เมื่อมีการจัดเก็บเอกสารในระบบ ด้วยรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แล้ว อีกกิจกรรมสำคัญที่จะเกิดขึ้นควบคู่กันก็คือ “การสืบค้นเอกสาร” เพื่อนำกลับไปใช้งานหรือแบ่งปันส่งต่อให้ผู้ใช้รายอื่น ๆ

ด้วยเครื่องมือสืบค้นที่ระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco พัฒนาอย่างทรงประสิทธิภาพ ผู้ใช้สามารถค้นหาและเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวก โดยค้นหาข้อมูลหรือคุณสมบัติที่ต้องการด้วยโซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารของ Alfresco ไม่ว่าจะเป็น

  •  รองรับการค้นหาทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
  • เลือกสืบค้นได้อย่างรวดเร็ว เพียงพิมพ์คีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้องลงในช่องค้นหา ซึ่งแสดงผลในทุก ๆ หน้า

หรือเลือก Advanced Search (การสืบค้นขั้นสูง) แบบปรับแต่งได้ เพื่อค้นหาแบบเฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้นโดยการระบุคุณสมบัติเฉพาะ

  • สามารถค้นหาแบบซับซ้อนในลักษณะเดียวกับ Google ได้
  • มีฟังก์ชันการค้นหาตามประเภทข้อมูลที่แยกต่างหาก สำหรับการค้นหาเนื้อหา, การค้นหา Site และการค้นหาผู้ใช้รายคน จึงทำให้เข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ตรงจุดและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_basic_searching
ภาพที่ 1 แสดงผลช่องสำหรับค้นหาข้อมูล ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco

 

เว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI ขอแนะนำขั้นตอนการใช้งานระบบค้นหา Alfresco ดังนี้

Searching for content

ผู้ใช้สามารถค้นหาเนื้อหาหรือเอกสารในระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco จากช่องค้นหาที่แสดงผลด้านมุมบนขวาที่แถบเมนูหลัก ทั้งการค้นหาขั้นพื้นฐานและค้นหาขั้นสูง โดยระบบจะค้นจากประเภทเนื้อหาดังต่อไปนี้

– Library items and folders รายการไลบรารีและโฟลเดอร์

– Wiki pages หน้าวิกิพีเดีย

– Blog postings โพสต์บล็อก

– Calendar events ปฏิทินกิจกรรม

– Site-related web links เว็บไซต์ที่เกี่ยวข้องกับการเชื่อมโยงเว็บ

– Discussion topics หัวข้อการสนทนา

– Data lists and list items รายการข้อมูล

  • Basic Searching

วิธีการค้นหาข้อมูลขั้นพื้นฐาน เพื่อเข้าถึงเนื้อหาที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว มีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกบริเวณช่องค้นหาที่แสดงผลด้านมุมบนขวาที่แถบเมนูหลัก จากนั้น พิมพ์คำค้นหรือคีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้องลงในช่องค้นหา

โดยระบบจะแสดงผลข้อมูลหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับคีย์เวิร์ดใต้ช่องค้นหา ซึ่งหากเป็นข้อมูลที่คุณต้องการก็สามารถคลิกเพื่อเข้าดูรายละเอียดได้ทันที ดังภาพที่ 2

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_basic_searching1
ภาพที่ 2 แสดงการค้นหาขั้นพื้นฐานในระบบจัดการเอกสาร Alfresco

2. หากต้องการดูผลการค้นหาที่มากขึ้น หลังจากพิมพ์คีย์เวิร์ดในช่องค้นหาแล้ว ให้คุณกดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด จะแสดงผลการค้นหาทั้งหมด ดังภาพที่ 2

โดยบริเวณหัวข้อ Search in: ผู้ใช้สามารถสลับตัวเลือกการค้นหาระหว่าง All Sites (ทุกเว็บไซต์), Sites ที่คุณเป็นสมาชิก และ Repository (คลังข้อมูล) ได้ ซึ่ง All Sites คือการค้นหาเอกสาร ภายใน Site ต่าง ๆ ส่วน Repository จะหมายถึงการค้นหาในคลังเอกสารทั้งหมด

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_basic_searching2
ภาพที่ 3 แสดงผลการค้นหาคำแบบพื้นฐานทั้งหมด

