Model Manager

What is the Alfresco Model Manager?

Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) เป็นเครื่องมือสำหรับผู้ดูแลระบบ ที่ใช้เพื่อสร้างและจัดการโมเดลข้อมูลตามประเภทของเอกสาร ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ได้ตามต้องการ โดยเครื่องมือนี้เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มคุณสมบัติของเนื้อหาในส่วนต่าง ๆ หลากหลายรูปแบบ

What is a Model?

Model (แบบจำลอง) เป็นโครงสร้างพื้นฐานของส่วนที่จัดเก็บเนื้อหาและทำงานกับเนื้อหาเป็นหลัก และจะมีองค์ประกอบภายใต้ Model ได้แก่ Custom Types (จัดทำ Type ที่ปรับแต่งเอง), Aspects (มุมมอง), Properties (คุณสมบัติ) และ Constraints (เงื่อนไขและข้อจำกัด) ดังภาพที่ 1

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_modelmanager-structure1
ภาพที่ 1 แสดงองค์ประกอบของโมเดล ใน Model Manager

และเพื่อให้คุณทำความเข้าใจและสามารถนำข้อมูลจากเอกสารที่เป็นกระดาษมาสร้างเป็นโมเดล ด้วยเครื่องมือ Model Manager ได้ ขอแนะนำตัวอย่างเปรียบเทียบดังต่อไปนี้

โดยปกติเอกสารที่เกิดขึ้นในองค์กรทุกชนิด มักจะมีการใช้งานแบบฟอร์มมาตรฐานเพื่อให้เก็บข้อมูลในรูปแบบเดียวกันได้  ตัวอย่างเช่น เอกสารเกี่ยวข้องกับงานของ Sales (ฝ่ายขาย) จะประกอบด้วย Quotation (ใบเสนอราคา), Invoice (ใบแจ้งหนี้), Billing Note (ใบวางบิล), Receipt (ใบเสร็จรับเงิน) เป็นต้น

และในเอกสารแต่ละประเภท จะมีรายละเอียดหัวข้อย่อยที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน เช่น ที่อยู่บริษัท, ข้อมูลลูกค้า, เลขที่เอกสาร, วันที่ออกเอกสาร, รายละเอียดสินค้า, จำนวนสินค้า, ราคาสินค้า, ยอดเงินรวม ฯลฯ

และจากข้อมูลตัวอย่างเอกสารนี้ สามารถนำมาสร้างโมเดลข้อมูลสำหรับฝ่ายขาย ชื่อ Model “Sales” ประกอบด้วย

  • Custom types (จัดทำ Type ที่ปรับแต่งเอง) สร้างตามประเภทของเอกสารที่มีคุณสมบัติหรือความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกัน นำมาจัดเก็บในรูปแบบมาตรฐานเดียวกัน ได้แก่ Quotation, Invoice, Billing Note และ Receipt
  • Aspects (มุมมอง) เพิ่มฟังก์ชันการทำงานให้กับประเภทของเอกสารที่มีอยู่ เช่น การทำเวอร์ชันของเอกสาร, การจัดหมวดหมู่ของไฟล์เอกสาร เป็นต้น
    (คลิกเพื่อดูรายละเอียด Aspect เพิ่มเติม)
  • Properties (คุณสมบัติ) เป็นหัวข้อย่อยในเอกสารแต่ละประเภท เช่น ข้อมูลลูกค้า, เลขที่เอกสาร, ราคาสินค้า, ยอดเงินรวม ฯลฯ ดังตัวอย่างข้างต้น ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปแสดงผลในหน้ารายละเอียดของไฟล์เอกสาร รวมถึงใช้ในการค้นหาเอกสารได้ในภายหลังได้อีกด้วย
  • Constraints (ข้อจำกัด) สามารถจำกัดข้อมูลที่จะถูกเพิ่มในส่วนของ Properties ได้ เช่น จำกัดจำนวนตัวอักษรที่จะกรอกในช่อง “เลขที่เอกสาร” ได้ไม่เกิน 40 ตัวอักษร เป็นต้น
    (คลิกเพื่อดูรายละเอียด Content Modeling เพิ่มเติม)

Why is Alfresco Model Manager so important?

การจัดการโมเดลข้อมูลในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน จะช่วยให้การทำงานในองค์กรของคุณเป็นไปในทิศทางเดียวกัน อย่างเป็นระเบียบ  ไม่ว่าจะเป็น

  • ช่วยอธิบายการจัดเก็บข้อมูล
  • อนุญาตให้มีการจัดการข้อมูล Metadata (คุณลักษณะเฉพาะของเอกสาร) โดยประยุกต์ใช้ Customs types (จัดทำ Type ที่ปรับแต่งเอง) และ Aspects (มุมมอง) กับโฟลเดอร์และไฟล์เอกสารได้
  • สามารถจำแนกข้อมูลออกจากกันอย่างชัดเจน ด้วย Namespace (กลุ่มหลักที่บรรจุข้อมูล), Prefix (คำนำหน้า Namespace) และ Name (ชื่อโมเดล)
  • สามารถกำหนดและจัดการกลุ่มข้อมูลย่อยภายใต้โมเดล ประกอบด้วย Customs types (จัดทำ Type ที่ปรับแต่งเอง), Aspects (มุมมอง), Properties (คุณสมบัติ) และ Constraints (ข้อจำกัด)

นอกจากนี้ โครงสร้างโมเดลและข้อมูลที่อยู่ใน Model Manager ทั้ง Custom Types, Aspects และ Properties ต่าง ๆ จะมีความเกี่ยวข้องและสามารถนำไปใช้งานในระบบ Alfresco อีกหลายส่วน เช่น

  • หากระบบของคุณมีฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite ซึ่งใช้ในการจัดเก็บเนื้อหาจากไฟล์ภาพและเอกสารตาม Custom Types หรือประเภทของเอกสารตามที่ผู้ใช้งานกำหนด รวมถึงนำ Properties หรือข้อมูลย่อยในเอกสารในตำแหน่งที่เราสนใจจะจัดเก็บข้อมูล จะถูกนำไปเติมในช่องฟิลด์ สำหรับบันทึกข้อมูลในระบบจัดการเอกสาร Alfresco โดยอัตโนมัติ 
  • หากระบบของคุณมีฟังก์ชัน SkyArea Sort ซึ่งใช้ในการคัดแยกข้อมูลในเอกสารอัตโนมัติ ระบบจะนำ Properties จาก Custom Types ไปสร้างเป็นชื่อโฟลเดอร์และไฟล์เอกสารตามกฎ (Rules) ที่ตั้งค่าไว้อย่างเป็นลำดับชั้นโดยอัตโนมัติ เป็นต้น

 

Managing Models

การจัดการโครงสร้างโมเดลข้อมูล มีวิธีการใช้งานเมนูคำสั่งต่าง ๆ ดังนี้

Creating a new model

ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ สามารถสร้างโมเดลใหม่ในเมนู Model Manager ได้ ตามขั้นตอนดังนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) และคลิกเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ที่แถบเมนูด้านซ้าย จากนั้นให้คลิกปุ่ม Create Model (จัดทำโมเดล) ดังภาพที่ 2

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Create-Model1
ภาพที่ 2 แสดงการสร้างโมเดลใหม่ ในเมนู Model Manager

2. ปรากฎหน้าต่าง Create Model (จัดทำโมเดล) ให้กรอกข้อมูลเกี่ยวกับโมเดล ดังภาพที่ 3

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Create-Model2
ภาพที่ 3 แสดงหน้าต่างสำหรับสร้าง Model ใหม่
  • Namespace : ตั้งชื่อให้กับกลุ่มหลักที่บรรจุข้อมูล โดยตัวอักษรที่กรอกในช่องนี้จะถูกนำไปใช้เป็น URL ของ Model จึงรองรับการกรอกข้อมูลเฉพาะตัวอักษรภาษาอังกฤษและตัวเลขเท่านั้น ไม่อนุญาตให้เว้นวรรค และไม่รองรับการกรอกข้อมูลภาษาไทย
  • Prefix (คำนำหน้า) : ใส่คำนำหน้าของ namespace สำหรับโมเดล รองรับการใส่ข้อมูลเฉพาะตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ขีดกลาง (-) และขีดล่าง (_) เท่านั้น ไม่อนุญาตให้เว้นวรรค และไม่รองรับการกรอกข้อมูลภาษาไทย
  • Name (ชื่อ) : ใส่ชื่อโมเดล รองรับการใส่ข้อมูลเฉพาะตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ขีดกลาง (-) และขีดล่าง (_) เท่านั้น ไม่อนุญาตให้เว้นวรรค และไม่รองรับการกรอกข้อมูลภาษาไทย

นอกจากนี้ สามารถใส่ข้อมูล Creator (ผู้สร้างโมเดล) และ Description (คำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Model) ได้ สุดท้ายคลิกปุ่ม Create (สร้าง)

3. แสดงผลโมเดลที่สร้างใหม่ ในหน้า Model Manager โดยสถานะของโมเดลจะแสดงผลเป็น Inactive (ไม่ได้ใช้งาน) ดังภาพที่ 4 เพื่อแสดงผลให้ทราบว่าโมเดลใหม่นี้ยังอยู่ในระหว่างการตั้งค่า และสามารถคลิกเปลี่ยนสถานะให้เป็น Active (กำลังใช้งาน) ได้ภายหลัง

ส่วนโมเดลที่มีสถานะ Active (กำลังใช้งาน) จะแสดงผลให้ผู้ใช้งานทั่วไปได้ใช้งานในฟังก์ชันต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องได้ และสามารถเปลี่ยนสถานะกลับเป็น Inactive ได้ หาก Types หรือ Aspects ไม่ได้ถูกนำไปใช้งานในส่วนอื่น ๆ ภายในระบบ Alfresco แล้ว

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Create-Model3
ภาพที่ 4 แสดงผลโมเดลที่สร้างใหม่ ในหน้า Model Manager

 

Viewing existing models

นอกจากจะสามารถใช้งานเมนู Model Manager ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เพื่อสร้างโมเดลใหม่ได้แล้ว คุณยังสามารถเลือกจัดการโมเดลที่สร้างไว้แล้ว เพื่อเพิ่ม Custom Types หรือ Aspects ภายใต้โมเดลที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนการใช้งานดังนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) และคลิกเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ดังภาพที่ 2 ข้างต้น

2. เมื่อเข้าสู่หน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะแสดงผลโมเดลที่สร้างไว้ในระบบ คุณสามารถคลิกที่ชื่อของโมเดล เพื่อเข้าสู่หน้าสำหรับจัดการ Custom Types หรือ Aspects ดังภาพที่ 5

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Viewing-existing-models1
ภาพที่ 5 แสดงการคลิกที่ชื่อโมเดลเพื่อเข้าสู่หน้าจัดการ Custom Types หรือ Aspects

3. นอกจากนี้ คุณสามารถจัดการโมเดลในหน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) โดยเลือกคำสั่งจากลิสต์รายการในคอลัมน์ Actions (คำสั่ง) ที่โมเดลที่ต้องการ ดังนี้

