What is a Workflow?
Workflow คือ การบริหารจัดการลำดับขั้นตอนของการปฏิบัติงาน ระหว่างบุคคลากรหรือหน่วยงาน โดยกำหนดเป็นกฎเกณฑ์และใช้เอกสารหรือคอมพิวเตอร์มาช่วยในการกำกับงาน
ตัวอย่างของ Workflow เช่น Workflow การอนุมัติงานทั่วไป, Workflow งานขาย, Workflow การส่งสินค้า ฯลฯ Workflow เหล่านี้สามารถนำไปประยุกต์ได้ในหน่วยงานทุกระดับ ตั้งแต่หน่วยงานขนาดเล็ก ไปจนถึงหน่วยงานขนาดใหญ่
ซึ่งเบื้องต้น เว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI ขอแนะนำข้อมูลองค์ประกอบและคุณสมบัติของ Workflow ที่ควรทราบก่อนเริ่มใช้งานจริง ดังนี้
องค์ประกอบของ Workflow มีดังนี้
- งาน (Job) คือ สิ่งที่ถูกนำเข้าสู่กระบวนการปฏิบัติงาน โดยปกติจะหมายถึง แบบฟอร์มคำร้อง (Request) ของระบบต่าง ๆ แบบฟอร์มนี้จะมีข้อมูลสำคัญที่ไช้ในการดำเนินงานสำหรับขั้นตอนถัดไป จนสิ้นสุดกระบวนการ และในแต่ละกระบวนการอาจจะมีการเพิ่มเติมหรือแก้ไขข้อมูลในแบบฟอร์มนี้ได้ตลอด
- ผู้ปฏิบัติงาน (Operator) คือ ผู้ที่นำงานมาปฏิบัติตามกระบวนการที่ได้กำหนดไว้ในแต่ละระบบงาน ผู้ปฏิบัติงานนี้สามารถเป็นได้ทั้งบุคคล หรือหน่วยงาน ขึ้นอยู่กับนโยบายในการติดตามงานว่าจะดูเป็นรายบุคคล หรือเป็นรายหน่วยงาน
- กระบวนการปฏิบัติงาน (Process) รายละเอียดขั้นตอนดำเนินการทำงาน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์อย่างใดอย่างหนึ่ง ในระบบงานหนึ่งอาจะมีแค่กระบวนการเดียว หรือหลายกระบวนการก็ได้ และแต่ละกระบวนการจะมีการรับ-ส่งงานกัน
คุณสมบัติของ Workflow
เมื่อนำ Workflow มาใช้งานในองค์กร ควรจะต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
- การติดตามงาน (Tracking) เนื่องจากระบบงานหนึ่ง อาจจะมีได้หลายกระบวนการ หรือหลายผู้ปฏิบัติงาน จึงจำเป็นที่ต้องติดตามงานได้ ว่าขณะนี้งานอยู่ในขั้นตอนใด ใครเป็นผู้ปฏิบัติงาน เรื่องราวของงานเป็นอย่างไร ซึ่ง Workflow จะต้องเก็บข้อมูลเหล่านี้ทั้งหมด เพื่อนำมาทำเป็นรายงานติดตามงานในภายหลัง
- การอนุมัติงาน (Approval) โดยปกติเมื่อเริ่มต้นระบบงานใดใด มักจะให้ผู้ใช้งานกรอกแบบฟอร์ม Request ของแต่ละระบบงาน จากนั้นจะส่งต่อไปยังหัวหน้าหรือผู้ที่เกี่ยวข้องทำการอนุมัติตรวจสอบ ก่อนที่จะส่งไปยังขั้นตอนต่อไป ซึ่งจะต้องมีระบบความปลอดภัย (security) เพื่อระบุบุคคลหรือผู้ที่มีสิทธิ์อนุมัติงาน
- การประสานงาน (Collaboration) เมือมีงานอยู่ใน Workflow ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานควรที่จะเห็นงานดังกล่าว และสามารถแก้ไขงานร่วมกันได้
- การกระจายงาน (Broadcasting) เป็นการส่งงานไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง โดยทั่วไปจะใช้อีเมลเป็นสื่อกลางในการส่งงานให้
What is workflow task?
