Alfresco คือ ระบบการจัดการเอกสาร (DMS) หรือก็คือ ระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร (ECM) ซึ่งใช้ในการจัดการ จัดเก็บ อัพเดทเวอร์ชั่น และแชร์เอกสารต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการประกอบธุรกิจทุกประเภท
เพราะในโลกยุคปัจจุบัน กิจกรรมของธุรกิจสามารถเกิดขึ้นได้ทุกหนแห่ง และประสานงานร่วมกันได้มากกว่าที่เคย คุณสามารถทำงานจากที่ไหน กับใคร หรือบนอุปกรณ์ใดก็ได้ เมื่อทุกอย่างเชื่อมต่อกันผ่านระบบคลาวด์
และด้วย Alfresco จะทำให้ข้อมูลจะติดตามคุณไปทุกที่ทุกเวลา เพราะสามารถใช้งานผ่านระบบคลาวด์ หรือขณะเปิด Firewall และรองรับการใช้งานบนหลากหลายอุปกรณ์ทั้งคอมพิวเตอร์และแท็บเล็ต คุณจึงมั่นใจได้ว่าจะสามารถเข้าถึงข้อมูลและเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวก ทุกที่ ทุกเวลา อย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยมีคุณสมบัติมาตรฐานได้แก่
- รองรับการใช้งานบนระบบปฏิบัติการที่เป็นที่นิยม Windows และ UNIX-like platform
- ใช้งาน เรียกดูเอกสารและไฟล์หลากหลายชนิดได้ทันที ผ่านเว็บบราวเซอร์มาตรฐาน เช่น Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer เป็นต้น
- สามารถใช้งานร่วมกันกับ office suite ที่นิยมใช้กันอย่าง Microsoft Office, OpenOffice.org หรือ ThinkFree Office อีกทั้งยังสนับสนุนการทำคลัสเตอร์
- ใช้งานง่าย แค่คลิก ลาก-วาง (Drag & Drop) เพื่ออัพโหลดเอกสารเข้าสู่ระบบ
- ระบบจะทำการล็อกเอกสารอัตโนมัติหากมีการแก้ไขโดยผู้ใช้งานท่านใดท่านหนึ่ง ระหว่างนั้นผู้ใช้งานท่านอื่นสามารถเรียกดูเอกสารไ้ด้ และรับทราบว่าผู้ใช้งานท่านใดทำการล็อกเอกสาร
- ผู้ใช้งานสามารถค้นหาเอกสารใน Alfresco ได้หลากหลายภาษาอย่างสะดวก ด้วยเครื่องมือขั้นสูงแบบ full text search
- รองรับการทำงานได้หลากหลายภาษา พร้อมเครื่องมืออื่น ๆ อีกมากมาย เพื่อการติดต่อประสานงานครบวงจร
โดยในปี 2007 Alfresco ได้รับรางวัลชนะเลิศเป็น Application Open Source ที่ดีที่สุด (Best of Open Source Applications BOSSIE Award Winner จากหนังสือ InfoWorld) อีกด้วย
A robust and scalable platform
แม้ Alfresco จะถูกสร้างขึ้นบนเทคโนโลยีโอเพนซอร์ส แต่เราก็มุ่งมั่นในการพัฒนาแพลตฟอร์มให้แข็งแกร่งและเป็นศูนย์กลางเนื้อหาสำหรับองค์กรยุคใหม่อย่างไม่หยุดนิ่ง เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า และให้รองรับกับการทำงานในระดับสูงและมีความซับซ้อนอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
โดยสถาปัตยกรรม Alfresco แบ่งออกเป็นสามระดับ ได้แก่ ข้อมูล (data), การบริการ (services) และการนำเสนอ (presentation) ซึ่งแต่ละระดับชั้นจะช่วยให้การจัดเก็บและจัดการเนื้อหาที่มีขนาดใหญ่ได้ถึง 100 ล้านวัตถุ
Total control of content
ฟังก์ชันการทำงานหลักสำหรับใช้ในการจัดการเนื้อหาที่ให้บริการ ได้แก่
-
Metadata
คือ การกำหนดประเภทหรือคุณลักษณะเฉพาะของเอกสารเริ่มตั้งแต่สร้างขึ้นมา และผู้ใช้สามารถเพิ่มรูปแบบ Metadata ที่ต้องการจัดเก็บได้
-
Versioning
เมื่อมีการนำเข้าไฟล์เอกสาร ระบบจะกำหนดเวอร์ชันของเอกสารให้โดยอัตโนมัติ โดยไม่จำกัดชนิดของไฟล์เอกสาร และหากมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงไฟล์เอกสารเดิม ก็สามารถกำหนดอัพเดทเวอร์ชันเองได้ ซึ่งระบบจะเก็บและแสดงประวัติเวอร์ชันของเอกสารทุกชนิด ทั้งยังสามารถนำเอกสารเวอร์ชันเก่ากลับมาใช้ใหม่ได้อีก
-
Transformations
สามารถแปลงประเภทเนื้อหาที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย เช่น การแปลงไฟล์ MS Office เป็น PDF นอกจากนี้การแปลงเนื้อหายังใช้ในการสร้างภาพตัวอย่างขนาดเล็ก (Thumbnails) และการแสดงตัวอย่างเนื้อหาอีกด้วย
-
Search and indexing
ผู้ใช้สามารถค้นหาเนื้อหาและข้อมูลทั้งหมดแบบ Full text search ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
-
Permissions
