Alfresco Spool Files to PDF Converter AS/400

What is Alfresco Spool to PDF Converter

Spool Files คือ ฟังก์ชันการบันทึกข้อมูลของฐานข้อมูลในระบบเพื่อการประมวลผลหรือถ่ายเอกสารในภายหลัง ซึ่งข้อมูลที่ถูกปริ้นท์ออกมาหรือถูกจัดเก็บแล้วจะถูกเรียกว่า Spool files (หรือ Printer Output file)

ฟีเจอร์ Alfresco Spool Files คือ ฟังก์ชันพิเศษที่ Skytizens พัฒนาขึ้นเพื่อการนำ Spool files จากระบบ ERP เช่น AS/400 หรือ SAP ที่จะเปลี่ยนแปลงให้เป็นระบบดิจิทัล เปรียบเสมือนเป็นการจำลองระบบ AS/400 หรือ SAP มาไว้ที่แพลตฟอร์ม Alfresco พร้อมรูปแบบการทำงานเสมือนจริงเพื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ ด้วยค่ำสั่งการควบคุมการปริ้นท์เอกสารแบบเสหมือนผ่านโค้ดพิเศษ พร้อมฟังก์ชันพิเศษเพิ่มเติมที่สามรถนำเข้าคุณสมบัติข้อมูลจากไฟล์ กำหนดชื่อไฟล์อัตโนมัติ จัดทำโฟลเดอร์แบบโครงสร้างที่ซับซ้อนเพื่อการจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล รองรับการพิมพ์อักขระภาษาไทย จีน ญี่ปุ่น และอื่นๆ ภายในทวีปเอเชีย พร้อมฟังกันการจัดตำแหน่งบรรทัดของอักขระ ซึ่งสามารถจัดการผ่านหลากหลายแพลตฟอร์ม กำหนด Document type และคุณสมบัติข้อมูลด้วยเทมเพลตขั้นสูง

Why is Alfresco Spool to PDF Converter so important? 

ฟีเจอร์ Alfresco Spool Files ช่วยให้การปริ้นท์เอกสารจาก AS/400 และ SAP เป็นเรื่องสะดวก ง่ายดาย ไม่ยุ่งยาก ผ่านระบบบดิจิทัลเต็มรูปแบบ เพิ่มความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างไม่หยุดนิ่งผ่านระบบปัญญาประดิษฐ์ (AI) ที่จะคำนวนทุกไฟล์ Spool อย่างไม่ซ้ำใคร กำหนดรูปแบบการถ่ายเอกสารได้เองตามต้องการและหลากหลาย ซึ่งมีข้อดีอื่น ๆ อีกมากมาย ดังนี้

• ลดทรัพยากร – ลดการใช้งานกระดาษและทรัพยากรธรรมชาติด้วยกระบวนการดิจิทัลเต็มรูปแบบ
• รองรับหลากหลายภาษา – รองรับอักขระภาษาต่างๆ ทั่วทวีปเอเชียไม่ว่าจะเป็นภาษาไทย ลาว พม่า และอื่นๆ อีกมากมาย พร้อมฟังก์ชันการคำนวนระยะห่างระหว่างบรรทัดและตัวอักษรให้เหมาะสม
• การใช้งานขั้นสูง – กำหนดการจัดเก็บ สร้างโฟลเดอร์ ตั้งชื่อ กำหนดคำสั่งพิเศษ จัดทำเอกสารรูปแบบพิเศษ และอื่นๆ อีกมากมาย
• ประหยัดเวลา – ประหยัดการพิมพ์เอกสารด้วยระยะเวลาอันสั้น
• ระบบดิจิทัล – ดำเนินกระบวนการทั้งหมดผ่านระบบดิจิทัลเต็มรูปแบบ
• ประสิทธิภาพสูง – จัดการ Spool File จำนวนมากในพริบตา สร้างเทมเพลตสำหรับการจัดการอย่างซับซ้อน

How does it work?

ฟังก์ชัน Alfresco Spool รองรับการอัปโหลดไฟล์ .txt เพื่อการแปลงไฟล์เป็น PDF ที่อ้างอิงจากเทมเพลตที่ผู้ดูแลระบบกำหนดค่าของเทมเพลตทั้งหมด แต่ละการตั้งค่าจะกำหนดหน้าที่ต่างๆ ของฟังก์ชัน เพื่อการใช้งานที่ครบครัน เต็มประสิทธิภาพ อีกทั้งยังสามารถกำหนดคำสั่งพิเศษสำหรับการพิมพ์เอกสารสุดล้ำไว้ที่หน้าบรรทัดหน้าตัวหนังสือ เพื่อกำหนดรูปแบบการพิมพ์ที่คุณต้องการ เพื่อทดแทนระบบ AS/400 และ SAP

