบบจะล็อกไฟล์ที่ดาวน์โหลดให้โดยอัตโนมัติ พร้อมแสดงข้อความแจ้งสถานะแก่ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์นี้ ดังภาพที่ 3
โดยผู้ใช้รายอื่นจะยังสามารเข้าดูเนื้อหาของไฟล์เอกสารที่ถูกล็อกได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ จนกว่าผู้ที่กำลังแก้ไขจะอัพโหลดไฟล์เวอร์ชั่นใหม่ (Upload New version) เข้าไปแทนที่ หรือเลือกยกเลิกการแก้ไขแบบ Offline
4. การยกเลิกการแก้ไขแบบออฟไลน์ และปลดล็อกเอกสาร ในกรณีที่ไม่ต้องการอัพโหลดไฟล์เอกสารใหม่ และยังคงไว้ซึ่งไฟล์เอกสารเวอร์ชั่นเดิม ให้คลิกที่คำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกเมนูคำสั่ง Cancel Editing (ยกเลิกการแก้ไข) ดังภาพที่ 4
สำหรับไฟล์ข้อมูลประเภท ข้อความธรรมดา (Text), HTML, และรายการเนื้อหา XML ที่ถูกสร้างหรืออัพโหลดไว้ใน Document Library ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลเหล่านี้ ผ่านเครื่องมือ Edit in Alfresco Share ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ได้โดยตรง ตามขั้นตอนดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณไฟล์เอกสาร แล้วคลิกคำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกเมนูคำสั่ง Edit in Alfresco Share (แก้ไขใน Alfresco) ดังภาพที่ 5
3. ปรากฎหน้าสำหรับแก้ไขรายละเอียดของรายการและเนื้อหาในไฟล์ข้อมูล เมื่อปรับปรุงข้อมูลตามต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save (บันทึก) ดังภาพที่ 6
หมายเหตุ : ที่หัวข้อ Name ซึ่งเป็นช่องสำหรับใส่ชื่อเอกสาร จะไม่รองรับการใส่อักขระพิเศษต่อไปนี้ * “<> \ /:.. และ |
Editing content in Google Docs
คุณสามารถใช้งานเมนู Edit in Google Docs (แก้ไขใน Google Docs) สำหรับแก้ไขเอกสารชนิดต่าง ๆ ใน Document Library ตามที่ Google Docs รองรับ เช่น Common Document (เอกสารทั่วไป), Presentation (ไฟล์นำเสนอข้อมูล) และ spreadsheet (สเปรดชีทหรือตารางทำงาน) เป็นต้น
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณไฟล์เอกสาร แล้วคลิกคำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกเมนูคำสั่ง Edit in Google Docs (แก้ไขใน Google Docs) ดังภาพที่ 7
3. ปรากฎหน้าต่าง Authorize with Google Docs (ดำเนินการด้วย Google Docs) ซึ่งแจ้งให้คุณต้องเชื่อมต่อ Alfresco กับบัญชี Google Docs ของคุณเพื่อดำเนินการต่อ ให้คลิกปุ่ม OK ดังภาพที่ 8
4. จะปรากฎหน้าต่าง Sign in with Google ให้ลงชื่อเข้าใช้งานด้วยบัญชี Google ของคุณ ให้ดำเนินการพิมพ์ชื่อแอคเคาท์ผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ และคลิกที่ปุ่ม Next ดังภาพที่ 9
5. จากนั้นจะเข้าสู่หน้าการแก้ไขเอกสารด้วยเครื่องมือใน Google Docs ให้ดำเนินการแก้ไขรายละเอียดตามต้องการ ดังภาพที่ 10
