- 1 What is the Documents Expiration Manager Lite (Archive Lite)?
- 2 Why is Document to Archive Lite so important?
- 3 Manage documents expiration with Archive Lite
- 4 File Manager list in menu Documents To Archive Lite
- 5 Manage archived document in Documents to Archive Site
- 6 Documents to Archive Lite – Access Control
What is the Documents Expiration Manager Lite (Archive Lite)?
Documents to Archive Lite (Documents Expiration Manager Lite) เป็นส่วนเสริม (Addon) ในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco ที่ Skytizens ได้พัฒนาขึ้นให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดระยะเวลาการใช้งานและวันหมดอายุของไฟล์ข้อมูลและเอกสารในระบบ และจะถูกจัดเก็บในหมวดหมู่พิเศษแบบถาวร แยกส่วนกับไฟล์เอกสารปกติทั่วไป อีกทั้งผู้ใช้งานสามารถดูรายการเอกสารที่หมดอายุในระบบ Alfresco โดยตรง หรือส่งออกข้อมูลจากระบบและจัดเก็บเป็นไฟล์รายงานได้
ด้วยฟีเจอร์ Documents to Archive Lite จะช่วยให้การตรวจสอบและติดตามข้อมูลการหมดอายุของเอกสารเป็นเรื่องง่าย ช่วยลดเวลาในการค้นหาของพนักงาน ทำให้ไลบรารีที่จัดเก็บเอกสารสะอาดและเป็นระเบียบ และทำให้ง่ายต่อการจัดการเอกสารที่มีการจำกัดระยะเวลาใช้งานอีกด้วย
Documents to Archive Lite เป็นฟีเจอร์ส่วนเสริมเวอร์ชันพื้นฐานที่ช่วยการจัดการวันหมดอายุเอกสารในระดับเริ่มต้น หากต้องการใช้งานคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การแจ้งเตือนเอกสารหมดอายุ การส่งรายงานการจัดเก็บเอกสารหมดอายุถาวรแบบปกติทางอีเมล และความสามารถในการค้นหาขั้นสูง เป็นต้น ฟังก์ชันการทำงานเหล่านี้จะมีอยู่ในฟีเจอร์ Documents to Archive Pro
Why is Document to Archive Lite so important?
การทำ Archive หรือจัดเก็บเอกสารถาวร สำหรับเอกสารที่มีความเกี่ยวข้องกับระยะเวลาการใช้งาน หรือเป็นเอกสารที่มีวันหมดอายุ ควรมีการจัดการและจัดเก็บแยกส่วนจากเอกสารปกติที่ยัง Active อยู่ในระบบ เพราะมีวัตถุประสงค์การใช้งานที่ต่างกัน โดยเอกสารที่หมดอายุแล้วมักจะใช้เพื่อเป็นเอกสารอ้างอิงตามเหตุการณ์หรือวาระที่ต้องการ โดยฟีเจอร์ Documents to Archive Lite จะช่วยให้การจัดเก็บเอกสารที่หมดอายุจะยังคงไว้ซึ่งความครบถ้วน ความพร้อมใช้งาน และยังมีข้อดีอื่น ๆ อีก เช่น
- ไม่พลาดวันหมดอายุ – ตั้งค่าไฟล์ให้หมดอายุและจัดระเบียบอัตโนมัติตามวันที่
- ประหยัดเวลา – ค้นหาข้อมูลตามช่วงเวลาที่จะหมดอายุได้อย่างรวดเร็ว
- จัดระเบียบ – ช่วยจัดเก็บเอกสารแบบถาวร ตามกลยุทธ์หรือนโยบายการจัดระเบียบเอกสารขององค์ก และยังช่วยดูแลรักษาไฟล์ในที่เก็บข้อมูลระยะยาวที่ปลอดภัยสำหรับการอ้างอิงทางกฎหมาย
- อัพเดทอยู่เสมอ – ใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการเอกสารที่จำเป็นต้องมีการต่ออายุได้อย่างสะดวก