สำหรับการนำเข้าข้อมูลเอกสาร ระบบจะอ้างอิงข้อมูลจาก Regular Expression และ Value ที่ Admin กำหนดค่าไว้ ส่วนรูปแบบการพิมพ์เอกสารแอดมินสามารถจัดระเบียบบรรทัดได้หลากหลายด้วย Control Code และ Row ที่จะเป็นตัวกำหนดรูปแบบและตำแหน่งของตัวหนังสือในแต่ละบรรทัด โดยมี Control Code หลัก คือ -, +, 0, 1, ซึ่งแต่ละโค้ดสามารถกำหนดในส่วนของ Configuration ต่างๆ อยากหลากหลาย  ดังภาพที่ 1

ตัวอย่างของคำสั่ง Control Code

• – คือ ข้าม 3 บรรทัด
• 0 คือ ข้าม 2 บรรทัด
• + คือ ย้อนกลับ 1 บรรทัด
• 1 คือ ขึ้นหน้าใหม่

หมายเหตุ: ตัวอย่างนี้เป็นแค่คำอธิบายการทำงานของ Control Code เท่านั้น ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถปรับแต่งได้เองที่หน้า Config ของแต่ละเทมเพลต 

Main Page (Admin Tools)

การใช้งานในส่วนของ Config ผู้ดูแลระบบจะสามารถเข้าถึงได้กำหนดหน้าฟังก์ชันนี้ได้เท่านั้น โดยให้เข้าไปที่ Tools เลือก Spool Files Rules คุณจะพบกับหน้าแรกของการจัดการฟีเจอร์ Alfresco Spool Files ซึ่งจะมีส่วนประกอบต่างๆ ดังภาพที่ 2

• Name – แถบแสดงชื่อเทมเพลตทั้งหมดที่ผู้ดูแลระบบสร้างขึ้นเพื่อรองรับการใช้งาน Spool Files
• Creator – แถบแสดงชื่อผู้สร้างของแต่ละเทมเพลต
• Create Date – แถบแสดงวันที่สร้างเทมเพลต
• Status – แถบแสดงสถานะการเปิดใช้งาน (Enable) และปิดใช้งาน (Disable) ซึ่งคุณสามารถคลิกเพื่อปิด-เปิดได้ทันที
• Actions – แถบแสดงกำหนดคำสั่งสำหรับการจัดการและแก้ไขการตั้งค่าทั้งหมดของแต่ละเทมเพลต ประกอบด้วยปุ่ม Edit (แก้ไข) และ Delete (ลบ)
• Rows per page – กำหนดจำนวนการแสดงเทมเพลตทั้งหมดตั้งแต่ 10 20 30 หรือ 40 ขึ้นไป
• Create button – ปุ่มสร้างเทมเพลตทันที

Create Template

อันดับแรกให้ไปคลิกที่ปุ่ม Create เพื่อทำการสร้างเทมเพลต จากนั้นจะปรากฏหน้าให้กรอกชื่อและบันทึกการสร้างทันที ดังภาพที่ 3

Configuration 

หลังจากสร้างเทมเพลตเสร็จสิ้น ให้คลิกไปที่ปุ่ม Edit ที่แถบ Actions เพื่อจัดการและกำหนดค่ารูปแบบของ Spool Files เมื่อเข้ามาแล้วจะพบกับแถบกำหนดค่ามากมาย ดังภาพที่ 4

คุณจะพบกับแถบตั้งค่าทั้งหมด 9 หัวข้อ ได้แก่ Name (ตั้งชื่อเทมเพลต), Output Document settings (ปรับแต่งรูปแบบเอกสาร), Defining the begining of the page (หน้าเริ่มต้นการพิมพ์), Defining the page of cutting document (เริ่มต้นหน้าใหม่), Row control code correction (ปรับแต่งโค้ดและความถูกต้องของบรรทัด), Thai language correction (ปรับแต่งควาามถูกต้องของอักขระ), Extracting specific parts from row and assign to properties (นำเข้าคุณสมบัติข้อมูล), Sorting and  setting permission levels to documents and directories (กำหนดการจัดเรียงเอกสารและการจัดเก็บ), Generate document preview (เรียกดูเอกสารตัวอย่าง) ดังภาพที่ 5

โดยคำธิบายและวิธีการใช้งาน มีดังต่อไปนี้

Name

กำหนดชื่อเทมเพลตที่จะปรากฏที่หน้ากการจัดการ Rule ในโฟลเดอร์ (จำเป็นต้องระบุ) ดังภาพที่ 6

Output document settings

แถบกำหนดค่าเริ่มต้นการแสดงผลข้อมูล ในแถบนี้คุณสามารถกำหนดค่าพื้นฐานของการแสดงผลตัวหนังสือบนหน้ากระดาษ กำหนดบรรทัด ระยะห่างของตัวหนังสือ ฟอนต์ การเข้ารหัสตัวหนังสือ หน้ากระดาษ และอื่นๆ อีกมากมาย ดังภาพที่ 7