Inactive models: จะประกอบด้วยคำสั่ง ดังภาพที่ 6

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Viewing-existing-models2
ภาพที่ 6 แสดงผลเมนูคำสั่งสำหรับ Inactive models (โมเดลที่ยังไม่ถูกใช้งาน)
  • Activate (เปิดใช้งาน): คลิกเพื่อเปิดการแสดงผลโมเดลให้ผู้ใช้งานทั่วไปสามารถเข้าถึงและใช้งานข้อมูล Custom Types หรือ Aspects ได้
  • Edit (แก้ไข): คลิกเพื่อแก้ไขรายละเอียดของโมเดล (ยกเว้น Name หรือชื่อโมเดล จะไม่สามารถแก้ไขได้)
  • Delete (ลบ): สามารถลบโมเดลที่มีสถานะ Inactive ได้เท่านั้น (หากโมเดล Active อยู่ จะต้องคลิก Deactivate ก่อนจึงจะลบได้)
  • Export (นำออก): จัดเก็บโครงสร้างโมเดลนี้ลงในไดรฟ์เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อนำไปใช้ในคลังข้อมูลอื่น ๆ ในอนาคต

Active models: จะประกอบด้วยคำสั่ง ดังภาพที่ 7

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Viewing-existing-models3
ภาพที่ 7 แสดงผลเมนูคำสั่งสำหรับ Active models (โมเดลที่ถูกใช้งานอยู่)
  • Deactivate (ปิดใช้งาน): คลิกเพื่อปิดการแสดงผลโมเดลไม่ให้ผู้ใช้งานทั่วไปสามารถเข้าถึงและใช้งานข้อมูล Custom Types หรือ Aspects
  • Export (นำออก): จัดเก็บโครงสร้างโมเดลนี้ลงในไดรฟ์เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อนำไปใช้ในคลังข้อมูลอื่น ๆ ในอนาคต

 

Activating a model

สำหรับโมเดลที่สร้างไว้ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco แต่ยังไม่ถูกเปิดใช้งาน สามารถคลิกเพื่อเปิดการแสดงผลโมเดลให้ผู้ใช้งานทั่วไปสามารถเข้าถึงและใช้งานข้อมูล Custom Types หรือ Aspects ได้ ตามขั้นตอนดังนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) และคลิกเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ดังภาพที่ 2 ข้างต้น

2. เมื่อเข้าสู่หน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะแสดงผลโมเดลที่สร้างไว้ในระบบ บริเวณด้านขวาของโมเดลที่ต้องการเปิดใช้งาน ให้คลิกเมนู Action (คำสั่ง) จากนั้นคลิกเมนู Activate (เปิดใช้งาน)
และ Status ของโมเดลนั้น ๆ  จะถูกเปลี่ยนเป็น Active (กำลังใช้งาน) ดังภาพที่ 8 รวมถึงข้อมูล Custom Types หรือ Aspects ที่อยู่ภายใต้โมเดลจะถูกเปิดให้พร้อมใช้งานเช่นกัน

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Activating-a-models1
ภาพที่ 8 แสดงขั้นตอนการ Activate (เปิดใช้งาน) โมเดลที่ต้องการ

 

Deactivating a model

การปิดการใช้งานโมเดลในระบบจัดการเอกสาร Alfresco สำหรับโมเดลที่สร้างใหม่และยังไม่ถูกใช้งานใด ๆ จะสามารถ Deactive หรือปิดการใช้งานได้ทันที

และระบบจะไม่อนุญาตให้ Deactive หรือปิดใช้งานโมเดลที่ Custom Types หรือ Aspects ที่อยู่ภายใต้โมเดลนั้น ๆ ถูกนำไปใช้งานกับเอกสารหรือโฟลเดอร์ในระบบ Alfresco อยู่ โดยจะต้องดำเนินการกับไฟล์และโฟลเดอร์ก่อนจะ Deactive โมเดล ตามขั้นตอนดังนี้

1. ค้นหาว่ามีไฟล์หรือโฟลเดอร์ใดที่ใช้งาน Custom Types และ Aspect ของโมเดลอยู่ในปัจจุบัน สามารถทำได้โดย

  • ในหน้ารายละเอียดของเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ให้คลิกที่ชื่อโมเดลที่ต้องการ
  • เข้าสู่หน้าสำหรับจัดการ Custom Types หรือ Aspects ให้คลิกเมนู Action (คำสั่ง)
  • จากนั้น คลิกเมนู Find Where Used (ค้นหาตำแหน่งที่ถูกใช้) ที่ Custom Types หรือ Aspects ทีต้องการ
  • จะแสดงผลไฟล์เอกสารและโฟลเดอร์ที่ Custom Types หรือ Aspects นั้น ๆ ใช้งานอยู่ ดังภาพที่ 9
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Find-Where-Used1
ภาพที่ 9 แสดงการใช้งานเมนู Find Where Used (ค้นหาตำแหน่งที่ถูกใช้) เพื่อค้นหาไฟล์และโฟลเดอร์ที่ใช้งาน Custom Types หรือ Aspects ของโมเดล

2. ดำเนินการกับไฟล์และโฟลเดอร์ที่ใช้งาน Custom Types และ Aspect ของโมเดล ตามเงื่อนไขต่อไปนี้

  • หากมีการใช้งาน Custom Types ของโมเดล ที่ไฟล์เอกสารหรือโฟลเดอร์ ทั้งในเมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) จะต้องลบไฟล์เอกสารและโฟลเดอร์ออกจากเมนูเหล่านี้ รวมไปถึงไฟล์และโฟลเดอร์ที่ถูกลบซึ่งอยู่ในเมนู Trashcan (ถังขยะ) ก็ต้องถูกลบทิ้งด้วย จึงจะสามารถคลิก Deactive (ปิดใช้งาน) ที่โมเดลในหน้า Model Manager ได้
  • หากมีการใช้งาน Aspect ของโมเดล ที่ไฟล์เอกสาร จะต้องลบ Aspect นั้นออกจาก Node จึงจะสามารถคลิก Deactive (ปิดใช้งาน) ที่โมเดลในหน้า Model Manager ได้
  • หากมีการใช้งานทั้ง Custom Types และ Aspect ของโมเดล ที่ไฟล์เอกสาร ทั้งในเมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) จะต้องลบไฟล์เอกสารออกจากเมนูเหล่านี้ รวมไปถึงไฟล์ที่ถูกลบและคงอยู่ในเมนู Trashcan (ถังขยะ) ก็ต้องถูกลบทิ้งด้วย จึงจะสามารถคลิก Deactive (ปิดใช้งาน) ที่โมเดลในหน้า Model Manager ได้

3. ขั้นตอนการ Deactive (ปิดใช้งาน) โมเดล

เมื่อเข้าสู่หน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะแสดงผลโมเดลที่สร้างไว้ในระบบ บริเวณด้านขวาของโมเดลที่ต้องการปิดใช้งาน ให้คลิกเมนู Action (คำสั่ง) จากนั้นคลิกเมนู Deactivate (ปิดใช้งาน)
และ Status ของโมเดลนั้น ๆ จะถูกเปลี่ยนเป็น Inactive (ไม่ได้ใช้งาน) ดังภาพที่ 10 รวมถึงข้อมูล Custom Types หรือ Aspects ที่อยู่ภายใต้โมเดลจะถูกปิดการใช้งานเช่นกัน

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Deactivating-a-models1
ภาพที่ 10 แสดงขั้นตอนการ Deactivate (ปิดใช้งาน) โมเดล

 

Exporting/importing models

คุณสามารถ Export (นำออก) เพื่อจัดเก็บโครงสร้างโมเดลที่ต้องการลงในไดรฟ์เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อนำไปใช้ Import (นำเข้า) ในคลังข้อมูลอื่น ๆ ในระบบ Alfresco ได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้

Exporting a model

คุณสามารถ Export (นำออก) โครงสร้างของโมเดลที่อยู่ในเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ซึ่งจะประกอบด้วย Layout, Custom Types, Aspects และ Properties ที่เกี่ยวข้องกับการนำไปใช้งานในคลังข้อมูล โดยมีขั้นตอนการ Export โมเดลดังนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) และคลิกเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ดังภาพที่ 2 ข้างต้น

2. เมื่อเข้าสู่หน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะแสดงผลโมเดลที่สร้างไว้ในระบบ บริเวณด้านขวาของโมเดลที่ต้องการเปิดใช้งาน ให้คลิกเมนู Action (คำสั่ง) จากนั้นคลิกเมนู Export (นำออก)
จะปรากฎหน้าต่างสำหรับบันทึกไฟล์โมเดลที่ Export ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ เป็นไฟล์นามสกุล .ZIP ให้คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึก ดังภาพที่ 11

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Viewing-Exporting-a-models1
ภาพที่ 11 แสดงขั้นตอนการ Export (นำออก) โครงสร้างของโมเดลที่อยู่ในเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล)
Importing a model

สำหรับการ Import (นำเข้า) ข้อมูลโมเดลที่คุณได้เคย Export (นำออก) จากระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่เมนู Model Manager นั้น เบื้องต้นไฟล์โมเดลที่จะนำเข้า จะต้องเป็นไฟล์นามสกุล .ZIP เหมือนกับที่ Export ออกจากระบบ และชื่อของไฟล์จะต้องไม่ซ้ำกับชื่อโมเดลที่มีอยู่ในเมนู Model Manager โดยมีขั้นตอนการ Import โมเดลดังนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) และคลิกเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ดังภาพที่ 2 ข้างต้น

2. เมื่อเข้าสู่หน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะแสดงผลโมเดลที่สร้างไว้ในระบบ ให้คลิกปุ่ม Import Model (นำเข้าโมเดล)
จะปรากฎหน้าต่างให้คลิกปุ่ม Choose Files เพื่อเลือกไฟล์โมเดล (นามสกุล .ZIP) ที่ต้องการนำเข้าจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ สุดท้ายคลิกปุ่ม Import (นำเข้า) ดังภาพที่ 12
และจะแสดงผลโมเดลที่ Import สำเร็จ ในตาราง Custom Models ในหน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล)

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Viewing-Importing-a-models1
ภาพที่ 12 แสดงขั้นตอนการ Import (นำเข้า) โครงสร้างของโมเดลในเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล)

 

Managing custom types, aspects, and properties

ผู้ดูแลระบบ หรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ สามารถสร้างและจัดการ Custom Types (จัดทำ Type ที่ปรับแต่งเอง), Aspects (มุมมอง) และ Properties (คุณสมบัติ) ให้กับโมเดลข้อมูล ด้วยเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ได้ดังนี้

Creating new custom types and aspects

คุณสามารถสร้าง Custom Types (จัดทำ Type ที่ปรับแต่งเอง) และ Aspects (มุมมอง) ใหม่ให้อยู่ภายในโมเดลข้อมูลที่ต้องการได้