Manage documents expiration with Archive Lite
เบื้องต้นสามารถใช้งานฟีเจอร์ Documents to Archive Lite ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เพื่อกำหนดวันหมดอายุของไฟล์เอกสาร ย้ายไฟล์เอกสารเมื่อหมดอายุ และจัดการไฟล์เอกสารที่หมดอายุแล้ว โดยมีขั้นตอนการตั้งค่าการทำงานในส่วนต่าง ๆ ดังนี้
Creating categories to archive documents
ขั้นตอนแรกที่ผู้ดูแลระบบ (Administrator) ต้องดำเนินการเพื่อ Archive ไฟล์เอกสาร คือ สร้างโฟลเดอร์เพื่อเก็บเอกสารหมดอายุแยกเป็นหมวดหมู่ ซึ่งจะแสดงผลให้ผู้ใช้งานเลือกเป็นโฟลเดอร์ปลายทางในการจัดเก็บเอกสารหมดอายุตามประเภทเอกสารได้อย่างเป็นระเบียบ และทำให้ค้นคืนได้สะดวกในภายหลัง โดยมีขั้นตอนการสร้างโฟลเดอร์หมวดหมู่เอกสารในฟีเจอร์ Documents to Archive Lite ดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว สามารถดำเนินการเพิ่มหมวดหมู่โฟลเดอร์ใหม่เพื่อเก็บ Archive เอกสารแยกตามประเภทต่าง ๆ ได้ ดังภาพที่ 1
- คลิกที่เมนู Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ)
- คลิกเมนู Category Manager (ตัวจัดการหมวดหมู่)
- ภายใต้ Category Root (หมวดหมู่ทั้งหมด) จะแสดงผลโฟลเดอร์ชื่อ “Documents to Archive” ให้นำ Cursor เมาส์ชี้บริเวณชื่อโฟลเดอร์ และคลิกที่สัญลักษณ์ Add Category (เพิ่มหมวดหมู่) ที่ปรากฎ
- ปรากฎหน้าต่าง Add Category ที่หัวข้อ Category Name (ชื่อหมวดหมู่) ให้พิมพ์ชื่อหมวดหมู่โฟลเดอร์ที่ต้องการ
- คลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึก
2. จากนั้นคลิก Refresh ที่เว็บบราวซ์เซอร์ (หรือกดปุ่ม F5 ที่คีย์บอร์ด) เพื่อให้ระบบอัพเดทข้อมูลหมวดหมู่โฟลเดอร์ใหม่ และคลิกที่สัญลักษณ์ ของหมวดหมู่ Documents to Archive จะปรากฎหมวดหมู่โฟลเดอร์ใหม่ตามที่สร้าง โดยสามารถเพิ่มหมวดหมู่โฟลเดอร์เพื่อเก็บ Archive ตามประเภทเอกสารได้หลายหมวดหมู่ ดังภาพที่ 2
โดยหมวดหมู่โฟลเดอร์ที่แสดงผลในเมนู Category Manager แล้ว จะแสดงผลในส่วนจัดการเอกสาร พร้อมให้ผู้ใช้งานทั่วไปได้เลือกใช้แล้วเช่นกัน
3. การแก้ไขหรือลบหมวดหมู่โฟลเดอร์ ภายใต้หัวข้อ Documents to Archive หากนำ Cursor เมาส์ไปชี้หรือคลิกที่ชื่อหมวดหมู่โฟลเดอร์ที่สร้างไว้ จะแสดงสัญลักษณ์ Edit Category (แก้ไขหมวดหมู่) สามารถคลิกเพื่อแก้ไขชื่อหมวดหมู่โฟลเดอร์ได้ และสัญลักษณ์ Delete Category (ลบหมวดหมู่) เพื่อลบหมวดหมู่โฟลเดอร์ที่ไม่ต้องการใช้งานแล้วได้ ดังภาพที่ 3
หมายเหตุ : ถึงแม้ว่าที่หมวดหมู่โฟลเดอร์ที่คุณสร้างเอง จะปรากฎสัญลักษณ์ ให้เพิ่มหมวดหมู่ย่อยภายใต้ได้ แต่เนื่องจากระบบจะนำข้อมูลหมวดหมู่โฟลเดอร์หลัก ที่สร้างขึ้นจากการกด ที่หัวข้อ Documents to Archive ไปแสดงผลให้ผู้ใช้งานได้เลือกใช้ที่ส่วนจัดการเอกสารได้เพียงระดับเดียวเท่านั้น ดังนั้น Alfresco WIKI จึงขอแนะนำว่า ผู้ดูแลระบบไม่ควรเพิ่มหมวดหมู่โฟลเดอร์ย่อยภายใต้หมวดหมู่โฟลเดอร์ที่สร้างเอง
