What is Alfresco Audit Log?

เป็นส่วนสำหรับตรวจสอบประวัติการทำงานและกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้น ในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco
โดยทั่วไปแล้ว ข้อมูล Audit Log ของระบบต่าง ๆ มักจะแสดงผลเป็นโค้ดโปรแกรม ซึ่งยากที่ผู้ใช้งานทั่วไปจะทำความเข้าใจ และจำเป็นต้องให้เจ้าหน้าที่ฝ่าย IT เป็นผู้ตรวจสอบ
แต่สำหรับ Alfresco Audit Log จะแสดงผลประวัติกิจกรรมที่เกิดขึ้นในรูปแบบข้อมูลรายงานสรุปที่เข้าใจง่าย ทำให้ผู้ใช้งานในระบบ Alfresco ที่ได้รับสิทธิ์เข้าดู Audit Log สามารถเข้าตรวจสอบประวัติการใช้งานต่าง ๆ ในระบบได้ด้วยตนเองอย่างสะดวกรวดเร็ว

Why is Audit Log so important?

Audit Log ถิอเป็นหลักฐานการตรวจสอบการใช้งานระบบที่น่าเชื่อถือ โดยเฉพาะเมื่อเกิดปัญหาในการทำงาน คุณสามารถเข้ามาสืบค้นข้อมูลใน Audit Log เพื่อหาที่มาที่ไปของเหตุการณ์ที่เป็นสาเหตุของปัญหาในช่วงเวลาที่ต้องการได้ รวมถึงสามารถพิสูจน์กิจกรรมของผู้ใช้งานแต่ละรายในระบบได้อย่างชัดเจน

และเมื่อทราบถึงสาเหตุของปัญหาแล้ว เราสามารถวิเคราะห์ข้อมูลจาก Audit Log เพื่อหาแนวทางป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์หรือปัญหาแบบเดิมซ้ำขึ้นอีก รวมถึงช่วยเพิ่มความปลอดภัย ไม่ให้เกิดการนำข้อมูลในระบบไปใช้ในทางที่ผิด

Using Skytizens Advanced Audit Log

เว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI ขอแนะนำการใช้งาน Advanced Audit Log ซึ่งเป็นโมดูลการตรวจสอบการทำงาน ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่พัฒนาโดย Skytizens เบื้องต้น Advanced Audit Log จะจัดเก็บข้อมูลประวัติการใช้งานและกิจกรรมต่าง ๆ แบ่งเป็น 2 ส่วนหลัก ได้แก่ Global Audit Log และ Document Audit Log

Global Audit Log

เป็นการตรวจสอบประวัติการใช้งานของผู้ใช้ทุกคนในระบบ โดยสามารถเลือกค้นหาข้อมูลการใช้งาน จากช่วงวันที่, ชื่อผู้ใช้งาน, และประเภทกิจกรรมที่ผู้ใช้ทำกับโฟลเดอร์และไฟล์เอกสารในระบบทั้งหมด ซึ่งมีขั้นตอนในการเรียกดูข้อมูล Global Audit Log ดังนี้

1. เมื่อ Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco ให้คลิกที่เมนู Tools (เครื่องมือ) และคลิกเมนู Skytizens Features ดังภาพที่ 1

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_global-using1
ภาพที่่ 1 แสดงการคลิกเมนู Skytizens Features เพื่อเข้าใช้งาน Global Audit Log

2. ภายใต้เมนู Tools ที่อยู่ด้านซ้ายของหน้าจอ ให้คลิกที่เมนู Global Audit Log จะแสดงผลตารางและเครื่องมือสำหรับค้นหาประวัติการใช้งานตามที่ต้องการ ดังภาพที่ 2

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_global-using2
ภาพที่่ 2 แสดงเครื่องมือการใช้งาน Audit Log

3. คุณสามารถดู Log ข้อมูลประวัติการใช้งาน 20 รายการล่าสุด ที่เกิดขึ้นจากผู้ใช้งานทุกคนในระบบได้อย่างง่ายและรวดเร็ว โดยคลิกที่ปุ่ม Run Audit Report (เปิดรายงานตรวจติดตาม) จะแสดงข้อมูลประวัติการใช้งาน ดังภาพที่ 3