• Paper format – กำหนดรูปแบบหน้ากระดาษสำหรับการปริ้นท์เอกสาร เช่น A3, A4, A5, B4, B5, Legal, และ Letter พร้อมแสดงขนาดของกระดาษแต่ละประเภท
• Result document orientation – กำหนดปรับแนวของกระดาษ เช่น แนวตั้ง (Portrait) หรือ แนวนอน (Landscape)
• Margin top – กำหนดจำนวนตัวเลขระยะห่างระหว่างตัวหนังสือและขอบกระดาษด้านบน ซึ่งจำนวน 10 มีระยะห่างเท่ากับ 1 บรรทัด
• Margin left – กำหนดจำนวนตัวเลขระยะห่างระหว่างตัวหนังสือและขอบกระดาษด้านซ้าย ซึ่งจำนวน 10 มีระยะห่างเท่ากับ 1 บรรทัด
• Encoding – กำหนดการเข้ารหัสตัวหนังสือ เช่น UTF-8, TIS-620, และ ISO-8859-11 ซึ่งทั้งหมดรองรับการใช้งานตัวอักษรภาษาไทยและภาษาอาเซียน
• Font – เลือกฟอนต์สำหรับแสดงผลบนไฟล์ PDF ซึ่งมีให้เลือกทั้งหมด 3 รูปแบบ เช่น 600-0002, Courier Mono Thai, และ Everson Mono Bold
• Font size – กำหนดขนาดของตัวหนังสือ เช่น 6.5, 8, 10, หรือ 9.5 เป็นต้น
• Line spacing – กำหนดระยะห่างระหว่างบรรทัด เช่น 1 เท่ากับ 1 บรรทัด
• Space between characters – กำหนดช่องว่างระหว่างอักขระ เช่น 1, 1.5, หรือ 2.0 เป็นต้น
• Background image – กำหนดรูปภาพพื้นหลังสำหรับอ้างอิงตารางของ Spool files ประกอบด้วย Select (เลือกไฟล์ txt ภายในระบบ) Upload (อัปโหลดรูปภาพจาก PC ของคุณโดยตรง) จำเป็นต้องใช้ไฟล์ PNG เท่านั้น **หากไม่มีภาพพื้นหลังให้ข้าม**

เมื่อกำหนดค่าต่างๆ เสร็จสิ้น ให้คลิกไปที่ปุ่ม Preview เพื่อตรวจสอบตัวหนังสือ ดังภาพที่ 8 (เรียนรู้วิธีการไฟล์ตัวอย่างที่นี่)

Upload Background image 

หากคุณต้องการ Background image เพื่อใช้เป็นพื้นหลังของเอกสารหลังการแปลงไฟล์ ให้ทำการเลือกไฟล์รูปภาพที่ต้องการ โดยการคลิกที่ปุ่ม Upload ให้ทำการเลือกรูปภาพไฟล์ PNG จากนั้นคลิก OK เพื่ออัปโหลด ดังภาพที่ 9

ซึ่งตัวอย่างของ Background image หลังจากอัปโหลดจะปรากฏภาพ ดังภาพที่ 10

Defining the beginning of the page

กำหนดคำสั่งการแบ่งหน้าเริ่มต้นการพิมพ์เอกสารอัตโนมัติด้วย Control Code หรือระบุบรรดทัด (Row) อย่างง่ายดายด้วยตนเอง ดังภาพที่ 11

• No – แสดงหมายเลขของตาราง Config
• Control Code – กำหนดคำสั่งสำหรับการเริ่มต้นหน้าใหม่
• Row – กำหนดบรรทัดที่ต้องการ เช่น 1, 2, 5, หรือ 6 ตามบรรทัดตัวหนังสือที่อยู่ในไฟล์ txt
• Regular Expression – กำหนดคำสั่งนิพจน์ปรกติสำหรับกำหนดขอบแขตการแสดงผลข้อมูล เช่น ตัวหนังสือทั้งหมด ตัวเลข หรือทุกตัวอักษร
• Actions – กำหนดคำสั่งของแต่ละหลายเลข เช่น ลูกศรปัดขึ้น (▲) ลูกศรปัดลง (▼) ปุ่มยกเลิก
• Add – เพิ่มจำนวนช่องการตั้งค่า
• Remove all – ลบข้อมูลและตารางของแถบนั้นทั้งหมด
• Help – ปุ่มช่วยเหลือ ซึ่งจะอธิบายวิธีการใช้งานแต่ละช่อง