Managing Documents Aspect
หลังจากที่ผู้ดูแลระบบได้ทำการเพิ่มหมวดหมู่โฟลเดอร์ในเมนู Category Manager เรียบร้อยแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนที่ผู้ใช้งานทั่วไปจะเริ่มกำหนดข้อมูลวันหมดอายุให้กับเอกสาร เพื่อทำการ Archive หรือการจัดเก็บถาวรแล้วค่ะ
โดยเริ่มจากการเพิ่ม Aspects (คุณลักษณะ) เพื่อทำให้ระบบแสดงผล Properties (คุณสมบัติ) หรือช่องสำหรับกำหนดรายละเอียดวันหมดอายุที่ไฟล์เอกสารที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนูที่จัดเก็บเอกสารในส่วน Share ที่ต้องการ เช่น เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) เป็นต้น ดังภาพที่ 4
2. จากนั้น ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ และคลิกที่รูปตัวอย่าง (Thumbnail) หรือคลิกชื่อเอกสารเพื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียดของเอกสาร ดังภาพที่ 5
3. แสดงหน้ารายละเอียดของไฟล์เอกสาร ที่บริเวณด้านขวาภายใต้เมนูคำสั่ง Document Actions (คำสั่งเอกสาร) ให้คลิกที่เมนู Manage Aspects (มุมมองการจัดการ) ดังภาพที่่ 6
4. ปรากฎหน้าต่างสำหรับจัดการ Aspects ของไฟล์เอกสาร โดยในคอลัมน์ Available to Add (พร้อมเพิ่ม) ที่หัวข้อ Document To Archive Lite (คุณสมบัติบันทึกเอกสาร) ให้คุณคลิกสัญลักษณ์ Add (เพิ่ม) เพื่อเพิ่ม Aspects และคลิกปุ่ม Apply Changes (เปลี่ยนแปลง) เพื่อบันทึกการตั้งค่า ดังภาพที่่ 7
5. เมื่อกลับสู่หน้ารายละเอียดเอกสาร จะแสดงผล Aspects Documents To Archive Lite เพิ่มขึ้นมาใหม่ภายใต้กลุ่ม Properties (คุณสมบัติ) ของไฟล์เอกสาร พร้อมรองรับสำหรับการเพิ่มข้อมูลการหมดอายุของเอกสาร ดังภาพที่ 8
6. กรณีต้องการยกเลิกหรือไม่แสดงผลหัวข้อ Documents To Archive Lite ที่ Properties ของไฟล์เอกสาร สามารถทำได้โดย คลิกเมนู Manage Aspects (มุมมองการจัดการ) ปรากฎหน้าต่างสำหรับจัดการAspects ในคอลัมน์ Currently Selected (ที่เลือกอยู่) ให้คลิกสัญลักษณ์ Remove (เอาออก) ที่อยู่ด้านขวาของหัวข้อ Document To Archive Lite (คุณสมบัติบันทึกเอกสาร) เพื่อลบ Aspects สุดท้ายคลิกปุ่ม Apply Changes (เปลี่ยนแปลง) เพื่อบันทึกการตั้งค่า ดังภาพที่่ 9
และเมื่อกลับไปที่หน้ารายละเอียดเอกสาร จะไม่แสดงหัวข้อ Properties สำหรับกำหนดวันหมดอายุของเอกสารนี้อีกต่อไป
Setup Documents Expiration and Archive
หลังจากเพิ่ม Aspect: Document To Archive Lite (คุณสมบัติบันทึกเอกสาร) ให้กับเอกสารที่ต้องการแล้ว มาถึงขั้นตอนที่ผู้ใช้งานจะกำหนดวันหมดอายุให้กับไฟล์เอกสาร และเลือกหมวดหมู่โฟลเดอร์ที่ต้องการการจัดเก็บไฟล์หมดอายุถาวร
