Alfresco คือ ระบบการจัดการเอกสาร (DMS) หรือก็คือ ระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร (ECM) ซึ่งใช้ในการจัดการ จัดเก็บ อัพเดทเวอร์ชั่น และแชร์เอกสารต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการประกอบธุรกิจทุกประเภท เพราะในโลกยุคปัจจุบัน กิจกรรมของธุรกิจสามารถเกิดขึ้นได้ทุกหนแห่ง และประสานงานร่วมกันได้มากกว่าที่เคย คุณสามารถทำงานจากที่ไหน กับใคร หรือบนอุปกรณ์ใดก็ได้ เมื่อทุกอย่างเชื่อมต่อกันผ่านระบบคลาวด์ และด้วย Alfresco จะทำให้ข้อมูลจะติดตามคุณไปทุกที่ทุกเวลา เพราะสามารถใช้งานผ่านระบบคลาวด์ หรือขณะเปิด Firewall และรองรับการใช้งานบนหลากหลายอุปกรณ์ทั้งคอมพิวเตอร์และแท็บเล็ต คุณจึงมั่นใจได้ว่าจะสามารถเข้าถึงข้อมูลและเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวก ทุกที่ ทุกเวลา อย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยมีคุณสมบัติมาตรฐานได้แก่ รองรับการใช้งานบนระบบปฏิบัติการที่เป็นที่นิยม Windows และ UNIX-like platform ใช้งาน เรียกดูเอกสารและไฟล์หลากหลายชนิดได้ทันที ผ่านเว็บบราวเซอร์มาตรฐาน เช่น Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer เป็นต้น สามารถใช้งานร่วมกันกับ office suite ที่นิยมใช้กันอย่าง Microsoft Office, OpenOffice.org หรือ […]
Category: Getting started with Alfresco
เริ่มต้นใช้งานระบบจัดการเอกสาร Alfresco จาก Skytizens ให้คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลใช้งานโครงการและทำงานร่วมกันได้ง่าย โดยในส่วนนี้จะอธิบายถึงภาพรวมของการใช้งานพื้นฐาน ตั้งแต่การล็อกอินเข้าสู่ระบบ และพร้อมแนะนำเมนูต่าง ๆ เช่น การจัดการแดชบอร์ดและโปรไฟล์ผู้ใช้งาน การจัดการ Workflow และใช้งานระบบค้นหาใน Alfresco เป็นต้น
First steps
Compatible web browsers ระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco เป็นระบบ Web base Application คุณสามารถเข้าใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ต่าง ๆ ได้แก่ Chrome, Firefox, Safari, Opera และ Internet Explorer version 9 ขึ้นไป ดังภาพที่ 1 Log in to Alfresco 1. ในการเริ่มต้น Login เข้าสู่ระบบนั้น ผู้ใช้จะต้องทราบ URL ของระบบ Alfresco ที่จะเรียกใช้งานเพื่อเข้าสู่ระบบ โดยเปิดเว็บเบราว์เซอร์ และพิมพ์ URL ของระบบ Alfresco ลงไปในช่อง Address ดังภาพที่ 2 2. ให้พิมพ์ User Name (ชื่อผู้ใช้) และ Password (รหัสผ่าน) ของคุณที่ใช้ในการเข้าสู่ระบบ […]
Customize your dashboard
What is Dashboard? โดยทั่วไปแล้ว Dashboard คือ ที่เก็บรวบรวมข้อมูล เช่น ข้อมูลการผลิต, ข้อมูลทางการเงิน ฯลฯ และแสดงในรูปแบบกราฟิก (กราฟหรือแผนภูมิ) นำใช้ในการวัดความสำเร็จทางธุรกิจและสภาพการเงิน ทำให้สามารถปรับระดับการผลิต ตรวจสอบความมั่นคงทางการเงินหรืองานด้านอื่น ๆ ทางธุรกิจได้ สำหรับในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco หน้า Dashboard คือ หน้าแผงควบคุมที่แสดงภาพรวมของเมนูต่าง ๆ ในระบบ ซึ่งเมื่อผู้ใช้ Login เข้าสู่ระบบเพื่อใช้งาน ก็จะพบหน้า Dashboard แสดงผลเป็นหน้าแรก ดังภาพที่ 1 What is dashlet? Dashlet คือ แผงควบคุมย่อย ที่เลือกกลุ่มงานหรือกลุ่มข้อมูลต่าง ๆ มาแสดงในแต่ละคอลัมน์บนหน้า Dashboard ซึ่งผู้ใช้แต่ละคนสามารถปรับเปลี่ยนตำแหน่งการแสดงผลกลุ่มข้อมูล Dashlet ในแอคเคาท์การใช้งานของตนเองได้ตามต้องการ ดังภาพที่ 2 Customize your dashboard สามารถปรับแต่งการแสดงผลกลุ่มข้อมูล Dashlet บนหน้า Dashboard […]
Updating your profile
