What is the Job Requisition Workflow?

Job Requisition Form คือ แบบฟอร์มแจ้งขอพนักงานอย่างเป็นทางการของแผนกต่างๆ ภายในองค์กร ผู้จัดการของแต่ละแผนกสามารถสร้างคำร้องขอพนักงานใหม่หรือพนักงานทดแทนได้ แบบฟอร์มจะประกอบด้วยรายละเอียดที่สำคัญในการแจ้งขอพนักงาน เช่น ตำแหน่งงาน แผนก หน่วยงาน ประสบการณ์ การศึกษา ทักษะ และอื่นๆ

ดังนั้น Job Requisition Workflow เป็นแอพพลิเคชั่นของแฟลตฟอร์ม Joget ที่จะช่วยให้การดำเนินงานด้านการจัดทำเอกสารแจ้งขอพนักงานแบบ E-Form (แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์) ภายในองค์กรที่ครบวงจร เช่น การอนุมัติ มอบหมายงาน จัดทำรายงานผล ดาวน์โหลด และยังสามารถตรวจสอบผลการดำเนินงานได้ทั้งหมด

Job Requisition Form Applications

แอพพลิเคชั่นสำหรับจัดทำแบบฟอร์มคำร้องขอเพื่อการดำเนินงาน เมื่อเข้ามาจะพบกับหน้าแรก (Home) ที่จะแสดง Layout รายงานผลของแต่ละ User ภายในแอพฯ เช่น กล่องข้อความ รายงานผลข้อมูลทั้งหมด และการดำเนินงานล่าสุด เป็นต้น ขึ้นอยู่กับการสร้างและออกแบบการรายงานข้อมูลภายในแอพฯ ซึ่งบางแอพพลิเคชั่นจะแตกต่างกันในส่วนของฟีเจอร์การใช้งานภายใน ดังภาพที่ 1

ภาพที่ 1 แสดงองค์กระกอบบนหน้าแรกขแงแอพพลิเคชั่น

โดยในแอพพลิเคชั่นตัวอย่างนี้จะมีส่วนประกอบในการดำเนินงานต่างๆ ได้แก่

หมายเลขที่ 1 แถบการดำเนินงานที่สามารถเข้าถึงการทำงานได้อย่างหลากหลาย ประกอบไปด้วย

  • Home (หน้าแรก) – แสดงรายงานผลข้อมูลโดยรวมของ User ประกอบไปด้วย Layout ต่างๆ เพื่อเข้าถึงการใช้งานเมนูลัดได้อย่างรวดเร็ว
  • Main Manu (เมนูหลัก) – เป็นเมนูหลักเพื่อการจัดทำแบบฟอร์ม ประกอบด้วย
    • Submit Job Requisition Form (ส่งแบบฟอร์มคำร้องขอพนักงาน) – จัดทำเอกสารและดำเนินการร้องขอแบบฟอร์ม
    • My Job Requisition (คำร้องขอของฉัน) – แสดงรายงานผลข้อมูลของ User
  • Job Requisition Listing (รายการคำร้องขอ)– แสดงรายการ ตรวจสอบสถานะการดำเนินงานแบบระเอียด ประกอบด้วย
    • All Job Requisition (รายการคำร้องขอทั้งหมด)– แสดงรายการ รายงานผลข้อมูลการจัดทำแบบฟอร์มทั้งหมดที่กำลังดำเนินอยู่และเสร็จสิ้นแล้วพร้อมแสดงสถานะ Workflow
    • Active Task (การดำเนินงานล่าสุด) – แสดงงานที่กำลังดำเนินอยู่ล่าสุด
  • Inbox (กล่องข้อความ) – กล่องข้อความเพื่อแจ้งเตือนการดำเนินงานสำหรับ User

หมายเลขที่ 2 หน้าแรก (Home) ของการใช้งาน เป็นค่าเริ่มต้นที่รวมการใช้งานต่างๆ ในรูปแบบ Layout เพื่อง่ายต่อการเข้าถึงการทำงานต่างๆ ที่เชื่อมโยงกับแถบการดำเนินงาน ซึ่งจะแสดงรายงานผลข้อมูล รายการซึ่งจะแสดงการทำงานแบบย่อ อีกทั้งยังสามารถปรับแต่ง จัดเรียง Layout ได้ ประกอบด้วย