การกำหนดวันหมดอายุของไฟล์เอกสาร ด้วยเมนูคำสั่ง Documents To Archive Lite สามารถทำได้ที่ไฟล์หรือเอกสารในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่ผู้ใช้งานเป็นผู้นำเข้าหรืออัพโหลดเอง หรือกรณีที่ผู้ใช้งานได้รับสิทธิ์ในการแก้ไขจากบทบาทหรือ Role เช่น เป็นผู้ดูแลระบบ (Administrator) หรือ ได้รับบทบาทให้เป็นผู้จัดการ (Manager) ของ Site เป็นต้น จะสามารถใช้งานเมนูคำสั่งนี้ได้เช่นกัน โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนูที่จัดเก็บเอกสารในส่วน Share ที่ต้องการ เช่น เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) เป็นต้น ดังภาพที่ 4 ข้างต้น
2. คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์จนปรากฎไฟล์เอกสารที่ต้องการแก้ไข จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้ที่บริเวณไฟล์ จะปรากฎเมนูคำสั่งทางด้านขวา ให้คลิกเมนูคำสั่ง Edit Properties with Viewer ดังภาพที่ 10
หรืออีกหนึ่งช่องทาง หากคลิกที่ชื่อเอกสารเพื่อเข้าสู่หน้าแสดงรายละเอียดเอกสารแล้ว บริเวณเมนูด้านขวาภายใต้หัวข้อ Document Actions (คำสั่งเอกสาร) จะปรากฎเมนูคำสั่ง Edit Properties with Viewer ให้คลิกเพื่อแก้ไข Properties ได้เช่นกัน ดังภาพที่ 11
3. ปรากฎหน้ารายละเอียดเอกสาร พร้อมฟิลด์สำหรับแก้ไขข้อมูล Properties ทางด้านขวาของเอกสารภายใต้แท็บ Data Entry จะปรากฎหัวข้อ Document To Archive Lite (เก็บเอกสาร) พร้อมหัวข้อฟิลด์สำหรับตั้งค่าต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับวันหมดอายุเอกสารและการจัดเก็บถาวร ดังภาพที่ 12
- ตำแหน่งหมายเลข 1 Expire date* (วันหมดอายุ) กำหนดวันที่ที่ไฟล์เอกสารนี้จะหมดอายุและถูกเก็บถาวร (*จำเป็นต้องเลือกข้อมูลวันที่ในหัวข้อนี้ ไม่สามารถเว้นว่างได้)
- ตำแหน่งหมายเลข 2 Valid Date (วันยืนยันความถูกต้อง) กำหนดวันสุดท้ายที่จะตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ โดยต้องกำหนดวันที่ในช่องนี้ให้เป็นวันก่อนวันหมดอายุ
- ตำแหน่งหมายเลข 3 Comment (คำอธิบาย) ใส่รายละเอียดเกี่ยวกับสาเหตุของการหมดอายุหรือการดำเนินการติดตามใด ๆ ที่จำเป็นต้องทำกับไฟล์เอกสาร
- ตำแหน่งหมายเลข 4 Automatically move to Archive (จัดเก็บโดยอัตโนมัติ) คลิกทำเครื่องหมายกาถูกที่หัวข้อนี้ เพื่อเลือกให้ระบบย้ายไฟล์เอกสารเมื่อถึงกำหนดวันหมดอายุ ไปจัดเก็บถาวรในโฟลเดอร์ปลายทางอัตโนมัติ แต่หากผู้ใช้งานไม่คลิกเลือกหัวข้อนี้ จะทำให้ไฟล์เอกสารที่หมดอายุแล้วยังคงค้างและแสดงผลอยู่ในโฟลเดอร์ปัจจุบัน
- ตำแหน่งหมายเลข 5 Document category (ประเภทของการเก็บเอกสาร) เลือกหมวดหมู่โฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการย้ายไฟล์เอกสารที่หมดอายุให้ไปจัดเก็บถาวร (Archive) โดยโฟลเดอร์ที่ปรากฎให้เลือกเหล่านี้ มาจากที่ผู้ดูแลระบบสร้างขึ้นในเมนู Category Manager ตามประเภทของเอกสาร ดังที่อธิบายในหัวข้อ Creating categories to archive documents ข้างต้น
