Updating your profile

What is My Profile?

โดยปกติ เมนู My Profile (ประวัติผู้ใช้ของฉัน)  จะเป็นตัวกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ในระบบของผู้ใช้ โดยสิทธิ์เหล่านี้ขึ้นอยู่กับที่ผู้ดูแลระบบ (Administrator) จะกำหนดให้ในเบื้องต้น

สำหรับผู้ใช้งานในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco สามารถแก้ไขข้อมูลส่วนตัวได้ที่ เมนูผู้ใช้ (User Menu) ซึ่งอยู่มุมบนขวาของหน้าจอระบบ และจะปรากฏรายการเมนูย่อย จากนั้นให้คลิกที่เมนู My Profile (โปรไฟล์ของฉัน) ดังภาพที่ 1

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand__upprofile
ภาพที่ 1 แสดงการเลือกเมนู My Profile (ประวัติผู้ใช้ของฉัน)

 

ภายใต้เมนู My Profile (ประวัติผู้ใช้ของฉัน) จะประกอบด้วยแท็บเมนูย่อยสำหรับตั้งค่าเบื้องต้น ดังนี้

  • Info

เมนู Info (ข้อมูล) เป็นแถบเมนูแรกที่จะแสดงผลหลังจากคลิกเมนู My Profile โดยจะแสดงข้อมูลส่วนตัวของผู้ใช้ ได้แก่ ข้อมูล About (เกี่ยวกับ), Contact Information (ข้อมูลการติดต่อ) และ Company Details (รายละเอียดบริษัท) ซึ่งผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลได้โดย

1. คลิกเมนู Info (ข้อมูล) จะเข้าสู่หน้าแสดงข้อมูลของผู้ใช้ จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Edit Profile (แก้ไขประวัติ) ดังภาพที่ 2

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_info1
ภาพที่่ 2 แสดงข้อมูลผู้ใช้งานระบบจัดการเอกสาร Alfresco ในเมนู Info

 

ในกรณีที่เชื่อมโยงชื่อผู้ใช้งานร่วมกันกับระบบ Active Directory ใน Windows server หรือจาก LDAP ของระบบ Open Directory ผู้ใช้จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลส่วนตัวตามทีเว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI แนะนำไว้ในส่วนนี้ได้ รบกวนติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อดำเนินการแก้ไขให้

2. จะแสดงหัวข้อสำหรับแก้ไขข้อมูล ได้แก่

  1. หัวข้อ About (เกี่ยวกับ) : สามารถกรอกข้อมูล ชื่อ, นามสกุล, อาชีพ, ตำแหน่ง, และแนะนำรายละเอียดส่วนตัวโดยสรุปได้
  2. หัวข้อ Photo (รูปภาพ) : สามารถอัพโหลดรูปภาพประจำตัวได้
  3. หัวข้อ Contact Information (ข้อมูลการติดต่อ) : เพิ่มข้อมูลเบอร์โทรศัพท์, เบอร์โทรศัพท์มือถือ, อีเมล, Skype ID, IM Account รวมถึง Google Account สำหรับให้ผู้ใช้ท่านอื่นติดต่อเราได้
  4. หัวข้อ Company Details (รายละเอียดบริษัท) : กรอกข้อมูลที่อยู่ของบริษัท เช่น ชื่อ, ที่อยู่, รหัสไปรษณีย์, โทรศัพท์, โทรสาร และอีเมลได้

โดยสามารถพิมพ์ข้อมูลลงในช่องว่างที่ต้องการได้โดยตรง ดังภาพที่ 3

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_edit_info1
ภาพที่ 3 แสดงการแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับผู้ใช้ระบบจัดการเอกสาร Alfresco

3. สำหรับขั้นตอนการเปลี่ยนภาพประจำตัว ให้เลื่อนลงมาในส่วนของ Photo (รูปภาพ) และคลิกที่ปุ่ม Upload (อัพโหลด) จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Select files to upload (เลือกไฟล์ที่ต้องการอัพโหลด) ดังภาพที่ 4

