What is the Alfresco PDF Converter?
Skytizens ได้พัฒนาโซลูชั่น Convert Documents to PDF สำหรับใช้ในการแปลงไฟล์ภาพและเอกสารในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco ให้เป็นไฟล์ประเภท PDF ได้อย่างง่ายในไม่กี่คลิก
โดยรองรับการแปลงไฟล์หลากหลายประเภท เช่น ไฟล์เอกสาร MS Excel, MS PowerPoint, MS Word ไปจนถึงไฟล์รูปภาพนามสกุล .JPG, .PNG, .BMP, .TIFF, .GIF และไฟล์อื่น ๆ อีกมากมายก็สามารถแปลงเป็นไฟล์ PDF ได้เช่นกัน
Why is the Alfresco PDF Converter so important?
ไฟล์เอกสารประเภท PDF มีประโยชน์อย่างยิ่ง ทั้งในแง่ของการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการนำไปใช้งาน ตั้งแต่ความสามารถในการแปลงไฟล์หลากหลายประเภทให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน อีกทั้งยังช่วยทำให้ขนาดไฟล์ลดลง แต่ไม่ลดทอนคุณภาพของภาพหรือทำให้ข้อมูลสูญหาย จึงสะดวกต่อการแบ่งปันให้ผู้อื่น และยังสามารถเปิดอ่านไฟล์ PDF ผ่านทุกอุปกรณ์ ที่แม้จะใช้ระบบปฏิบัติการที่แตกต่างกันได้ โดยที่ยังคงรูปแบบข้อมูลและการจัดหน้ากระดาษ เหมือนเอกสารต้นฉบับทุกประการ
นอกจากนี้ ข้อมูลที่ถูกแปลงเป็นไฟล์ PDF แล้วจะไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงโดยที่ไม่ทิ้งร่องรอยประวัติการแก้ไขไว้ จึงนับเป็นไฟล์ที่มีความปลอดภัยในระดับที่เชื่อถือได้
และการใช้งานทั้งหมดดังที่แจ้งข้างต้นนี้ สามารถทำได้ด้วยเครื่องมือ Convert To PDF ในระบบ Alfresco โดยตรง โดยที่คุณไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์อื่น ๆ หรือพึ่งพาเครื่องมือในการแปลงไฟล์จากภายนอกอีกเลย
How to convert documents to PDF?
ในเบื้องต้น เมนูคำสั่ง Convert To PDF สำหรับใช้แปลงไฟล์เอกสารต่าง ๆ ให้เป็นไฟล์ PDF จะไม่ได้แสดงผลแก่ผู้ใช้งานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เหมือนเมนูคำสั่งอื่น ๆ ทั่วไป โดยแอคเคาท์ของผู้ใช้งานจะต้องถูกกำหนดให้อยู่ในกลุ่มคำสั่ง BUTTON_DOC2PDF จึงจะมีสิทธิ์ในการใช้งานเมนูคำสั่ง Convert to PDF ได้ โดยมีวิธีการใช้งานดังนี้
Alfresco PDF Converter
ขั้นตอนการแปลงไฟล์ภาพหรือเอกสารที่ต้องการ ให้เป็นไฟล์ PDF (ทำครั้งละ 1 ไฟล์) ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนูที่จัดเก็บเอกสารที่ต้องการ เช่น เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) เป็นต้น ดังภาพที่ 1
2. จากนั้น ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ และนำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณไฟล์เอกสาร แล้วคลิกคำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกเมนูคำสั่ง Convert To PDF (แปลงเป็นไฟล์ PDF) ดังภาพที่ 2
หรืออีกหนึ่งช่องทาง หากคลิกที่ชื่อเอกสารเพื่อเข้าสู่หน้าแสดงรายละเอียดเอกสารแล้ว บริเวณเมนูด้านขวาภายใต้หัวข้อ Document Actions (คำสั่งเอกสาร) จะปรากฎเมนูคำสั่ง Convert to PDF (แปลงเป็นไฟล์ PDF) ให้คลิกเพื่อแปลงไฟล์ได้เช่นกัน ดังภาพที่ 3
3. จากนั้น จะปรากฎหน้าต่างสำหรับเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บบันทึกเอกสารที่จะถูกแปลงเป็นไฟล์ PDF
สุดท้ายให้คลิกที่ปุ่ม Convert (แปลงไฟล์) เพื่อยืนยันการแปลงไฟล์ ดังภาพที่่ 4
4. และระบบจะแสดงผลไฟล์เอกสารที่ถูกแปลงเป็นไฟล์ PDF เรียบร้อยแล้ว ในโฟลเดอร์ปลายทางตามที่เลือก ดังภาพที่ 5