- ตำแหน่งหมายเลข 6 ปุ่มคำสั่งต่าง ๆ หลังจากกรอกรายละเอียดข้อมูล Properties ของเอกสารในฟิลด์ต่าง ๆ เรียบร้อยแล้ว สามารถคลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า หรือคลิก Save and Next เพื่อบันทึกการตั้งค่าและเข้าสู่หน้าแก้ไข Properties ของเอกสารลำดับถัดไปที่อยู่ภายในโฟลเดอร์เดียวกันได้ทันที
นอกจากนี้ หากต้องการล้างค่าข้อมูลที่เพิ่มกรอกในหัวข้อฟิลด์ Properties ต่าง ๆ สามารถคลิกปุ่ม Cancel เพื่อล้างค่าได้ทันที
สำหรับปุ่ม Previous/ Next ใช้ในการคลิกดูเอกสารอื่น ๆ ที่ถูกอัพโหลดให้อยู่ภายใต้โฟลเดอร์เดียวกัน ในลำดับก่อนหน้าหรือถัดไป โดย Alfresco WIKI แนะนำว่าควรคลิกปุ่ม Previous หรือ Next หลังจากบันทึกการตั้งค่า Properties ของเอกสารเรียบร้อยแล้ว เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลใหม่ในฟิลด์ที่ยังไม่ได้รับการบันทึกสูญหาย
4. การแสดงผลเอกสารที่มีการตั้งค่าวันหมดอายุแก่ผู้ใช้งานทั่วไป หลังจากตั้งค่าวันหมดอายุที่ Properties ของเอกสารและคลิกบันทึกแล้ว จะแสดงผลข้อมูลการหมดอายุเป็น Properties ในหน้ารายละเอียดของไฟล์เอกสาร ที่หัวข้อ Documents To Archive Lite (เก็บเอกสาร) ดังภาพที่ 13
นอกจากนี้ ภายในโฟลเดอร์ที่จัดเก็บไฟล์เอกสารในส่วน Share (เมนู My Files, Shared, และ Document Library ใน Site) หากมีไฟล์เอกสารที่มีการกำหนดวันหมดอายุอยู่ในโฟลเดอร์ บริเวณที่แสดงข้อมูลทั่วไปของไฟล์นั้น ๆ จะแสดงผลลิงก์หมวดหมู่โฟลเดอร์ที่จัดเก็บเอกสารที่มีวันหมดอายุเหล่านี้แก่ผู้ใช้งานทั่วไป ดังภาพที่ 14 ทั้งเอกสารที่ยังไม่ถึงกำหนดวันหมดอายุ (ตำแหน่งหมายเลข 1) และเอกสารที่หมดอายุแล้วแต่ไม่ถูกกำหนดให้ย้ายไปเก็บที่เมนู Archive (ตำแหน่งหมายเลข 2)
และเมื่อคลิกที่ลิงก์หมวดหมู่โฟลเดอร์ดังกล่าว จะแสดงผลไฟล์เอกสารที่ถูก Archive หรือกำหนดข้อมูลการหมดอายุและเลือกให้จัดเก็บอยู่ในหมวดหมู่นี้ทั้งหมด ดังภาพที่ 15
ยกเว้น ไฟล์เอกสารที่ถึงกำหนดวันหมดอายุ และถูกย้ายไปจัดเก็บถาวร (Archived) ซึ่งจะแสดงผลแก่ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ ให้เข้าถึงเอกสารหมดอายุแล้วภายใต้เมนู Tools (เครื่องมือ) > Documents To Archive Lite (การจัดเก็บเอกสาร เวอร์ชั่น Lite) เท่านั้น
สำหรับผู้ดูแลระบบ (Administrator) หรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ให้อยู่ในกลุ่มผู้ดูแลระบบ สามารถบริหารจัดการไฟล์เอกสารที่มีความเกี่ยวข้องกับการทำ Archive หรือมีวันหมดอายุทั้งหมดในระบบได้ ที่เมนู Documents To Archive Lite (การจัดเก็บเอกสาร เวอร์ชั่น Lite) โดยมีขั้นตอนการใช้งานเครื่องมือต่าง ๆ ดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Tools (เครื่องมือ) จากนั้นคลิกเมนู Documents To Archive Lite (การจัดเก็บเอกสาร เวอร์ชั่น Lite) ดังภาพที่ 16