และเพื่อให้เข้าใจขั้นตอนการทำงานชัดเจนยิ่งขึ้น ขออ้างอิงจากตัวอย่างที่แนะนำไว้ในหัวข้อ What is the Alfresco Model Manager? ข้างต้น ที่ยกตัวอย่างโมเดลข้อมูลสำหรับจัดการเอกสารของฝ่ายขาย ชื่อ Model “Sales” ซึ่งภายในจะประกอบด้วย Custom types สร้างตามประเภทของเอกสาร เช่น Quotation, Invoice, Receipt เป็นต้น และ Aspects เพิ่มฟังก์ชันการทำงานให้กับประเภทของเอกสาร เช่น การทำเวอร์ชันของเอกสาร, การจัดหมวดหมู่ของไฟล์เอกสาร เป็นต้น โดยสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาสร้างด้วยเมนู Model Manager ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ได้ ตามขั้นตอนดังนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) และคลิกเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ดังภาพที่ 2 ข้างต้น

2. เมื่อเข้าสู่หน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะแสดงผลโมเดลที่สร้างไว้ในระบบ คุณสามารถคลิกที่ชื่อของโมเดล เพื่อเข้าสู่หน้าสำหรับจัดการ Custom Types หรือ Aspects ที่ต้องการ ดังภาพที่ 13

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Creating-new-custom-types-and-aspects1
ภาพที่ 13 แสดงการคลิกที่ชื่อโมเดล เพื่อเข้าสู่หน้าจัดการ Custom Types หรือ Aspects

3. การสร้าง Custom Types หรือ Aspect ใหม่ ให้ดำเนินการตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

– คลิกที่ปุ่ม Create Custom Type (จัดทำ Type ที่ปรับแต่งเอง) ดังตำแหน่งหมายเลข 1 ในภาพที่ 14 จะปรากฎหน้าต่าง สำหรับใส่ข้อมูลเพื่อสร้าง Custom Types

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Creating-new-custom-types-and-aspects2
ภาพที่ 14 แสดงการคลิกปุ่มเพื่อสร้าง Create Custom Type (จัดทำ Type ที่ปรับแต่งเอง)

– คลิกที่ปุ่ม Create Aspect (จัดทำ Aspect) ดังตำแหน่งหมายเลข 1 ในภาพที่ 15 จะปรากฎหน้าต่าง สำหรับใส่ข้อมูลเพื่อสร้าง Aspect

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Creating-new-custom-types-and-aspects3
ภาพที่ 15 แสดงการคลิกปุ่มเพื่อสร้าง Create Aspect (จัดทำ Aspect)

ในหน้าต่างสำหรับสร้าง Custom Type หรือ Aspect ดังภาพที่ 14 และ 15 ข้างต้น ให้กรอกข้อมูลในตำแหน่งต่าง ๆ ดังนี้

  • ตำแหน่งหมายเลข 2 Name (ชื่อ) : ตั้งชื่อของ Custom Type หรือ Aspect โดยระบบรองรับการใส่ข้อมูลเฉพาะตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ขีดกลาง (-) และขีดล่าง (_) เท่านั้น ไม่อนุญาตให้เว้นวรรค และไม่รองรับการกรอกข้อมูลภาษาไทย
    โดยชื่อของ Custom Type หรือ Aspect ภายใต้โมเดลเดียวกันจะต้องไม่ซ้ำกัน และหลังจากกดปุ่ม Create (สร้าง) แล้ว ชื่อที่ตั้งจากช่องนี้จะแสดงผลต่อท้ายชื่อของโมเดลให้อัตโนมัติ
  • ตำแหน่งหมายเลข 3 Parent Type/ Parent Aspect (ชนิดโนดพ่อ/ Aspect ตั้งต้น) : เป็นส่วนสำหรับกำหนดการสืบทอดข้อมูลและ Properties (คุณสมบัติ) ของ Custom Type และ Aspect โดยมีการใช้งานแยกเป็น 2 กรณี ได้แก่
    • กรณีที่ 1 ภายใต้โมเดลเดียวกัน มี Custom Type หรือ Aspect ของเอกสารเพียงประเภทเดียว หรือจะมีการใช้งาน Properties ภายใต้ Type นั้น ๆ ที่ไม่ซ้ำกับ Type อื่น ๆ คุณสามารถเลือกตัวเลือกย่อยที่หัวข้อ Parent Type ของ Custom Type เป็นค่าเริ่มต้น คือ cm:content type หรือ cm:folder type ได้ และส่วนของ Parent Aspect สามารถปล่อยเป็นค่าว่างได้
    • กรณีที่ 2 ภายใต้โมเดลเดียวกัน มี Custom Type หรือ Aspect ของเอกสารหลายประเภท แต่ใช้ Properties ของเอกสารเหมือนกัน สามารถใช้วิธี Inherit (สืบทอดสิทธิ์) จาก Parent Type ได้
      ตัวอย่างเช่น ต้องการจัดเก็บ Custom Type เอกสาร 3 ประเภท ได้แก่ Quotation, Invoice และ Receipt เข้ามาในระบบจัดการเอกสาร Alfresco โดยจะจัดเก็บข้อมูล Properties จากเอกสารทั้ง 3 ประเภทเหมือนกัน ได้แก่ ชื่อลูกค้า, เลขที่เอกสาร, ชื่อพนักงานขาย และยอดเงินรวม เป็นต้น
      เพื่อให้ประหยัดเวลาและสะดวกต่อการใช้งาน คุณไม่จำเป็นต้องสร้าง Properties ให้กับ Custom Type ทีละรายการซ้ำ ๆ กัน แต่สามารถใช้วิธี Inherit (สืบทอด) Properties จาก Custom Type ที่คุณสร้างอันใดอันหนึ่ง และเลือกให้เป็น Parent Type หลักให้กับ Custom Type ที่เกี่ยวข้องได้
      เช่น ภายใต้โมเดล “Sale” มีการสร้าง Custom Type หลัก ชื่อว่า “Main” สำหรับเก็บต้นแบบของ Properties เอกสารฝ่ายขาย ประกอบด้วย ชื่อลูกค้า, เลขที่เอกสาร, ชื่อพนักงานขาย และยอดเงินรวม
      จากนั้นสร้าง Custom Type ของเอกสารทั้ง Quotation, Invoice และ Receipt โดยเลือก Parent Type ของเอกสารเหล่านี้เป็น “Sales:Main” และหลังจากกดสร้าง Custom Type ใหม่ ระบบจะสืบทอด Properties จาก Type “Main” มาที่ Type ของ Quotation, Invoice และ Receipt อัตโนมัติ ดังภาพที่ 16 โดยที่คุณไม่ต้องคลิกสร้าง Properties ใด ๆ ภายใต้ Custom Type ทั้ง 3 นี้เพิ่มเติม
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Creating-new-custom-types-and-aspects4
ภาพที่ 16 ตัวอย่างการสร้างและแสดงผล Custom Types แบบ Inherit (สืบทอด) Properties จาก Custom Type หลักที่เลือก

หมายเหตุ : การใช้งาน Parent Type แบบ Inherit จะต้องตั้งค่า Model ให้มีสถานะ Active (กำลังใช้งาน) เท่านั้น จึงจะสามารถเลือกใช้ Parent Type ที่สร้างเองได้

  • ตำแหน่งหมายเลข 4 Display Label (ฉลากตัวแปร) : ใส่ชื่อป้ายกำกับ ซึ่งจะถูกนำไปแสดงผลเป็นตัวเลือกลิสต์รายการ (Drop down) ให้ผู้ใช้งานเลือกเอกสารชนิดใหม่ (New Type) จากโมเดล ในส่วนจัดการเอกสารทั้งในเมนู My Files(ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์)
  • ตำแหน่งหมายเลข 5 Description (คำอธิบาย) : ใส่คำอธิบายให้กับ Custom Type  หรือ Aspect ที่สร้างใหม่
  • ตำแหน่งหมายเลข 6 คลิกปุ่ม Create (สร้าง) เพื่อยืนยันการสร้าง Custom Type หรือ Aspect

4. การแสดงผล Custom Type และ Aspect ในตารางภายใต้เมนู Model Manager หลังจากที่สร้างเสร็จ โดยเบื้องต้นในคอลัมน์ Name (ชื่อ) จะแสดงผลข้อมูลในรูปแบบ Prefix:ชื่อ Custom Type หรือ Aspect และข้อมูลอื่น ๆ ในตาราง ประกอบด้วยคอลัมน์ Display Label (ฉลากตัวแปร), Parent (โนดพ่อ)
และภายใต้คอลัมน์ Action (คำสั่ง) จะมีเมนูสำหรับจัดการ Custom Type หรือ Aspect เพิ่มเติม ได้แก่ Layout Designer (เครื่องมือออกแบบรูปแบบ), Edit (แก้ไข), Delete (ลบ) และ Find Where Used (ค้นหาตำแหน่งที่ถูกใช้) ดังภาพที่ 17

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Creating-new-custom-types-and-aspects5
ภาพที่ 17 แสดงผล Custom Type และ Aspect ในตารางภายใต้เมนู Model Manager

 

Editing custom types and aspects

คุณสามารถแก้ไขข้อมูลของ Custom Types (จัดทำ Type ที่ปรับแต่งเอง) และ Aspects (มุมมอง) ภายในโมเดลที่ต้องการได้ ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) และคลิกเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ดังภาพที่ 2 ข้างต้น

2. เมื่อเข้าสู่หน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะแสดงผลโมเดลที่สร้างไว้ในระบบ คุณสามารถคลิกที่ชื่อของโมเดล ที่ต้องการ เพื่อเข้าสู่หน้าสำหรับจัดการ Custom Types หรือ Aspects ดังภาพที่ 18

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Creating-new-custom-types-and-aspects1
ภาพที่ 18 แสดงการคลิกที่ชื่อโมเดล เพื่อเข้าสู่หน้าจัดการ Custom Types หรือ Aspects

3. ภายในตารางที่แสดงผล Custom Types และ Aspect ให้คลิกที่เมนู Action (คำสั่ง) จากนั้นคลิกเมนู Edit (แก้ไข) ที่ตำแหน่งด้านขวาของ Custom Types หรือ Aspect ที่ต้องการ ดังภาพที่ 19

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Editing-custom-types-and-aspects1
ภาพที่ 19 แสดงการคลิกเมนู Edit (แก้ไข) เพื่อแก้ไข Custom Types หรือ Aspects ที่ต้องการ

4. แสดงผลหน้าต่างสำหรับแก้ไข Custom Types หรือ Aspects โดยคุณสามารถแก้ไขข้อมูลตามเงื่อนไขของ Status (สถานะ) ของโมเดล ดังนี้

  • กรณีโมเดลมีสถานะ Inactive (ไม่ได้ใช้งาน) จะสามารถแก้ไขข้อมูล Custom Types หรือ Aspects ในหัวข้อต่าง ๆ ได้ ยกเว้นช่อง Name (ชื่อ) เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม Save (บันทึก) ดังภาพที่ 20
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Editing-custom-types-and-aspects2
ภาพที่ 20 แสดงหน้าต่างสำหรับแก้ไข Custom Type หรือ Aspect ที่มีสถานะ Inactive (ไม่ได้ใช้งาน)
  • กรณีโมเดลมีสถานะ Active (กำลังใช้งาน) จะสามารถแก้ไขข้อมูล Custom Types หรือ Aspects  ในหัวข้อต่าง ๆ ได้ ยกเว้นช่อง Name (ชื่อ) และ Parent Type/ Parent Aspect (ชนิดโนดพ่อ) เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม Save (บันทึก) ดังภาพที่ 21
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Editing-custom-types-and-aspects3
ภาพที่ 21 แสดงหน้าต่างสำหรับแก้ไข Custom Type หรือ Aspect ที่มีสถานะ Inactive (ไม่ได้ใช้งาน)

