Digital Signature

What is Alfresco Digital Signature?

Skytizens ได้นำคุณสมบัติ Digital Signature มาใช้กับระบบจัดการเอกสาร Alfresco เพื่อให้ผู้ใช้บริการสามารถสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และนำมาใส่ในเอกสารต่าง ๆ แบบออนไลน์ ทำให้เอกสารมีรายละเอียดที่ครบถ้วน เป็นทางการ และสามารถนำไปใช้งานอย่างสะดวกทันใจ

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นด้วยคุณสมบัติ Digital Signature จะทำงานร่วมกับ Private Key และใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ใช้บริการ ทำให้ลายเซ็นนี้ไม่ได้เป็นเพียงรูปภาพที่นำมาแทรกในเอกสาร แต่ยังสามารถระบุตัวตนของเจ้าของลายเซ็นได้อย่างแม่นยำ

โดยหลักการทำงานของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คือ การเข้ารหัสข้อมูล ซึ่งผู้ที่นำเอกสารไปดำเนินการต่อจะต้องใช้โปรแกรมคำนวณเพื่อตรวจสอบว่าเป็นลายเซ็นของเจ้าของลายเซ็นจริงหรือไม่ ด้วยเหตุนี้ ผู้ใช้บริการจึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลในเอกสารของตนจะปลอดภัยจากการเข้าถึงหรือดัดแปลงโดยบุคคลอื่นอย่างแน่นอน

Why is Alfresco Digital Signature so important?

การเซ็นชื่อลงในเอกสารที่เป็นแผ่นกระดาษสำหรับทำธุรกรรมหรือนิติกรรมอาจไม่ใช่ทางเลือกที่ปลอดภัยเสมอไป เพราะหลังจากที่เจ้าของลายเซ็นลงชื่อในเอกสารไปแล้ว อาจมีการนำไปแก้ไขดัดแปลงได้ง่าย ๆ แต่ด้วยคุณสมบัติ Digital Signature ของ Alfresco ผู้ใช้บริการจะสามารถสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความปลอดภัยสูง และนำมาใส่เอกสารต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกสบาย

นอกจากนี้ คุณสมบัติ Digital Signature ยังมีรูปแบบการทำงานที่เป็นระบบและมีมาตรฐานที่ดี จากการที่ผู้ใช้งานต้องใส่รหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์เอกสาร และการใช้โปรแกรมเพื่อระบุตัวตนเจ้าของลายเซ็นก่อนนำเอกสารไปใช้ทำธุรกรรมและนิติกรรมต่าง ๆ อีกด้วย

Preparing to work with Digital Signature

ก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งานคุณสมบัติ Digital Signature ผู้ใช้บริการจะต้องดำเนินขอใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate) จากองค์กรที่ได้รับความเชื่อถือ เช่น บริษัท ทีโอที จำกัด มหาชน (TOT) และ บมจ. กสท โทรคมนาคม (CAT) เพื่อใช้เป็นข้อมูลยืนยันตัวตนสำหรับการทำธุรกรรมและนิติกรรมต่าง ๆ ควบคู่กับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ใช้บริการสามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการขอใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ได้จากลิงก์ คลิก

หลังจากนั้น ผู้ใช้บริการจึงสามารถสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ด้วยคุณสมบัติ Digital Signature ของระบบจัดการเอกสาร Alfresco ได้ตามขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้

1. เมื่อ Log in เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco ให้คลิกที่ชื่อผู้ใช้งาน และคลิก My Profile ดังภาพที่ 1

 

2. ภายในหน้า Profile ให้เลือกเมนู Skytizens Features ดังภาพที่ 2

 

3. ที่หัวข้อ User Digital Signature Certificate ผู้ใช้บริการสามารถสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วยการคลิกปุ่ม Create จะปรากฏหน้าต่างสำหรับสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ดังภาพที่ 3 โดยมีรายละเอียดต่าง ๆ ที่ต้องกรอก ดังนี้