3. สามารถเพิ่มเงื่อนไขการค้นหาโดยการใส่เครื่องหมายต่าง ๆ ได้แก่

  •  การใส่เครื่องหมาย * (ดอกจัน) ระหว่างคำที่ต้องการค้นหา จะช่วยทำให้เจอผลการค้นหามากขึ้น เช่น คำว่า “งาน” เนื่องจากในบางเอกสารคำว่า “งาน” จะอยู่ติดกับคำอื่น ๆ ดังนั้นเมื่อค้นหาคำว่า “งาน” คำเดียว ระบบ Alfresco จึงมองว่าไม่มีเอกสารหรือข้อมูลชื่อนี้
    แต่ถ้าหากว่าเราใส่ * หน้าหรือหลังคำที่เราต้องการค้นหา เช่น *งาน* จะหมายถึง ข้างหน้าหรือหลังที่ติดกับคำหรือประโยคจะเป็นอะไรก็ได้ ซึ่งจะทำให้เจอผลการค้นหาอื่น ๆ ที่มีคำว่างานประกอบด้วย เช่น งานเอกสาร หรือ ระบบงาน เป็นต้น
  • การใช้ && (and), ||(or), !(not) ในการค้นหาข้อมูลได้อีก เช่น ถ้าเราต้องการค้นหาข้อมูลที่มีคำว่า “บันทึก” และ ไม่มีคำว่า “ขาย” อยู่ในเอกสาร เราจะใช้คำสั่ง ดังนี้ คือ *บันทึก* && !ขาย ดังภาพที่ 4
alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_basic_searching3
ภาพที่ 4 แสดงการค้นหาโดยกำหนดเงื่อนในคำที่ต้องการค้นหา

 

  • Using the Advanced Search

วิธีการค้นหาข้อมูลขั้นสูง เพื่อเข้าถึงเนื้อหาที่ต้องการได้อย่างละเอียดแม่นยำมากขึ้น มีขั้นตอนดังนี้

1. บริเวณช่องค้นหาที่แสดงผลด้านมุมบนขวาที่แถบเมนูหลัก ให้คลิกที่ไอคอน alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_searching icon  จากนั้นคลิกที่เมนู Advanced Search… (การสืบค้นขั้นสูง…) ดังภาพที่ 5

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_advanced_searching
ภาพที่ 5 แสดงการใช้เมนู Advanced Search (การค้นหาขั้นสูง)

2. ปรากฎหน้าสำหรับระบุข้อมูลการค้นหา ที่หัวข้อ “Look for” (ค้นหา) ให้เลือกรูปแบบการค้นหาซึ่งมีตัวเลือกมาตรฐานจากระบบ ได้แก่

Content เนื้อหา : เลือกค้นหาเนื้อหาทุกประเภท

Folder โฟลเดอร์ : เลือกค้นหาโฟลเดอร์และที่เก็บเอกสาร ทั้งหมด

Notes โน้ต : เลือกค้นหาข้อมูลจากโน้ตในเอกสาร

นอกจากนี้อาจมีหัวข้ออื่น ๆ เพิ่มเติม ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจที่เลือกใช้และการตั้งค่าระบบที่แตกต่างกัน ดังภาพที่ 6

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_advanced_searching2
ภาพที่่ 6 แสดงการระบุข้อมูลการค้นหา ที่หัวข้อ “Look for” ในการค้นหาขั้นสูง

3. ตัวอย่างการค้นหา Content (เนื้อหา) ที่หัวข้อ Look for : (สืบค้น) ให้คลิกเลือก Content (เนื้อหา) ตามตำแหน่งหมายเลข 1 ในภาพที่ 7 จากนั้นพิมพ์คำหรือข้อความที่ต้องการค้นหา ในแต่ละส่วน และสามารถระบุรายละเอียด เช่น

  • ตำแหน่งหมายเลข 2 Keywords: พิมพ์คำสำคัญสำหรับค้นหาข้อมูลทั่วไป
  • ตำแหน่งหมายเลข 3 Name: พิมพ์คำค้นหาที่เกี่ยวข้องกับชื่อไฟล์เอกสาร
  • ตำแหน่งหมายเลข 4 Title: พิมพ์คำค้นหาจากชื่อเรื่อง ที่ผู้ใช้ได้กำหนดไว้ในเอกสาร
  • ตำแหน่งหมายเลข 5 Description: ค้นหาจากรายละเอียดของเอกสาร
  • ตำแหน่งหมายเลข 6 Mimetype: เลือกชนิดของไฟล์
  • ตำแหน่งหมายเลข 7 Modified Date: เลือกช่วงวันที่มีการปรับปรุงแก้ไข
  • ตำแหน่งหมายเลข 8 Modifier: ผู้แก้ไขปรับเปลี่ยน

สุดท้าย คลิกที่ปุ่ม Search (สืบค้น) ตามตำแหน่งหมายเลข 9

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_advanced_searching4
ภาพที่ 7 แสดงรายละเอียดการค้นหาขั้นสูงในระบบจัดการเอกสาร

4. ตัวอย่างการค้นหา Folder (โฟลเดอร์) ที่หัวข้อ Look for : (สืบค้น) ให้คลิกเลือก Folders (โฟลเดอร์) จากนั้นพิมพ์คำหรือข้อความที่ต้องการค้นหาในแต่ละส่วน จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Search (สืบค้น) จะแสดงผลการค้นหา Folder ตามคีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้อง ดังภาพที่ 8

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_advanced_searching3
ภาพที่ 8 แสดงการค้นหาโฟลเดอร์ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco

 