  • Active Task (การดำเนินงานล่าสุด) – แสดงงานที่กำลังดำเนินอยู่ล่าสุด
  • Inbox (กล่องข้อความ)กล่องข้อความเพื่อแจ้งเตือนการดำเนินงานสำหรับ User
  • My Request (คำร้องขอของฉัน) – แสดงรายงานผลข้อมูลของ User
  • Job Requisition/ Month (กราฟข้อมูลรายเดือน) – แสดงรายงานผลข้อมูลทั้งหมดภายในเดือนนั้นๆ
  • All Job Requisition (คำร้องขอทั้งหมด) – แสดงรายการ รายงานผลข้อมูลการจัดทำแบบฟอร์มทั้งหมดที่กำลังดำเนินอยู่และเสร็จสิ้นแล้วพร้อมแสดงสถานะ Workflow
  • Reset to default layout (เรียกคืนการตั้งค่าเริ่มต้น) – กลับคืนการจัดกรูปแบบ Layout ทั้งหมด

หมายเลขที่ 3 ไอคอนเพื่อเข้าถึงหน้าแรกและแสดงการแจ้งเตือนการดำเนินงานล่าสุด

Submit Form

การดำเนินการจัดทำแบบฟอร์ม อันดับแรกให้เข้าไปที่ Submit Job Requisition Form ที่หัวข้อย่อยของ Main Manu เพื่อดำเนินการจัดทำเอกสารแบบฟอร์มการดำเนินเรื่องแจ้งขอพนักงาน ให้ทำการใส่ข้อมูลที่จำเป็นต่างๆ และระบุตำแหน่งผู้ที่มีอำนาจในการอนุมัติคำร้องขอ เช่น ผู้ดูแลระบบ หรือผู้ที่มีตำแหน่งสูงกว่า เป็นต้น ดังภาพที่ 2

ภาพที่ 2 แสดงวิธีการเลือกผู้รับการอนุมัติ

เมื่อใส่ข้อมูลคครบถ้วนแล้วให้คลิกปุ่ม Submit ระบบจะดำเนินการเข้าสู่กระบวนการ Workflow เพื่อส่งคำร้องขอไปที่ผู้ที่มีอำนาจอนุมัติ ดังภาพที่ 3

ภาพที่ 3 แสดงวิธีการส่งแบบฟอร์มคำร้องขอ

Active Task

เมื่อ Submit การดำเนินการร้องขอแล้ว ให้ไปที่ Active Task เพื่อดูรายละเอียดและสถานะการดำเนินงานของแบบฟอร์มที่ส่งคำร้องขอไป ดังภาพที่ 4

ภาพที่ 4 แสดงข้อมูลต่างๆ ของหน้า Active Task

โดยมีส่วนประกอบต่างๆ ดังต่อไปนี้

  • Request No. – แสดงเลขทะเบียนของแบบฟอร์ม
  • Request Date – แสดงวันที่ที่ส่งแบบฟอร์ม
  • Title – แสดงชื่อตำแหน่งอาชีพที่ร้องขอจาก Job Title
  • Department – แสดงแผนกที่ส่งแบบฟอร์ม
  • Expired Date – วันหมดอายุของแบบฟอร์ม
  • Activity Name – แสดงลำดับขั้นของ Workflow
  • Status – แสดงสถานะการดำเนินงาน
  • Assignee – ผู้มีอำนาจในการอนุมัติ ขึ้นอยู่กับการเลือกผู้บังคับบัญชา

หรือเรียกดูแบบรวดเร็วที่หน้า Home เพื่อเป็นทางลัดในการเข้าถึงข้อมูล โดยจะแสดงข้อมูลที่สำคัญหลักๆ ได้แก่ Request No, Status, และ Assignee ดังภาพที่ 5