วิธีการตั้งค่า

อันดับแรก ให้กำหนด Control Code เริ่มต้นการพิมพ์เอกสารเช่น 1 หรือ 0 เป็นต้น จากนั้นนไปที่ Row สำหรับกำหนดบรรทัดที่ต้องการ ในส่วน Regular Expression คุณสามารถกำหนดได้ว่าตองการให้ตัวหนังสือใดปรากฏที่หน้าเริ่มต้นบ้าง ดังภาพที่ 8 ข้างต้น

โดยคุณสามารถเพิ่มหมายเลขที่ 1 ไว้ที่บรรทัดด้านหน้าสุดของตัวอักษร เพื่อกำหนดการพิมพ์ที่ไฟล์ .txt ได้โดยตรง ดังภาพที่ 12

เมื่อเสร็จสิ้น ระบบจะทำการแบ่งหน้าทั้งหมดออกตาม Control Code ที่คุณกำหนดในไฟล์ .txt ดังภาพที่ 13

Defining the page of cutting document 

หัวข้อนี้มีความสอดคล้องกับ Defining the beginning of the page โดยจะแบ่งหน้าตาม Regular Expression หรือ Row ที่คุณกำหนดและเริ่มต้นการพิมพ์อัตโนมัติ เพื่อความสะดวกในการตัดแบ่งหน้าเอกสารทันทีโดยไม่ต้องจัดหน้าใหม่ทุกครั้ง ซึ่งระบบจะอ่านจากค่า Control Code ที่อยู่ด้านหน้า หรือ Regular Expression โดยเจาะจงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการแบ่งหน้าอย่างชัดเจน เช่น หมายเลขหน้า หมายเลขของเอกสาร ชื่อเอกสาร และอื่นๆ เป็นต้น ดังภาพที่ 14

• No – แสดงหมายเลขของตาราง Config
• Control Code – กำหนดคำสั่งสำหรับการเริ่มต้นตัดหน้า
• Row – กำหนดบรรทัดที่ต้องการ เช่น 1, 2, 5, หรือ 6 ตามบรรทัดตัวหนังสือที่อยู่ในไฟล์ txt
• Regular Expression – กำหนดคำสั่งนิพจน์ปรกติสำหรับกำหนดขอบแขตการแสดงผลข้อมูล เช่น ตัวหนังสือทั้งหมด ตัวเลข หรือทุกตัวอักษร
• Actions – กำหนดคำสั่งของแต่ละหลายเลข เช่น ลูกศรปัดขึ้น (▲) ลูกศรปัดลง (▼) ปุ่มยกเลิก
• Add – เพิ่มจำนวนช่องการตั้งค่า
• Remove all – ลบข้อมูลและตารางของแถบนั้นทั้งหมด
• Help – ปุ่มช่วยเหลือ ซึ่งจะอธิบายวิธีการใช้งานแต่ละช่อง

วิธีการตั้งค่า

อันดับแรกให้กำหนด Control Code โดยห้ามซ้ำกับโค้ดของหัวข้ออื่น จากนั้นกำหนดบรรทัด (Row) ที่ต้องการ พร้อมระบุค่า Regular Expression เพื่อกำหนดขอบเขตของข้อมูลในไฟล์ .txt ซึ่งอาจกำหนดได้จากข้อมูลที่อยู่ภายในเอกสาร เช่น Page no (หมายเลขหน้า), Title (ชื่อหัวข้อเอกสาร), และอื่นๆ เป็นต้น  ดังภาพที่ ข้างต้น

เมื่อเสร็จสิ้น ให้ตรวจสอบความถูกต้องที่ปุ่ม Preview หากถูกต้อง ระบบจะแบ่งหน้าในบรรทัดที่คุณกำหนดด้วย Control Code อย่างชัดเจน โดยเอกสารตัวอย่างนี้มีทั้งหมด 2 หน้า ดังภาพที่ 15

Row control code correction

กำหนดคำสั่งในการแบ่งบรรทัดและเว้นระยะห่างระห่างตัวอักษรเพื่อการจัดระเบียบตัวหนังสือในแต่ละบรรทัดอย่างยืดหยุ่น ซึ่งมีฟังก์ชันการปรับแต่งที่หลากหลายมากที่สุด ดังภาพที่ 16