กำหนดสิทธิ์การใช้งานและเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ในระดับผู้ใช้ โดยอ้างอิงจากบทบาทของผู้ใช้งาน (User Role) ไปจนถึงกลุ่มโฟลเดอร์และเอกสารของแต่ละบุคคล
-
Audit Log
ระบบจะบันทึกประวัติการใช้งาน และกิจกรรมการเข้าถึงเอกสารของแต่ละผู้ใช้ที่เกิดขึ้น เพื่อให้สามารถตรวจสอบในภายหลังได้อย่างสะดวก เช่น ประวัติการ Login ประวัติการเปิดดูเอกสาร แก้ไขเอกสาร เป็นต้น
-
Workflow
สามารถออกแบบระบบให้ทำงานร่วมกับกระบวนการการทำงาน (Workflow) ของธุรกิจได้อย่างง่าย ระบบจัดการเอกสาร Alfresco สนับสนุนมาตรฐาน BPMN2 โดยใช้เครื่องมือ Activiti BPM เพื่อดักจับและปรับปรุงคุณสมบัติของ Workflow ที่ไม่ได้มาตรฐาน
-
Rules
เพิ่มกฏที่กำหนดเองไปยังโฟลเดอร์หรือเอกสารในระบบได้อย่างง่ายดาย
Usability – easy to collaborate and manage content, by anyone
Alfresco ออกแบบระบบให้ใช้งานได้ง่าย ทั้งในส่วนของระบบจัดการเอกสารที่มีการแยกตามรายชื่อ ทั้งรูปแบบเอกสารส่วนตัวและเอกสารที่จำเป็นต้องใช้งานร่วมกับผู้ใช้รายอื่น ๆ โดยคุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารก็สามารถใช้งานได้ พร้อมอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้ ไม่ว่าจะเป็น
- มีอินเตอร์เฟซที่ง่ายต่อการใช้งาน
- สามารถใช้งานใช้ได้บนหลากหลาย Browser หรือ OS อย่างไม่มีข้อจำกัด
- มีแอพพลิเคชั่นสำหรับโทรศัพท์มือถือ Android และ iOS ผู้ใช้จึงสามารถเข้าใช้งานระบบได้จากทุกที่ ทุกเวลาที่ต้องการ
- เป็นโอเพนซอร์ส จึงสามารถใช้งานได้อย่างอิสระ และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ด้วยการผนวกรวมกับ MS Office, Google ไดรฟ์และอีเมลต่าง ๆ ของลูกค้า
The hybrid approach
ในปัจจุบัน หลาย ๆ ธุรกิจจำเป็นต้องพึ่งพาอุปกรณ์ เครื่องมือ หรือเทคโนโลยีที่ช่วยให้สามารถทำงานจากภายนอกสำนักงาน รวมถึงการพึ่งพาระบบ Cloud เพื่อเพิ่มศักยภาพในการทำงานร่วมกัน และหากระบบการจัดการเอกสารที่ใช้อยู่ประสบปัญหา เช่น การรับ-ส่งเอกสารทำได้ช้า เป็นต้น พนักงานในองค์กรหลาย ๆ คน จึงหันไปพึ่งพาเครื่องมืออื่นนอกจากที่องค์กรให้ใช้งานแทน (เช่น Dropbox) ซึ่งแม้จะใช้งานสะดวก แต่ก็อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงในเรื่องความปลอดภัยและกฎหมายเกี่ยวกับเนื้อหาขององค์กรได้เช่นกัน
แต่ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป ด้วยระบบของ Alfresco ซอฟต์แวร์โซลูชั่นไฮบริด ตอบโจทย์ทั้งในเรื่องสถานที่ขององค์กรและการทำงานในระบบคลาวด์ ด้วยการใช้ระบบศูนย์กลางในการจัดเก็บเนื้อหาหลักขององค์กร สามารถใช้รวมกับโปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจและระบบสนับสนุนต่าง ๆ (เช่น ระบบไดเรกทอรีของผู้ใช้ และบริการ authentications) ซึ่งเป็นพื้นที่ที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้ง่าย แม้ว่าจะเป็นการเข้าใช้งานจากภายนอกสำนักงาน ก็เป็นเรื่องง่ายที่จะซิงค์ไฟล์ของแต่ละบุคคล หรือเข้าถึงศูนย์กลางเนื้อหาผ่านระบบ Cloud โดยระบบ Alfresco สามารถทำการอัพเดตเนื้อหาและกระบวนการทำงานร่วมกันอย่างอัตโนมัติ
Conclusion
Alfresco เป็นระบบหลักสำหรับองค์กรที่มีความจำเป็นในการควบคุมและจัดการเนื้อหาหรือเอกสาร แม้จะถูกสร้างขึ้นบนเทคโนโลยีโอเพนซอร์ส แต่ก็รองรับต่อการพัฒนาระบบให้สามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจอื่น ๆ ซึ่งทำให้ใช้งานได้ง่าย และอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงระบบจากหลากหลายอุปกรณ์ รวมถึงระบบไฮบริดซิงค์ที่สามารถควบคุมเนื้อหาได้ เมื่อต้องใช้งานร่วมกันกับผู้ใช้ภายนอก ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
Alfresco ECM คือ ระบบจัดการเนื้อหาที่ง่ายสำหรับองค์กรของคุณ!
และเพื่อความสะดวกในการใช้งาน คุณสามารถดูรายละเอียดวิธีการใช้งานฟังก์ชันต่าง ๆ ในระบบ Alfresco จากเว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI จาก Skytizens ได้เลยค่ะ