Workflow Task เป็นการมอบหมายงานใหม่ให้กับผู้ใช้คนอื่น ๆ ซึ่งจะเป็นไปตามกระบวนการการทำงานขององค์กรหรือแต่ละแผนก และสามารถเชื่อมโยงกับกฎ Workflow เมื่อมีการสร้างงานและกำหนดให้ผู้ใช้เรียกกฎได้ เช่น เริ่มต้นสร้างใบเสนอราคาโดยพนักงานในแผนก Sales ทีม A แล้วส่งต่องานให้หัวหน้าแผนก Sales ทีม A เป็นผู้ตรวจสอบและอนุมัติ หากไม่ผ่านให้ส่งกลับไปที่แผนกเริ่มต้น หรือเมื่อผ่านอนุมัติแล้วให้ส่งต่องานให้ผู้จัดการบริษัทเป็นผู้อนุมัติลำดับสุดท้าย เป็นต้น
Starting a workflow
ก่อนการเริ่มต้น Workflow ให้คุณอัพโหลดไฟล์เอกสารที่ต้องการให้มีการ Review (ตรวจสอบ) และ Approve (อนุมัติ) ไว้ในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco ที่เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), Shared Files (ไฟล์ที่ใช้งานร่วมกัน) หรือ Document Library (คลังเอกสาร) ที่อยู่ภายใน Sites
1. เริ่มต้นสร้าง Workflow ได้ ด้วย 2 วิธี ดังนี้
วิธีที่ 1 นำ Cursor เมาส์ ไปชี้บริเวณไฟล์เอกสารที่ต้องการ จะปรากฎเมนูทางด้านขวาสำหรับจัดการไฟล์ โดยให้คลิกที่ More (เพิ่มเติม…) และคลิก Start Workflow (เริ่มกระแสงาน) ดังภาพที่ 1
วิธีที่ 2 ไปที่เมนู Tasks (งาน) ให้คลิกเมนู Workflow I’ve Started (เวิร์กโฟลว์ที่ฉันเริ่มต้น) จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Start Workflow (เริ่มกระแสงาน) ดังภาพที่ 2
2. จะเข้าสู่หน้า Start Workflow ที่หัวข้อ Workflow ให้คลิกที่ตัวเลือก Please select a workflow (กรุณาเลือกกระแสงาน…) จากนั้นเลือก Workflow ที่ต้องการ ดังภาพที่ 3
Workflows เริ่มต้นที่ระบบกำหนดมาให้มีดังนี้
- New Task คือ การ Assign มอบงานให้กับตัวเองหรือผู้ใช้งานคนอื่น (คนใดคนหนึ่ง) แบบเฉพาะเจาะจงเพื่อดำเนินการทำงานให้ ซึ่งงานนี้เป็นงานที่ไม่ต้องมีการ Review และอนุมัติ
- Review and Approve (single reviewer) คือ Workflow ที่กำหนดให้มีผู้ใช้เพียงคนใดคนหนึ่่งรับงาน ตรวจสอบและอนุมัติงาน
- Review and Approve (one or more reviewers) คือ Workflow ที่กำหนดให้มีผู้ใช้ตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป ทำการตรวจสอบและอนุมัติงาน โดยผู้ส่งงานสามารถกำหนดเกณฑ์การอนุมัติให้ผ่านงาน คิดตามเปอร์เซ็นจากจำนวนของผู้ใช้ที่เลือกอนุมัติงาน ในระดับที่ต้องการได้
- Review and Approve (group review) คือ Workflow ที่กำหนดให้มีกลุ่มผู้ใช้ทำการตรวจสอบและอนุมัติงาน (เลือกได้กลุ่มเดียว) โดยผู้ส่งงานสามารถกำหนดเกณฑ์การอนุมัติให้ผ่านงาน คิดตามเปอร์เซ็นจากจำนวนของผู้ใช้ในกลุ่มที่เลือกอนุมัติงาน ในระดับที่ต้องการได้