What is My Profile? โดยปกติ เมนู My Profile (ประวัติผู้ใช้ของฉัน) จะเป็นตัวกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ในระบบของผู้ใช้ โดยสิทธิ์เหล่านี้ขึ้นอยู่กับที่ผู้ดูแลระบบ (Administrator) จะกำหนดให้ในเบื้องต้น สำหรับผู้ใช้งานในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco สามารถแก้ไขข้อมูลส่วนตัวได้ที่ เมนูผู้ใช้ (User Menu) ซึ่งอยู่มุมบนขวาของหน้าจอระบบ และจะปรากฏรายการเมนูย่อย จากนั้นให้คลิกที่เมนู My Profile (โปรไฟล์ของฉัน) ดังภาพที่ 1 ภายใต้เมนู My Profile (ประวัติผู้ใช้ของฉัน) จะประกอบด้วยแท็บเมนูย่อยสำหรับตั้งค่าเบื้องต้น ดังนี้ Info เมนู Info (ข้อมูล) เป็นแถบเมนูแรกที่จะแสดงผลหลังจากคลิกเมนู My Profile โดยจะแสดงข้อมูลส่วนตัวของผู้ใช้ ได้แก่ ข้อมูล About (เกี่ยวกับ), Contact Information (ข้อมูลการติดต่อ) และ Company Details (รายละเอียดบริษัท) ซึ่งผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลได้โดย […]
Tasks and workflows
What is a Workflow? Workflow คือ การบริหารจัดการลำดับขั้นตอนของการปฏิบัติงาน ระหว่างบุคคลากรหรือหน่วยงาน โดยกำหนดเป็นกฎเกณฑ์และใช้เอกสารหรือคอมพิวเตอร์มาช่วยในการกำกับงาน ตัวอย่างของ Workflow เช่น Workflow การอนุมัติงานทั่วไป, Workflow งานขาย, Workflow การส่งสินค้า ฯลฯ Workflow เหล่านี้สามารถนำไปประยุกต์ได้ในหน่วยงานทุกระดับ ตั้งแต่หน่วยงานขนาดเล็ก ไปจนถึงหน่วยงานขนาดใหญ่ ซึ่งเบื้องต้น เว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI ขอแนะนำข้อมูลองค์ประกอบและคุณสมบัติของ Workflow ที่ควรทราบก่อนเริ่มใช้งานจริง ดังนี้ องค์ประกอบของ Workflow มีดังนี้ งาน (Job) คือ สิ่งที่ถูกนำเข้าสู่กระบวนการปฏิบัติงาน โดยปกติจะหมายถึง แบบฟอร์มคำร้อง (Request) ของระบบต่าง ๆ แบบฟอร์มนี้จะมีข้อมูลสำคัญที่ไช้ในการดำเนินงานสำหรับขั้นตอนถัดไป จนสิ้นสุดกระบวนการ และในแต่ละกระบวนการอาจจะมีการเพิ่มเติมหรือแก้ไขข้อมูลในแบบฟอร์มนี้ได้ตลอด ผู้ปฏิบัติงาน (Operator) คือ ผู้ที่นำงานมาปฏิบัติตามกระบวนการที่ได้กำหนดไว้ในแต่ละระบบงาน ผู้ปฏิบัติงานนี้สามารถเป็นได้ทั้งบุคคล หรือหน่วยงาน ขึ้นอยู่กับนโยบายในการติดตามงานว่าจะดูเป็นรายบุคคล หรือเป็นรายหน่วยงาน กระบวนการปฏิบัติงาน (Process) รายละเอียดขั้นตอนดำเนินการทำงาน […]
Searching in Alfresco
เมื่อมีการจัดเก็บเอกสารในระบบ ด้วยรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แล้ว อีกกิจกรรมสำคัญที่จะเกิดขึ้นควบคู่กันก็คือ “การสืบค้นเอกสาร” เพื่อนำกลับไปใช้งานหรือแบ่งปันส่งต่อให้ผู้ใช้รายอื่น ๆ ด้วยเครื่องมือสืบค้นที่ระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco พัฒนาอย่างทรงประสิทธิภาพ ผู้ใช้สามารถค้นหาและเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวก โดยค้นหาข้อมูลหรือคุณสมบัติที่ต้องการด้วยโซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารของ Alfresco ไม่ว่าจะเป็น รองรับการค้นหาทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ เลือกสืบค้นได้อย่างรวดเร็ว เพียงพิมพ์คีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้องลงในช่องค้นหา ซึ่งแสดงผลในทุก ๆ หน้า หรือเลือก Advanced Search (การสืบค้นขั้นสูง) แบบปรับแต่งได้ เพื่อค้นหาแบบเฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้นโดยการระบุคุณสมบัติเฉพาะ สามารถค้นหาแบบซับซ้อนในลักษณะเดียวกับ Google ได้ มีฟังก์ชันการค้นหาตามประเภทข้อมูลที่แยกต่างหาก สำหรับการค้นหาเนื้อหา, การค้นหา Site และการค้นหาผู้ใช้รายคน จึงทำให้เข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ตรงจุดและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น เว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI ขอแนะนำขั้นตอนการใช้งานระบบค้นหา Alfresco ดังนี้ Searching for content ผู้ใช้สามารถค้นหาเนื้อหาหรือเอกสารในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco จากช่องค้นหาที่แสดงผลด้านมุมบนขวาที่แถบเมนูหลัก ทั้งการค้นหาขั้นพื้นฐานและค้นหาขั้นสูง โดยระบบจะค้นจากประเภทเนื้อหาดังต่อไปนี้ – Library items and folders รายการไลบรารีและโฟลเดอร์ – Wiki pages […]