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand__uppic_profile
ภาพที่ 4 แสดงการอัพโหลดภาพประจำตัว ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco

ปรากฎหน้าต่างให้เลือกภาพที่ต้องการจะอัพโหลดจากเครื่องคอมพิวเตอร์ และคลิกที่ปุ่ม Open ดังภาพที่ 5

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand__uppic_profile2
ภาพที่ 5 แสดงการเลือกภาพประจำตัว ที่จะแสดงในระบบจัดการเอกสาร Alfresco

ระบบจะอัพโหลดภาพประจำตัวในหัวข้อ Photo และแสดงผลเป็นภาพใหม่ตามที่เลือก ดังภาพที่ 6

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand__uppic_profile3
ภาพที่ 6 แสดงภาพประจำตัวที่เลือก ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco

และสำหรับปุ่ม Use Default (ใช้ค่าตั้งต้น) เมื่อคลิกแล้วจะเปลี่ยนรูปภาพประจำตัวเป็นภาพที่ระบบกำหนดให้ในครั้งแรก

4. เมื่อกรอกรายละเอียดแก้ไขข้อมูลส่วนตัวจนครบแล้วให้คลิกที่ปุ่ม Save Changes (บันทึกการเปลี่ยนแปลง) ที่อยู่ด้านล่างสุด เพื่อบันทึก

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_edit_info2
ภาพที่ 7 คลิกปุ่ม Save Change เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

 

  • Sites

คุณสามารถเข้าใช้งาน Sites (เว็บไซต์) ทั้งหมดที่คุณเป็นสมาชิกอยู่ในปัจจุบัน และหากไม่ต้องการให้ระบบรายงานกิจกรรมของ Sites ในหน้าแรกก็ให้คลิกที่่ปุ่ม Disable Activity Feeds เพื่อปิดรายงานกิจกรรมได้ ดังภาพที่่ 7

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_site_info
ภาพที่ 8 แสดงรายการ Sites ที่ผู้ใช้เป็นสมาชิกอยู่ทั้งหมด

  • Content

เมนู Content (เนื้อหา) แสดงรายการไฟล์เอกสารที่มีความเคลื่อนไหวโดยผู้ใช้งาน แสดงผลเรียงตามการเพิ่มล่าสุด (Recently added) และปรับปรุงล่าสุด (Recently modified) ดังภาพที่่ 9

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_content_info
ภาพที่่ 9 แสดง Content (รายการเนื้อหา) ที่แก้ไขโดยผู้ใช้

  • I’m Following

เมนู I’m Following (ฉันกำลังติดตาม) เป็นฟังก์ชันการใช้งานด้าน Social ซึ่งจะแสดงรายชื่อคนที่เรากดติดตามไว้ เพื่อให้ทราบความเคลื่อนไหวและกิจกรรมต่าง ๆ ที่เขาได้ทำในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ดังภาพที่ 10

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_iamfollow
ภาพที่ 10 แสดงผู้ใช้ที่เรากำลังติดตามกิจกรรมอยู่

How to follow users?

ขั้นตอนการติดตามผู้ใช้คนอื่นที่คุณกำลังสนใจ มีดังนี้

1. ให้คลิกที่เมนู People (คน) จากนั้นให้พิมพ์ชื่อผู้ใช้ที่ต้องการติดตาม แล้วคลิกที่ปุ่ม Search (ค้นหา) ระบบจะแสดงรายชื่อผู้ใช้ตามที่ค้นหา ให้คลิกที่ชื่อของผู้ใช้ที่ต้องการเพื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียดผู้ใช้ จากนั้นคลิกปุ่ม Follow (ติดตาม) ท้ายชื่อผู้ใช้คนที่ต้องการติดตาม ดังภาพที่ 11

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_follower1
ภาพที่ 11 แสดงการค้นหาผู้ใช้เพื่อเลือกติดตามกิจกรรมในระบบจัดการเอกสาร Alfresco

2. เมื่อกลับไปที่ User Menu (เมนูของผู้ใช้) คลิก My Profile (ประวัติผู้ใช้ของฉัน) แล้วคลิกที่แท็บ I’m Following (ฉันกำลังติดตาม) จะปรากฎข้อมูลของผู้ใช้ที่เราติดตามไว้

หากต้องการเลิกติดตามผู้ใช้ ให้คลิกที่ปุ่ม Unfollow (ไม่ติดตาม) ท้ายชื่อคนที่เราต้องการยกเลิกการติดตาม ดังภาพที่ 12

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_follower2
ภาพที่ 12 แสดงการยกเลิกการติดตามกิจกรรมของผู้ใช้

3. เมื่อผู้ใช้ต้องการดูรายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมต่าง ๆ ของผู้ที่เรากำลังติดตามทั้งหมดจะแสดงในหน้า Dashboard ในส่วนของ Dashlet My Activities ดังภาพที่ 13

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_follower4
ภาพที่ 13 แสดงกิจกรรมของคนที่เรากำลังติดตามในหน้า Dashboard

  • Following Me

นอกจากคุณจะสามารถกดติดตามเพื่อดูกิจกรรมของผู้ใช้รายอื่น ๆ ในระบบแล้ว ผู้ใช้รายอื่นก็สามารถกดติดตามเพื่อดูความเคลื่อนไหวและกิจกรรมของคุณได้เช่นกัน ซึ่งคุณสามารถดูรายชื่อคนที่คลิกติดตามเราอยู่ ได้ที่เมนู Following Me (กำลังติดตามฉัน) จะแสดงรายชื่อคนที่กำลังติดตามเราอยู่ ดังภาพที่ 14

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_follower3
ภาพที่ 14 แสดงผู้ใช้ที่กำลังติดตามกิจกรรมของเราอยู่

  • Change Password

ในกรณีที่ต้องการเปลี่ยนรหัสผ่านที่ใช้ Login เข้าสู่ระบบ Alfresco สามารถทำได้ โดยคลิกที่แท็บ Change Password (เปลี่ยนรหัสผ่าน) จากนั้นให้กรอกผ่านเดิมในช่องป้อนรหัสผ่านเก่า และกรอกรหัสผ่านใหม่ที่่ต้องการในช่องต่อมา สุดท้ายให้คลิกที่ปุ่ม OK (ตกลง) เพื่อบันทึกการเปลี่ยนรหัสผ่าน  ดังภาพที่ 15

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_change_password
ภาพที่ 15 แสดงหน้าสำหรับเปลี่ยนรหัสผ่านที่ใช้ในการ Login เข้าสู่ระบบ Alfresco

  • Notifications

เมนู Notifications (การแจ้งเตือน) เป็นส่วนสำหรับเปิด/ปิดการแจ้งเตือนจากระบบ Alfresco ผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น หากทำเครื่องหมายถูกที่หัวข้อ Email Notification Feed (รายการการแจ้งเตือนทางอีเมล) แล้วคลิกที่ปุ่ม OK (ตกลง) คุณก็จะได้รับอีเมลเมื่อมีการเชิญเข้าร่วมเว็บไซต์ เป็นต้น ดังภาพที่่ 1

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_notification
ภาพที่่ 16 แสดงการตั้งค่าในแท็บการแจ้งเตือน

นอกจากนี้หากระบบของคุณมีการเพิ่ม Add on (ส่วนเสริมต่าง ๆ) เช่น SMS Notification Feed ที่ทำงานร่วมกับ SMS Gateway เพื่อส่งข้อความแจ้งเตือนกิจกรรมเอกสารผ่าน SMS เช่น แจ้งเตือนเมื่อวันครบกำหนดหรือวันหมดอายุเอกสาร เป็นต้น ก็สามารถเลือกเปิด-ปิดการใช้งานภายใต้เมนู Notifications ได้เช่นกัน

