เมื่อมีการจัดเก็บเอกสารในระบบ ด้วยรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แล้ว อีกกิจกรรมสำคัญที่จะเกิดขึ้นควบคู่กันก็คือ “การสืบค้นเอกสาร” เพื่อนำกลับไปใช้งานหรือแบ่งปันส่งต่อให้ผู้ใช้รายอื่น ๆ
ด้วยเครื่องมือสืบค้นที่ระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco พัฒนาอย่างทรงประสิทธิภาพ ผู้ใช้สามารถค้นหาและเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวก โดยค้นหาข้อมูลหรือคุณสมบัติที่ต้องการด้วยโซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารของ Alfresco ไม่ว่าจะเป็น
- รองรับการค้นหาทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
- เลือกสืบค้นได้อย่างรวดเร็ว เพียงพิมพ์คีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้องลงในช่องค้นหา ซึ่งแสดงผลในทุก ๆ หน้า
หรือเลือก Advanced Search (การสืบค้นขั้นสูง) แบบปรับแต่งได้ เพื่อค้นหาแบบเฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้นโดยการระบุคุณสมบัติเฉพาะ
- สามารถค้นหาแบบซับซ้อนในลักษณะเดียวกับ Google ได้
- มีฟังก์ชันการค้นหาตามประเภทข้อมูลที่แยกต่างหาก สำหรับการค้นหาเนื้อหา, การค้นหา Site และการค้นหาผู้ใช้รายคน จึงทำให้เข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ตรงจุดและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
เว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI ขอแนะนำขั้นตอนการใช้งานระบบค้นหา Alfresco ดังนี้
Searching for content
ผู้ใช้สามารถค้นหาเนื้อหาหรือเอกสารในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco จากช่องค้นหาที่แสดงผลด้านมุมบนขวาที่แถบเมนูหลัก ทั้งการค้นหาขั้นพื้นฐานและค้นหาขั้นสูง โดยระบบจะค้นจากประเภทเนื้อหาดังต่อไปนี้
– Library items and folders รายการไลบรารีและโฟลเดอร์
– Wiki pages หน้าวิกิพีเดีย
– Blog postings โพสต์บล็อก
– Calendar events ปฏิทินกิจกรรม
– Site-related web links เว็บไซต์ที่เกี่ยวข้องกับการเชื่อมโยงเว็บ
– Discussion topics หัวข้อการสนทนา
– Data lists and list items รายการข้อมูล
-
Basic Searching
วิธีการค้นหาข้อมูลขั้นพื้นฐาน เพื่อเข้าถึงเนื้อหาที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว มีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกบริเวณช่องค้นหาที่แสดงผลด้านมุมบนขวาที่แถบเมนูหลัก จากนั้น พิมพ์คำค้นหรือคีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้องลงในช่องค้นหา
โดยระบบจะแสดงผลข้อมูลหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับคีย์เวิร์ดใต้ช่องค้นหา ซึ่งหากเป็นข้อมูลที่คุณต้องการก็สามารถคลิกเพื่อเข้าดูรายละเอียดได้ทันที ดังภาพที่ 2
2. หากต้องการดูผลการค้นหาที่มากขึ้น หลังจากพิมพ์คีย์เวิร์ดในช่องค้นหาแล้ว ให้คุณกดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด จะแสดงผลการค้นหาทั้งหมด ดังภาพที่ 2