 

Deleting custom types and aspects

เบื้องต้นคุณสามารถลบ Custom Types (จัดทำ Type ที่ปรับแต่งเอง) และ Aspects (มุมมอง) ภายในโมเดลที่มี  Status (สถานะ) ของโมเดลเป็น Inactive (ไม่ได้ใช้งาน) เท่านั้น
หาก Custom Types หรือ Aspects ที่ต้องการลบ อยู่ในโมเดลที่มีสถานะ Active (กำลังใช้งาน) คุณจะต้องทำการ Deactivate (ปิดใช้งาน) เพื่อเปลี่ยนสถานะโมเดลให้เป็น Inactive ก่อน ระบบจึงจะอนุญาตให้ดำเนินการลบได้ (คลิกเพื่อดูรายละเอียดการ Deactivating a model เพิ่มเติม)

ขั้นตอนการลบ Custom Types และ Aspects

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) และคลิกเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ดังภาพที่ 2 ข้างต้น

2. เมื่อเข้าสู่หน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะแสดงผลโมเดลที่สร้างไว้ในระบบ คุณสามารถคลิกที่ชื่อของโมเดล ที่ต้องการ เพื่อเข้าสู่หน้าสำหรับจัดการ Custom Types หรือ Aspects
จากนั้น บริเวณด้านขวาของ Custom Types หรือ Aspects ที่ต้องการลบ ให้คลิกที่เมนู Action (คำสั่ง) และคลิกเมนู Delete (ลบ)
สุดท้าย จะปรากฎหน้าต่างให้ยืนยันการลบ Custom Types หรือ Aspects ตามที่เลือก ให้คลิกปุ่ม Delete (ลบ) ดังภาพที่ 22

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Deleting-custom-types-and-aspects1
ภาพที่ 22 แสดงขั้นตอนการลบ Custom Types หรือ Aspects ภายในโมเดลข้อมูล

และกรณีที่ผู้ใช้งานมีการสร้าง Custom Type หรือ Aspect แบบ Inherit (สืบทอดสิทธิ์) ของ Parent Type เพื่อให้มีการใช้ Properties ของเอกสารร่วมกัน (ดังที่ Alfresco WIKI แนะนำรายละเอียดไว้ในหัวข้อ Creating new custom types and aspects ข้างต้น) จะไม่สามารถลบ Custom Type หรือ Aspect ที่เป็น Parent Type หลักได้ จนกว่าจะมีการยกเลิกการสืบทอด Properties ทั้งหมด ด้วยการลบ  Custom Type/Aspect หรือแก้ไข Parent Type ของ Custom Type/Aspect เป็นชนิดอื่น

เช่น ภายใต้โมเดล “Sale” มีการสร้าง Custom Type หลัก ชื่อว่า “Main” ซึ่งภายหลังถูกนำไปใช้เป็น Parent Type ให้กับ Custom Type ชื่อ Quotation และ Invoice ดังภาพที่ 23

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Deleting-custom-types-and-aspects2
ภาพที่ 23 แสดงตัวอย่าง Custom Type ที่ถูกนำไปใช้เป็น Parent Type ให้กับ Custom Type อื่น ๆ

หากคุณต้องการลบ Custom Type “Main”  จะต้องดำเนินการยกเลิกการ Inherit (สืบทอด) Properties กับ Custom Type ย่อยก่อน เช่น

  • แก้ไข Custom Type “Invoice” โดยเปลี่ยน Parent Type เป็นตัวเลือกอื่น
  • ลบ Custom Type “Quotation” ออก (หากไม่ต้องการใช้งานอีกต่อไปแล้ว) เป็นต้น

สุดท้าย เมื่อไม่มีการ Inherit (สืบทอด) Properties ใด ๆ กับ Custom Type อื่น ๆ แล้ว จะสามารถดำเนินการลบ Custom Type “Main” ได้ตามขั้นตอนปกติ ดังภาพที่ 24

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Deleting-custom-types-and-aspects3
ภาพที่ 24 แสดงขั้นตอนการยกเลิกการ Inherit (สืบทอด) Properties กับ Custom Type ย่อย ก่อนจะลบ Custom Type หลัก

 

Creating a new property for custom types and aspects

Properties (คุณสมบัติ) ประกอบด้วย Metadata (คุณลักษณะเฉพาะของเอกสาร) ต่าง ๆ ที่มารวมกัน อยู่ภายใต้ Custom Type และ Aspect

หรือถ้ามองในมุมเอกสารทั่วไป Properties จะเป็นหัวข้อย่อยในเอกสารแต่ละประเภทที่เราสนใจจะจัดเก็บข้อมูล เช่น ใน Custom Type ใบ Invoice (ใบแจ้งหนี้) จะมี Properties เป็นข้อมูล ชื่อลูกค้า, เลขที่เอกสาร, ชื่อพนักงานขาย, ยอดเงินรวม ฯลฯ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปแสดงผลในหน้ารายละเอียดของไฟล์เอกสาร รวมถึงใช้ในการค้นหาเอกสารได้ในภายหลังได้อีกด้วย

ซึ่งในแต่ละ Types และ Aspects สามารถสร้าง Properties ที่อยู่ภายใต้ ได้ตั้งแต่ 1 หรือหลาย Properties ตามต้องการ โดยมีขั้นตอนการสร้าง Properties ดังนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) และคลิกเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ดังภาพที่ 2 ข้างต้น

2. เมื่อเข้าสู่หน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะแสดงผลโมเดลที่สร้างไว้ในระบบ คุณสามารถคลิกที่ชื่อของโมเดล จากนั้นคลิกที่ชื่อ Custom Types หรือ Aspects ที่ต้องการ ดังภาพที่ 25

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_creating-new-properties-custom-types-and-aspects1
ภาพที่ 25 แสดงขั้นตอนการคลิกที่โมเดล และ Custom Types/Aspects เพื่อเข้าสู่หน้าจัดการ Properties

3. เข้าสู่หน้าจัดการ Properties ให้คลิกปุ่ม Create Property (จัดทำคุณสมบัติ) ดังภาพที่ 26

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_creating-new-properties-custom-types-and-aspects2
ภาพที่ 26 แสดงการคลิกปุ่ม Create Property (จัดทำคุณสมบัติ) เพื่อสร้าง Property ใหม่

4. จะปรากฎหน้าต่าง สำหรับใส่ข้อมูลเพื่อสร้าง Property ดังภาพที่ 27 คุณสามารถดำเนินการตั้งค่าในหัวข้อต่าง ๆ ได้ดังนี้

หมายเหตุ : หัวข้อที่มีสัญลักษณ์ * จำเป็นต้องกรอกข้อมูล

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_creating-new-properties-custom-types-and-aspects3
ภาพที่ 27 แสดงผลหน้าต่างสำหรับกรอกข้อมูล Property
  • หัวข้อ Name* (ชื่อ) : ตั้งชื่อของ Property โดยรองรับการใส่ข้อมูลเฉพาะตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ขีดกลาง (-) และขีดล่าง (_) เท่านั้น ไม่อนุญาตให้เว้นวรรค และไม่รองรับการกรอกข้อมูลภาษาไทย
    โดยชื่อของ Custom Type หรือ Aspect ภายใต้โมเดลเดียวกันจะต้องไม่ซ้ำกัน และหลังจากกดปุ่ม Create (สร้าง) แล้ว ชื่อที่ตั้งจากช่องนี้จะแสดงผลนำหน้า namespace ของโมเดลโดยอัตโนมัติ
  • หัวข้อ Display Label (ฉลากตัวแปร) ข้อมูลที่กรอกในหัวข้อนี้ จะถูกนำไปแสดงผลเป็นป้ายกำกับที่หัวข้อ Property ของเอกสารที่เกี่ยวข้อง ปรากฎแก่ผู้ใช้งานทั่วไปทั้งในเมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์)
  • หัวข้อ Description (คำอธิบาย) ใส่รายละเอียดคำอธิบายเกี่ยวกับ Property นี้
  • หัวข้อ Data Type (ชนิดข้อมูล) เลือกชนิดข้อมูลพื้นฐานที่จะใช้เพื่อจัดเก็บ Property  นี้ โดยในระบบจัดการเอกสาร Alfresco มี Data Type ให้เลือกใช้งานหลากหลายชนิด เช่น
    • d:text รองรับการระบุค่าเป็นข้อความหรือตัวอักษร
    • d:mltext รองรับการระบุค่าเป็นข้อความหรือตัวอักษรหลายภาษา (multilingual text) ที่อาจสื่อหรือแปลออกมาได้หลายความหมาย
    • d:int รองรับการระบุค่าเป็นตัวเลข ที่มีค่าเป็นจำนวนเต็ม (integer) มักใช้กับข้อมูลที่นับได้
    • d:long รองรับการระบุค่าเป็นตัวเลขจำนวนเต็มแบบยาว (long value) ใช้ในกรณีที่ค่านั้นยาวกว่าที่ Data Type แบบ int จะรองรับได้
    • d:float รองรับการระบุค่าเป็นตัวเลขแบบมีจุดทศนิยม โดยจะใช้ Data Type นี้จัดเก็บหน่วยความจำในชุดข้อมูลขนาดใหญ่ของตัวเลขทศนิยม
    • d:double รองรับการระบุค่าเป็นตัวเลขแบบมีจุดทศนิยมเช่นกัน แต่สามารถเก็บจำนวนของทศนิยมได้มากกว่า
    • d:date รองรับการระบุค่าวันที่ ในรูปแบบของ วัน/เดือน/ปี (dd/mm/yyyy)
    • d:datetime รองรับการระบุค่าวันที่และเวลา
    • d:Boolean รองรับการระบุค่าข้อมูลที่มีได้เพียงสองค่า คือค่า true (จริง) หรือ false (เท็จ) ชนิดข้อมูลนี้แทนข้อมูลหนึ่งบิต และใช้สำหรับแฟล็กแบบง่าย (simple flags) สำหรับติดตามเงื่อนไขจริง/เท็จ
  • หัวข้อ Requirement (ความต้องการ) ตั้งค่าความจำเป็นในการกรอกข้อมูลในช่อง Property ที่ถูกนำไปแสดงผลในส่วนจัดการเอกสารแก่ผู้ใช้ทั่วไป โดยหากต้องการให้ผู้ใช้จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในช่อง Property นี้ทุกครั้ง หรือไม่ให้เว้นว่าง ให้เปลี่ยนค่าจาก Optional (ที่เลือกได้) เป็น Mandatory (จำเป็น)
  • หัวข้อ Multiple หากคลิกเลือกตัวเลือกนี้ จะเป็นการกำหนดว่า Property นี้ สามารถรองรับการใส่ Multi-Valued หรือค่าข้อมูลมากกว่า 1 ค่า