• Store type: คือ ที่จัดเก็บใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ใช้บริการ
• Password: คือ รหัสผ่านของผู้ใช้งาน
• Re-Password: คือ การพิมพ์รหัสผ่านของผู้ใช้งานอีกครั้ง เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
• Alias: คือ นามแฝงหรือชื่อของผู้ใช้งาน
• Key type: คือ ประเภทของใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
• Algorithm: คือ ชุดข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณด้วยกระบวนการ Hash Algorithm
• Key size: คือ ขนาดของใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
• Validity: คือ จำนวนวันที่สามารถใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• Alert before my certificate expiration: คือ การเลือกว่าจะให้มีการแจ้งเตือนก่อนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หมดอายุการใช้งานหรือไม่
• Common Name: คือ ชื่อของเจ้าของลายเซ็นที่จะแสดงผลเมื่อใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ลงในเอกสาร
• Title (T=): คือ หัวเรื่องที่ต้องการให้แสดงพร้อมกับลายเซ็น
• Organization name (O=): คือ ชื่อองค์กรของเจ้าของลายเซ็น
• E-mail address (E=): คือ อีเมลของเจ้าของลายเซ็น
• Organization Unit (OU=): คือ หน่วยงานที่เจ้าของลายเซ็นสังกัด
• Location (L=): คือ พื้นที่ที่องค์กรของเจ้าของลายเซ็นตั้งอยู่
• State (S=): คือ รัฐหรือเมืองที่องค์กรของเจ้าของลายเซ็นตั้งอยู่
• Country (C=): คือประเทศที่องค์กรของเจ้าของลายเซ็นตั้งอยู่

 

4. หลังจากกรอกข้อมูลในข้อที่ 3 เรียบร้อยแล้ว ให้อัพโหลดรูปจากคอมพิวเตอร์ ด้วยการคลิก Upload หรือสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้เมาส์ลาก ด้วยการคลิก Create ดังภาพที่ 4

 

5. เมื่อสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เสร็จ ให้กดปุ่ม OK ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และข้อมูลต่าง ๆ จะปรากฏที่บริเวณด้านซ้าย ดังภาพที่ 5

 

Working with Digital Signature

ผู้ใช้งานสามารถนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างด้วยคุณสมบัติ Digital Signature มาใช้งานได้ใน 2 ลักษณะ คือ การนำมาใช้โดยกำหนดค่าต่าง ๆ ด้วยตัวเอง และการนำมาใช้แบบอัตโนมัติ ซึ่งแต่ละลักษณะมีขั้นตอนการใช้งาน ดังนี้

Working Manually

1. การนำ Digital Signature มาใช้โดยกำหนดค่าต่าง ๆ เอง ทำได้โดย Log in เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco จากนั้นคลิกเข้าสู่เมนูจัดการเอกสาร เช่น My Files (ไฟล์ของฉัน), Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือ Sites (เว็บไซต์) ดังภาพที่ 6

 

2. จากนั้นให้ผู้ใช้งานเลื่อนเมาส์ไปยังไฟล์งานที่ต้องการใส่ Digital Signature จากนั้นคลิกเลือก More… และเลือกคำสั่ง Add Electronic & Digital Signature ดังภาพที่ 7

 

3. หรือเพียงคลิกเข้าไปที่เอกสารที่ต้องการใช้งาน Digital Signature จากนั้นเลือกคำสั่ง Add Electronic & Digital Signature จากแถบเมนูด้านขวาก็ได้เช่นกัน ดังภาพที่ 8

 

4. เมื่อหน้าต่างสำหรับกรอกข้อมูลปรากฏขึ้นมาดังภาพที่ 9 ให้คลิกเลือก Sign document digitally เพื่อให้ระบบดึงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จากคุณสมบัติ Digital Signature มาใช้ จากนั้นให้กรอกรายละเอียดต่าง ๆ รวมถึงปรับขนาดและจัดตำแหน่งของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บนหน้าเอกสาร และกดปุ่ม Save เพื่อบันทึกไฟล์เอกสาร โดยรายละเอียดในหน้าต่าง มีดังนี้