• No – แสดงหมายเลขของตาราง Config
• Control Code– กำหนดหมายเลขโค้ดคำสั่งสำหรับของบรรทัดที่กำหนดไว้ เช่น -, +,0, 1, และ 2
• Row – กำหนดบรรทัดตัวหนังสือที่อยู่ในไฟล์ .txt เช่น 1 2 3 4 5
• Regular Expression – กำหนดคำสั่งนิพจน์ปรกติสำหรับกำหนดขอบแขตการแสดงผลข้อมูล เช่น ตัวหนังสือทั้งหมด ตัวเลข หรือทุกตัวอักษร
• Margin top – ปรับระยะห่างระหว่างกระดาษและตัวอักษรด้านบน เช่น 10 20 30 หรือ -20 เป็นต้น
• Margin bottom – ปรับระยะห่างระหว่างกระดาษและตัวอักษรด้านล่าง เช่น 10 20 30 หรือ -20 เป็นต้น
• Margin left – ปรับระยะห่างระหว่างกระดาษและตัวอักษรด้านซ้าย เช่น 10 20 30 หรือ -20 เป็นต้น
• Margin right – ปรับระยะห่างระหว่างกระดาษและตัวอักษรด้านขวา เช่น 10 20 30 หรือ -20 เป็นต้น
• Value – กำหนดค่าตัวแปรการแสดงข้อมูลเพิ่มเติม เช่น วันที่ ชื่อ หรือตัวเลข
• Actions – กำหนดคำสั่งของแต่ละหลายเลข เช่น ลูกศรปัดขึ้น (▲) ลูกศรปัดลง (▼) และปุ่มยกเลิก
• Add – เพิ่มจำนวนช่องการตั้งค่า
• Remove all – ลบข้อมูลและตารางของแถบนั้นทั้งหมด
• Help – ปุ่มช่วยเหลือ ซึ่งจะอธิบายวิธีการใช้งานแต่ละช่อง

วิธีการตั้งค่า

ขั้นแรกให้ทำการระบุหมายเลข Control Code เช่น -,+,1, หรือ 0 ในแต่ละช่อง ดังหมายเลขที่ 1 หากคุณต้องการกำหนดบรรทัดด้วยตนเองให้ระบุ Row ที่หมายเลข 2 จากนั้นระบุบรรทัดที่คุณต้องการปรับ ในส่วน Regular Expression ดังหมายเลขที่ 3 และ Value ที่อาจมีหรือไม่มีก็ได้ในหมายเลขที่ 5 ดังภาพที่ ข้างต้น

ซึ่งเรามุ่งเน้นการจัดบรรทัดทั้งหมดไปที่ Margin top, Margin bottom, Margin left, และ Margin right โดยเริ่มต้นจากค่า 10 หมายถึง 1 บรรทัด หากคุณต้องการ 3 บรรทัด ให้กำหนดเป็น 30 หรือ 2.5 ให้กำหนดเป็น 25 เป็นต้น ในหมายที่ 4 ดังภาพที่ ข้างต้น

เมื่อเสร็จสิ้น ให้เรียกดูตัวอย่างเอกสารที่ Preview ดังภาพที่ 17

Thai Language corrections

เมื่อเกิดปัญหาอักขระไม่ตรงบรรทัด แถบการแก้ไขตัวอักษรและอักขระสามารถกำหนดความถูกต้องของอักขระภาษาไทยและภาษาอาเซียน เช่น ภาษาลาว ภาษาพม่า และอื่นๆ ซึ่งสามารถกำหนดการใช้งานเฉพาะบรรทัดที่คุณต้องการได้โดยตรง ดังภาพที่ 18

วิธีการตั้งค่า

อันดับแรกเมื่อเกิดภาษาไม่ตรงบรรทัด ให้ทำการคลิกไปที่ Checkbox ของ Combine split characters, vowels, and tones of alphabet located in individual rows  เพื่อเริ่มต้นการจัดเรียงอักขระใหม่ทั้งหมดอัตโนมัติ ในหมายเลขที่ 1 ดังภาพที่ 19

• Combine split characters, vowels, and tones of alphabet located in individual rows – แก้ไขอักขระโดดออกนอกบรรทัด พร้อมรวมอักขระและตัวอักษรไว้ในบรรทัดเดียว
• No – แสดงหมายเลขของตาราง Config
• Control Code – กำหนดหมายเลขโค้ดคำสั่งสำหรับของบรรทัดที่กำหนดไว้ เช่น -, +,0, 1, และ 2s
• Row – กำหนดบรรทัดที่ต้องการ เช่น 1 2 3 4 5
• 1st top layer – กำหนดอักขระด้านบนของตัวหนังสือ
• 2nd top layer – กำหนดอักขระด้านบนชั้นที่ 2 ของตัวหนังสือ
• bottom layer – กำหนดอักขระด้านล่างของตัวหนังสือ
• Value – กำหนดค่าตัวแปรการแสดงข้อมูลเพิ่มเติม เช่น วันที่ ชื่อ หรือตัวเลข
• Actions – กำหนดคำสั่งของแต่ละหลายเลข เช่น ลูกศรปัดขึ้น (▲) ลูกศรปัดลง (▼) ปุ่มยกเลิก
• Add – เพิ่มจำนวนช่องการตั้งค่า
• Remove all – ลบข้อมูลและตารางของแถบนั้นทั้งหมด
• Help – ปุ่มช่วยเหลือ ซึ่งจะอธิบายวิธีการใช้งานแต่ละช่อง