ตัวอย่างเช่น สร้าง Property “Languages known” พร้อมคลิกเลือกใช้ที่หัวข้อ Multiple ในหน้า Create Property (จัดทำคุณสมบัติ) ภายใต้ Model Manager
และเมื่อผู้ใช้งานทั่วไป คลิกเมนูคำสั่ง Edit Properties (แก้ไขคุณสมบัติ) ในเมนู Share (เมนู My Files, Shared Files และ Sites) จะสามารถเลือกใส่ค่าข้อมูล Property เกี่ยวกับภาษาที่รู้จักได้หลายค่า เป็นต้น

แต่ทั้งนี้ การใช้งาน Multi-Valued จะขึ้นอยู่กับ Data Type ที่คุณเลือกใช้กับ Property นี้ด้วย  โดยตารางต่อไปนี้ จะแสดงข้อมูล Data Type แต่ละชนิด ว่าสามารถรองรับข้อมูลแบบ Multi-Valued หรือไม่ และรองรับการใช้งานคู่กับตัวเลือกใดในหัวข้อ Constraints บ้าง

Data type การรองรับ single/
multi-value properties		 ประเภท Constraints
ที่ใช้งานร่วมด้วย		 ข้อมูลเพิ่มเติม
d:text และ d:mltext ⋅ รองรับ Multi-value properties ⋅ List of Values
⋅ Minimum / Maximum length
⋅ Regular expression		 –
d:int และ d:long ⋅ รองรับ Single-value properties ใน Model Manager
⋅ รองรับ Multi-value properties ใน Share (เมนู My Files, Shared Files, Sites)		 ⋅ List of Values
⋅ Minimum / Maximum value		 ในส่วน Share d:int และ d:long จะไม่รองรับ multiple values ที่มี Constraints
d:float และ d:double ⋅ รองรับ Single-value properties ใน Model Manager
⋅ รองรับ Multi-value properties ใน Share (เมนู My Files, Shared Files, Sites)		 ⋅ List of Values
⋅ Minimum / Maximum value		 ในส่วน Share d:float และ d:double จะไม่รองรับ multiple values ที่มี Constraints และไม่รองรับ constraint ชนิด List of Values
d:date,  d:datetime และ d:boolean ⋅ รองรับ Single-value properties ใน Model Manager ⋅ Data Types นี้ไม่ควรใช้กับ constraints ชนิด List of Values d:date และ d:datetime ไม่รองรับ constraint ชนิด List of Values
  • หัวข้อ Default Value (ค่าตั้งต้น) กำหนดค่าเริ่มต้นที่เหมาะสมกับ Data Type ที่เลือกใช้สำหรับ Property นี้ ซึ่งค่าเริ่มต้นที่ใส่ควรมีความสอดคล้องกับ Data Type ที่เลือกใช้งาน ตัวอย่างเช่น เลือก Data Type ประเภท d:int ควรกรอกข้อมูลตัวเลขจำนวนเต็มเป็นค่าเริ่มต้น เป็นต้น
    และค่าเริ่มต้นที่ถูกกำหนดภายในเมนู Model Manager จะถูกนำไปแสดงผลเป็นค่าเริ่มต้นของ Property ที่ส่วนจัดการเอกสาร ทั้งเมนู My Files, Shared Files และ Sites ซึ่งรูปแบบเลย์เอาต์ที่ปรากฎจะแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับ Data Type ที่เลือก เช่น ใช้ Data Type ประเภท d:text การแสดงผลข้อมูลค่าเริ่มต้น จะปรากฎอยู่ใน Text Box เป็นต้น
  • หัวข้อ Constraint สามารถกำหนดเงื่อนไขพิเศษหรือข้อจำกัดสำหรับ Property เพื่อให้ข้อมูลที่จะถูกใส่มาในส่วนนี้ถูกจัดเก็บและนำไปแสดงผลได้ตรงตามความต้องการ
    โดยหลังจากเลือกแล้ว อาจจะมีฟิลด์ข้อมูลเพิ่มเติมบางฟิลด์ปรากฎขึ้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของ Constraint ดังรายละเอียดในตารางต่อไปนี้
ตัวเลือก Constraints ฟิลด์ข้อมูลที่แสดงผลเพิ่มเติม เงื่อนไขและตัวอย่างการใช้งาน
None
(ไม่มี)		 ไม่มีการใช้งาน Constraints ไม่มีการใช้งาน Constraints
Regular expression
(นิพจน์ปกติ)		 Regular expression (นิพจน์ปกติ): ระบุค่านิพจน์ปกติให้กับ constrains และจำเป็นต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์นี้ ระบุค่าหรือข้อมูลที่ต้องการให้ผู้ใช้งานกรอกใน Property ที่ส่วน Share (เมนู My Files, Shared Files, Sites) ต้องตรงตามเงื่อนไขของนิพจท์ที่ระบุใน Model Manager เท่านั้น

เช่น กำหนด constrains ชนิด Regular expression ใน Model Manager เป็น [a-z]* เมื่อใช้งาน Property นี้ในส่วน Share จะรองรับการกรอกตัวอักษรภาษาอังกฤษ a-z แบบตัวพิมพ์เล็กเท่านั้น เป็นต้น
Minimum / Maximum length
(ความยาวขั้นต่ำ/ขั้นสูง)		 ⋅ Minimum length (ความยาวขั้นต่ำ): กำหนดความยาวขั้นต่ำสุดของข้อมูลที่อนุญาตให้ใส่ใน Property
⋅ Maximum length (ความยาวสูงสุด): กำหนดความยาวสูงสุดของข้อมูลที่อนุญาตให้ใส่ใน Property
(จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์ทั้งสองแบบ)		 ตัวอย่าง กำหนดความยาวของข้อมูลต่ำสุด-สูงสุด เป็น 1-5 ตามลำดับ เมื่อใช้งาน Property นี้ในส่วน Share (เมนู My Files, Shared Files, Sites) จะรองรับการกรอกข้อมูลตัวเลขหรือตัวอักษร ตั้งแต่หนึ่งถึงห้าอักขระ เป็นต้น
Minimum / maximum value
(ค่าขั้นต่ำ/ขั้นสูง)		 ⋅ Minimum value (ค่าขั้นต่ำ): กำหนดค่าต่ำสุดของข้อมูลที่อนุญาตให้ใส่ใน Property
⋅ Maximum value (ค่าสูงสุด): กำหนดค่าสูงสุดของข้อมูลที่อนุญาตให้ใส่ใน Property
(จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์ทั้งสองแบบ)		 ตัวอย่าง กำหนดค่าต่ำสุดและค่าสูงสุดคือ 1 และ 3 ตามลำดับ เมื่อใช้งาน Property นี้ในส่วน Share (เมนู My Files, Shared Files, Sites) จะรองรับการกรอกข้อมูล 1, 2 หรือ 3 เท่านั้น เป็นต้น
List of Values
(รายการค่า)		 ⋅ List of Values (รายการค่า): ให้ใส่ค่าเพื่อแสดงผลเป็นลิสต์รายการ โดยป้อนรายการของค่าที่ใช้ได้ บรรทัดละค่า
(จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์ทั้งสองแบบ)		 ตัวอย่าง เมื่อคุณระบุรายการค่า ด้วย A, B และ C เมื่อใช้งาน Property นี้ในส่วน Share (เมนู My Files, Shared Files, Sites) จะแสดงผลข้อมูลเหล่านี้เป็นลิสต์รายการ (Drop down list) เป็นต้น
Java class
(ลำดับขั้น Java)		 ⋅ Class name (ชื่อลำดับชั้น): โดยป้อนชื่อแบบเต็มของคลาสที่จะใช้เป็น constraint ใช้สำหรับ constraints ที่กำหนดเอง ที่นำมาใช้ใน Java
  • หัวข้อ Indexing (การจัดทำดัชนี) ตัวเลือกที่จะกำหนดให้ใช้ (หรือไม่ใช้) Property นี้ในการค้นหาข้อมูล โดยเลือกตัวเลือกการค้นหาที่เหมาะสม จากลิสต์รายการการจัดทำดัชนี ซึ่งอาจมีความแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับการเลือกใช้ Data Type ของ Property โดยรองรับตัวเลือกในการค้นหาดังต่อไปนี้
ตัวเลือกในการค้นหา คำอธิบาย การค้นหา Property Data Types ที่รองรับ
None
(ไม่มี)		 ไม่รองรับการค้นหา

เลือกใช้ตัวเลือกนี้ หากไม่ต้องกรให้ Property นี้ถูกค้นหาในระบบได้

 ไม่ได้ Data Types ที่ไม่ได้เป็นข้อความ:
⋅ int
⋅ long
⋅ float
⋅ double
⋅ date
⋅ datetime
⋅ booleanData Types เป็นข้อความ:
⋅ text
⋅ mltext
⋅ content
Basic
(พื้นฐาน)		 สามารถค้นหา Property ได้
แต่จะไม่สามารถใช้ค่าในตัวกรองผลการค้นหาได้		 ได้ Data Types ที่ไม่ได้เป็นข้อความ:
⋅ int
⋅ long
⋅ float
⋅ double
⋅ date
⋅ datetime
⋅ boolean
Enhanced search
(ปรับแต่งการสืบค้น)		 ปรับแต่งการสืบค้น หากต้องการใช้ Property นี้ในการค้นหา, การจัดหมวดหมู่แบบวิเคราะห์และสังเคราะห์,
การจัดสถิติ, การเรียงลำดับ และการสืบค้นแบบช่วง (range queries)
ในขณะที่ตัวเลือกการจัดทำดัชนีนี้ ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการสืบค้น และลดการใช้หน่วยความจำ
แต่ยังคงต้องการพื้นที่ดิสก์เพิ่มเติมสำหรับดัชนีการค้นหา		 ได้ Data Types ที่ไม่ได้เป็นข้อความ:
⋅ int
⋅ long
⋅ float
⋅ double
⋅ date
⋅ datetime
Free text สามารถค้นหา Property ได้
แต่จะไม่สามารถใช้ค่าในตัวกรองผลการค้นหาได้		 ได้ Data Types ที่เป็นข้อความ:
⋅ text
⋅ mltext
⋅ content
List of values – whole match
(รายการค่า – ตรงกันทั้งหมด)		 ตัวเลือกการจัดทำดัชนีนี้ ช่วยให้คุณสามารถกรอง Property ที่ต้องการ
โดยค้นหาเฉพาะ Property ที่มีข้อมูลถูกต้องตรงกันทั้งหมด		 ได้ Data Types ที่เป็นข้อความ:
⋅ text
⋅ mltext
⋅ content
List of values – partial match
(รายการค่า – ตรงกันบางส่วน)		 ตัวเลือกการจัดทำดัชนีนี้ ช่วยให้คุณสามารถกรอง Property ที่ต้องการ
โดยค้นหา Property ที่มีข้อมูลตรงกันบางส่วน
หรือมีการใช้อักขระตัวแทน เช่น ใช้เครื่องหมายดอกจัน (*) แทนอักขระ ใด ๆ ในการค้นหา เป็นต้น		 ได้ Data Types ที่เป็นข้อความ:
⋅ text
⋅ mltext
⋅ content
Pattern – unique matches
(รูปแบบ – ตรงกันทั้งหมด)		 ตัวเลือกการจัดทำดัชนีนี้ ช่วยให้คุณสามารถใช้ตัวบ่งชี้ที่ไม่ซ้ำกัน
และจะถูกค้นหาด้วยค่าเต็มของ Property
โดยตัว Property เองจะไม่แสดงเป็นตัวกรองในผลลัพธ์การค้นหา		 ได้ Data Types ที่เป็นข้อความ:
⋅ text
⋅ mltext
⋅ content
Pattern – many matches
(รูปแบบ – ตรงกันบางส่วน)		 ตัวเลือกการจัดทำดัชนีนี้ ช่วยให้คุณสามารถใช้ตัวบ่งชี้ที่ไม่ซ้ำกัน
และจะถูกค้นหาด้วยค่าเต็มของ Property หรือใช้อักขระตัวแทน
เช่น ใช้เครื่องหมายดอกจัน (*) แทนอักขระ ใด ๆ เป็นต้น โดยตัว Property เองจะไม่แสดงเป็นตัวกรองในผลลัพธ์การค้นหา		 ได้ Data Types ที่เป็นข้อความ:
⋅ text
⋅ mltext
⋅ content