• Sign: คือ การเลือกหน้าเอกสารที่จะให้ Digital Signature แสดงผล
• Password: คือ รหัสผ่านของผู้ใช้งาน
• Signature file: คำสั่งนี้ไม่สามารถใช้ได้ เนื่องจากผู้ใช้บริการเลือกใช้ Digital Signature
• Add name and surname คือ การคลิกเลือกเพื่อแสดงชื่อและนามสกุล เพื่อระบุตัวตนของเจ้าของลายเซ็น
• Add the current date คือ การคลิกเลือกเพื่อให้แสดงวันที่ที่ใส่ลายเซ็น
• Stamp file: คือ การเลือกตราประทับใส่ในเอกสารเพิ่มเติม
• Save as: คือ การเลือกพื้นที่จัดเก็บไฟล์งานที่ใส่ลายเซ็นแล้ว
• <PREV…/…NEXT> คือ การเลื่อนเพื่อดูการแสดงผลของเอกสารแต่ละหน้า
• Keystore password: คือ รหัสผ่านสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• Sign reason: คือ เหตุผลในการใส่ลายเซ็น
• Sign location: คือ สถานที่ที่ใส่ลายเซ็น
• Sign contact: คือ ผู้ที่นำเอกสารที่ใส่ลายเซ็นไปดำเนินการต่อ
• PDF Encryption: คือ การใส่รหัสผ่านสำหรับไฟล์ .PDF ซึ่งผู้ที่ดาวน์โหลดไฟล์เอกสารนี้จะต้องใส่รหัสดังกล่าวเพื่อเปิดใช้งาน

 

5. ไฟล์เอกสารที่ใส่ Digital Signature แล้ว เมื่อคลิกเข้าไปที่หน้าเอกสาร จะไม่มีการแสดงผลในระบบ ผู้ที่ต้องการใช้งานต้องดาวน์โหลดไฟล์ดังกล่าวเท่านั้น ดังภาพที่ 10

 

6. เมื่อเปิดไฟล์เอกสารที่ดาวน์โหลดมา จะปรากฏหน้าต่างสำหรับใส่รหัสผ่าน ดังภาพที่ 11 ซึ่งผู้ใช้งานจะต้องใส่รหัสผ่านตามที่ได้ตั้งเอาไว้ในหัวข้อ PDF Encryption จากนั้นกดปุ่ม Submit ไฟล์เอกสารก็จะปรากฏที่หน้าจอ

 

Working Automatically

1. การนำ Digital Signature มาใช้โดยกำหนดให้ทำงานแบบอัตโนมัติ ทำได้โดย Log in เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco จากนั้นคลิกเข้าสู่เมนูจัดการเอกสาร เช่น My Files (ไฟล์ของฉัน), Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือ Sites (เว็บไซต์) และให้สร้างโฟลเดอร์ใหม่ขึ้นมาจำนวน 2 โฟลเดอร์ โดยโฟลเดอร์หนึ่งจะมีหน้าที่ในการสร้างกฎการใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Rules) และอีกโฟลเดอร์หนึ่งจะใช้รับไฟล์เอกสารที่ใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎที่กำหนด ดังภาพที่ 12

 

2. สร้างกฎให้กับโฟลเดอร์แรกโดยการเลื่อนเมาส์ไปที่โฟลเดอร์ดังกล่าว จากนั้นคลิกเลือก More… และเลือกคำสั่ง Manage Rules ดังภาพที่ 13

 

3. จากนั้นให้คลิกเลือก Create Rules เพื่อสร้างกฎให้กับโฟลเดอร์นี้ ดังภาพที่ 14

 

4. ที่หัวข้อ New Rule ให้กรอกข้อมูลหรือตั้งค่าในช่องต่าง ๆ ดังภาพที่ 15 จากนั้นกดปุ่ม Save โดยแต่ละช่องมีรายละเอียด ดังนี้