Convert to PDF in Batch Mode
ผู้ใช้งานสามารถแปลงไฟล์ภาพและเอกสารที่ต้องการให้เป็นไฟล์ PDF พร้อมกันครั้งละหลายไฟล์ ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนูที่จัดเก็บเอกสารที่ต้องการ เช่น เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) เป็นต้น ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. จากนั้น ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ และนำ Cursor เมาส์คลิกทำเครืองหมายถูกในช่องสี่เหลี่ยมหน้าชื่อไฟล์ที่ต้องการแปลงเป็น PDF
เมื่อเลือกเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่เมนู Skytizens Items (รายการ Skytizens) และคลิกคำสั่ง Convert to PDF (แปลงเป็นไฟล์ PDF) ดังภาพที่ 6
3. จะปรากฎหน้าต่างสำหรับเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บบันทึกเอกสาร ที่จะถูกแปลงเป็นไฟล์ PDF
สุดท้ายให้คลิกที่ปุ่ม Convert (แปลงไฟล์) เพื่อยืนยันการแปลงไฟล์ ดังภาพที่่ 7
4. และระบบจะแสดงผลไฟล์เอกสารทั้งหมดตามที่เลือก ที่ถูกแปลงเป็นไฟล์ PDF เรียบร้อยแล้ว ในโฟลเดอร์ปลายทางตามที่เลือก ดังภาพที่ 8
Automatic Conversion to PDF (by Folder Rule)
ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ สามารถตั้งค่า Manage Rule (จัดการกฎ) ให้กับโฟลเดอร์เอกสาร เพื่อให้ระบบทำการแปลงไฟล์เอกสารที่ถูกอัพโหลดเข้ามาในโฟลเดอร์นี้ ให้เป็นไฟล์ PDF อัตโนมัติได้ทันที ช่วยประหยัดเวลาและอำนวยความสะดวกในการใช้งาน พร้อมสร้างมาตรฐานในการทำงานกับไฟล์เอกสารร่วมกันในระบบ Alfresco ได้มากขึ้น โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนูที่จัดเก็บเอกสารที่ต้องการ เช่น เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) เป็นต้น ดังภาพที่ 1 ข้างต้น
2. จากนั้น ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎโฟลเดอร์ที่ต้องการ และนำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณโฟลเดอร์ดังกล่าว แล้วคลิกคำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกเมนูคำสั่ง Manage Rule (จัดการกฎ) ดังภาพที่ 9
3. แสดงผลหน้าสำหรับจัดการกฎของโฟลเดอร์ ให้คลิกคำสั่ง Create Rules (สร้างกฎ) ดังภาพที่ 10
4. เข้าสู่หน้าตั้งค่ากฎของโฟลเดอร์ ให้ดำเนินการ ดังภาพที่ 11 ดังนี้
- ตำแหน่งหมายเลข 1 หัวข้อ Name (ชื่อ) ใส่ชื่อกฎของโฟลเดอร์
- ตำแหน่งหมายเลข 2 หัวข้อ Perform Action (ปฏิบัติตามคำสั่ง) ให้คลิกเลือก Sky Convert To PDFdd (แปลงเป็น PDF)
- ตำแหน่งหมายเลข 3 หัวข้อ Destination Folder (โฟลเดอร์ปลายทาง) สำหรับเลือกโฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการเก็บบันทึกเอกสารที่จะถูกแปลงเป็นไฟล์ PDF
- ตำแหน่งหมายเลข 4 คลิกปุ่ม Create (สร้าง) เพื่อยืนยันการสร้างกฎโฟลเดอร์
5. แสดงผลกฎของโฟลเดอร์ตามที่ตั้งค่า พร้อมปุ่มสำหรับเพิ่มกฎใหม่ แก้ไข หรือลบกฎ ดังภาพที่ 12
6. เมื่อผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ ทำการอัพโหลดไฟล์เอกสารในโฟลเดอร์ที่มีการตั้งกฎไว้ เอกสารจะถูกแปลงเป็นไฟล์ PDF และจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทางตามที่ตั้งค่าไว้อัตโนมัติ ดังภาพที่ 13