6. การอัพเดทเวอร์ชั่นของเอกสาร เมื่อแก้ไขเอกสารใน Google Docs เรียบร้อยแล้ว ให้กลับมาที่ไฟล์เอกสารต้นทางใน Document Library ซึ่งจะยังคงแสดงสถานะไฟล์ที่ถูกล็อกไว้ระหว่างที่คุณแก้ไข เพื่อไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเข้ามาทำการแก้ไขซ้ำซ้อน
โดยคลิกที่เมนู Check In Google Doc จะปรากฎหน้าต่าง Version Information ให้คลิกเลือกเวอร์ชั่นการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มคำอธิบายเกี่ยวกับส่วนที่แก้ไข สุดท้ายคลิก OK เพื่อให้ระบบอัพเดทข้อมูลและเวอร์ชั่นเอกสารใหม่ และปลดล็อกสถานะการแก้ไข ดังภาพที่ 11
7. นอกจากนี้ เมื่อเลือกแก้ไขเอกสารด้วย Google Docs แล้ว ยังมีเมนูที่สามารถเลือกใช้งานเพิ่มเติม โดยคลิกที่เมนู More… (เพิ่มเติม…) จะปรากฎเมนู ดังภาพที่ 12 ได้แก่
- Resume Editing in Google Docs (กลับไปแก้ไขใน Google Docs) ในกรณีที่คุณปิดหน้าต่างการแก้ไขเอกสารใน Google Docs ไป สามารถคลิกเมนูนี้ เพื่อเข้าสู่หน้าแก้ไขเอกสารเดิมได้อีกครั้ง
- Cancel Editing in Google Docs (ยกเลิกการแก้ไขใน Google Docs) ในกรณีที่ไม่ต้องการอัพเดทข้อมูลเอกสารใหม่จาก Google Docs และยังคงไว้ซึ่งไฟล์เอกสารเวอร์ชั่นเดิม ให้คลิกที่เมนูนี้ เพื่อยกเลิกการแก้ไข
Editing content in Microsoft Office
คุณสามารถแก้ไขเนื้อหาของ Microsoft Office ได้โดยไม่ต้องบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณก่อน การดำเนินการเช็คเอาท์ที่มองไม่เห็นทำให้แน่ใจว่ารายการที่แก้ไขอยู่นั้นได้รับการป้องกัน (ล็อค) ในคลังเอกสารในขณะที่คุณกำลังแก้ไข เมื่อคุณเสร็จสิ้นการแก้ไขรายการก็ทำการตรวจสอบและเลือกกำหนดเวอร์ชั่นของเอกสารที่ปรับปรุง เพื่อให้สามารถใช้ได้กับผู้ใช้อื่น ๆ
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณไฟล์เอกสาร แล้วคลิกคำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกเมนูคำสั่ง Edit in Microsoft Office (แก้ไขใน Microsoft Office) ดังภาพที่ 13
3. จะปรากฎหน้าต่างแสดงการแจ้งเตือนเกี่ยวการเปิดเอกสารเพื่อแก้ไขเอกสารนี้ ให้คลิกที่ปุ่ม OK ดังภาพที่ 14
4. จากนั้น ระบบจะให้ใส่ Username และ Password เพื่อทำการ Login เข้าไปแก้ไขไฟล์ใน MS Office (ใช้ Username และ Password ชุดเดียวกับที่ใช้เข้าระบบ Alfresco) ดังภาพที่ 15
5. จะแสดงผลโปรแกรม MS Office ให้ผู้ใช้ทำการแก้ไขข้อมูลในไฟล์เอกสารได้ตามต้องการ และเมื่อแก้ไขเสร็จแล้วให้คลิกบันทึก ดังภาพที่ 16
Editing file and folder properties
การแก้ไขรายละเอียดเบื้องต้นเกี่ยวกับโฟลเดอร์หรือรายการไฟล์เอกสารใน Document Library เช่น เปลี่ยนชื่อ เพิ่มคำอธิบาย หรือใส่แท็กให้กับเอกสาร เป็นต้น เพื่อให้สะดวกต่อการค้นหา
และถ้าโฟลเดอร์หรือไฟล์เอกสารที่เลือก มีการเพิ่มคุณลักษณะ (aspect) ไว้ ก็จะแสดงผลตัวเลือกหมวดหมู่เพิ่มเติมให้ใช้งานด้วย
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสาร จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณโฟลเดอร์ หรือไฟล์เอกสารที่ต้องการ และคลิกเมนูคำสั่ง Edit Properties (แก้ไขคุณสมบัติ) ดังภาพที่ 17