- Review and Approve (pooled review) คือ Workflow ที่กำหนดให้มีการ Assign งานไปยังกลุ่มผู้ใช้กลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง แต่ไม่ระบุเจาะจงว่าใครต้องรับผิดชอบ ทุกคนในกลุ่มจะได้รับ Task ที่แสดงผลเป็น “Unassigned” และหากมีผู้ใช้คนใดคนหนึ่งในกลุ่มต้องการรับผิดชอบ สามารถกด claim เพื่อรับงานนั้น ๆ ได้ และ Task นี้ก็จะไม่แสดงผลที่ผู้ใช้คนอื่น ๆ ทันที
- *Review and Approve (Multiple Reviewers) เป็น Workflow ที่ทาง Skytizens พัฒนาเป็น Addon เสริม ผู้ใช้สามารถ Assign งานไปให้ผู้ใช้คนอื่น ๆ จำนวน 1-4 คน ทำการตรวจสอบและอนุมัติงาน โดยมีเงื่อนไขที่จะทำให้งานผ่านได้ คือ ผู้ใช้ทุกคนที่ได้รับงานนี้จะต้องเลือกอนุมัติงานเท่านั้น หากมีคนใดคนหนึ่งเลือกไม่อนุมัติงาน ก็จะทำให้งานชิ้นนี้ไม่ผ่านอนุมัติทันที
นอกจากนี้ อาจมี Workflow รูปแบบอื่น ๆ แสดงผล ขึ้นอยู่กับข้อตกลงในการออกแบบและพัฒนาระบบการทำงานขององค์กรของคุณโดยเฉพาะ ซึ่งเรียกว่า Custom Workflow ทั้งนี้ผู้ที่สามารถเริ่มใช้งาน Custom Workflow ได้จะต้องอยู่ในกลุ่มที่กำหนดไว้เท่านั้น
3. จากนั้นจะแสดงผลหัวข้อสำหรับใส่ข้อมูลของ Workflow ที่เลือก ให้กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน (โดยเฉพาะหัวข้อที่มีเครื่องหมาย *) ดังภาพที่ 4 ได้แก่
- ตำแหน่งหมายเลข 1 Message: พิมพ์ข้อความอธิบายรายละเอียดงาน เพื่อแจ้งให้ผู้รับงานทราบ
- ตำแหน่งหมายเลข 2 Due: วันที่ครบกำหนดส่งงาน
- ตำแหน่งหมายเลข 3 Priority: ระดับความสำคัญ หรือความเร่งด่วนของงาน
- ตำแหน่งหมายเลข 4 Assignees: เลือกผู้ตรวจสอบและอนุมัติ
- ตำแหน่งหมายเลข 5 Required Approval Percentage: Workflow บางประเภท จะต้องกรอกตัวเลขเปอร์เซ็นขั้นต่ำในการอนุมัติงาน คิดจากจำนวนผู้ใช้ทั้งหมดในกลุ่มที่เลือก
- ตำแหน่งหมายเลข 6 Items: เลือกไฟล์แนบหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องที่ต้องการให้มีการ Review และ Approve คุณสามารถแนบไฟล์หนึ่งรายการหรือหลายรายการก็ได้
- ตำแหน่งหมายเลข 7 Send Email Notifications: เลือกทำเครื่องหมายกาถูก หากต้องการให้ระบบมีการแจ้งเตือนผู้ตรวจสอบและอนุมัติงานทางอีเมล
เสร็จแล้วให้คลิกที่ปุ่ม Start Workflow (เริ่มกระแสงาน) ดังตำแหน่งหมายเลข 8
นอกจากนี้ยังมีปุ่มสำหรับจัดการ Workflow เพิ่มเติม ได้แก่
- Save Form: บันทึกข้อมูลการสร้าง Workflow ในปัจจุบันเป็นแบบร่าง เพื่อใช้ในการสร้างครั้งต่อไปได้