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_global-using3
ภาพที่ 3 แสดง Log ข้อมูลประวัติการใช้งาน 20 รายการล่าสุด จากการคลิกปุ่ม Run Audit Report

4. กรณีที่ต้องการดู Log ข้อมูลประวัติการใช้งานล่าสุดทั้งหมด ที่เกิดขึ้นจากผู้ใช้งานทุกคนในระบบ ในทุกเหตุการณ์หรือทุกกิจกรรม สามารถคลิกที่ปุ่ม Latest Log (ดูล็อกแบบเต็ม) จะแสดงข้อมูลประวัติการใช้งานทั้งหมดในแสดงผลในหน้าต่างใหม่ ดังภาพที่ 4

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_Latest-Log1
ภาพที่ 4 แสดงข้อมูลประวัติการใช้งานที่เกิดขึ้นล่าสุดทั้งหมด จากการคลิกปุ่ม Latest Log (ดูล็อกแบบเต็ม)

 

Custom Audit Log Search

ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าดูข้อมูล Global Audit Log สามารถใช้ฟังก์ชันตัวเลือกในการช่วยค้นหา เพื่อให้สามารถดูข้อมูล Log ที่ตรงตามความต้องการได้มากขึ้น ดังนี้

1. หัวข้อ Number of entries: (จำนวนเอ็นทรี่:) สามารถใส่ตัวเลขจำนวนรายการประวัติการใช้งานที่ต้องการให้แสดงผลย้อนหลัง เช่น ใส่ตัวเลข 50 เมื่อคลิกปุ่ม Run Audit Report (เปิดรายงานตรวจติดตาม) จะแสดงข้อมูลประวัติการใช้งานทั้งหมด 50 รายการล่าสุดที่เพิ่งเกิดขึ้นในระบบ ดังภาพที่ 5

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_entries1
ภาพที่ 5 แสดงการดู Global Audit Log แบบระบุจำนวนรายการที่ต้องการ

2. หัวข้อ From / To (จาก/ไปยัง) เลือกดูรายการประวัติการใช้งานตามช่วงเวลาที่ต้องการ โดยคลิกเลือกเวลาเริ่มต้นในช่อง From (จาก) และคลิกเลือกเวลาสิ้นสุดในช่อง To (ไปยัง) เมื่อคลิกปุ่ม Run Audit Report (เปิดรายงานตรวจติดตาม) จะแสดงข้อมูลประวัติการใช้งานทั้งหมดที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่คุณเลือก ดังภาพที่่ 6

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_select_date1
ภาพที่ 6 แสดงการดู Global Audit Log แบบระบุช่วงเวลา

3. หัวข้อ Users (ผู้ใช้) เลือกดูข้อมูล Log แบบระบุรายชื่อผู้ใช้งาน เพื่อทำการตรวจสอบประวัติการใช้งานแบบรายบุคคล
โดยคลิกปุ่ม Specify (กำหนด) จะปรากฎช่องให้พิมพ์คำค้นหรือคีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้องกับชื่อผู้ใช้ แล้วคลิกปุ่ม Search (สืบค้น) จากนั้นระบบจะแสดงรายชื่อผู้ใช้ ให้คุณคลิกปุ่ม Add (เพิ่ม) เพื่อเลือกผู้ใช้งานที่ต้องการ (เลือกได้ 1 คน)
สุดท้ายคลิกปุ่ม Run Audit Report (เปิดรายงานตรวจติดตาม) จะแสดงข้อมูลประวัติการใช้งานของผู้ใช้งานตามที่คุณเลือก ดังภาพที่่ 7

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_select_user1
ภาพที่ 7 แสดงการดู Global Audit Log แบบรายบุคคล

4. หัวข้อ Event (เหตุการณ์) : เลือกดูข้อมูล Log จากเหตุการณ์หรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นจากผู้ใช้ในระบบ เพื่อใช้ในการตรวจแบบเฉพาะเจาะจงสอบ โดยจะแบ่ง Event ทั้งหมดออกเป็นดังนี้