3. จะปรากฎหน้าต่าง Edit Properties (แก้ไขคุณสมบัติ) สำหรับแก้ไขรายละเอียดคุณสมบัติของโฟลเดอร์หรือไฟล์เอกสาร โดยสามารถใส่ข้อมูลตามต้องการ ดังภาพที่ 18 โดยมีคำแนะนำในการใช้งานเพิ่มเติมดังนี้
- ตำแหน่งหมายเลข 1 ปุ่ม All Properties (ทุกคุณสมบัติ) คลิกเพื่อดูหัวข้อสำหรับตั้งค่าคุณสมบัติของโฟลเดอร์หรือไฟล์เอกสารเพิ่มเติม
- ตำแหน่งหมายเลข 2 หัวข้อ Name ซึ่งเป็นช่องสำหรับใส่ชื่อโฟลเดอร์หรือไฟล์เอกสาร จะไม่รองรับการใส่อักขระพิเศษต่อไปนี้ * “<> \ /:.. และ |
- ตำแหน่งหมายเลข 3 หัวข้อ Tags คุณสามารถสร้างแท็กให้กับโฟลเดอร์หรือเอกสาร เพื่อสร้างเป็นลิงก์รวมหมวดหมู่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันให้แสดงผลด้วยกัน ซึ่งทำให้สะดวกในการค้นหาและเข้าถึงข้อมูล
- ตำแหน่งหมายเลข 4 คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า
4. ขั้นตอนการจัดการ Tags ของโฟลเดอร์หรือไฟล์เอกสาร หลังจากคลิกที่ปุ่ม Select (เลือก) ตามตำแหน่งหมายเลข 3 ในภาพที่ 18 จะปรากฎหน้าต่างให้เลือกหรือเลิกใช้ Tags ดังภาพที่ 19
- สร้าง Tags ใหม่ โดยพิมพ์คำที่ต้องการลงไปในช่องค้นหาของคอลัมน์ซ้าย หากเป็นคำใหม่ที่ไม่ซ้ำกับ Tags ที่เคยเพิ่มไว้ก่อนหน้า ให้คลิกที่สัญลักษณ์ หรือกด Enter ที่คีย์บอร์ด เพื่อยืนยันการเพิ่ม Tags ใหม่
- ใช้ Tags ที่เคยเพิ่มไว้แล้ว หากพิมพ์คำที่ต้องการลงในช่องค้นหา และปรากฎคำที่ต้องการในลิสต์รายการชื่อ Tags ในคอลัมน์ด้านซ้าย ให้คลิกที่สัญลักษณ์ เพื่อเลือกเพิ่ม Tags นี้ให้กับโฟลเดอร์หรือเอกสารได้ทันที
- การเลิกใช้ Tags ที่ไม่ต้องการให้แสดงผลในโฟลเดอร์หรือไฟล์เอกสารนี้ ในคอลัมน์ด้านขวาให้คลิกสัญลักษณ์ เพื่อปิดการแสดงผล Tags
สุดท้าย คลิกที่ปุ่ม OK เพื่อบันทึก
Editing PDF file
หากผู้ใช้งานมีการอัพโหลดไฟล์เอกสารประเภท PDF ใน Document Library (คลังเอกสาร) ภายใต้ Site จะสามารถแก้ไขและจัดการไฟล์ PDF ด้วยเครื่องมือในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ได้โดยตรง ดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณไฟล์เอกสาร แล้วคลิกคำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกเมนูคำสั่งเพื่อจัดการไฟล์ PDF ดังภาพที่ 20 โดยมีรายละเอียดการใช้งานดังนี้
- Merge PDF Document (ผสานเอกสาร PDF) ผู้ใช้งานสามารถรวมไฟล์เอกสาร PDF หลายไฟล์ที่มีข้อมูลเกี่ยวข้องกัน ผสานรวมกันเป็นไฟล์ใหม่ 1 ไฟล์ได้
โดยเมื่อคลิกเมนูนี้ จะปรากฎหน้าต่าง Merge PDF Document จากนั้นที่หัวข้อ Append to file (only PDF): (ผนวกกับเอกสาร:) ให้คลิกเลือกไฟล์ PDF ที่ต้องการผสานรวมกับไฟล์นี้ จากโฟลเดอร์อื่น ๆ ที่มีอยู่ในระบบ Alfresco และตั้งชื่อไฟล์เอกสารใหม่ในช่อง Destination name: (ชื่อปลายทาง:) สุดท้ายคลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยันการผสานไฟล์เอกสาร PDF ดังภาพที่ 21
- Delete Pages from PDF (ลบหน้าจาก PDF) ผู้ใช้งานสามารถลบหน้าที่ไม่ต้องการให้แสดงผล ออกจากไฟล์ PDF ได้
