First steps

Compatible web browsers

ระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร Alfresco เป็นระบบ Web base Application คุณสามารถเข้าใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ต่าง ๆ ได้แก่ Chrome, Firefox, Safari, Opera และ Internet Explorer version 9 ขึ้นไป ดังภาพที่ 1

Log in to Alfresco

1. ในการเริ่มต้น Login เข้าสู่ระบบนั้น ผู้ใช้จะต้องทราบ URL ของระบบ Alfresco ที่จะเรียกใช้งานเพื่อเข้าสู่ระบบ โดยเปิดเว็บเบราว์เซอร์ และพิมพ์ URL ของระบบ Alfresco ลงไปในช่อง Address  ดังภาพที่ 2

 

2. ให้พิมพ์ User Name (ชื่อผู้ใช้) และ Password (รหัสผ่าน) ของคุณที่ใช้ในการเข้าสู่ระบบ Alfresco
และที่หัวข้อ Language (ภาษา) ผู้ใช้สามารถเลือกภาษาในการใช้งานระบบตามความต้องการ ได้แก่ ภาษาอังกฤษ, ภาษาไทย, ภาษาญี่ปุ่น และภาษาจีน

จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Sign In (เข้าสู่ระบบ) ดังภาพที่ 3

หากล็อกอินเข้าใช้งานสำเร็จ จะแสดงหน้า Dahsboard พร้อมเมนูต่าง ๆ สำหรับใช้งาน ดังภาพที่ 4

What shall I do if I cannot login?

ในกรณีที่คุณไม่สามารถ Login เข้าสู่ระบบตามขั้นตอนที่ Alfresco WIKI แนะนำไว้ข้างต้นได้ เบื้องต้นให้ตรวจสอบการพิมพ์ตัวอักษรทั้ง Username และ Password ว่าสะกดถูกต้องหรือไม่ หากตรวจสอบว่าถูกต้องแล้วแต่ยังไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้ ให้แจ้งกับผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อทำการตรวจสอบและแก้ไขต่อไป

Log out of Alfresco

เมื่อผู้ใช้ต้องการเลิกใช้งานและออกจากระบบ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล สามารถออกจากระบบได้โดย คลิกที่ เมนูผู้ใช้ (User Menu)ที่อยู่มุมบนขวา  จากนั้นคลิกที่เมนูคำสั่ง Logout (ออกจากระบบ) ดังภาพที่ 5

 Alfresco toolbar

เมื่อล็อกอินเข้าสู่ระบบได้แล้ว จะแสดงผล Toolbar (แถบเครื่องมือ) ของ Alfresco ซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณสามารถสร้าง แบ่งปันเนื้อหา และค้นหาได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมักจะอยู่ที่ด้านบนของทุก ๆ หน้าในระบบ Alfresco

• Home

เมื่อคลิกที่เมนู Home (หน้าแรก) จะแสดงหน้า Dashboard (แผงควบคุม) ของผู้ใช้งาน ดังภาพที่ 6

• My Files

เมื่อคลิกที่เมนู My Files (ไฟล์ของฉัน) จะแสดงรายการไฟล์และโฟลเดอร์ของผู้ใช้งานเอง ที่ได้อัพโหลดเข้ามาเก็บไว้ในพื้นที่ส่วนตัวนี้ ดังภาพที่ 7

• Shared Files

เมนู Shared Files (ไฟล์ที่ใช้งานร่วมกัน) เป็นเมนูที่ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันและเข้าถึงข้อมูลไฟล์เอกสารอื่น ๆ นอกเหนือจากเอกสารงานหลัก โดยใช้ร่วมกับผู้ใช้รายอื่นในระบบได้อย่างรวดเร็ว ดังภาพที่ 8

• Sites

คุณสามารถเข้าใช้งานเมนู Sites (เว็บไซต์) ซึ่งพื้นที่ที่ใช้ในการจัดเก็บแบ่งปันข้อมูล เอกสาร และทำงานร่วมกันกับผู้ใช้คนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งการสร้าง Sites ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco จะแยกตามแผนก, สาขา, หน่วยงาน หรือโครงการต่าง ๆ ก็ได้ ขึ้นอยู่กับการกำหนดข้อตกลงการใช้งานในองค์กร โดยคุณสามารถค้นหา เข้าร่วม และจัดการสมาชิกใน Sites ที่คุณเป็นผู้สร้างได้ (หากได้รับสิทธิ์) ที่เมนูนี้ โดยสามารถดูรายละเอียดวิธีการจัดการข้อมูลใน Sites เพิ่มเติมได้ในเว็บไซต์คู่มือออนไลน์ Alfresco WIKI ที่หัวข้อ Alfresco Sites

• Tasks

เมนู Tasks (งาน) จะแสดงการทำงานแบบ Workflow เช่น กระบวนการอนุมัติเอกสารสัญญาต่าง ๆ เป็นต้น ใช้ทั้งในกรณีที่ท่านได้รับมอบหมายงานตามขั้นตอนการทำงานจากผู้อื่น และใช้ในการติดตามงานที่ท่านส่งต่อให้ผู้อื่นดำเนินการด้วย ดังภาพที่ 10

• People

เมนู People (คน) เป็นเมนูที่ใช้ในการค้นหาผู้ใช้อื่น ๆ เพื่อดำเนินการติดตามกิจกรรมของคนเหล่านั้นได้ ดังภาพที่ 11

• Repository

เมนู Repository (คลังเอกสาร) จะแสดงโฟลเดอร์และไฟล์เอกสารทั้งหมดที่เก็บไว้ในระบบจัดการเอกสาร Alfresco รวมถึงเอกสารที่อยู่ในเมนู Sites ตามที่ผู้ใช้ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึง ดังภาพที่ 12

• Admin Tools

Admin Tools (เครื่องมือผู้ดูแลระบบ) จะแสดงผลสำหรับผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์ให้เป็นผู้ดูแลระบบเท่านั้น ซึ่งจะแสดงเครื่องมือและเมนูเกี่ยวกับการตั้งค่าการใช้งานต่าง ๆ ในระบบจัดการเอกสาร ดังภาพที่ 13

• Search

ช่องสำหรับค้นหา จะแสดงบริเวณมุมบนด้านขวาของทุกหน้า ใช้ในการค้นหาโฟลเดอร์และไฟล์ในคลังเอกสาร ค้นหาผู้ใช้งาน และค้นหาข้อมูลใน Sites ซึ่งสามารถเลือกการค้นหาแบบขั้นสูงได้อีกด้วย  ดังภาพที่ 14