ภาพที่ 5 แสดงวิธีการเข้าถึง Active Task ผ่านหน้าแรก

Notifications

การแจ้งเตือนและเข้าถึงการอนุมัติแบบฟอร์มสามารถเรียกดูได้ 3 แบบ ได้แก่

  • เข้าถึงการอนุมัติแบบฟอร์มได้ที่หน้า Home จะปรากฏ Layout Inbox บนหน้าแรก ดังภาพที่ 6
ภาพที่ 6 แสดงข้อความขาเข้าบน Layout หน้าแรก
  • แจ้งเตือนบนกล่อง Inbox โดยระบบจะทำการแจ้งเตือนจำนวนข้อความขาเข้าที่ไอคอน Inbox ของ User ทันที ดังภาพที่ 7
ภาพที่ 7 แสดงกล่องขอความขาเข้าที่ไอคอน Notification
  • เรียกดูการแจ้งเตือนพร้อมรายละเอียดข้อมูลแบบฟอร์มที่เมนู Inbox จะปรากฏแบบฟอร์มขาเข้าล่าสุดและรายละเอียดต่างๆ  เช่น Request No, Request Date, Department, Section, Division, Expired Date, รูปแบบการอนุมัติ, และดาวน์เป็นไฟล์ PDF ดังภาพที่ 8
ภาพที่ 8 แสดงวิธีการเข้าถึงกล่องข้อความที่แถบการใช้งาน

Form Approval

เมื่อผู้ร้องขอเริ่มต้นกระบวนการ ระบบจะทำการส่งต่อกระบวนการไปยังฝ่ายอื่นๆ หรือผู้ที่มีอำนาจสูงกว่า ตามโครงสร้าง Workflow ที่กำหนดไว้ ซึ่งกระบวนการ Job Requisition Form นี้เริ่มต้นจาก ผู้ขอคำร้อง > ผู้จัดการแผนก > หัวหน้าแผนก > หัวหน้าแผนก HR > กรรมการผู้จัดการ > เจ้าหน้าที่แผนก HR > ผู้จัดการแผนก > ผู้ขอคำร้อง ดังภาพที่ 9

ภาพที่ 9 แสดงกระบวนการ Workflow ของแอพพลิเคชั่น Job Requisition Form

หลังจากผู้ร้องขอเริ่มต้นการ Submit ระบบจะส่งต่อ Workflow ไปยัง User ต่อไปทันที หากผ่านการอนุมัติระบบอาจให้ทำการระบุข้อมูลเพิ่มเติมก่อนเสร็จสิ้นกระบวนการ ดังภาพที่ 10

ภาพที่ 10 แสดงการใส่ข้อมูลเพิ่มเติมก่อนเสร็จสิ้นกระบวนการ

เมื่อกระบวนการดำเนินงานเสร็จสิ้นแล้ว ระบบจะให้ทำการเลือกการเสริ้จสิ้นกระบวนการที่หัวข้อ Action จากนั้น เลือก Close task หรือ Notify Requester เพื่อเสร็จสิ้นการดำเนินงานทันทีหรือแจ้งเตือนการดำเนินงานเสร็จสิ้นต่อผู้ร้องขอ จากนั้นคลิกปุ่ม Complete ดังภาพที่ 11

ภาพที่ 11 เลือกการเสร็จสิ้นกระบวนการ Workflow

หลังจากกระบวนการ Workflow เสร็จสิ้น ผู้ร้องขอจะได้รับการแจ้งตือนเพื่อสำเร็จการดำเนินงาน จากนั้นระบบจะจบกระบวนการทันที ดังภาพที่ 12

ภาพที่ 12 แสดงการแจ้งเตือนถึงผู้ร้องขอแบบฟอร์ม

User Signature

ในกระบวนการดำเนินการอนุมัติแบบฟอร์มเอกสาร ผู้ใช้งานจะได้รับลายเซ็นจากผู้บังคับบัญชาในตำแหน่งต่างๆ เพื่อเป็นหลักฐานในการยืนยันการอนุมัติ และหากมีกระบวนการใดกระบวนการหนึ่งที่ผู้บังคับบัญชาไม่สามารถอนุมัติแบบฟอร์มได้ ระบบจะไม่แสดงลายเซ็นของผู้มีอำนาจนั้นลงในแบบฟอร์มหรืออาจแสดงลายเซ็นของผู้ที่มีอำนาจการอนุมัติคนอื่นแทน หลังจากดาวน์โหลดเป็นไฟล์ PDF จะปรากฏลายเซ็นของผู้ที่อนุมัติแบบฟอร์ม ดังภาพที่ 13

ภาพที่ 13 แสดงลายเซ็นของผู้อนุมัติและผู้ร้องขอ

Form Rejection

หากแบบฟอร์มคำร้องมีข้อมูลที่ผิดพลาด ผู้มีอำนาจสามารถคลิก Reject เพื่อปฏิเสธคำร้องขอได้ในทุกกระบวนการ หลังจากนั้นระบบจะทำการยกเลิกกระบวนการทั้งหมดและจบ Workflow ทันที นอกจากนี้ยังไม่สามารถแก้ไขข้อมูลใดๆ ได้