กรณีต้องการปิดการแจ้งเตือน ให้คลิกเครื่องหมายถูกออกจากหน้าหัวข้อที่ต้องการ แล้วคลิกที่ปุ่ม OK (ตกลง) เพื่อบันทึกการตั้งค่า

 

  • Trashcan

เมนู Trashcan (ถังขยะ) จัดเก็บโฟลเดอร์และไฟล์เอกสารที่ถูกลบออกจากเมนู Files และ Sites ซึ่งจะแสดงผลอยู่ในตาราง Deleted Documents and Folders (เอกสารและโฟลเดอร์ที่ลบแล้ว) โดยผู้ใช้สามารถดำเนินการกับไฟล์เอกสารที่อยู่ใน Trashcan ได้ดังนี้

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_recyclebin
ภาพที่่ 17 แสดงการไฟล์ที่ถูกลบ ซึ่งจะนำมาเก็บไว้ในเมนู Trashcan
  • ตำแหน่งหมายเลข 1. พิมพ์คีย์เวิร์ดและกด Search เพื่อค้นหาเอกสารใน Trashcan
  • ตำแหน่งหมายเลข 2. คลิกปุ่ม Recover (กู้คืน) เพื่อนำข้อมูลไฟล์ของตนเองจากถังขยะกลับไปสู่โฟลเดอร์การใช้งานปกติได้ ภายใน 90 วันหลังจากที่มีการคลิกลบไฟล์
  • ตำแหน่งหมายเลข 3. คลิกปุ่ม Delete (ลบ) หากต้องการลบไฟล์ออกจากถังขยะถาวร และไม่สามารถกู้คืนไฟล์จากระบบเพื่อนำกลับมาใช้ได้อีก
  • ตำแหน่งหมายเลข 4. คลิกปุ่ม Empty (ว่าง) หากต้องการลบไฟล์ที่อยู่ในเมนู Trashcan ทั้งหมดในครั้งเดียว

 

  • Skytizens Features

เมนูนี้จะแสดงผลฟีเจอร์การใช้งานส่วนเสริม (Addons) ซึ่งเป็นคุณสมบัติเพิ่มเติมที่ทางทีมงานของ Skytizens พัฒนาขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกับระบบจัดการเอกสาร Alfresco อย่างลงตัว ตัวอย่างฟีเจอร์ต่าง ๆ เช่น

Change Language

หัวข้อ Change Language (เปลี่ยนภาษา) จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกภาษาในการใช้งานระบบตามความต้องการ ได้แก่ ภาษาอังกฤษ, ภาษาไทย, ภาษาญี่ปุ่น และภาษาจีน เมื่อเลือกภาษาที่ต้องการแล้ว ให้คลิก Save (บันทึก) ระบบจะแสดงผลเมนูต่าง ๆ เป็นภาษาที่เลือกทันที โดยผู้ใช้ไม่จำเป็นต้อง Logout ออกจากระบบ ดังภาพที่ 18

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_skytizens_feature1
ภาพที่ 18 แสดงเมนูเปลี่ยนภาษาในหน้า Skytizens Features

 

นอกจากนี้ หากระบบของคุณมีการเพิ่ม Add on (ส่วนเสริมต่าง ๆ) เช่น User Electronic Signature (ลายเซ็นของผู้ใช้) หรือ User Digital Signature Certificate (ใบรับรองลายเซ็นของผู้ใช้) เป็นต้น ก็จะแสดงผลส่วนสำหรับตั้งค่าเพิ่มเติม ภายใต้เมนู Skytizens Features ด้วย ดังภาพที่ 19

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_skytizens_feature2
ภาพที่ 19 แสดง Addon เพิ่มเติมในเมนู Skytizens Features