หรือ หากต้องการกำหนดความถูกต้องของอักขระด้วยตนเอง คุณสามารถเพิ่มตารางที่ปุ่ม Add จากนั้นกำหนด Control Code หรือ Row ดังหมายที่ 2 และ 3 เพื่อระบุคำสั่งสำหรับการแก้ไข พร้อมกำหนดบรรทัดที่คุณต้องการ ต่อมาให้กำหนด Check box ตามอักขระที่มีอยู่ในบรรทัดนั้นๆ เช่น ไม่โท-ไม่เอก-ไม่หันอากาศ-สระอิ-สระอี ให้ใช้ 1st top layer, ไม่หันอากาศ + ไม่โท, ไม้เอก ให้กำหนดเป็น 2nd top layer, และ สระอุ-สระอู ให้กำหนดเป็น Bottom layer เป็นต้น ดังภาพที่  ข้างต้น

เมื่อเสร็จสิ้นอักขระทั้งหมดจะได้รับการปรับบรรทัดทั้งหมด ดังภาพที่ 20

Extracting specific parts from row and assign to properties 

การนำเข้าข้อมูลลงสู่ Property จะอ้างอิงจากบรรทัด (Row) ภายในไฟล์ .txt นอกจากนี้ยังสามารถจำกัดประเภทของข้อมูล เช่น ตัวอักษร หรือตัวเลข ซึ่งสามารถตั้งค่าได้จากช่อง Regular Expression และตัวแปร (Value) เพื่ออกำหนดการนำเข้าข้อมูลที่สำคัญ เช่น เลขที่ ชื่อเอกสาร หรือวันที่ เป็นต้น ดังภาพที่ 21

• No – แสดงหมายเลขของตาราง Config
• Property – กำหนด Property ที่เกี่ยวข้องกับ Document type ของไฟล์ที่กำหนด อาจมาจาก Model Manager หรืออื่นๆ
• Row – กำหนดบรรทัดที่ต้องการ เช่น 1 2 3 4 5
• Regular Expression – กำหนดคำสั่งนิพจน์ปรกติสำหรับกำหนดขอบแขตการแสดงผลข้อมูล เช่น ตัวหนังสือทั้งหมด ตัวเลข หรือทุกตัวอักษร
• Value – กำหนดค่าตัวแปรการแสดงข้อมูลเพิ่มเติม เช่น วันที่ ชื่อ หรือตัวเลข
• Actions – กำหนดคำสั่งของแต่ละหลายเลข เช่น ลูกศรปัดขึ้น (▲) ลูกศรปัดลง (▼) ปุ่มยกเลิก
• Add – เพิ่มจำนวนช่องการตั้งค่า
• Remove all – ลบข้อมูลและตารางของแถบนั้นทั้งหมด
• Help – ปุ่มช่วยเหลือ ซึ่งจะอธิบายวิธีการใช้งานแต่ละช่อง

วิธีการตั้งค่า

ขั้นแรกให้คุณไปที่แถบ Property เพื่อเลือกข้อมูลคุณสมบัติของ Document type จากนั้นไปที่ Row เพื่อกำหนดบรรทัดที่มีข้อมูลสำคัญ  เช่น บรรทัด 2, 1 หรือ 5 เป็นต้น ต่อมาให้กำหนดขอบเขตของข้องมูลด้วย Regular Expression เช่น ([0-9]), หรือ ([a-z][A-Z]) เป็นต้น ดังภาพที่ ข้างต้น

จากนั้นคลิก Preview เพื่อตรวจสอบควาถูกต้องของค่าที่กำหนด ดังภาพที่ 22

Sorting and setting permission levels to document and directories 

แถบการจัดเรียงและกำหนดสิทธิ์การเข้าเอกสารและการจัดเก็บ ช่วยมให้คุณสามารถกำหนด Document type ได้ตามต้องการ พร้อมการจัดการข้อมูล Property ได้อย่างหลากหลาย ดังภาพที่ 23

• Document type – กำหนด Document type รูปแบบพิเศษสร้างจาก Model Manager หรือแบบทั่วไป
• No – แสดงหมายเลขระบุจำนวนของตาราง Config
• Property – กำหนด Property ที่เกี่ยวข้องกับ Document type ของคุณ
• Regular Expression – กำหนดคำสั่งนิพจน์ปรกติสำหรับกำหนดขอบแขตการแสดงผลข้อมูล เช่น ตัวหนังสือทั้งหมด ตัวเลข หรือทุกตัวอักษร
• Name – กำหนดชื่อไฟล์ด้วยค่าตัวแปร (Value) เช่น {cm_name}-{day}-{month}-{gyyyy}
• Title – กำหนดชื่อหัวข้อภายในไฟล์ โดยใช้ตัวแปรเช่นเดียวกับช่อง Name
• Path – ระบุตำแหน่งและโฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บข้อมูล เช่น ชื่อ\01\02\03 หรือ ชื่อ\วันที่ เป็นต้น  ซึ่งสัญลักษณ์ \ หมายถึงความซับซ้อนของจำนวนโฟลเดอร์ ยิ่งเยอะ โฟลเดอร์ยิ่งมาก
• Actions – กำหนดคำสั่งของแต่ละหลายเลข เช่น ลูกศรปัดขึ้น (▲) ลูกศรปัดลง (▼) ปุ่มยกเลิก (x)
• Add – เพิ่มจำนวนช่องการตั้งค่า
• Remove all – ลบข้อมูลและตารางของแถบนั้นทั้งหมด
• Help – ปุ่มช่วยเหลือ ซึ่งจะอธิบายวิธีการใช้งานแต่ละช่อง