โดยเมื่อคลิกเมนูนี้ จะปรากฎหน้าต่าง Delete Pages from PDF จากนั้นที่หัวข้อ Pages to delete (page numbers separated by comma): /หน้าที่ลบ (คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค): ให้กรอกเลขหน้าที่ต้องการลบ หากมีหลายหน้า สามารถใส่ตัวเลขและคั่นด้วยสัญลักษณ์ , (จุลภาค) ได้
และตั้งชื่อไฟล์เอกสารใหม่ในช่อง Destination name: (ชื่อปลายทาง:) สุดท้ายคลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยันการลบหน้าในไฟล์เอกสาร PDF ดังภาพที่ 22
- Insert Pages into PDF (แทรกหน้าลงใน PDF) ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มหน้าใหม่ในไฟล์ PDF ที่อัพโหลดไว้ในระบบได้
โดยเมื่อคลิกเมนูนี้ จะปรากฎหน้าต่าง Insert Pages into PDF ที่หัวข้อ Insert at page (page number > 1): (แทรกที่หน้า:) ให้ใส่ตำแหน่งเลขหน้าที่ต้องการแทรกไฟล์เอกสารนี้เข้าไป (ตัวเลขต้องมากกว่า 1)
จากนั้นที่หัวข้อ Content to insert (only PDF) (เนื้อหาที่แทรก) ให้คลิกเลือกไฟล์ PDF ที่ต้องการแทรกเข้ากับไฟล์นี้ จากโฟลเดอร์อื่น ๆ ที่มีอยู่ในระบบ Alfresco
และตั้งชื่อไฟล์เอกสารใหม่ในช่อง Destination name: (ชื่อปลายทาง:) สุดท้ายคลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยันการแทรกหน้าใหม่ในไฟล์เอกสาร PDF ดังภาพที่ 23
- Split PDF Document (แยกเอกสาร PDF) ผู้ใช้งานสามารถแยกไฟล์เอกสาร PDF จาก 1 ไฟล์ใหญ่ ให้เป็นไฟล์ย่อย ตามความถี่ของหน้าเอกสาร เช่น เอกสาร PDF มีทั้งหมด 5 หน้า หากเลือกแยกเอกสารทุก 2 หน้า ก็จะเกิดเอกสารใหม่ทั้งหมดรวม 3 ไฟล์ โดยไฟล์แรกแสดงผลหน้า 1-2 ไฟล์ที่สองแสดงผลหน้า 3-4 และไฟล์ที่สาม แสดงผลหน้าที่ 5 เป็นต้น
โดยเมื่อคลิกเมนูนี้ จะปรากฎหน้าต่าง Split PDF Document ที่หัวข้อ Frequency (number): (แยกความถี่:) ให้ใส่ตัวเลขจำนวนความถี่ของหน้าตามต้องการ สุดท้ายคลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยันการแยกหน้าเอกสาร ดังภาพที่ 24 โดยระบบจะสร้างไฟล์ PDF ใหม่ ตามจำนวนเอกสารที่แบ่งได้ เรียงตามตัวเลขความถี่ของหน้า แสดงผลในระบบให้อัตโนมัติ
- Split PDF Document at Page (แยกเอกสาร PDF ที่หน้า) ผู้ใช้งานสามารถแยกไฟล์เอกสาร PDF จาก 1 ไฟล์ใหญ่ ให้เป็น 2 ไฟล์ย่อย ในตำแหน่งหน้าที่ต้องการได้ เช่น เอกสาร PDF มีทั้งหมด 5 หน้า หากเลือกแยกเอกสารในหน้าที่ 3 ระบบจะสร้างแยกเอกสารออกเป็น 2 ไฟล์ ไฟล์แรกมี 2 หน้า และไฟล์ที่สองจะเริ่มต้นด้วยหน้าที่ 3 ตามที่เลือก เป็นต้น
โดยเมื่อคลิกเมนูนี้ จะปรากฎหน้าต่าง Split PDF Document at Page ที่หัวข้อ Split at page number: (แยกที่หน้าที่:) ให้ใส่เลขหน้าที่ต้องการให้เริ่มแยกไฟล์ใหม่ สุดท้ายคลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยันการแยกหน้าเอกสาร ดังภาพที่ 25 โดยระบบจะสร้างไฟล์ PDF ใหม่ 2 ไฟล์ แยกตามเลขหน้าที่คุณกำหนดและแสดงผลในระบบให้อัตโนมัติ
Updating an item with content from your computer