Using the Site Finder

คุณสามารถค้นหา Site (เว็บไซต์) ที่คุณสังกัด ซึ่งปกติจะจำแนกตามแผนกหรือไซต์งาน โดยใช้ช่องค้นหาบนแถบเครื่องมือใน Alfresco ดังนี้

1. ให้คลิกที่เมนู Site (ไซต์) จากนั้นให้คลิกที่ Site Finder (ค้นหาเว็บไซต์) ดังภาพที่ 1

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_sites_searching
ภาพที่ 9 แสดงการเลือกเมนูเพื่อการค้นหา Site

2. จากนั้นจะเข้าสู่หน้า Search for Sites (ค้นหาเว็บไซต์) ให้พิมพ์ตัวอักษรหรือชื่อเว็บไซต์ที่ต้องการค้นหาอย่างน้อย 1 ตัวอักษร จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Search (ค้นหา) ก็จะปรากฏชื่อเว็บไซต์ที่ค้นหา ดังภาพที่ 10

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_sites_searching2
ภาพที่ 10 แสดงผลการค้นหา Site ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco

เมื่อแสดงผลการค้นหา Site คุณสามารถคลิกที่ชื่อ Site เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม พร้อมปุ่มที่แสดงผลทางด้านขวาของแต่ละ Site ให้คลิกดำเนินการแตกต่างกันไป ตามสิทธิ์่ที่คุณได้รับ เช่น

Site ที่คุณเป็นสมาชิกอยู่แล้ว จะสามารถคลิกเข้าไปดูรายละเอียดใน Site นั้น หรือ คลิกปุ่ม Leave (ออกจาก) เพื่อออกจากการเป็นสมาชิก Site (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ)

Site ที่มีสถานะ Public (เปิดเป็นสาธารณะ) และคุณยังไม่ได้เป็นสมาชิก จะแสดงผลปุ่ม Join (เข้าร่วม)  เพื่อเข้าร่วม Site นั้น ๆ และดูรายละเอียดต่าง ๆ ใน Site ได้ทันที

Site ที่มีสถานะ Moderated จะแสดงผลปุ่ม Join (ส่งคำร้องขอเข้าร่วม) ให้ผู้ใช้แจ้งความประสงค์ขอร่วม Site และต้องรอให้ผู้ดูแล Site นั้น ๆ อนุมัติการเข้าร่วม Site ก่อน จึงจะมองเห็นรายละเอียดใน Site ได้

Site ที่คุณเป็นผู้สร้าง (สำหรับผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์หรือเป็นผู้ดูแลระบบ) จะแสดงผลปุ่ม Delete (ลบ) เพื่อลบ Site และ Leave (ออกจาก) การเป็นเจ้าของ Site โดยระบบจะให้มอบสิทธิ์การเป็นเจ้าของ Site ให้ผู้อื่นดูแลต่อไป

 

Using the People Finder

คุณสามารถค้นหาผู้ใช้ในระบบ Alfresco ที่ต้องการ เพื่อดูกิจกรรม ความเคลื่อนไหว หรือรายละเอียดการใช้งานที่เกิดขึ้นในระบบจัดการเอกสาร Alfresco โดยมีขั้นตอนการค้นหาผู้ใช้ดังนี้

1. ที่แถบเมนูหลักด้านบน ให้คลิกที่เมนู People (คน) จากนั้นจะเข้าสู่หน้าแสดงรายละเอียดของการค้นหาผู้ใช้ ให้พิมพ์ตัวอักษรหรือชื่อผู้ใช้ที่ต้องการค้นหา อย่างน้อย 1 ตัวอักษร จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Search (ค้นหา) ดังภาพที่ 11

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_people_searching
ภาพที่ 11 แสดงการเลืกเมนูค้นหาบุคคลในระบบจัดการเอกสาร Alfresco

2. จะแสดงผลผู้ใช้ที่มีข้อมูลเกี่ยวข้องกับคีย์เวิร์ด คุณสามารถคลิกที่ผลการค้นหาเพื่อดูรายละเอียดผู้ใช้แต่ละรายเพิ่มเติม โดยจะเห็นข้อมูลติดต่อ, Site ที่สังกัด, เนื้อหาที่เพิ่มหรือแก้ไข, การติดตามผู้ใช้งานรายอื่น รวมถึงคุณสามารถกด Follow (ติดตาม) หรือ Unfollow (ยกเลิกการติดตาม) กิจกรรมของผู้ใช้ที่ค้นหาเจอได้อีกด้วย ดังภาพที่ 12

alfresco_wiki_skytizens_alfresco_thailand_people_searching2
ภาพที่ 12 แสดงผลการค้นหาผู้ใช้ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco
เทคนิคในการค้นหา คุณสามารถเพิ่มเครื่องหมาย * ข้างหน้าหรือหลังคำและตัวอักษรในช่องค้นหาได้ เพื่อค้นหาคำที่มีการสะกดคล้ายกันหรือจากคำที่มีตัวสะกดเหล่านี้เป็นองค์ประกอบอยู่ ซึ่งจะช่วยให้คุณเจอผลการค้นหาที่มากขึ้น