การเลือกค่าใน หัวข้อ Indexing (การจัดทำดัชนี) ที่แตกต่างกันอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพในการค้นหา, พื้นที่การใช้งานหน่วยความจำ และพื้นที่ดิสก์สำหรับการติดตั้งของคุณ โดยเฉพาะสำหรับคลังข้อมูลขนาดใหญ่ ค่าเหล่านี้อาจมีผลกระทบสำคัญ อย่างไรก็ตาม หากคุณมีการใช้ค่าเริ่มต้นในการติดตั้ง มักจะไม่มีผลกระทบต่อการใช้งานส่วนอื่น ๆ และสำหรับ Properties ที่ใช้เป็นตัวกรองในการค้นหา จำเป็นต้องตั้งค่าให้ถูกต้องตามที่แสดงผลในตารางข้างต้น

ดูรายละเอียดในการตั้งค่าตัวกรองสำหรับการค้นหา ได้ที่เมนู Search Manager

4. เมื่อตั้งค่า Properties ในแต่ละหัวข้อเสร็จเรียบร้อยตามต้องการแล้ว สามารถคลิกปุ่ม Create (สร้าง) เพื่อยืนยันการสร้าง Property ใหม่ หรือคลิกปุ่ม Create and Start Another (จัดทำและเริ่มต้นใหม่) เพื่อยืนยันการสร้าง Property นี้ พร้อมเริ่มต้นสร้าง Property ใหม่ต่อเนื่องทันที
หรือคลิกปุ่ม Cancel (ยกเลิก) เพื่อยกเลิกการสร้าง Property นี้ ดังภาพที่ 28

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_creating-new-properties-custom-types-and-aspects4
ภาพที่ 28 แสดงผลปุ่มสำหรับยืนยันและยกเลิกการสร้าง Property ใหม่

5. การแสดงผล Property ที่สร้างใหม่ จะแสดงผลในตารางภายใต้ Custom Type หรือ Aspect ที่คุณเลือก โดยเบื้องต้นในคอลัมน์ Name (ชื่อ) จะแสดงผลข้อมูลในรูปแบบ Prefix:ชื่อ Property และข้อมูลอื่น ๆ ในตาราง ประกอบด้วยคอลัมน์ Display Label (ฉลากตัวแปร), Data Type (ชนิดข้อมูล), Requirement (ความจำเป็นต้องกรอกข้อมูล), Default Value (ค่าตั้งต้น) และ Multivalued

และภายใต้คอลัมน์ Action (คำสั่ง) จะมีเมนูสำหรับจัดการ Property เพิ่มเติม ได้แก่ Edit (แก้ไข) และ Delete (ลบ) ดังภาพที่ 29

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_creating-new-properties-custom-types-and-aspects5
ภาพที่ 29 แสดงผล Properties ที่ถูกสร้างภายใต้ Custom Types หรือ Aspects ที่เลือก

 

Editing a property for custom types and aspects

ขั้นตอนการแก้ไข Properties (คุณสมบัติ) ของ Type หรือ Aspect ที่ได้สร้างไว้ภายใต้เมนู Model Manager ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco มีขั้นตอนดังนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) และคลิกเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ดังภาพที่ 2 ข้างต้น

2. เมื่อเข้าสู่หน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะแสดงผลโมเดลที่สร้างไว้ในระบบ คุณสามารถคลิกที่ชื่อของโมเดล จากนั้นคลิกที่ชื่อ Custom Types หรือ Aspects ที่ต้องการ จะเข้าสู่หน้าจัดการ Properties ดังภาพที่ 30

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_editing-properties-custom-types-and-aspects1
ภาพที่ 30 แสดงขั้นตอนการคลิกที่โมเดล และ Custom Types/Aspects เพื่อเข้าสู่หน้าจัดการ Properties

3. ภายในตารางที่แสดงผล Properties ของ Custom Types หรือ Aspects ตามที่เลือก ให้คลิกที่เมนู Action (คำสั่ง) จากนั้นคลิกเมนู Edit (แก้ไข) ที่ตำแหน่งด้านขวาของ Property ที่ต้องการ ดังภาพที่ 31

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_editing-properties-custom-types-and-aspects2
ภาพที่ 31 แสดงการคลิกเมนู Edit (แก้ไข) เพื่อแก้ไข Property ของ Custom Types หรือ Aspects ที่ต้องการ

4. แสดงผลหน้าต่างสำหรับแก้ไข Property (แก้ไขคุณสมบัติ) โดยคุณสามารถแก้ไขข้อมูลตามเงื่อนไขของ Status (สถานะ) ของโมเดล ดังนี้

  • กรณีโมเดลมีสถานะ Inactive (ไม่ได้ใช้งาน) จะสามารถแก้ไขข้อมูล Property ในหัวข้อต่าง ๆ ได้ ยกเว้นช่อง Name (ชื่อ) เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม Save (บันทึก) ดังภาพที่ 32
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_editing-properties-custom-types-and-aspects3
ภาพที่ 32 แสดงหน้าต่างสำหรับแก้ไข Property ของ Custom Type หรือ Aspect ที่มีสถานะ Inactive (ไม่ได้ใช้งาน)
  • กรณีโมเดลมีสถานะ Active (กำลังใช้งาน) จะสามารถแก้ไขข้อมูล Property ในหัวข้อต่าง ๆ ได้ ยกเว้นช่อง Name (ชื่อ), Data Type (ชนิดข้อมูล), Requirement (ความจำเป็นต้องกรอกข้อมูล), Multiple และ Indexing (การจัดทำดัชนี) เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม Save (บันทึก) ดังภาพที่ 33
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_editing-properties-custom-types-and-aspects4
ภาพที่ 33 แสดงหน้าต่างสำหรับแก้ไข Custom Type หรือ Aspect ที่มีสถานะ Inactive (ไม่ได้ใช้งาน)

 

Deleting a property for custom types or aspects

การลบ Properties (คุณสมบัติ) ของ Type หรือ Aspect ที่ได้สร้างไว้ภายใต้เมนู Model Manager ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เบื้องต้นจะขึ้นอยู่กับสถานะของโมเดล (Active/Inactive) และสถานะของ Property ที่สร้างไว้ว่าถูกนำไปใช้กับไฟล์ในระบบอยู่หรือไม่ โดยมีเงื่อนไขในการลบ Property ภายใต้ Custom Types และ Aspects ดังนี้

เงื่อนไขการลบ Property ของ Custom Types

  • หากโมเดลมีสถานะ Inactive (ไม่ได้ใช้งาน) คุณสามารถลบ Property ของ Custom Types ได้ทันที
  • หากโมเดลมีสถานะ Active (กำลังใช้งาน) และ Property ที่อยู่ภายใต้ Custom Type ยังไม่ได้ถูกนำไปใช้งานกับไฟล์เอกสารใด ๆ ในเมนู My Files, Shared Files หรือ Sites คุณสามารถลบ Property ของ Custom Types ได้ทันที
  • หากโมเดลมีสถานะ Active (กำลังใช้งาน) และ Property ที่อยู่ภายใต้ Custom Type ถูกนำไปใช้งานกับไฟล์เอกสารแล้ว ในเมนู My Files, Shared Files หรือ Sites คุณจะต้องลบไฟล์เอกสารที่ใช้งาน Property นี้อยู่ ออกจากเมนูเหล่านี้ รวมไปถึงไฟล์ที่ถูกลบซึ่งอยู่ในเมนู Trashcan (ถังขยะ) ก็ต้องถูกลบทิ้งด้วย จึงจะสามารถคลิกลบ Property ภายใต้เมนู Model Manager ได้

เงื่อนไขการลบ Property ของ Aspects

  • หากโมเดลมีสถานะ Inactive (ไม่ได้ใช้งาน) คุณสามารถลบ Property ของ Aspects ได้ทันที
  • หากโมเดลมีสถานะ Active (กำลังใช้งาน) และ Aspect ถูกนำไปใช้กับไฟล์เอกสารที่อยู่ในเมนู My Files, Shared Files หรือ Sites คุณสามารถลบ Property ภายใต้ Aspect นั้น ๆ ได้ โดยที่ Aspect ยังคงถูกนำไปใช้กับไฟล์เอกสาร แต่ Property หัวข้อที่ถูกลบ จะไม่แสดงผลในหน้า Edit Properties (แก้ไขคุณสมบัติ) เมื่อคุณคลิกแก้ไขเอกสารในเมนู Share

ขั้นตอนการลบ Property

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) และคลิกเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ดังภาพที่ 2 ข้างต้น

2. เมื่อเข้าสู่หน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะแสดงผลโมเดลที่สร้างไว้ในระบบ คุณสามารถคลิกที่ชื่อของโมเดล จากนั้นคลิกที่ชื่อ Custom Types หรือ Aspects ที่ต้องการ จะเข้าสู่หน้าจัดการ Properties
จากนั้น บริเวณด้านขวาของ Property ที่ต้องการลบ ให้คลิกที่เมนู Action (คำสั่ง) และคลิกเมนู Delete (ลบ)

สุดท้าย จะปรากฎหน้าต่างให้ยืนยันการลบ Property ตามที่เลือก ให้คลิกปุ่ม Delete (ลบ) ดังภาพที่ 34

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_deleting-properties-custom-types-and-aspects1
ภาพที่ 34 แสดงขั้นตอนการลบ Property ของ Custom Types หรือ Aspects ภายในโมเดลข้อมูล
เมื่อลบ Property ของ Custom Types หรือ Aspect ที่เคยถูกนำไปใช้กับไฟล์เอกสารแล้ว ควรอัพเดตการจัดวางเลย์เอาต์ที่เมนู Layout Designer ของ Custom Types หรือ Aspect นั้น ๆ และลบตัวกรองการค้นหาข้อมูลที่ถูกสร้างจาก Property ที่ถูกลบเหล่านี้ด้วย

 