สามารถคลิกที่ Reject ตามหมายเลขที่ 1 ระบบจะปรากกฏช่อง Reject Reason เพื่อระบุเหตุผลการปฏิเสธ ตามหมายเลขที่ 2 จากนั้นให้ทำการคลิก Complete ตามหมายเลขที่ 3 ระบบจะจบกระบวนการทันที ดังภาพที่ 14

ภาพที่ 14 แสดงการปฏิเสธการร้องขอแบบฟอร์ม

Previewing Form

การเปิดดูแบบฟอร์มเพื่อดูข้อมูล ความคืบหน้า และการเปลี่ยนแปลงภายในฟอร์มเอกสาร สามารถเรียกดูข้อมูลแบบฟอร์มได้ที่ My Job Requisition หรือ All Job Requisition ในแถบการดำเนินงาน ดังภาพที่ 15

ภาพที่ 15 แสดงการเข้าถึงรายการข้อมูลและส่วนประกอบทั้งหมด

โดยมีส่วนประกอบต่างๆ ดังต่อไปนี้

  • Request No. – แสดงเลขทะเบียนของแบบฟอร์ม
  • Request Date – แสดงวันที่ที่ส่งแบบฟอร์ม
  • Job Title – แสดงชื่อตำแหน่งอาชีพที่ร้องขอจาก Job Title
  • Expired Date – วันหมดอายุของแบบฟอร์ม
  • Status – แสดงสถานะการดำเนินงาน
  • Requested By – แสดงชื่อ-นามสกุลผู้ร้องขอแบบฟอร์ม

จากนั้นการคลิกที่ชื่อ Request No. ด้านหน้าของแบบฟอร์มที่ต้องการ ดังภาพที่ 16

ภาพที่ 16 แสดงวิธีการเช้าถึงข้อมูลแบบฟอร์ม

โดยตารางมีส่วนประกอบต่างๆ ดังต่อไปนี้

  • Request No. – แสดงเลขทะเบียนของแบบฟอร์ม
  • Request Date – แสดงวันที่ที่ส่งแบบฟอร์ม
  • Job Title – แสดงชื่อตำแหน่งอาชีพที่ร้องขอจาก Job Title
  • Expired Date – วันหมดอายุของแบบฟอร์ม
  • Status – แสดงสถานะการดำเนินงาน
  • Requested By – แสดงชื่อ นามสกุลผู้ร้องขอแบบฟอร์ม
  • Alfresco Download PDF – เริ่มต้นการดาวน์โหลดเอกสารเป็นไฟล์ PDF

เมื่อเปิดเข้ามาจะพบกับแบบฟอร์มพร้อมข้อมูลที่ไม่สามารถแก้ไขได้ ดังภาพที่ 17

ภาพที่ 18 แสดงข้อมูลทั้งหมดของแบบฟอร์มนั้นๆ

Adjust Showing Rows

รายการ Datalist สามารถจัดรูปแบบการแสดงผลจำนวนข้อมูลได้ อันดับแรกไปที่ My Job Requisition หรือ All Job Requisition ในแถบการดำเนินงาน ดังภาพที่ 15 ข้างต้น

จากนั้นเลือกจำนวนการแสดงผลด้านบนขวาของรายการข้อมูลตั้งแต่ 10 ถึง 100 ดังภาพที่ 19

ภาพที่ 19 แสดงวิธีการเพิ่มจำนวนการเรียกดูรายการของแบบฟอร์มที่แสดงผล

นอกจากนี้ยังสามารถเลือกดูรายการข้อมูลทั้งหมด (All), ที่เสร็จสิ้นแล้ว (Closed), และไม่สำเร็จ (Closed – Rejected Task) ได้ที่ช่องถัดมา จากนั้นคลิก Show เพื่อใช้งานผลลัพธ์ ดังภาพที่ 20

ภาพที่ 20 แสดงวิธีการเลือกการเรียกดูรายการจากแบบฟอร์มที่เสร็จสิ้นหรือถูกปฏิเสธ

ระบบจะแสดงผลลัพธ์ที่กำหนดไว้ทันที ดังภาพที่ 21

ภาพที่ 21 แสดงผลลัพ์ของรายการแบบฟอร์มที่ปรับแต่งแล้ว

Alfresco Download with PDF

แบบฟอร์มที่เสร็จสิ้นกระบวนการสามารถโหลดเป็นไฟล์ PDF ได้ เพื่อนำไปต่อยอดการใช้งานภายในองค์กร ให้ไปที่ My Job Requisition หรือ All Job Requisition ในแถบการดำเนินงาน ดังภาพที่ 15 ข้างต้น