- Recover Form: เรียกคืนข้อมูล Workflow รูปแบบที่ได้กดบันทึกครั้งล่าสุด โดยระบบจะนำข้อมูลที่บันทึกเป็นแบบร่างไว้มากรอกใส่ในฟอร์มให้อัตโนมัติ
- Cancel: ยกเลิกการสร้าง Workflow นี้
Starting a custom workflow
การใช้งาน Workflow ที่พัฒนาขึ้นเองนั้นจะมีขั้นตอนเหมือนกับการใช้งาน Workflow มาตรฐาน เพียงแต่จะมีบางหัวข้อที่แตกต่างออกไป ขึ้นอยู่กับข้อตกลงในการออกแบบและพัฒนาระบบการทำงานขององค์กรของคุณโดยเฉพาะ ทั้งนี้ ผู้ใช้งานจะต้องถูกกำหนดสิทธิ์ให้สามารถเริ่มใช้งาน Workflow ได้เท่านั้น จึงจะเห็น Workflow ในรายการที่่ให้เลือก ดังภาพที่ 5
Viewing workflows you started
คุณสามารถดูรายละเอียดของ Workflow ทั้งหมดที่คุณเป็นผู้เริ่มต้น ตามขั้นตอนดังนี้
1. ให้คลิกที่เมนู Tasks (งาน) จากนัั้นเลือก Workflow I’ve Started (เวิร์กโฟลว์ที่ฉันเริ่มต้น) ดังภาพที่ 6
2. จะแสดงรายการ Workflow ที่คุณเป็นผู้เริ่มต้นงาน ดังภาพที่ 7 โดยคุณสามารถคลิกคำสั่ง View History (เรียกดูประวัติ) เพื่อดูรายละเอียดงานเพิ่มเติม
3. เมื่อคลิกที่ปุ่ม View History (เรียกดูประวัติ) จะแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ดังภาพที่ 8
3.1. หากต้องการดูรายละเอียด Workflow ว่ามีการทำงานถึงขั้นตอนใดในรูปแบบแผนภาพ ให้คลิกที่ปุ่มเมนู View Process Diagram (เรียกดูแผนภาพกระบวนการ) ก็จะแสดงแผนผังพร้อมเครื่องหมายแสดงให้ทราบว่าขณะนี้งานอยู่ในขั้นตอนใด หรือรอผู้ใดอนุมัติ ดังภาพที่ 9
3.2. การดูงานปัจจุบันให้คลิกที่ปุ่มเมนู View Current Task (เรียกดูงานปัจจุบัน) ก็จะแสดงรายละเอียด พร้อมปุ่มสำหรับดูข้อมูล หรือแก้ไข ดังภาพที่ 10
Cancelling an active workflow
คุณสามารถยกเลิกการทำงานของ Workflow ที่คุณเป็นผู้เริ่มต้นได้ ซึ่งระบบจะลบงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ Workflow นั้น ๆ ไปด้วย จึงควรใช้ความระมัดระวังในการยกเลิก Workflow ทุกครั้ง
โดยนำ cursor เมาส์ไปชี้ที่เมนู Tasks (งาน) จากนัั้นเลือก Workflow I’ve Started (เวิร์กโฟลว์ที่ฉันเริ่มต้น) จะแสดงรายการ Workflow ที่คุณเป็นผู้เริ่มต้นงาน ให้คลิกคำสั่ง Cancel Workflow (ยกเลิกเวิร์กโฟลว์) เพื่อยกเลิกการทำงานของ Workflow นั้น
จากนั้นจะแสดงกรอบหน้าต่างให้ยืนยันการยกเลิก ให้คลิกที่ปุ่ม ใช่ เพื่อยืนยันการยกเลิก ดังภาพที่ 11
Managing Tasks
สามารถดูงานที่คุณได้รับมอบหมายให้ดำเนินการจากผู้ใช้ท่านอื่นได้ โดยงานแต่ละงานที่มอบหมายให้คุณจะแสดงผลที่เมนู My Tasks (งานของฉัน) จนกว่าคุณจะดำเนินการจนเสร็จ หรือส่งงานให้คนอื่นดำเนินการต่อไปตามกระบวนการ โดยมีขั้นตอนการเข้าจัดการงานดังนี้