  • All : กิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นตามลิสต์รายการด้านล่างนี้
  • Check Out : การนำไฟล์ออกจากระบบเพื่อทำการแก้ไข
  • Check In : การนำไฟล์เข้าระบบเพื่ออัพเดทเวอร์ชั่น
  • Cancel Check Out : การยกเลิกการแก้ไขข้อมูลและไม่ได้นำไฟล์เอกสารเวอร์ชั่นใหม่เข้ามาแทนที่
  • Copy : การคัดลอกไฟล์เอกสารใน Document Library (คลังเอกสาร)
  • Create : การสร้างโฟล์เดอร์หรืออัพโหลดไฟล์ใหม่ในระบบ
  • Read : บันทึกการเข้าถึงข้อมูลเอกสาร
  • Delete : บันทึกการลบข้อมูลออกจากระบบ
  • Create Version : การสร้างเอกสารเวอร์ชั่นใหม่ จากไฟล์เอกสารเดิมที่มีอยู่ในระบบ
  • Update Content : การแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง Properties (คุณสมบัติ) ของเอกสารในระบบ
  • Move : การย้ายไฟล์ข้อมูล
  • Log In : การล็อกอินเข้าสู่ระบบ Alfresco ของผู้ใช้
  • Log Out : การล็อกเอาท์ออกจากระบบ Alfresco ของผู้ใช้
  • Log In Failure : ประวัติการล็อกอินเข้าสู่ระบบ Alfresco ที่ไม่สำเร็จ
  • Open : การเปิดดูไฟล์ใน Preview mode เพื่อดูตัวอย่าง
  • Download : การคลิกดาวน์โหลดไฟล์จากระบบ
  • OpenInBrowser : การเปิดดูไฟล์เอกสารผ่านเว็บเบราว์เซอร์
  • OpenSystem : การแก้ไขไฟล์โดยใช้เครื่องมือ Edit in Alfresco Share เพื่อแก้ไขข้อมูลในระบบโดยตรง
  • ReadContent : การเปิดดู Properties (คุณสมบัติ) ของไฟล์เอกสารในระบบ
  • UpdateNodeProperties : บันทึกการอัพเดทข้อมูลใน Properties โดยผู้ดูแลระบบ

โดยเมื่อเลือก Event ที่ต้องการ และคลิกปุ่ม Run Audit Report (เปิดรายงานตรวจติดตาม) จะแสดงข้อมูลประวัติการใช้งานของผู้ใช้งานตามที่ Event ที่คุณเลือก ดังภาพที่่ 8

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_select_event1
ภาพที่ 8 แสดงการดู Global Audit Log แบบเลือกเฉพาะ Event ที่ต้องการ

 

Audit Log Search Results

หลังจากกำหนดตัวเลือกการค้นหา Log และคลิกปุ่ม Run Audit Report (เปิดรายงานตรวจติดตาม) จนแสดงผลลิสต์รายการประวัติการใช้งานแล้ว คุณสามารถดูรายละเอียดของ Log แต่ละรายการเพิ่มเติมได้
โดยคลิกปุ่ม Details (รายละเอียด) บริเวณ Log รายการที่ต้องการ จะปรากฎหน้าต่างแสดงผลรายละเอียดของ Log รายการนั้น ๆ ดังภาพที่ 9

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_global_detail1
ภาพที่ 9 แสดงการคลิกปุ่ม Details (รายละเอียด) เพื่อเรียกดูข้อมูล Log เพิ่มเติม

คำอธิบายเพิ่มเติมสำหรับหัวข้อต่าง ๆ ที่แสดงผลในหน้าต่างรายละเอียดของ Log ดังตัวอย่างภาพที่ 9

  • Event : เหตุการณ์หรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นกับไฟล์เอกสาร
  • Identifier : เก็บค่าลำดับการ Audit ของระบบ
  • User : ผู้ใช้งานที่ทำให้เกิด Event นี้
  • Timestamp : วัน เดือน ปี และเวลาที่เกิด Event นี้
  • NodeRef : การเก็บค่า Node ซึ่งระบบ Alfresco จะเรียกใช้งานใน URL
  • Type : ประเภท เช่น Content : เอกสาร และ Person : ผู้ใช้
  • Location : แสดงตำแหน่งที่อยู่หรือที่จัดเก็บไฟล์เอกสารในระบบ Alfresco
  • อื่น ๆ เช่น Previous value : ค่าเก่า, New Value : ค่าใหม่ หรือค่าที่ถูกเปลี่ยนแปลง