โดยบริเวณหัวข้อ Search in: ผู้ใช้สามารถสลับตัวเลือกการค้นหาระหว่าง All Sites (ทุกเว็บไซต์), Sites ที่คุณเป็นสมาชิก และ Repository (คลังข้อมูล) ได้ ซึ่ง All Sites คือการค้นหาเอกสาร ภายใน Site ต่าง ๆ ส่วน Repository จะหมายถึงการค้นหาในคลังเอกสารทั้งหมด
3. สามารถเพิ่มเงื่อนไขการค้นหาโดยการใส่เครื่องหมายต่าง ๆ ได้แก่
- การใส่เครื่องหมาย * (ดอกจัน) ระหว่างคำที่ต้องการค้นหา จะช่วยทำให้เจอผลการค้นหามากขึ้น เช่น คำว่า “งาน” เนื่องจากในบางเอกสารคำว่า “งาน” จะอยู่ติดกับคำอื่น ๆ ดังนั้นเมื่อค้นหาคำว่า “งาน” คำเดียว ระบบ Alfresco จึงมองว่าไม่มีเอกสารหรือข้อมูลชื่อนี้
แต่ถ้าหากว่าเราใส่ * หน้าหรือหลังคำที่เราต้องการค้นหา เช่น *งาน* จะหมายถึง ข้างหน้าหรือหลังที่ติดกับคำหรือประโยคจะเป็นอะไรก็ได้ ซึ่งจะทำให้เจอผลการค้นหาอื่น ๆ ที่มีคำว่างานประกอบด้วย เช่น งานเอกสาร หรือ ระบบงาน เป็นต้น - การใช้ && (and), ||(or), !(not) ในการค้นหาข้อมูลได้อีก เช่น ถ้าเราต้องการค้นหาข้อมูลที่มีคำว่า “บันทึก” และ ไม่มีคำว่า “ขาย” อยู่ในเอกสาร เราจะใช้คำสั่ง ดังนี้ คือ *บันทึก* && !ขาย ดังภาพที่ 4
-
Using the Advanced Search
วิธีการค้นหาข้อมูลขั้นสูง เพื่อเข้าถึงเนื้อหาที่ต้องการได้อย่างละเอียดแม่นยำมากขึ้น มีขั้นตอนดังนี้
1. บริเวณช่องค้นหาที่แสดงผลด้านมุมบนขวาที่แถบเมนูหลัก ให้คลิกที่ไอคอน 
จากนั้นคลิกที่เมนู Advanced Search… (การสืบค้นขั้นสูง…) ดังภาพที่ 5
2. ปรากฎหน้าสำหรับระบุข้อมูลการค้นหา ที่หัวข้อ “Look for” (ค้นหา) ให้เลือกรูปแบบการค้นหาซึ่งมีตัวเลือกมาตรฐานจากระบบ ได้แก่
– Content เนื้อหา : เลือกค้นหาเนื้อหาทุกประเภท
– Folder โฟลเดอร์ : เลือกค้นหาโฟลเดอร์และที่เก็บเอกสาร ทั้งหมด
– Notes โน้ต : เลือกค้นหาข้อมูลจากโน้ตในเอกสาร
นอกจากนี้อาจมีหัวข้ออื่น ๆ เพิ่มเติม ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจที่เลือกใช้และการตั้งค่าระบบที่แตกต่างกัน ดังภาพที่ 6
3. ตัวอย่างการค้นหา Content (เนื้อหา) ที่หัวข้อ Look for : (สืบค้น) ให้คลิกเลือก Content (เนื้อหา) ตามตำแหน่งหมายเลข 1 ในภาพที่ 7 จากนั้นพิมพ์คำหรือข้อความที่ต้องการค้นหา ในแต่ละส่วน และสามารถระบุรายละเอียด เช่น
- ตำแหน่งหมายเลข 2 Keywords: พิมพ์คำสำคัญสำหรับค้นหาข้อมูลทั่วไป
- ตำแหน่งหมายเลข 3 Name: พิมพ์คำค้นหาที่เกี่ยวข้องกับชื่อไฟล์เอกสาร
- ตำแหน่งหมายเลข 4 Title: พิมพ์คำค้นหาจากชื่อเรื่อง ที่ผู้ใช้ได้กำหนดไว้ในเอกสาร
- ตำแหน่งหมายเลข 5 Description: ค้นหาจากรายละเอียดของเอกสาร
- ตำแหน่งหมายเลข 6 Mimetype: เลือกชนิดของไฟล์
- ตำแหน่งหมายเลข 7 Modified Date: เลือกช่วงวันที่มีการปรับปรุงแก้ไข
- ตำแหน่งหมายเลข 8 Modifier: ผู้แก้ไขปรับเปลี่ยน
สุดท้าย คลิกที่ปุ่ม Search (สืบค้น) ตามตำแหน่งหมายเลข 9