อีกหนึ่งวิธีที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถอัพเดทไฟล์เอกสารใน Document Library (คลังเอกสาร) ภายใต้ Site ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ได้อย่างง่าย โดยเลือกอัพโหลดไฟล์เอกสารใหม่จากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณมาแทนที่ไฟล์เดิมในระบบ Alfresco ซึ่งมีขั้นตอนที่ไม่ยุ่งยาก สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว และยังอำนวยความสะดวกต่อผู้ใช้งานรายอื่น ๆ ในระบบที่สามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูลใหม่ได้ทันทีเช่นกัน
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณไฟล์เอกสาร แล้วคลิกคำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกเมนูคำสั่ง Upload New Version (อัพโหลดเวอร์ชั่นใหม่) ดังภาพที่ 26
3. ปรากฎหน้าต่าง Update File พร้อมแสดงผลปุ่มและหัวข้อต่าง ๆ สำหรับดำเนินการ ดังภาพที่ 27
- ตำแหน่งหมายเลข 1 คลิกปุ่ม Select files to upload เพื่อเลือกไฟล์เอกสารใหม่
- ตำแหน่งหมายเลข 2 ปรากฎหน้าต่างสำหรับเลือกไฟล์เอกสารใหม่ จากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ
- ตำแหน่งหมายเลข 3 คลิกปุ่ม Open เพื่อยืนยันการเลือกเอกสารใหม่
- ตำแหน่งหมายเลข 4 หัวข้อ This version has ให้คุณเลือกตัวเลข Version ใหม่ของเอกสารที่ต้องการ ซึ่งจะแบ่งเป็น 2 แบบ คือ
- 1) Minor changes เลือกใช้ในกรณีที่ข้อมูลในเอกสารเปลี่ยนแปลงจากเดิมเพียงบางจุด
- 2) Major changes เลือกใช้ในกรณีที่ข้อมูลในเอกสารมีการเปลี่ยนแปลงใจความสำคัญของเนื้อหา ที่ต่างไปจากข้อมูลเดิมมาก
- ตำแหน่งหมายเลข 5 ช่อง Comments สามารถเพิ่มรายละเอียดเพื่อแจ้งตำแหน่งที่มีการแก้ไขในเอกสารเวอร์ชั่นใหม่นี้
- ตำแหน่งหมายเลข 6 คลิกปุ่ม Upload เพื่อยืนยันการดำเนินการ
4. เมื่ออัพโหลดเอกสารเวอร์ชั่นใหม่เรียบร้อยแล้ว หากคลิกเข้าไปในหน้ารายละเอียดเอกสาร และดูที่แถบเมนูจัดการเอกสารด้านขวา ในหัวข้อ Version History (ประวัติเวอร์ชั่น) จะแสดงประวัติเวอร์ชั่นของเอกสารที่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงทุกครั้งเรียงตามลำดับ ดังภาพที่ 28
นอกจากนี้ ภายใต้หัวข้อ Version History (ประวัติเวอร์ชั่น) ยังมีเครื่องมือสำหรับจัดการเอกสารเพิ่มเติม ได้แก่
- สัญลักษณ์ Upload New Version คลิกสัญลักษณ์นี้เพื่ออัพโหลดเอกสารที่แก้ไขเวอร์ชั่นใหม่ล่าสุด
- สัญลักษณ์ Revert คลิกสัญลักษณ์นี้ที่ไฟล์เอกสารเวอร์ชั่นที่ต้องการ เพื่อเลือกใช้เอกสารเวอร์ชั่นเก่าอีกครั้ง โดยเมื่อเลือกใช้แล้วระบบจะนำเอกสารเวอร์ชั่เก่ามาสร้างเป็นไฟล์ใหม่และแสดงผลเป็นเอกสารเวอร์ชั่นล่าสุด
- สัญลักษณ์ Download ดาวน์โหลดเอกสารจากระบบ เก็บลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ
- สัญลักษณ์ View Properties คลิกเพื่อดูรายละเอียดคุณสมบัติของไฟล์เอกสาร
Downloading content