นอกจากนี้ หากคุณมีการใส่ตัวเลขในหัวข้อ Number of entries: (จำนวนเอ็นทรี่:) และเมื่อกดค้นหาแล้ว รายการ Log ที่เกี่ยวข้องมีมากกว่าจำนวนเอ็นทรี่ที่คุณกำหนด จะแสดงผลสัญลักษณ์ Pagination หรือเครื่องมือแบ่งหน้าข้อมูล บริเวณมุมล่างขวาของตารางรายการ Log ให้คุณสามารถคลิกดูประวัติการใช้งานในลำดับถัดไปที่เก่ากว่า หรือย้อนกลับมายังลำดับก่อนหน้าได้ตามต้องการ ดังภาพที่ 10

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_pagination1
ภาพที่ 10 แสดงเครื่องมือ Pagination สำหรับดูข้อมูล Log ในลำดับถัดไปหรือย้อนกลับมาก่อนหน้า
Export Global Audit Log to HTML or Excel file

คุณสามารถดูและจัดเก็บ Log ข้อมูลประวัติการใช้งานและกิจกรรมต่าง ๆ ตามที่ค้นหา ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ HTML และไฟล์ Excel เพื่อนำไปจัดทำรายงานสรุปหรือส่งต่อข้อมูลนี้ให้ผู้อื่นที่เกี่ยวข้องได้อย่างสะดวก
โดยคลิกปุ่ม Export (นำออก) เพื่อจัดเก็บข้อมูลรายงาน Audit Log ในรูปแบบไฟล์ HTML
หรือคลิกปุ่ม Export to Excel (นำออกสู่ Excel) เพื่อจัดเก็บข้อมูลรายงาน Audit Log ในรูปแบบไฟล์ Excel (นามสกุล .xlsx)
จะปรากฎหน้าต่างให้คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกไฟล์ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังภาพที่ 11

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_export1
ภาพที่ 11 แสดงตัวอย่างการ Export ไฟล์รายงาน Audit Log จากระบบ Alfresco

Document Audit Log

เป็นการตรวจสอบประวัติของไฟล์เอกสาร แยกรายละเอียดโดยเฉพาะของไฟล์แต่ละไฟล์ ที่อยู่ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ทั้งข้อมูล Properties (คุณสมบัติ) ของไฟล์ตั้งแต่เริ่มต้นนำเข้ามาในระบบครั้งแรก ไปจนถึงประวัติการแก้ไข การเปิดอ่าน คัดลอก หรือลบเอกสาร ฯลฯ ว่ากระทำโดยผู้ใช้งานรายใด และเกิดขึ้นเมื่อไร ซึ่งมีขั้นตอนในการเรียกดูข้อมูล Document Audit Log ดังนี้

1. หลังจาก Login เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร Alfresco แล้ว ให้คลิกที่เมนูที่จัดเก็บเอกสารที่ต้องการ เช่น เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน), เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน) หรือเมนู Sites (เว็บไซต์) และคลิกเข้าสู่ Site ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่เมนู Document Library (คลังเอกสาร) เป็นต้น ดังภาพที่ 12

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_edit_offline1
ภาพที่ 12 แสดงตัวอย่างการคลิกเข้าสู่เมนู Document Library (คลังเอกสาร)

2. จากนั้น ให้คลิกเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารจนปรากฎไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นให้นำ Cursor เมาส์ไปชี้บริเวณไฟล์เอกสาร แล้วคลิกคำสั่ง More… (เพิ่มเติม…) และคลิกเมนูคำสั่ง Show Audit Log (แสดง Audit Log) ดังภาพที่ 13

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_doc_audit1
ภาพที่ 13 แสดงการเลือกเมนูคำสั่ง Show Audit Log (แสดง Audit Log) ที่ไฟล์เอกสาร

 

Audit Log Search Results

หลังจากคลิกคำสั่ง Show Audit Log ที่เอกสารที่ต้องการแล้ว จะปรากฎหน้าต่างแสดงผล Audit Log พร้อมประวัติการใช้งานไฟล์เอกสารนั้น ๆ ดังภาพที่ 14