วิธีการตั้งค่า

อันดับแรกให้ไปที่ Dropdown list แรกเพื่อเลือก Document type ที่คุณต้องการ เช่น cm:content(Content) หรือ Custom type ที่สร้างขึ้นจาก Model Manager ให้สอกคล้อกับค่า Property ในห้วข้อ Extracting ดังภาพที่ 24

 

จากนั้นไปที่การ Sorting ไฟล์ ขั้นแรก ให้เลือกไปที่ Property ที่คุณต้องจะใส่ข้อมูลบนไฟล์ เช่น ชื่อ-วันที่-เดือน-ปี – {cm_name}-{day}-{month}-{gyyyy} ซึ่งจะปรากฏบนไฟล์ PDF อัตโนมัติหลังจากทำการอัปโหลด Title คือชื่อภายใน Property ส่วน Path คือชื่อโฟลเดอร์ ซึ่งคุณสามารถกำหนดความซับซ้อนของโฟลเดอร์ได้อย่างอิสระ

Generate document preview 

หน้าอัปโหลดไฟล์ .txt เพื่อเรียกดูตัวอย่างการแสดงผลเอกสารหลังจากการแปลงไฟล์เป็น PDF พร้อมการเครื่องมือเรียกดูที่ครบครัน ดังภาพที่ 25

• Select – เลือกไฟล์ txt ที่อยู่ในระบบ Alfresco
• Upload – อัปโหลดไฟล์ txt จากคอมพิวเตอร์ของคุณ
• Preview – เรียกดูตัวอย่าง Spool Files ที่จะแสดงบนเอกสารหลังการแปลงไฟล์ ซึ่งจะแสดงรายละเอียด Property ของ Document type ที่คุณกำหนดไว้ทั้งหมด ดังภาพที่ 21

วีธีการตั้งค่า 

ขั้นแรกให้ทำการอัปโหลดไฟล์ .txt ตัวอย่างเพื่อใช้เปรียบเทียบ หรือ หากคุณมีไฟล์อยู่ในระบบอยู่แล้วให้ทำการคลิกปุ่่ม Select จากนั้นเเลือกไฟล์ที่ต้องการ ดังภาพที่ 26

Save & Cancel 

ปุ่มบันทึก (Save) หรือยกเลิก (Cancel) การตั้งค่าเทมเพลตทั้งหมด เมื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่าทั้งหมดแล้วให้คลิก Save เพื่อทำการบันทึกข้อมูลเทมเพลต ระบบจะกลับไปที่หน้า Tools ทันที

Preview Sample File

เมื่อตั้งค่าทุกอย่างเสร็จสิ้น คุณสามารถตรวจสอบการตั้งค่าเหล่านั้นได้ที่ปุ่ม Preview ด้านล่างสุดของหน้า Config ซึ่งจำเป็นต้องใช้ไฟล์ .txt ต้นแบบ เพื่ออ้างอิงการตั้งค่าทั้งหมดก่อนลงสนามจริง โดยให้เลือกไปที่ Upload (กรณีที่ไม่มีไฟล์ในระบบ) หรือ Select (หากมีไฟล์ .txt อยู่ในระบบ) เมื่อเสร็จสิ้นให้ทำการคลิกไปที่ปุ่ม Preview เพื่อเรียกดูตัวอย่างของไฟล์หลังจากแปลงเป็น PDF พร้อมแสดงข้อมูล Property ของ Document type ที่คุณกำหนดในแถบ Extracting และ Sorting อย่างครบถ้วน ดังภาพที่ 27

• หมายเลขที่ 1 – เป็นแถบแสดงข้อมูล Property ทั้งหมดของ Document type หรือ Content type ซึ่งจะแสดงตามการตั้งค่าในแถบ Extracting และ Sorting
• หมายเลขที่ 2 – เครื่องมือการเรียกดูตัวอย่าง ประกอบด้วย
  • Toggle Slidebar – สำหรับปรับเปลี่ยนมุมมองการแสดงตัวอย่าง
  • Previous – ย้อนกลับการเรียกดู
  • Next – เรียกดูหน้าถัดไป
  • Zoom out – ขยายออก
  • Zoom in – ขยายเข้า
  • Resolution – ปรับขนาดการเรียกแบบกำหนดเอง
  • Search – ค้นหา Keywords ต่างๆ ภายในเอกสารตัวอย่าง
• หมายเลขที่ 3 – หน้าจอเรียกดูตัวอย่าง