2. เข้าสู่หน้า Documents To Archive Lite (การจัดเก็บเอกสาร เวอร์ชั่น Lite) สำหรับบริหารจัดการเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำ Archive โดยจะแสดงผลไฟล์เอกสารที่มีความเกี่ยวข้องกับวันหมดอายุหลายรูปแบบ ดังภาพที่ 17 ตัวอย่างเช่น
- ตำแหน่งหมายเลข 1 ตัวอย่างไฟล์เอกสารที่เพิ่ม Aspect: Documents to Archive Lite แล้ว แต่ยังไม่ได้กำหนดรายละเอียดวันหมดอายุ
- ตำแหน่งหมายเลข 2 ตัวอย่างไฟล์เอกสารที่หมดอายุแล้ว แต่ไม่ได้เลือกให้ย้ายไปเก็บถาวรในหมวดหมู่โฟลเดอร์ Archive (ยังคงแสดงผลอยู่ในโฟลเดอร์เดิม ดังภาพที่ 14 ข้างต้น)
- ตำแหน่งหมายเลข 3 ตัวอย่างไฟล์เอกสารที่หมดอายุแล้ว และถูก Archive จัดเก็บในหมวดหมู่โฟลเดอร์ถาวร
- ตำแหน่งหมายเลข 4 ตัวอย่างไฟล์เอกสารที่ถูกกำหนดวันหมดอายุแล้ว แต่ยังไม่ถึงวันที่หมดอายุ
3. การค้นหาเอกสารในเมนู Documents To Archive Lite (การจัดเก็บเอกสาร เวอร์ชั่น Lite) เบื้องต้นจะมีเครื่องมือค้นหาข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำ Archive โดยสามารถกำหนดตัวกรองข้อมูลหัวข้อต่าง ๆ เพื่อให้แสดงผลเฉพาะรายการไฟล์เอกสารที่ตรงต่อความต้องการใช้งาน ดังภาพที่ 18
- By Expiry Date เลือกดูข้อมูลไฟล์และเอกสารตามกำหนดวันหมดอายุ โดยมีตัวเลือกย่อยได้แก่
- All Documents to Archive แสดงผลไฟล์หรือเอกสารในระบบ ที่เกี่ยวข้องกับ Archive Lite พร้อมกับวันหมดอายุทั้งหมด
- Expired in the last แสดงผลไฟล์หรือเอกสารที่หมดอายุแล้ว
- Nearly expire in แสดงผลไฟล์หรือเอกสารที่กำลังจะหมดอายุ
- Valid in the past แสดงผลไฟล์หรือเอกสารที่สิ้นสุดระยะการตรวจสอบความถูกต้องแล้ว
- To valid in the next แสดงผลไฟล์หรือเอกสารที่กำลังจะสิ้นสุดระยะการตรวจสอบความถูกต้อง
- By Time เลือกดูข้อมูลไฟล์และเอกสารตามช่วงเวลาที่ต้องการ ได้ตั้งแต่ 7 วัน ถึง 1 ปี โดยสามารถเลือกใช้คู่กับตัวเลือกในหัวข้อ By Expiry Date ได้
- By Category เลือกดูข้อมูลไฟล์และเอกสารตามหมวดหมู่โฟลเดอร์แยกตามประเภทที่จัดเก็บเอกสาร Archive ที่ผู้ดูแลระบบสร้างขึ้นในเมนู Category Manager ดังที่อธิบายในหัวข้อ Creating categories to archive documents ข้างต้น
- By File name ค้นหาจากชื่อไฟล์และเอกสาร โดยการพิมพ์คีย์เวิร์ดหรือคำที่เกี่ยวข้องลงในช่องว่าง
- By Archive Status เลือกดูข้อมูลไฟล์และเอกสารจากสถานะการจัดเก็บถาวร โดยมีตัวเลือกย่อยได้แก่
- All เลือกดูจากสถานะทั้งหมด ทั้งที่ยังไม่หมดอายุ และเอกสารที่ถูกจัดเก็บถาวรแล้ว