เมื่อเข้ามาแล้ว ให้ทำการคลิกที่ Alfresco Download PDF ด้านซ้ายของรายการ จากนั้นระบบจะดำเนินการดาวน์โหลดเป็นเป็นไฟล์ PDF ให้ทันที ดังภาพที่ 22

ภาพที่ 22 แสดงวิธีการดาวน์โหลดแบบฟอร์มเป็นไฟล์ PDF

เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาจะพบกับข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในแบบฟอร์ม ดังภาพที่ 23

ภาพที่ 23 แสดงตัวอย่างแบบฟอร์มที่ดาวน์โหลดสำเร็จ

Export Data

การนำออกรายการข้อมูลแบบฟอร์มเพื่อจัดทำเป็นรายงานผลข้อมูล ซึ่งสามารถนำออกเป็นไฟล์ type ต่างๆ ได้หลากหลายประเภท ได้แก่ SCV, Excel, XML, และ PDF อันดับแรกไปที่ My Job Requisition หรือ All Job Requisition ในแถบการดำเนินงาน ดังภาพที่ 15 ข้างต้น

จากนั้นคลิกที่ชื่อไฟล์ Type ด้านล่างตาราง ดังภาพที่ 24

ภาพที่ 24 แสดงวิธีการ Export รายการข้อมูลเพื่อจัดทำรายงานผล

เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาจะพบกับบันทึกรายการข้อมูลทั้งหมด ดังภาพที่ 25

ภาพที่ 25 แสดงตัวอย่างของรายงานผลข้อมูลทั้งหมด

Delete Task

การลบ Task ภายในรายการข้อมูลสามารถทำได้โดยการคลิกเลือกที่ช่อง Checkbox ด้านหน้ารายการ ตามหมายเลขที่ 1 จากนั้นคลิกปุม Delete เพื่อทำการลบ Task ที่เลือกไว้ ตามหมายเลขที่ 2 ดังภาพที่ 26

ภาพที่ 26 แสดงวิธีการลบการดำเนินงานแบบฟอร์ม

Tracking Workflow Status

ผู้ใช้สามารถตรวจสอบสถานะของ Workflow ได้ว่ามีแบบฟอร์มมีการดำเนินงานอย่างไร โดยการเข้าไปที่ My Job Requisition หรือ All Job Requisition จากนั้นนำเมาส์ไปคลิกที่แถบเปอร์เซ็นต์การดำเนินงานของ Task ที่ต้องการบนหัวข้อ Status ระบบจำแสดงกระบวนการทั้งหมดที่ผ่านการอนุมัติแล้วและกระบวนการถูกส่งต่อไปยังแผนกใด ดังภาพที่ 27

ภาพที่ 27 แสดงวิธีการตรวจสอบสถานะการดำเนินงาน

หรือตรวจสอบสถานะการดำเนินงานล่าสุดได้ที่ Active Task ซึ่งจะแสดงสถานะ In Progress (กำลังดำเนินการ) ในขั้นตอนการดำเนินงานล่าสุดเป็นสถานะสีฟ้า อีกทั้งยังแสดงชื่อผู้ส่งคำร้องขอและผู้มีอำนาจในการอนุมัติกระบวนการนั้น ดังภาพที่ 28

ภาพที่ 28 แสดงสถานะของการดำเนินงานล่าสุด

Expired Date

ในแต่ละแอพพลิเคชั่นได้ถูกจำกัดระยะเวลาของการดำเนินการร้องขอแบบฟอร์มไว้ โดยแอพฯ Job Requisition Form มีการตั้งระยะเวลาอยู่ที่ 3 เดือนนับตั้งแต่การเริ่มต้นกระบวนการ เมื่อครบกำหนดระยะเวลาที่กำหนดไว้ ระบบจะทำการลบ Workflow โดยอัตโนมัติทันทีถึงแม้กระบวนการจะยังคงดำเนินอยู่หรือเสร็จสิ้นแล้ว ดังภาพที่ 29

ภาพที่ 29 แสดงวันหมดอายุของการดำเนินการร้องขอแบบฟอร์มตามระยะเวลาที่กำหนด