และสำหรับไฟล์ PDF ที่ถูกสร้างขึ้นในระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว สามารถจัดการหรือแก้ไขเอกสารเพิ่มเติมได้ โดยมีขั้นตอนรายละเอียดการใช้งานที่เราแนะนำไว้ในเว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI ที่หัวข้อ Individual Library Items (Editing PDF File) คลิกที่นี่
Supported file formats
ชนิดของไฟล์ ที่ระบบ Alfresco รองรับและสามารถแปลงไฟล์เป็น PDF ได้:
Text Files
| extension | mime-type |
| .txt | text/plain |
| .html | text/html |
| .xml | text/xml |
Images
| extension | mime-type |
| .bmp | image/bmp |
| .jpeg, .jpg | image/jpeg |
| .png | image/png |
| .tiff, .tif | image/tiff |
Microsoft Office
| extension | mime-type |
| .doc | application/msword |
| .ppt | application/vnd.ms-powerpoint |
| .xls | application/vnd.ms-excel |
| .rtf | application/rtf |
| .rtf | text/richtext |
Microsoft Office 2007-2013
| extension | mime-type |
| .docx | application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document |
| .docm | application/vnd.ms-word.document.macroenabled.12 |
| .dotx | application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.template |
| .dotm | application/vnd.ms-word.template.macroenabled.12 |
| .pptx | application/vnd.openxmlformats-officedocument.presentationml.presentation |
| .pptm | application/vnd.ms-powerpoint.presentation.macroenabled.12 |
| .ppsx | application/vnd.openxmlformats-officedocument.presentationml.slideshow |
| .ppsm | application/vnd.ms-powerpoint.slideshow.macroenabled.12 |
| .potx | application/vnd.openxmlformats-officedocument.presentationml.template |
| .potm | application/vnd.ms-powerpoint.template.macroenabled.12 |
| .ppam | application/vnd.ms-powerpoint.addin.macroenabled.12 |
| .ppsx | application/vnd.openxmlformats-officedocument.presentationml.slide |
| .sldm | application/vnd.ms-powerpoint.slide.macroenabled.12 |
| .xlsx | application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet |
| .xltx | application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.template: |
| .xlsm | application/vnd.ms-excel.sheet.macroenabled.12 |
| .xltm | application/vnd.ms-excel.template.macroenabled.12 |
| .xlam | application/vnd.ms-excel.addin.macroenabled.12 |
| .xlsb | application/vnd.ms-excel.sheet.binary.macroenabled.12 |
Drawing files
| extension | mime-type |
| DWG | application/x-acad |
| DXF | application/x-autocad |
| DWF | drawing/x-dwf |
Administration and Configuration
ปลั๊กอินไม่ได้มีการเปลี่ยนค่าใด ๆ ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco เพียงแค่ต้องการเปิดการใช้งานปุ่มแปลงไฟล์เป็น PDF เท่านั้น ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้:
- http://your-alfresco.domain.com:8080/share/service/modules/deploy
โดยตำแหน่ง your-alfresco.domain.com ในลิงก์ตัวอย่างข้างต้น ผู้ดูแลระบบสามารถระบุเป็นค่า IP address หรือ server name ได้ และให้ย้าย module จากฝั่งซ้าย ไปอยู่ที่ฝั่งขวาของหน้าต่างการตั้งค่า