4. ตัวอย่างการค้นหา Folder (โฟลเดอร์) ที่หัวข้อ Look for : (สืบค้น) ให้คลิกเลือก Folders (โฟลเดอร์) จากนั้นพิมพ์คำหรือข้อความที่ต้องการค้นหาในแต่ละส่วน จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Search (สืบค้น) จะแสดงผลการค้นหา Folder ตามคีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้อง ดังภาพที่ 8
Using the Site Finder
คุณสามารถค้นหา Site (เว็บไซต์) ที่คุณสังกัด ซึ่งปกติจะจำแนกตามแผนกหรือไซต์งาน โดยใช้ช่องค้นหาบนแถบเครื่องมือใน Alfresco ดังนี้
1. ให้คลิกที่เมนู Site (ไซต์) จากนั้นให้คลิกที่ Site Finder (ค้นหาเว็บไซต์) ดังภาพที่ 1
2. จากนั้นจะเข้าสู่หน้า Search for Sites (ค้นหาเว็บไซต์) ให้พิมพ์ตัวอักษรหรือชื่อเว็บไซต์ที่ต้องการค้นหาอย่างน้อย 1 ตัวอักษร จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Search (ค้นหา) ก็จะปรากฏชื่อเว็บไซต์ที่ค้นหา ดังภาพที่ 10
เมื่อแสดงผลการค้นหา Site คุณสามารถคลิกที่ชื่อ Site เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม พร้อมปุ่มที่แสดงผลทางด้านขวาของแต่ละ Site ให้คลิกดำเนินการแตกต่างกันไป ตามสิทธิ์่ที่คุณได้รับ เช่น
– Site ที่คุณเป็นสมาชิกอยู่แล้ว จะสามารถคลิกเข้าไปดูรายละเอียดใน Site นั้น หรือ คลิกปุ่ม Leave (ออกจาก) เพื่อออกจากการเป็นสมาชิก Site (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ)
– Site ที่มีสถานะ Public (เปิดเป็นสาธารณะ) และคุณยังไม่ได้เป็นสมาชิก จะแสดงผลปุ่ม Join (เข้าร่วม) เพื่อเข้าร่วม Site นั้น ๆ และดูรายละเอียดต่าง ๆ ใน Site ได้ทันที
– Site ที่มีสถานะ Moderated จะแสดงผลปุ่ม Request to Join (ส่งคำร้องขอเข้าร่วม) ให้ผู้ใช้แจ้งความประสงค์ขอร่วม Site และต้องรอให้ผู้ดูแล Site นั้น ๆ อนุมัติการเข้าร่วม Site ก่อน จึงจะมองเห็นรายละเอียดใน Site ได้
– Site ที่คุณเป็นผู้สร้าง (สำหรับผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์หรือเป็นผู้ดูแลระบบ) จะแสดงผลปุ่ม Delete (ลบ) เพื่อลบ Site และ Leave (ออกจาก) การเป็นเจ้าของ Site โดยระบบจะให้มอบสิทธิ์การเป็นเจ้าของ Site ให้ผู้อื่นดูแลต่อไป
Using the People Finder
คุณสามารถค้นหาผู้ใช้ในระบบ Alfresco ที่ต้องการ เพื่อดูกิจกรรม ความเคลื่อนไหว หรือรายละเอียดการใช้งานที่เกิดขึ้นในระบบจัดการเอกสาร Alfresco โดยมีขั้นตอนการค้นหาผู้ใช้ดังนี้
1. ที่แถบเมนูหลักด้านบน ให้คลิกที่เมนู People (คน) จากนั้นจะเข้าสู่หน้าแสดงรายละเอียดของการค้นหาผู้ใช้ ให้พิมพ์ตัวอักษรหรือชื่อผู้ใช้ที่ต้องการค้นหา อย่างน้อย 1 ตัวอักษร จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Search (ค้นหา) ดังภาพที่ 11
2. จะแสดงผลผู้ใช้ที่มีข้อมูลเกี่ยวข้องกับคีย์เวิร์ด คุณสามารถคลิกที่ผลการค้นหาเพื่อดูรายละเอียดผู้ใช้แต่ละรายเพิ่มเติม โดยจะเห็นข้อมูลติดต่อ, Site ที่สังกัด, เนื้อหาที่เพิ่มหรือแก้ไข, การติดตามผู้ใช้งานรายอื่น รวมถึงคุณสามารถกด Follow (ติดตาม) หรือ Unfollow (ยกเลิกการติดตาม) กิจกรรมของผู้ใช้ที่ค้นหาเจอได้อีกด้วย ดังภาพที่ 12