• Name: คือ ชื่อของกฎที่สร้างขึ้น
• Description: คือ คำอธิบายกฎที่สร้างขึ้น
• When: คือ เงื่อนไขที่จะทำให้กฎแสดงผลลัพธ์ ซึ่งแนะนำให้เลือก Items are created or enter this folder เพื่อความสะดวกในการใช้งาน
• If all criteria are met: คือ ตัวชี้วัดที่จะใช้เงื่อนไขนี้ ซึ่งแนะนำให้เลือก All items เพื่อให้เงื่อนไขแสดงผลกับไฟล์งานทั้งหมด
• Unless all criteria are met: คือ ตัวชี้วัดที่เป็นข้อยกเว้นสำหรับเงื่อนไขนี้ (ไม่จำเป็นต้องทำเครื่องหมายเลือกส่วนนี้)
• Perform Action: คือ ผลลัพธ์ที่ต้องการให้แสดง ให้ผู้ใช้บริการเลือก Sky Digital Signature Pro จากนั้นจะมีช่องปรากฏขึ้นมาให้กรอกข้อมูลเพิ่มเติม ดังนี้
  • Select Certificate: คือ การเลือกไฟล์ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
  • Select Signature: คือ การเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องการให้แสดงผลในเอกสาร
  • Find Property: คือ การเพิ่ม Properties ให้กับเอกสาร (ไม่จำเป็นต้องเลือกส่วนนี้)
  • Keystore Password: คือ รหัสผ่านของผู้ใช้งาน
  • Reason: คือ เหตุผลในการใส่ลายเซ็น
  • Location: คือ สถานที่ที่ใส่ลายเซ็น
  • Contact: คือ ผู้ที่นำเอกสารที่ใส่ลายเซ็นไปดำเนินการต่อ
  • PDF Encryption: คือ การใส่รหัสผ่านสำหรับไฟล์ .PDF ซึ่งผู้ที่ดาวน์โหลดไฟล์เอกสารนี้จะต้องใส่รหัสดังกล่าวเพื่อเปิดใช้งาน
  • Page position: คือ ตำแหน่งที่ต้องการให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ปรากฏบนหน้าเอกสาร
  • Page to sign: คือ หน้าที่ต้องการใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
  • Specific page: คือ เลขหน้าที่ต้องการใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
  • Destination Path: คือ โฟลเดอร์ที่ใช้เก็บไฟล์เอกสารที่ใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แล้ว
• Other Options: ให้เลือกเฉพาะ Rule applies to subfolders และ Run rule in background

 

5. เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม Create ระบบจะแสดงหน้าต่างยืนยันการสร้างกฎ ดังภาพที่ 16

 

6. คลิกเข้าไปในโฟลเดอร์ที่สร้างกฎไว้ จากนั้นอัพโหลดไฟล์ .PDF ที่ต้องการใส่ลายเซ็นแบบอัตโนมัติเข้าไปในโฟลเดอร์ดังกล่าว ดังภาพที่ 17

 

7. ไฟล์ที่ใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แล้วจะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์ที่สร้างไว้สำหรับรับไฟล์เอกสาร ดังภาพที่ 18

 

Signed Documents

เพราะความปลอดภัยในข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญของการจัดการเอกสาร Alfresco จึงได้นำคุณสมบัติ Digital Signature มาใช้ในการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อที่ผู้ใช้บริการจะนำลายเซ็นดังกล่าวไปใช้ในการทำธุรกรรมและนิติกรรมต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ปราศจากข้อกังวลเรื่องการดัดแปลงแก้ไขจากบุคคลอื่น และทางด้านผู้รับเอกสารก็สามารถตรวจสอบตัวตนของเจ้าของลายเซ็นได้ทันที นับเป็นการยกระดับความปลอดภัยในกับงานเอกสารของผู้ใช้บริการไปอีกขั้นหนึ่ง