Documents Expiration Manager Lite

What is the Documents Expiration Manager Lite (Archive Lite)? Documents to Archive Lite (Documents Expiration Manager Lite) เป็นส่วนเสริม (Addon) ในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco ที่ Skytizens ได้พัฒนาขึ้นให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดระยะเวลาการใช้งานและวันหมดอายุของไฟล์ข้อมูลและเอกสารในระบบ และจะถูกจัดเก็บในหมวดหมู่พิเศษแบบถาวร แยกส่วนกับไฟล์เอกสารปกติทั่วไป อีกทั้งผู้ใช้งานสามารถดูรายการเอกสารที่หมดอายุในระบบ Alfresco โดยตรง หรือส่งออกข้อมูลจากระบบและจัดเก็บเป็นไฟล์รายงานได้ ด้วยฟีเจอร์ Documents to Archive Lite จะช่วยให้การตรวจสอบและติดตามข้อมูลการหมดอายุของเอกสารเป็นเรื่องง่าย ช่วยลดเวลาในการค้นหาของพนักงาน ทำให้ไลบรารีที่จัดเก็บเอกสารสะอาดและเป็นระเบียบ และทำให้ง่ายต่อการจัดการเอกสารที่มีการจำกัดระยะเวลาใช้งานอีกด้วย Documents to Archive Lite เป็นฟีเจอร์ส่วนเสริมเวอร์ชันพื้นฐานที่ช่วยการจัดการวันหมดอายุเอกสารในระดับเริ่มต้น หากต้องการใช้งานคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การแจ้งเตือนเอกสารหมดอายุ การส่งรายงานการจัดเก็บเอกสารหมดอายุถาวรแบบปกติทางอีเมล และความสามารถในการค้นหาขั้นสูง เป็นต้น ฟังก์ชันการทำงานเหล่านี้จะมีอยู่ในฟีเจอร์ Documents to Archive Pro […]

Read More

Automatic documents sorting (dynamic folders & filenames)

What is Alfresco Data Extraction & Sorting (SkyArea Sort)? ฟังก์ชัน SkyArea Sort คือ ส่วนเสริม (Addon) ที่ทาง Skytizens พัฒนาขึ้น เพื่อใช้ในการเก็บข้อมูลหรือไฟล์ต่าง ๆ ที่นำเข้ามาในระบบจัดการเอกสาร Alfresco อย่างเป็นระเบียบ ตามกฎ (Rules) ที่ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้งานเป็นผู้กำหนด เริ่มด้วยการจำแนก Properties หรือข้อมูลย่อยที่อยู่บนไฟล์เอกสาร  (Extraction) จากนั้นนำมาจัดเรียงลำดับ (Sorting) และสุดท้าย ไฟล์เอกสารจะถูกเปลี่ยนชื่อในรูปแบบมาตรฐานเดียวกันและถูกนำไปจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทางอย่างเป็นหมวดหมู่อัตโนมัติ ซึ่งสามารถค้นหาและเข้าถึงไฟล์เอกสารที่ถูกจัดเก็บในภายหลังได้อย่างสะดวกอีกด้วย โดยขั้นตอนการเรียงลำดับไฟล์เอกสารจะเริ่มต้นขึ้น หลังจากที่ผู้ใช้งานนำเข้าไฟล์เอกสารด้วยการอัพโหลดหรือสแกน โดยอาจมีการใช้ฟังก์ชันเสริมอื่น ๆ ร่วมด้วย เช่น การใช้ฟังก์ชัน SkyArea OCR Lite เพื่อจัดเก็บค่าหรือข้อมูลจากเอกสารในตำแหน่งที่ต้องการ จากนั้นฟังก์ชัน SkyArea Sort จะนำค่าข้อมูลที่ได้มาจัดเรียงลำดับและจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทางตามกฎที่ตั้งไว้อัตโนมัติ ด้วยกระบวนการทำงานที่ผู้ใช้งานเพียงแค่นำเข้าเอกสารในระบบ Alfresco ที่โฟลเดอร์ต้นทาง จากนั้นฟังก์ชัน SkyArea […]

Read More

Managing site members

เว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI บทความนี้ จะแนะนำวิธีบริหารจัดการผู้ใช้งาน (Users) ใน Sites ต่าง ๆ ของระบบจัดการเอกสาร Alfresco ตั้งแต่การเพิ่มผู้ใช้งาน, การกำหนดบทบาท, การดูข้อมูล ไปจนถึงการลบผู้ใช้งานออกจาก Sites โดยผู้ดูแลระบบ (Administrator) หรือผู้จัดการ (Manager) ของ Site จะเป็นผู้ที่มีสิทธิ์ดำเนินการในส่วนนี้ Adding users to a site ผู้ดูแลระบบ (Administrator) หรือผู้ใช้งานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่ได้รับบทบาท (Role) เป็น ผู้จัดการ (Manager) ของ Site สามารถเชิญหรือเพิ่มผู้ใช้งานให้เข้าร่วมเป็นสมาชิกของ Site ได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้ (หมายเหตุ ผู้ใช้งาน (User) จะถูกเพิ่มเข้ามาในระบบ Alfresco โดยผู้ดูแลระบบ (Administrator) ที่เมนู Users ภายใต้เมนู Admin Tools) […]