- Active Documents Only เลือกแสดงไฟล์และเอกสารใน Document Library ที่มีการกำหนดวันหมดอายุ แต่เอกสารยังไม่ได้ถูกย้ายไปเก็บถาวรในหมวดหมู่โฟลเดอร์ Archive (ยังอยู่ในโฟลเดอร์ต้นทางรวมกับเอกสารปกติอื่น ๆ) โดยจะแสดงผลทั้งเอกสารที่หมดอายุไปแล้ว และเอกสารที่ถูกกำหนดวันหมดอายุไว้แต่ยังถึงวันที่นั้น ๆ
- Archived Documents เลือกแสดงผลเฉพาะไฟล์และเอกสารที่ถูกจัดเก็บถาวรแล้วเท่านั้น
เมื่อกำหนดตัวกรองการค้นหาตามต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่ม Search เพื่อให้ระบบทำการค้นหาและแสดงผลลิสต์รายการไฟล์และเอกสารบริเวณใต้ช่องค้นหา หรือคลิกปุ่ม Reset เพื่อเคลียร์ตัวกรองการค้นหา และแสดงผลข้อมูลเป็นค่าเริ่มต้น
4. สามารถ Export (ส่งออก) ข้อมูลรายงาน Archive ของเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับการหมดอายุและการจัดเก็บถาวรได้ทั้งหมด หรือเลือกค้นหาเฉพาะข้อมูลเอกสาร Archive ที่ต้องการแล้วจึงคลิกส่งออก
โดยคลิกปุ่ม Export Excel เพื่อจัดเก็บข้อมูลรายงานเอกสาร Archive ในรูปแบบไฟล์ Excel (นามสกุล .xlsx) หรือคลิกปุ่ม Export Html เพื่อจัดเก็บไฟล์เป็น HTML Document โดยจะปรากฎหน้าต่างให้คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกไฟล์ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังภาพที่ 19
5. การจัดเก็บไฟล์และเอกสารถาวรด้วยปุ่ม Archive ไฟล์เอกสารที่แสดงผลในเมนู Documents To Archive Lite แต่ละไฟล์จะมีปุ่ม Archive (ปุ่มสีแดง) แสดงผลควบคู่อยู่ ผู้ดูแลระบบสามารถคลิกปุ่มดังกล่าวเพื่อจัดเก็บเอกสารถาวรในหมวดหมู่โฟลเดอร์ปลายทางได้ทันที แม้ว่าจะยังไม่ถึงกำหนดวันที่หมดอายุ รวมถึงใช้ในการจัดการไฟล์ที่หมดอายุแต่ยังคงค้างในโฟลเดอร์ต้นทางปกติให้ไปอยู่ในหมวดหมู่โฟลเดอร์ Archive ปลายทางที่ถูกต้องได้
เมื่อไฟล์เอกสารถูกจัดเก็บถาวรแล้ว ปุ่มจะเปลี่ยนชื่อเป็น Archived และเปลี่ยนสีเป็นสีเทา ซึ่งไม่สามารถคลิกใช้งานได้อีก ดังภาพที่ 20
และผู้ดูแลระบบสามารถคลิกปุ่ม View เพื่อดูรายละเอียดเอกสารได้ ทั้งไฟล์ที่ยังไม่ถูกจัดเก็บถาวร และไฟล์ที่ถูกจัดเก็บถาวรอยู่ในหมวดหมู่โฟลเดอร์ปลายทางแล้ว ดังภาพที่ 21
Manage archived document in Documents to Archive Site
ไฟล์ข้อมูลและเอกสารที่ถูกจัดเก็บถาวร (Archived) แล้ว ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ที่ถูกจัดเก็บอัตโนมัติเมื่อถึงกำหนดวันหมดอายุที่ตั้งไว้ หรือไฟล์ที่ผู้ดูแลระบบทำการคลิกปุ่ม Archive ที่เมนู Documents To Archive Lite โดยตรง จะถูกนำมาจัดเก็บภายใน Site (เว็บไซต์) ชื่อ Documents to Archive แยกตามหมวดหมู่โฟลเดอร์ปลายทางที่เลือกตามประเภทเอกสาร