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_display_doc_audit1
ภาพที่ 14 แสดงผลหน้ารายละเอียดประวัติการใช้งาน Document Audit Log

คำอธิบายเพิ่มเติมสำหรับหัวข้อต่าง ๆ ที่แสดงผลในหน้าต่างรายละเอียดของ Log ดังตัวอย่างภาพที่่ 14

  • Timestamp : วัน เดือน ปี และเวลาที่เกิด Event นี้
  • User : ผู้ใช้งานที่ทำให้เกิด Event นี้
  • Event : เหตุการณ์หรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นกับไฟล์เอกสาร
  • Identifier : เก็บค่าลำดับการ Audit ของระบบ
  • Type : ประเภท เช่น Content : เอกสาร และ Person : ผู้ใช้
  • Location : แสดงตำแหน่งที่อยู่หรือที่จัดเก็บไฟล์เอกสารในระบบ Alfresco
  • อื่น ๆ เช่น Previous value : ค่าเก่า, New Value : ค่าใหม่ หรือค่าที่ถูกเปลี่ยนแปลง
Export to HTML

คุณสามารถดูและจัดเก็บ Log ข้อมูลประวัติการใช้งานเอกสารที่ต้องการ ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ HTML ได้อย่างง่าย
โดยในหน้าต่างที่แสดงข้อมูลรายงาน Document Audit Log ให้คลิกปุ่ม Export (นำออก) เพื่อจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ HTML จากนั้นคลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกไฟล์ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังภาพที่ 15

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_aut_log_export_HTML1
ภาพที่ 15 แสดงการ Export ข้อมูล Document Audit Log ในรูปแบบไฟล์ HTML

ไฟล์ Document Audit Log ที่ดาวน์โหลดมา จะแสดงผลในรูปแบบ HTML ดังภาพที่ 16

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_aut_log_export_HTML2
ภาพที่ 16 แสดงไฟล์ Document Audit Log ในรูปแบบ HTML

 

Export to Excel

คุณสามารถดูและจัดเก็บรายงาน Document Audit Log หรือประวัติการใช้งานเอกสารไฟล์ที่ต้องการ ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ Excel เพื่อนำไปจัดทำรายงานสรุปหรือส่งต่อข้อมูลนี้ให้ผู้อื่นที่เกี่ยวข้องได้อย่างสะดวก

โดยในหน้าต่างที่แสดงข้อมูลรายงาน Document Audit Log ให้คลิกปุ่ม Export to Excel (นำออกสู่ Excel) จากนั้นคลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกไฟล์ นามสกุล .xlsx ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังภาพที่ 17

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_export_excel1
ภาพที่ 17 แสดงการ Export ข้อมูล Document Audit Log ในรูปแบบไฟล์ Excel

ไฟล์ Document Audit Log ที่ดาวน์โหลดมา จะแสดงผลในโปรแกรม MS Excel ดังภาพที่ 18

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_audit_log_export_excel2
ภาพที่ 18 แสดงไฟล์ Document Audit Log ในโปรแกรม MS Excel

 

Advanced Audit Log – Access Control

สำหรับผู้ใช้งานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco ที่ถูกเพิ่มแอคเคาท์ให้อยู่ในกลุ่มคำสั่งต่อไปนี้ จะมีสิทธิ์ในการจัดการ Advanced Audit Log ได้ ดังนี้

  • SKY_ADVALOG_TMENU_ACCESS หาก User อยู่ในกลุ่มนี้ จะมองเห็นเมนู Tools (เครื่องมือ) ที่แถบเมนูด้านบน ดังภาพที่ 1  ข้างต้น
  • SKY_GLOBAL_AUDIT_ACCESS หาก User อยู่ในกลุ่มนี้ จะได้รับอนุญาตให้ใช้งาน Global Audit Log ภายใต้เมนู Tools ได้ ดังภาพที่ 2  ข้างต้น
  • SKY_ADVALOG_BUTT_SHOWLOG หาก User อยู่ในกลุ่มนี้ จะได้รับอนุญาตให้เห็นปุ่ม Show Audit Log ที่ไฟล์เอกสารและทำการตรวจสอบประวัติการใช้งานเอกสารได้ ดังภาพที่ 13  ข้างต้น