Read More

Working with content

เบื้องต้น คุณสามารถเข้าใช้งานเมนู Sites (เว็บไซต์) ที่จะจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ แยกตามหน่วยงาน ไซต์งาน หรือแผนกที่คุณสังกัด ซึ่งขึ้นอยู่กับการกำหนดข้อตกลงการใช้งานในองค์กร และภายใน Site ของระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco มีเมนู Document Library (คลังเอกสาร) ที่ให้คุณสามารถ จัดเก็บและจัดการเนื้อหา เช่น ไฟล์เอกสาร, รูปภาพและวิดีโอ ฯลฯ สามารถอัพโหลดเนื้อหาเพื่อใช้งานร่วมกับผู้ใช้รายอื่น ๆ ในแต่ละ Site ได้ เนื้อหาที่เพิ่มและได้รับการแก้ไขจะแสดงผลใน Dashlet (แผงควบคุมย่อย) อีกด้วย เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งการใช้งานเมนูหรือการจัดการไฟล์เอกสารและโฟลเดอร์ต่าง ๆ ในแต่ละ Site สำหรับผู้ใช้แต่ละราย อาจมีความแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่ผู้ใช้ได้รับจาก Administrator (ผู้ดูแลระบบ) โดยจะอธิบายการใช้งานในเว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI ในลำดับต่อไป The Document Library คุณสามารถเข้าใช้งาน Document Library (คลังเอกสาร) ภายใน Site […]

Read More

Advanced Audit Log

What is Alfresco Audit Log? เป็นส่วนสำหรับตรวจสอบประวัติการทำงานและกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้น ในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco โดยทั่วไปแล้ว ข้อมูล Audit Log ของระบบต่าง ๆ มักจะแสดงผลเป็นโค้ดโปรแกรม ซึ่งยากที่ผู้ใช้งานทั่วไปจะทำความเข้าใจ และจำเป็นต้องให้เจ้าหน้าที่ฝ่าย IT เป็นผู้ตรวจสอบ แต่สำหรับ Alfresco Audit Log จะแสดงผลประวัติกิจกรรมที่เกิดขึ้นในรูปแบบข้อมูลรายงานสรุปที่เข้าใจง่าย ทำให้ผู้ใช้งานในระบบ Alfresco ที่ได้รับสิทธิ์เข้าดู Audit Log สามารถเข้าตรวจสอบประวัติการใช้งานต่าง ๆ ในระบบได้ด้วยตนเองอย่างสะดวกรวดเร็ว Why is Audit Log so important? Audit Log ถิอเป็นหลักฐานการตรวจสอบการใช้งานระบบที่น่าเชื่อถือ โดยเฉพาะเมื่อเกิดปัญหาในการทำงาน คุณสามารถเข้ามาสืบค้นข้อมูลใน Audit Log เพื่อหาที่มาที่ไปของเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัญหาในช่วงเวลาที่ต้องการได้ รวมถึงสามารถพิสูจน์กิจกรรมของผู้ใช้งานแต่ละรายในระบบได้อย่างชัดเจน และเมื่อทราบถึงสาเหตุของปัญหาแล้ว เราสามารถวิเคราะห์ข้อมูลจาก Audit Log เพื่อหาแนวทางป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์หรือปัญหาแบบเดิมซ้ำขึ้นอีก รวมถึงช่วยเพิ่มความปลอดภัย ไม่ให้เกิดการนำข้อมูลในระบบไปใช้ในทางที่ผิด Using Skytizens […]

Read More

First steps

Compatible web browsers ระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco เป็นระบบ Web base Application คุณสามารถเข้าใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ต่าง ๆ ได้แก่ Chrome, Firefox, Safari, Opera และ Internet Explorer version 9 ขึ้นไป ดังภาพที่ 1 Log in to Alfresco 1. ในการเริ่มต้น Login เข้าสู่ระบบนั้น ผู้ใช้จะต้องทราบ URL ของระบบ Alfresco ที่จะเรียกใช้งานเพื่อเข้าสู่ระบบ โดยเปิดเว็บเบราว์เซอร์ และพิมพ์ URL ของระบบ Alfresco ลงไปในช่อง Address  ดังภาพที่ 2   2. ให้พิมพ์ User Name (ชื่อผู้ใช้) และ Password (รหัสผ่าน) ของคุณที่ใช้ในการเข้าสู่ระบบ […]

Read More