เบื้องต้น Site Documents to Archive จะแสดงผลให้เฉพาะผู้ดูแลระบบ (Administrator) สามารถเข้าใช้งานได้เท่านั้น หากต้องการเพิ่มผู้ใช้งานที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการดูแลจัดการเอกสารที่หมดอายุใน Site นี้ ผู้ดูแลระบบสามารถเชิญหรือเพิ่มผู้ใช้งานให้เข้าร่วมเป็นสมาชิกของ Site Documents to Archive ได้ สามารถดูรายละเอียดวิธีการเพิ่มและจัดการสมาชิกของ Site ได้ที่ หัวข้อ Managing site members ในเว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI
โดยมีขั้นตอนในการเข้าดูรายละเอียดไฟล์และเอกสารที่จัดเก็บถาวรใน Site Documents to Archive ดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนู Site (เว็บไซต์) จากนั้นคลิกที่เมนู My Sites (เว็บไซต์ของฉัน) จะปรากฎรายชื่อ Site ทั้งหมด ให้คลิกเข้าสู่ Site ชื่อ Documents to Archive ดังภาพที่ 22
หรืออีกหนึ่งวิธีคือ ค้นหา Sites จากช่องค้นหา บริเวณมุมบนด้านขวาของระบบจัดการเอกสาร Alfresco โดยให้พิมพ์คีย์เวิร์ด เช่น doc หรือ document เป็นต้น จะแสดงผล Site Documents to Archive ให้คลิกที่ชื่อที่ปรากฎเพื่อเข้าสู่ไซต์ได้เช่นกัน ดังภาพที่ 23
2. เมื่อเข้าสู่ Site Documents to Archive ให้คลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) จะแสดงผลโฟลเดอร์เอกสารที่เมนูด้านซ้าย ชื่อ Archive
ซึ่งภายใต้โฟลเดอร์นี้ จะมีหมวดหมู่โฟลเดอร์ปลายทางแยกตามประเภทเอกสาร ตามที่ผู้ดูแลระบบสร้างขึ้นในเมนู Category Manager (ดังที่อธิบายในหัวข้อ Creating categories to archive documents ข้างต้น) และหากคลิกที่หมวดหมู่โฟลเดอร์ จะพบกับโฟลเดอร์ย่อยอีก 3 ระดับ ซึ่งระบบจัดการเอกสาร Alfresco สร้างขึ้นอัตโนมัติ แยกตาม ปี เดือน และวันที่ที่เอกสารถูกจัดเก็บถาวร
โดยไฟล์เอกสารที่หมดอายุจะถูกจัดเก็บอยู่ในโฟลเดอร์วันที่ และผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้งานที่เป็นสมาชิก Site สามารถดูข้อมูลและจัดการเอกสารที่หมดอายุนี้ จากเมนูคำสั่งต่าง ๆ ตามบทบาทของผู้ใช้ (Role) ที่ได้รับใน Site นี้ ดังภาพที่ 24
Documents to Archive Lite – Access Control
ในเบื้องต้น เมนูคำสั่ง Category Manager (ตัวจัดการหมวดหมู่) ภายใต้เมนู Admin Tools สำหรับสร้างหมวดหมู่โฟลเดอร์เพื่อแยกประเภทการจัดเก็บเอกสารถาวร และเมนูคำสั่ง Documents To Archive Lite ภายใต้เมนู Tools (เครื่องมือ) สำหรับใช้ค้นหาและจัดการ Archive เอกสารเพื่อจัดเก็บถาวร จะแสดงผลให้ Administrator (ผู้ดูแลระบบ) เป็นผู้ใช้งานหลัก และจะไม่แสดงผลแก่ผู้ใช้งานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เหมือนเมนูคำสั่งอื่น ๆ ทั่วไป
และสำหรับผู้ใช้งานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่ถูกเพิ่มแอคเคาท์ให้อยู่ในกลุ่มคำสั่ง ALFRESCO_ADMINISTRATORS จะมีสิทธิ์ในการใช้งานเมนูคำสั่ง Category Manager และฟีเจอร์ Documents To Archive Lite ซึ่งเทียบเท่าสิทธิ์ของ Administrator (ผู้ดูแลระบบ) ดังภาพที่ 1 และ 16 ข้างต้น ตามลำดับ