Alfresco Spool Files Rule Setting

หลังจากเสร็จสิ้นการตั้งค่า ให้ไปไซต์ที่คุณต้องการเพื่อกำหนด Rule สำหรับโฟลเดอร์ขาเข้า โดยเข้าที่หน้า Manage Rules ทำการคลิก Checkbox ที่แถบ if all criteria are met จากนั้นให้เลือก “Mimetype” และ “Plain Text” ตามลำดับ เพื่อจำกัดประเภทไฟล์ที่สามารถอัปโหลดให้เหลือเพียงไฟล์ .txt เท่านั้น ดังภาพที่ 28 (เรียนรู้วิธีการจัดการ Rules เพิ่มเติมที่นี่)

ไปที่แถบ Perform Action เพื่อเลือกฟังก์ชัน Sky Convert Spool File ที่ Dropdown list จะปรากฏแถบเพิ่มเติม ดังนี้

• Select Spool File rule – กำหนดเทมเพลตที่คุณต้องการได้เพียงเทมเพลตเดียว
• Root Folder Path – กำหนดโฟลเดอร์ปลายทางสำหรับจัดเก็บข้อมูล โดยคลิกที่ปุ่ม Select เพื่อกำหนดเส้นทางการจัดเก็บไฟล์ จะปรากฏกล่องให้เลือกโฟลเดอร์ปลายทางทั้งหมดที่มีอยู่ในระบบ
• If the destination file already exists – กำหนดคำสั่งเมื่ออัปโหลดไฟล์ซ้ำ ซึ่งคุณสามารถเลือกได้ 2 รูปแบบ คือ Override or create new version (แทนที่ไฟล์เดิมหรือสร้างไฟล์ใหม่), Rename filename by adding -N suffix (เปลี่ยนชื่อไฟล์ด้วยการเพิ่มตัวอักษรหรือตัวเลขต่อท้าย)

และเพิ่มฟังก์ชัน Sky Remove เข้ามาเพื่อกำจัดไฟล์ .txt ไม่ให้ตกค้างอยู่ในโฟลเดอร์ Input จากนั้นคลิกไปที่ช่องทำเครื่องหมาย Run rule in background เพื่อการทำงานพื้นหลัง และคลิก Save เพื่อบันทึก Rule

Upload Text Files to be converted to PDF

คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ .txt ได้ทันทีหลังจากตั้งค่า Rule โฟลเดอร์เสร็จสมบูรณ์ โดยการลากวางไปที่โฟลเดอร์ Input โดยตรง ระบบจะประมวลผลและสร้างแปลงไฟล์ PDF ขึ้นมาใหม่ แทนที่ไฟล์ .txt ซึ่งอาจใช้เวลาซักครู่หนึ่ง ไฟล์ PDF จึงจะปรากฏบนโฟลเดอร์จัดเก็บ ดังภาพที่ 29

เมื่อเปิดขึ้นมา ข้อมูลการตั้งค่าทั้งหมดของเทมเพลตจะปรากฏบนไฟล์ PDF ตามค่าที่คุณกำหนดไว้ ดังภาพที่ 30

หากเอกสารของคุณมี Background images จะปรากฏ ดังภาพที่ 31

Enable & Disable Template

คุณสามารถปิด-เปิดการใช้งานเทมเพลตด้วยการคลิกไปที่ปุ่ม Enable หรือ Disable ได้อย่างง่ายดายบนแถบ Status ระบบจะทำการสลับการใช้งานทันที ดังภาพที่ 32

Delete Template

เช่นเดียวกับการเปิด-ปิดการใช้งาน คุณสามารถคลิกไปที่ปุ่ม Delete เพื่อลบเทมเพลตได้ทันที โดยไม่ต้องลบไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ตั้งค่า Rule ไว้โดยตรง หลังจากคลิกแล้วจะพบกับข้อความยืนยันการลบอีกครั้งเพื่อลบเทมเพลตออกจากระบบ ดังภาพที่ 33

Permission Access

Admin สามาถปรับแต่งการตั้งค่าเทมเพลตที่หน้า Tools > Skytizens Feature อีกทั้งยังสามารถกำหนดการเข้าถึงโฟลเดอร์ Input เพื่ออัปโหลดไฟล์ .txt ให้กับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ระดับสูงและควบคุมการเข้าถึงข้อมูลเอกสาร Spool Files ที่แปลงไฟล์เป็น PDF แล้ว ให้กับผู้ใช้ระดับทั่วไป