1. ภายใต้เมนูหลัก Tasks (งาน) ให้คลิกที่เมนู My Tasks (งานของฉัน) หรือหากเข้ามาในหน้า Dashboard จะมีงานของคุณแสดงในส่วนของ Dashlet (แผงควบคุมย่อย) คอลัมน์ My Tasks (งานของฉัน) ดังภาพที่ 12
2. เมื่อคลิกที่ชื่อของงานที่แสดงอยู่ (หรือ่เลือกคำสั่ง Edit Tasks) จะเข้าสู่หน้าแก้ไขงาน และให้ดำเนินการตามขั้นตอน ดังภาพที่ 13 ได้แก่
- ตำแหน่งหมายเลข 1 หัวข้อ Status: เปลี่ยนสถานะของงานนี้
- ตำแหน่งหมายเลข 2 หัวข้อ Comment: บันทึกความคิดเห็น หรือรายละเอียดอื่น ๆ ที่ต้องการแจ้งให้เจ้าของงานทราบ
- ตำแหน่งหมายเลข 3 ปุ่ม Approve/Reject: เลือกอนุมัติหรือไม่อนุมัติงานนี้ ซึ่งเมื่อกดแล้ว งานนี้จะไม่แสดงในเมนู My Tasks ของคุณอีกต่อไป
3. ในกรณีที่ผู้รับผิดชอบงานไม่อยู่หรือไม่สามารถดำเนินการได้ ให้คลิกที่ปุ่ม Reassign (มอบหมายใหม่) บริเวณมุมบนด้านขวาในหน้าแก้ไขงาน จากนั้นให้ค้นหารายชื่อ และเลือกผู้ใช้คนใหม่ที่ต้องการมอบหมายงานให้ ดังภาพที่ 14
สุดท้าย เมื่องานได้ดำเนินการจนเสร็จสิ้นตามขั้นตอนใน Workflow ก็จะถูกส่งกลับไปยังผู้ใช้ที่เป็นผู้เริ่มต้นสร้างงานอีกครั้ง โดยผู้เริ่มต้น Workflow สามารถปิดงานได้ โดยคลิกดูรายละเอียดและแก้ไขงานที่ต้องการ จากนั้น
- ตำแหน่งหมายเลข 1 หัวข้อ Status: เปลี่ยนสถานะของงานนี้
- ตำแหน่งหมายเลข 2 หัวข้อ Comment: บันทึกความคิดเห็น หรือรายละเอียดอื่น ๆ ที่ต้องการแจ้งให้เจ้าของงานทราบ
- ตำแหน่งหมายเลข 3 ปุ่ม Task Done: คลิกเพื่อจบงานนี้ และจะไม่แสดงในรายการงานของคุณอีกต่อไป
Deleting a completed workflow
สำหรับ Workflow ที่่มีการทำงานเสร็จสิ้นครบทุกขั้นตอนแล้วจะถูกย้ายมาอยู่ในเมนู Completed (ดังตำแหน่งหมายเลข 3 ในภาพที่ 16) คุณสามารถลบ Workflow ที่เสร็จสิ้นออกจากระบบได้ ซึ่งระบบจะทำการลบงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนการทำงานของ Workflow ออกไปด้วย จึงควรใช้ความระมัดระวังในการลบ Workflow ทุกครั้ง
โดยนำ cursor เมาส์ไปชี้ที่เมนู Tasks (งาน) จากนัั้นเลือก Workflow I’ve Started (เวิร์กโฟลว์ที่ฉันเริ่มต้น) ให้คลิกที่เมนู Completed (เสร็จสิ้น) ที่อยู่ด้านซ้าย
เมื่อแสดงรายการ Workflow ที่มีสถานะเสร็จสิ้น ให้นำเมาส์วางบนรายการ Workflow ที่ต้องการลบ และคลิกที่เมนู Delete Workflow (ลบเวิร์กโฟลว์) จากนั้นจะแสดงกรอบหน้าต่างให้ยืนยันการลบ ให้คลิกที่ปุ่ม ใช่ เพื่อยืนยัน