Configuring models – custom types, aspects, and properties

การกำหนดการตั้งค่าของ Custom Types, Aspects และ Properties ที่ได้สร้างไว้ภายใต้เมนู Model Manager ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ซึ่งการแก้ไขฟิลด์หัวข้อต่าง ๆ ได้หรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับ สถานะของโมเดล เป็นหลัก กล่าวคือ โมเดลมีสถานะ Inactive (ไม่ได้ใช้งาน) จะอนุญาตให้แก้ไขฟิลด์ต่าง ๆ ได้ทั้งหมด ยกเว้นหัวข้อ Name (ชื่อ)

แต่สำหรับโมเดลที่มีสถานะ Active (กำลังใช้งาน) จะมีฟิลด์ที่อยู่ภายใต้ Custom Types, Aspects และ Properties ที่สามารถแก้ไขได้และไม่ได้ ตามรายละเอียดในตาราง ดังภาพที่ 35

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_configuring-models1
ภาพที่ 35 แสดงการแก้ไขข้อมูลในฟิลด์ต่าง ๆ ของ Custom Types, Aspects และ Properties ที่โมเดลที่มีสถานะ Active (กำลังใช้งาน)

 

Using the Layout Designer

Layout Designer (เครื่องมือออกแบบรูปแบบ) ใช้สำหรับกำหนดการแสดงผล Properties ต่าง ๆ ที่คุณสร้างไว้ในเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ซึ่งจะถูกนำไปแสดงผลเป็นช่องสำหรับเก็บข้อมูล Property ของเอกสาร เมื่อผู้ใช้งานคลิกแก้ไขเอกสารที่เมนู Edit Properties (แก้ไขคุณสมบัติ) ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ภายใต้เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) ดังภาพที่ 36

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_models-layout-designer1
ภาพที่ 36 แสดงตัวอย่างหัวข้อ Property ที่สร้างในเมนู Layout Designer และการแสดงผลจริงที่เมนู Edit Properties (แก้ไขคุณสมบัติ)

ด้วยเครื่องมือในเมนู Layout Designer จะช่วยให้คุณออกแบบโครงสร้างข้อมูล Property ในหน้าเพจได้อย่างง่าย ทั้งการสร้าง Section เพื่อแบ่งกลุ่มข้อมูลได้หลาย Section ทั้งแบบคอลัมน์แนวตั้งและแนวนอน อีกทั้งยังสามารถจัดเรียงหรือสลับตำแหน่งการแสดงผลต่าง ๆ อย่างง่าย เพียง Drag & Drop (ลากและวาง) Section และ หัวข้อ Property ในตำแหน่งที่ต้องการ ช่วยจัดการโครงสร้างข้อมูล Property  ที่มีความซับซ้อนให้เป็นเรื่องง่าย

การใช้งานเครื่องมือ Layout Designer ควรใช้งานหลังจากมีการสร้าง Properties ของ Custom Types และ Aspects เสร็จเรียบร้อยแล้ว หรือหากมีการลบหรือเพิ่ม Properties ก็สามารถเข้ามาอัพเดตการแสดงผลใน Layout ด้วยเช่นกัน

ขั้นตอนการใช้งานเครื่องมือ Layout Designer

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) และคลิกเมนู Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) ดังภาพที่ 2 ข้างต้น

2. เมื่อเข้าสู่หน้า Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) จะแสดงผลโมเดลที่สร้างไว้ในระบบ คุณสามารถคลิกที่ชื่อของโมเดล ที่ต้องการ เพื่อเข้าสู่หน้าสำหรับจัดการ Custom Types หรือ Aspects ดังภาพที่ 37

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_Creating-new-custom-types-and-aspects1
ภาพที่ 37 แสดงการคลิกที่ชื่อโมเดล เพื่อเข้าสู่หน้าจัดการ Custom Types หรือ Aspects

3. ภายในตารางที่แสดงผล Custom Types และ Aspect ให้คลิกที่เมนู Action (คำสั่ง) จากนั้นคลิกเมนู Layout Designer (เครื่องมือออกแบบรูปแบบ) ที่ตำแหน่งด้านขวาของ Custom Types หรือ Aspect ที่ต้องการ ดังภาพที่ 38

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_models-layout-designer3
ภาพที่ 38 แสดงการคลิกเมนู Layout Designer เพื่อสร้างเลย์เอาต์ที่ Custom Types หรือ Aspects ที่ต้องการ

4. แสดงผลหน้าสำหรับจัดการ Layout โดยมีเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการส่วนประกอบของ Layout Designer ดังภาที่ 39

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_models-layout-designer4
ภาพที่ 39 แสดงองค์ประกอบและเครื่องมือในหน้า Layout Designer
  • ตำแหน่งหมายเลข 1 Layout Element คือ เครื่องมือหลักสำหรับเพิ่ม Section ของเลย์เอาต์ โดยจะมีรูปแบบให้เลือกแบ่งตามจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการ ตั้งแต่ 1-3 คอลัมน์ ซึ่งใช้ในการจัดกลุ่ม Property ที่เกี่ยวข้องกันให้แสดงผลใน Section เดียวกัน เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลแก่ผู้ใช้งานทั่วไป และยังสามารถเพิ่ม Section ด้วย Layout Elements รูปแบบที่ต้องการได้ไม่จำกัดจำนวน

Layout Elements มีให้เลือกใช้งาน 4 รูปแบบ แยกการแสดงผลตามจำนวนคอลัมน์ ดังภาพที่ 40 ได้แก่

  • Single column panel รูปแบบการแสดงผล 1 คอลัมน์
  • Double column panel รูปแบบการแสดงผล 2 คอลัมน์
  • Wide left double column panel รูปแบบการแสดงผล 2 คอลัมน์ โดยพื้นที่ข้อมูลในด้านซ้ายจะกว้างกว่าด้านขวา
  • Triple column panel รูปแบบการแสดงผล 3 คอลัมน์
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_models-layout-designer5
ภาพที่ 40 ตัวอย่างการแสดงผล Section รูปแบบต่าง ๆ แบ่งตามจำนวนคอลัมน์ ภายในเมนู Layout Designer
  • ตำแหน่งหมายเลข 2 Properties แสดงผล Properties หรือหัวข้อคุณสมบัติของเอกสาร ที่อยู่ภายใต้ Custom Type หรือ Aspect นั้น ๆ โดยจะประกอบด้วย หัวข้อ Property ที่เป็นค่าเริ่มต้นจากระบบ และหัวข้อ Property ที่ผู้ดูแลระบบเป็นผู้สร้างขึ้นตามความต้องการในการใช้งาน
    (สามารถดูรายละเอียดขั้นตอนการสร้าง Property ได้ที่หัวข้อ Creating a new property for custom type or aspect)
    ซึ่ง Property 1 หัวข้อ จะแสดงผลในพื้นที่ Layout ได้ 1 ตำแหน่งเท่านั้น โดย Property ที่ถูกเลือกมาวางใน Layout Area แล้ว ก็จะไม่แสดงผลในคอลัมน์ด้านซ้ายอัตโนมัติ
    และผู้ดูแลระบบสามารถคลิกสร้าง Property ใหม่ได้จากปุ่ม Create Property ในหน้า Layout Designer ได้โดยตรง ซึ่ง Property ที่สร้างใหม่นี้ จะถูกเพิ่มภายใต้ Custom Type หรือ Aspect ที่กำลังถูกจัดวางเลย์เอาต์ให้อัตโนมัติเช่นกัน
  • ตำแหน่งหมายเลข 3 Layout Area คือ พื้นที่ที่รองรับการจัดวางโครงสร้างของ Layout Elements และ Properties ซึ่งสามารถเพิ่มและเรียงลำดับข้อมูลในพื้นที่นี้ได้อย่างง่าย ด้วยวิธีการคลิก Drag & Drop (ลากและวาง)

5. ขั้นตอนการเพิ่ม Layout Elements เป็น Section ใน Layout Area เพียงคลิกที่รูปแบบเลย์เอาต์ที่ต้องการจากแถบ Layout Elements จากนั้นลากและวางในบริเวณ Layout Area จะแสดงผลโครงร่าง Section ของเลย์เอาต์ ดังภาพที่ 41

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_models-layout-designer6
ภาพที่ 41 แสดงขั้นตอนการเพิ่ม Layout Elements ใน Layout Area ด้วยวิธีการ Drag & Drop (ลากและวาง)

สำหรับ Layout Elements ที่แสดงผลเป็น Section ใน Layout Area ตามที่เลือกแล้ว คุณสามารถแก้ไข จัดลำดับใหม่ หรือลบ Section เลย์เอาต์ได้ ดังภาพที่ 42

  • Edit (แก้ไข) โดยคลิกบริเวณหัวข้อหรือชื่อของ Section จะปรากฎหน้าต่าง Edit Properties (แก้ไขคุณสมบัติ) โดยคุณสามารถเลือกการแสดงผลในส่วนต่อไปนี้
    • Columns : เปลี่ยนจำนวนคอลัมน์ของ Section เลย์เอาต์นั้น ๆ ได้ทันที
    • Label : ตั้งชื่อ Section ข้อมูลที่ต้องการ แทนการแสดงชื่อจำนวนคอลัมน์
    • Appearance : เลือกรูปแบบของ Section เลย์เอาต์นั้น ๆ ซึ่งจะแสดงผลในหน้าจัดการ Properties ของเอกสาร โดยถ้าใช้ตัวเลือกรูปแบบที่มีคำว่า “with buttons” ระบบจะแสดงผลปุ่มบันทึกข้อมูลที่บริเวณด้านล่าง Section นั้น ๆ แต่หากใช้ตัวเลือกรูปแบบที่ไม่มี with buttons ระบบจะแสดงผลปุ่มให้บันทึกข้อมูลที่ใต้ Section เลย์เอาต์สุดท้ายเพียงตำแหน่งเดียว
  • Reorder (จัดลำดับใหม่) นำ Cursor เมาส์ไปชี้ที่สัญลักษณ์  ที่อยู่มุมบนด้านขวาของ Section ที่ต้องการ จะปรากฎสัญลักษณ์  และ  ให้คลิกเพื่อเลื่อนตำแหน่ง Section ขึ้นหรือลงได้
  • Delete (ลบ) นำเลย์เอาต์ Section ที่ไม่ต้องการแสดงผลใน Layout Area ออกได้ โดยนำ Cursor เมาส์ไปชี้ที่สัญลักษณ์  ที่อยู่มุมบนด้านขวาของ Section ที่ต้องการลบ จากนั้นคลิกที่สัญลักษณ์  เพื่อลบเลย์เอาต์
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_models-layout-designer7-1
ภาพที่ 42 แสดงขั้นตอนการแก้ไข เปลี่ยนลำดับ และลบ Section เลย์เอาต์ ภายใต้เมนู Model Manager

6. ขั้นตอนการเพิ่ม Properties ใน Layout Area เพียงคลิกลาก (Drag) Property ที่ต้องการจากคอลัมน์ด้านซ้าย จากนั้นวาง (Drop) ลงใน Section ของ Layout ตามที่เพิ่มไว้ในขั้นตอนข้อ 5. (ภาพที่ 41) ข้างต้น จะแสดงผลหัวข้อ Property บริเวณ Layout Area ดังภาพที่ 43

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_models-layout-designer8
ภาพที่ 43 แสดงขั้นตอนการเพิ่ม Property ใน Layout Area ด้วยวิธีการ Drag & Drop (ลากและวาง)