ผู้ใช้งานสามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารจากระบบ Alfresco เพื่อทำสำเนาเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณได้ ตามขั้นตอนดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณไฟล์เอกสาร แล้วคลิกคำสั่ง Download (ดาวน์โหลด) จะปรากฎหน้าต่างให้ Save (บันทึก) ไฟล์เอกสารลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังภาพที่ 29
3. นอกจากนี้ ยังสามารถดาวน์โหลดเอกสารพร้อมกันครั้งละหลายไฟล์ โดยระบบจะบันทึกเป็นไฟล์นามสกุล .zip เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บ
โดยให้คลิกทำเครื่องหมายกาถูก ที่บริเวณไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Selected Items (ไฟล์ที่เลือก) และคลิกเมนู Download as Zip (ดาวน์โหลดเป็น Zip) จะปรากฎหน้าต่างให้ Save (บันทึก) ไฟล์เอกสารลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังภาพที่ 30
Sharing content
ผู้ใช้งานสามารถ Share (แบ่งปัน) ไฟล์เอกสารจากระบบ Alfresco เพื่อเผยแพร่ให้กับผู้อื่นสามารถเข้าถึงได้ แม้ผู้นั้นจะไม่ได้เป็นสมาชิกของระบบ Alfresco ก็ตาม โดยสามารถใช้หลากหลายช่องทาง ทั้ง URL ของเอกสาร อีเมล ไปจนถึงเว็บไซต์ Social Media ต่าง ๆ ในการเข้าถึงเอกสาร โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นให้คลิกที่่เมนู Share (แบ่งปัน) ดังภาพที่ 31
3. จากนั้น ปุ่ม Share (แบ่งปัน) จะแสดงชื่อเป็น Shared (ใช้งานร่วมกัน) แสดงว่าเอกสารนี้ได้ถูกแบ่งปันให้ผู้อื่นเข้าถึงได้
โดยคุณสามารถใช้ Public Link: (ลิงก์สาธารณะ:) โดยการคัดลอก URL ที่ปรากฎไปเปิดใน Web Browser ต่าง ๆ
หรือคลิกสัญลักษณ์ที่หัวข้อ Share with: (ใช้งานร่วมกับ:) เพื่อแชร์เอกสารผ่าน อีเมล, Facebook, Twitter, Google+ ดังภาพที่ 32
ตัวอย่างการแสดงผลเอกสารที่ถูกแชร์ เมื่อผู้ชมเข้าถึงเอกสารที่แชร์ผ่าน URL ด้วย Web Browser จะมองเห็นรายละเอียดเอกสาร ดังภาพที่ 33
4. วิธียกเลิกการ Share ไฟล์เอกสาร เมื่อไม่ต้องการให้ผู้อื่นหรือบุคคลภายนอกเข้าถึงไฟล์เอกสารผ่านลิงก์ที่ถูกแชร์ไปแล้ว ผู้ใช้งานสามารถปิดการเชื่อมต่อได้ โดยคลิก ที่ลิงก์เมนู Shared (ใช้งานร่วมกัน) ที่ไฟล์เอกสาร จากนั้นเลือกคำสั่ง Unshare (เลิกใช้งานร่วมกัน) ดังภาพที่ 34
Managing aspects
คุณสามารถใช้ Aspects (คุณลักษณะ) เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงาน, Properties (คุณสมบัติ) หรือตัวเลือกพิเศษไปที่ไฟล์เอกสาร โดย ระบบ Alfresco จะกำหนดรายการ Aspects เป็นค่าเริ่มต้นให้กับเนื้อหาของคุณ เช่น คุณลักษณะในการทำเวอร์ชั่นของเอกสาร หรือ คุณลักษณะการสร้าง Tags เพื่อสร้างลิงก์จัดหมวดหมู่พิเศษให้กับเอกสาร เป็นต้น
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ และคลิกที่ชื่อเอกสารเพื่อเข้าสู่หน้าดูตัวอย่างเอกสาร
หลังจากนั้นจะระบบจะแสดงคำสั่งเอกสารทางด้านขวา ให้คลิกที่คำสั่ง Manage Aspects (มุมมองการจัดการ) ดังภาพที่่ 35
3. ปรากฎหน้าต่างสำหรับจัดการ Aspects (คุณลักษณะ) ให้กับไฟล์เอกสาร โดยในคอลัมน์ Available to Add (พร้อมเพิ่ม) ให้คุณคลิกสัญลักษณ์ เพื่อเพิ่ม Aspects ที่ต้องการให้กับเอกสาร
หรือคลิกสัญลักษณ์ ในคอลัมน์ Currently Selected (ที่เลือกอยู่) เพื่อลบ Aspects ที่ไม่ต้องการใช้งานอีกต่อไป
สุดท้ายคลิกปุ่ม Apply Change (เปลี่ยนแปลง) เพื่อบันทึกการตั้งค่า ดังภาพที่่ 36
หมายเหตุ : สามารถดูรายละเอียดของ Aspect แต่ละชนิดพร้อมคำอธิบายเพิ่มเติม คลิกที่นี่
4. จากนั้น Aspects ที่เพิ่มใหม่ ก็จะแสดงผลเป็นคุณลักษณะของไฟล์นั้น ๆ ตัวอย่างเช่น เมื่อเพิ่ม Aspects ชนิด Geographic (ภูมิศาสตร์) ให้กับไฟล์ภาพที่มีการระบุพิกัด gps location ใน Properties (คุณสมบัติ) ของไฟล์ภาพนั้น เมื่อคลิกดูรายละเอียดไฟล์ จะพบกับเมนูคำสั่ง View on Google Maps แสดงผลเพิ่มขึ้นมาด้วย เป็นต้น ดังภาพที่ 37
Managing content permissions
คุณสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์และไฟล์เอกสารต่าง ๆ (Permissions) ที่จัดเก็บอยู่ใน Document Library (คลังเอกสาร) ภายใน Site ให้กับผู้ใช้งานเฉพาะบางกลุ่ม หรือเฉพาะบางบุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงเนื้อหาได้
ซึ่งผู้ที่มีสิทธิ์ในการกำหนด Permissions ก็คือ ผู้ดูแลระบบ (Administrator) หรือผู้ใช้งานที่ได้รับบทบาทให้เป็นผู้จัดการ (Manager) ของ Site นั้น ๆ โดยมีขั้นตอนการตั้งค่าดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์หรือเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้ แล้วคลิกคำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกเมนูคำสั่ง Manage Permissions (จัดการสิทธิ์) ดังภาพที่ 38
3. เข้าสู่หน้า Manage Permissions (จัดการสิทธิ์) สามารถคลิกที่ปุ่ม Inherit Permissions (สืบทอดสิทธิ์) เพื่อเปิดหรือปิดการให้สิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์หรือเอกสารสำหรับทุกคนใน Site ตามที่ระบบตั้งเป็นค่าเริ่มต้นมาให้ หรือหากโฟลเดอร์นี้อยู่ภายใต้โฟลเดอร์อื่น ๆ ที่มีการกำหนดสิทธิ์ไว้ ก็จะเป็นการเลือกเปิดหรือปิดสิทธิ์ที่สืบทอดมาจากโฟลเดอร์หลักได้ ดังภาพที่ 39
กรณีเลือกปิดการสืบทอดสิทธิ์ของโฟลเดอร์หรือเอกสาร จะปรากฎหน้าต่างให้คลิกปุ่ม Yes (ใช่) เพื่อยืนยันการปิดการสืบทอดสิทธิ์ ดังภาพที่ 40
4. การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์หรือไฟล์ ให้กับเฉพาะผู้ใช้หรือกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการ ให้คลิกที่ปุ่ม Add User/Group (เพิ่มผู้ใช้/กลุ่ม) ดังภาพที่ 41
5. ปรากฎช่องให้พิมพ์คำค้นหาที่เกี่ยวข้องกับรายชื่อผู้ใช้งาน และคลิกปุ่ม Search (สืบค้น) เมื่อปรากฎผลการค้นหา ให้คลิกปุ่ม Add (เพิ่ม) ที่ผู้ใช้หรือกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการ ดังภาพที่ 42
6. ข้อมูลผู้ใช้หรือกลุ่มผู้ใช้งานที่เลือกจะปรากฎในหัวข้อ Locally Set Permissions (ตั้งค่าการอนุญาตสิทธิ์ภายใน) ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดบทบาทให้กับผู้ใช้แต่ละรายหรือแต่ละกลุ่ม ได้จากหัวข้อ Role
หากตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึก ดังภาพที่ 43
Becoming content owner
ในกรณีที่มีไฟล์เอกสารหรือโฟลเดอร์ที่ผู้ใช้งานได้สร้างหรืออัพโหลดไว้ใน Document Library (คลังเอกสาร) ภายใน Site และผู้ใช้งานที่เป็นเจ้าของไฟล์เดิมได้ลาออกจากบริษัทหรือมีเหตุที่ทำให้ไม่ได้เป็นสมาชิกของ Site นั้น ๆ แล้ว
ผู้ดูแลระบบ (Administrator) หรือผู้ใช้งานที่ได้รับบทบาทให้เป็นผู้จัดการ (Manager) ของ Site สามารถใช้สิทธิ์เปลี่ยนเป็นเจ้าของไฟล์เอกสารหรือโฟลเดอร์เหล่านั้น เพื่อจัดการและดูแลข้อมูลต่อได้ ตามขั้นตอนดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์หรือเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ จากนั้น
- กรณีที่ต้องการแก้ไขสิทธิ์การเป็นเจ้าของโฟลเดอร์ ให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณโฟลเดอร์นั้น แล้วคลิกคำสั่ง View Details (เรียกดูรายละเอียด)
- กรณีต้องการแก้ไขสิทธิ์การเป็นเจ้าของไฟล์เอกสาร ให้คลิกที่ชื่อไฟล์เอกสาร เพื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียด ดังภาพที่ 44
3. เข้าสู่หน้ารายละเอียดของไฟล์เอกสารหรือโฟลเดอร์ตามที่เลือกแก้ไข จากนั้นให้คลิกเมนู Become Owner (เป็นเจ้าของ) จะปรากฎหน้าต่างแจ้งการเปลี่ยนสิทธิ์การเป็นเจ้าของ ให้คลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง ดังภาพที่ 45
Changing the content type
คุณสามารถเปลี่ยน Type หรือประเภทของไฟล์เอกสาร จากเดิมที่มีค่าเริ่มต้นตามชนิดของไฟล์ เช่น รูปภาพ, ไฟล์เนื้อหา .doc หรือ .pdf เป็นต้น ให้เป็นค่าที่เฉพาะเจาะจงได้ เช่น การเปลี่ยนแปลงเอกสารให้มีคุณสมบัติตามมาตรฐาน ISO หรือการเปลี่ยนแปลงไฟล์เอกสารใบแจ้งหนี้จากไฟล์ PDF ให้เป็นไฟล์ประเภท Invoice เป็นต้น
ซึ่งผู้ใช้งานจะสามารถเปลี่ยนชนิดของเนื้อหาให้กับเอกสารต่าง ๆ ใน Document Library (คลังเอกสาร) ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่า Properties (คุณสมบัติ) ชนิดเนื้อหาโดยผู้ดูแลระบบ Alfresco ของคุณ ที่กำหนดไว้ที่หัวข้อ Custome Type ภายใต้เมนู Model Manager
โดยมีขั้นตอนการเปลี่ยน Type หรือประเภทของเนื้อหาเอกสาร ดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Sites และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. ใน Document Library ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์หรือเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นให้คลิกที่ชื่อไฟล์เอกสาร เพื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียด ดังภาพที่ 46
3. เข้าสู่หน้ารายละเอียดของไฟล์เอกสาร จากนั้นให้คลิกเมนู Change Type (เปลี่ยนชนิด) จะปรากฎหน้าต่างให้เลือกชนิดของเนื้อหาใหม่ที่ต้องการจากลิสต์ที่หัวข้อ New Type (ชนิดใหม่) สุดท้ายคลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง ดังภาพที่ 47