สำหรับ Property ที่ถูกเลือกมาแสดงผลใน Section เลย์เอาต์แล้ว คุณสามารถแก้ไข จัดลำดับใหม่ หรือลบได้ ดังนี้

  • Edit (แก้ไข) คลิกบริเวณฟิลด์ Property ที่อยู่ใน Section เลย์เอาต์ที่ต้องการ จะปรากฎหน้าต่าง Edit Properties (แก้ไขคุณสมบัติ) โดยจะแสดงผลข้อมูล ชื่อ Property, Label (ป้ายกำกับ), และ Type (ชนิดข้อมูล) ซึ่งไม่สามารถแก้ไขได้ แต่ระบบจะอนุญาตให้แก้ไขข้อมูลในส่วนต่อไปนี้ ได้แก่
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_models-layout-designer9
ภาพที่ 44 แสดงหน้าต่าง Edit Properties เมื่อคลิกบริเวณฟิลด์ Property ที่อยู่ใน Section เลย์เอาต์ที่ต้องการ

– Form Control (ตัวควบคุมแบบฟอร์ม) เลือกประเภทของตัวควบคุมแบบฟอร์ม ที่จะแสดงผลต่อผู้ใช้งานทั่วไปในส่วน Share (เมนู My Files, Shared Files, Sites) โดยการแสดงผลตัวควบคุมแบบฟอร์มในหน้า Layout Designer ขึ้นอยู่กับ Data Type (ชนิดข้อมูล) ของ Property

Form Control
(ตัวควบคุมแบบฟอร์ม)		 คำอธิบาย Data Type ที่รองรับ
Default
(ค่าตั้งต้น)		 อนุญาตให้ผู้ใช้งานใส่ข้อมูลที่มีความสอดคล้องกับ
Data Type ที่เลือกใช้งาน ตัวอย่างเช่น
เลือก Data Type ประเภท d:int
จะรองรับการกรอกข้อมูลตัวเลขจำนวนเต็ม เป็นต้น		 ⋅ int
⋅ text
Number
(หมายเลข)		 อนุญาตให้ผู้ใช้งานใส่ข้อมูลตัวเลข int
Text field
(ช่องเนื้อหา)		 อนุญาตให้ผู้ใช้งานใส่ข้อมูลตัวอักษร
แบบบรรทัดเดียว เช่น ชื่อ นามสกุล เป็นต้น		 text
Text area
(พื้นที่เนื้อหา)		 อนุญาตให้ผู้ใช้งานใส่ข้อมูลแบบหลายบรรทัด
เช่น ที่อยู่ เป็นต้น โดยรองรับตัวอักษรและตัวเลข
แบบไม่จำกัดจำนวน		 text
Rich text อนุญาตให้ผู้ใช้งานจัดตกแต่งรูปแบบข้อความพื้นฐาน
เช่น การทำตัวอักษรหนา หรือเอียง เป็นต้น		 text
Password field
(ช่องรหัสผ่าน)		 แสดงผลข้อมูลในฟิลด์นี้ด้วยสัญลักษณ์
เช่น ดอกจัน หรือจุดกลม เป็นต้น		 text
Mimetype ให้คุณระบุไฟล์ตามลักษณะและรูปแบบของไฟล์ mimetype
Categories จัดระเบียบและจัดหมวดหมู่เนื้อหาของคุณ
เป็นกลุ่มที่เกี่ยวข้อง เพื่อแสดงผลเป็นลำดับชั้น		 cm:categories
Taggable เปิดใช้งานการแท็กรายการเนื้อหา
โดยใช้คีย์เวิร์ดหรือคำที่เกี่ยวข้อง		 cm:Taggable

– View mode (รูปแบบมุมมอง) ระบุการแสดงผล Property ในส่วน Share (เมนู My Files, Shared Files, Sites)

ตัวเลือกรูปแบบมุมมอง คำอธิบาย
Any
(ชนิดใดก็ได้)		 แสดง Property ในหน้ารายละเอียด Properties
และหน้าแก้ไขคุณสมบัติของเอกสาร (Edit Properties)
View
(เรียกดู)		 แสดง Property ในหน้ารายละเอียด Properties เท่านั้น
Edit
(แก้ไข)		 แสดง Property ในหน้าแก้ไขคุณสมบัติของเอกสาร
(Edit Properties) เท่านั้น

– Style (สไตล์) จัดรูปแบบการแสดงผลข้อความ Property ที่จะแสดงผลต่อผู้ใช้งานทั่วไปในส่วน Share (เมนู My Files, Shared Files, Sites) โดยมีรูปแบบให้เลือกใช้ ได้แก่ การทำตัวอักษรหนา, ขีดเส้นใต้, ตัวอักษรเอียง, สีตัวอักษร, และสีพื้นหลังตัวอักษร

– Style class (ลำดับขั้นสไตล์) ช่องสำหรับให้คุณเพิ่มคลาส CSS ของคุณเอง

– Read only (อ่านอย่างเดียว) หากเลือกทำเครื่องหมายถูกที่หัวข้อนี้ จะทำให้ Property ที่แสดงผลต่อผู้ใช้งานทั่วไปในส่วน Share (เมนู My Files, Shared Files, Sites) สามารถอ่านได้อย่างเดียว โดยตัวเลือกสำหรับให้อ่านอย่างเดียวจะเขียนทับตัวเลือกใน View Mode

– Force display (บังคับแสดง) สำหรับ Property ประเภทมาตรฐาน การเลือกใช้โดยทำเครื่องหมายถูกที่หัวข้อนี้ จะทำให้ Property นี้แสดงผลในแบบฟอร์มหน้า มุมมอง/แก้ไข แม้ว่า Type นี้จะไม่ได้ใช้ Property จาก Aspects ก็ตาม ตัวอย่างเช่น ข้อมูลใน Titled ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Aspect cm:titled จะไม่ถูกนำไปกับไฟล์จนกว่าจะมีการตั้งค่า Property แรก

– Hidden (ถูกซ่อน) ช่วยให้คุณกำหนดค่าของ Property แต่ผู้ใช้งานทั่วไปจะมองไม่เห็นในส่วน Share (เมนู My Files, Shared Files, Sites)
ตัวอย่างเช่น คุณต้องการให้ Property มีค่าเริ่มต้นที่ต้องถูกนำไปใช้กับไฟล์เอกสารเสมอ ในกรณีนี้ คุณสามารถสร้าง Property ที่มีค่าเริ่มต้นและเลือกซ่อนการแสดงผล แม้ Property นี้จะไม่แสดงผลแก่ผู้ใช้งานทั่วไป แต่ค่าจะถูกนำไปใช้โดยระบบ เป็นต้น

– Reorder (จัดลำดับใหม่) นำ Cursor เมาส์ไปชี้ที่สัญลักษณ์  อยู่มุมบนด้านขวาของ Section ที่ต้องการ จะปรากฎสัญลักษณ์  และ  ให้คลิกเพื่อเปลี่ยนตำแหน่ง Property ขึ้นหรือลง ใน Section เลย์เอาต์แบบ 1 คอลัมน์ หรือสัญลักษณ์  และ  เพื่อสลับตำแหน่ง Property ไปทางซ้ายหรือขวา ใน Section เลย์เอาต์แบบ 2 คอลัมน์ได้ นอกจากนี้ยังสามารถคลิก Drag & Drop (ลากและวาง) เพื่อสลับตำแหน่ง Property ในบริเวณ Layout Area ได้โดยตรงอีกด้วย ดังภาพที่ 45

– Delete (ลบ) สามารถนำ Property ที่ไม่ต้องการแสดงผลใน Layout Area ออกได้ โดยนำ Cursor เมาส์ไปชี้ที่สัญลักษณ์  ที่อยู่มุมบนด้านขวาของ Property ที่ต้องการลบ จากนั้นคลิกที่สัญลักษณ์  เพื่อลบ Property ดังภาพที่ 45

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_models-layout-designer10
ภาพที่ 45 แสดงขั้นตอนการ เปลี่ยนลำดับ และลบ Property ใน Section เลย์เอาต์ ภายใต้เมนู Model Manager

7. เมื่อจัดการสร้างโครงร่าง Layout และกำหนด Property ในตำแหน่งต่าง ๆ ที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คุณคลิกปุ่ม Create (บันทึก) เพื่อยืนยันการสร้างเลย์เอาต์ ดังภาพที่ 46

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_models-layout-designer11
ภาพที่ 46 แสดงการคลิกปุ่ม Create (บันทึก) เพื่อยืนยันการสร้างเลย์เอาต์

8. นอกจากนี้ ยังมีปุ่มที่อำนวยความสะดวกในการสร้างและลบข้อมูล Section เลย์เอาต์ และ Property อย่างรวดเร็วในคลิกเดียว คือ

  • ปุ่ม Apply Default Layout (ใช้รูปแบบตั้งต้น) หากคลิกปุ่มนี้ ระบบจะนำค่า Property ในคอลัมน์ซ้ายทั้งหมด มาแสดงผลแบบ Single column panel (รูปแบบการแสดงผล 1 คอลัมน์) ในพื้นที่ Layout Area โดยอัตโนมัติ ดังภาพที่ 47 ซึ่งคุณสามารถจัดการเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูล Property และ Section เลย์เอาต์ได้ตามปกติ ตามขั้นตอนที่แนะนำข้างต้น
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_models-layout-designer12
ภาพที่ 47 แสดงการเพิ่ม Property ทั้งหมดใน Layout Area ด้วยปุ่ม Apply Default Layout (ใช้รูปแบบตั้งต้น)
  • ปุ่ม Clear (ล้างค่า) หากคลิกปุ่มนี้ จะเป็นการลบข้อมูล Section เลย์เอาต์ และ Property ทั้งหมดในพื้นที่ Layout Area และแสดงผลหน้า Layout Designer เป็นค่าเริ่มต้น ดังภาพที่ 48
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_models-layout-designer13
ภาพที่ 48 แสดงการลบข้อมูล Property และ Section ทั้งหมดใน Layout Area ด้วยปุ่ม Clear (ล้างค่า)

และสุดท้าย เมื่อแก้ไข Property และ Layout เสร็จเรียบร้อยตามต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save เพื่อยืนยันการบันทึกการเปลี่ยนแปลง

Alfresco Model Manager – Access Control

ในเบื้องต้น เมนูคำสั่ง Model Manager (ตัวจัดการโมเดล) สำหรับใช้สร้างโมเดลข้อมูล จะแสดงผลให้ Administrator (ผู้ดูแลระบบ) เป็นผู้ใช้งานหลัก และจะไม่แสดงผลแก่ผู้ใช้งานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เหมือนเมนูคำสั่งอื่น ๆ ทั่วไป

และสำหรับผู้ใช้งานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่ถูกเพิ่มแอคเคาท์ให้อยู่ในกลุ่มคำสั่ง ALFRESCO_MODEL_ADMINISTRATORS จึงจะมีสิทธิ์ในการใช้งานเมนูคำสั่ง Model Manager ภายใต้เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) ซึ่งเทียบเท่าสิทธิ์ของ Administrator (ผู้ดูแลระบบ) ได้ ดังภาพที่ 2 ข้างต้น

Tagged: