What is the Job Requisition Workflow?
Job Requisition Form คือ แบบฟอร์มแจ้งขอพนักงานอย่างเป็นทางการของแผนกต่างๆ ภายในองค์กร ผู้จัดการของแต่ละแผนกสามารถสร้างคำร้องขอพนักงานใหม่หรือพนักงานทดแทนได้ แบบฟอร์มจะประกอบด้วยรายละเอียดที่สำคัญในการแจ้งขอพนักงาน เช่น ตำแหน่งงาน แผนก หน่วยงาน ประสบการณ์ การศึกษา ทักษะ และอื่นๆ
ดังนั้น Job Requisition Workflow เป็นแอพพลิเคชั่นของแฟลตฟอร์ม Joget ที่จะช่วยให้การดำเนินงานด้านการจัดทำเอกสารแจ้งขอพนักงานแบบ E-Form (แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์) ภายในองค์กรที่ครบวงจร เช่น การอนุมัติ มอบหมายงาน จัดทำรายงานผล ดาวน์โหลด และยังสามารถตรวจสอบผลการดำเนินงานได้ทั้งหมด
Job Requisition Form Applications
แอพพลิเคชั่นสำหรับจัดทำแบบฟอร์มคำร้องขอเพื่อการดำเนินงาน เมื่อเข้ามาจะพบกับหน้าแรก (Home) ที่จะแสดง Layout รายงานผลของแต่ละ User ภายในแอพฯ เช่น กล่องข้อความ รายงานผลข้อมูลทั้งหมด และการดำเนินงานล่าสุด เป็นต้น ขึ้นอยู่กับการสร้างและออกแบบการรายงานข้อมูลภายในแอพฯ ซึ่งบางแอพพลิเคชั่นจะแตกต่างกันในส่วนของฟีเจอร์การใช้งานภายใน ดังภาพที่ 1
โดยในแอพพลิเคชั่นตัวอย่างนี้จะมีส่วนประกอบในการดำเนินงานต่างๆ ได้แก่
หมายเลขที่ 1 แถบการดำเนินงานที่สามารถเข้าถึงการทำงานได้อย่างหลากหลาย ประกอบไปด้วย
- Home (หน้าแรก) – แสดงรายงานผลข้อมูลโดยรวมของ User ประกอบไปด้วย Layout ต่างๆ เพื่อเข้าถึงการใช้งานเมนูลัดได้อย่างรวดเร็ว
- Main Manu (เมนูหลัก) – เป็นเมนูหลักเพื่อการจัดทำแบบฟอร์ม ประกอบด้วย
- Submit Job Requisition Form (ส่งแบบฟอร์มคำร้องขอพนักงาน) – จัดทำเอกสารและดำเนินการร้องขอแบบฟอร์ม
- My Job Requisition (คำร้องขอของฉัน) – แสดงรายงานผลข้อมูลของ User
- Job Requisition Listing (รายการคำร้องขอ)– แสดงรายการ ตรวจสอบสถานะการดำเนินงานแบบระเอียด ประกอบด้วย
- All Job Requisition (รายการคำร้องขอทั้งหมด)– แสดงรายการ รายงานผลข้อมูลการจัดทำแบบฟอร์มทั้งหมดที่กำลังดำเนินอยู่และเสร็จสิ้นแล้วพร้อมแสดงสถานะ Workflow
- Active Task (การดำเนินงานล่าสุด) – แสดงงานที่กำลังดำเนินอยู่ล่าสุด
- Inbox (กล่องข้อความ) – กล่องข้อความเพื่อแจ้งเตือนการดำเนินงานสำหรับ User
หมายเลขที่ 2 หน้าแรก (Home) ของการใช้งาน เป็นค่าเริ่มต้นที่รวมการใช้งานต่างๆ ในรูปแบบ Layout เพื่อง่ายต่อการเข้าถึงการทำงานต่างๆ ที่เชื่อมโยงกับแถบการดำเนินงาน ซึ่งจะแสดงรายงานผลข้อมูล รายการซึ่งจะแสดงการทำงานแบบย่อ อีกทั้งยังสามารถปรับแต่ง จัดเรียง Layout ได้ ประกอบด้วย
- Active Task (การดำเนินงานล่าสุด) – แสดงงานที่กำลังดำเนินอยู่ล่าสุด
- Inbox (กล่องข้อความ)– กล่องข้อความเพื่อแจ้งเตือนการดำเนินงานสำหรับ User
- My Request (คำร้องขอของฉัน) – แสดงรายงานผลข้อมูลของ User
- Job Requisition/ Month (กราฟข้อมูลรายเดือน) – แสดงรายงานผลข้อมูลทั้งหมดภายในเดือนนั้นๆ
- All Job Requisition (คำร้องขอทั้งหมด) – แสดงรายการ รายงานผลข้อมูลการจัดทำแบบฟอร์มทั้งหมดที่กำลังดำเนินอยู่และเสร็จสิ้นแล้วพร้อมแสดงสถานะ Workflow
- Reset to default layout (เรียกคืนการตั้งค่าเริ่มต้น) – กลับคืนการจัดกรูปแบบ Layout ทั้งหมด
หมายเลขที่ 3 ไอคอนเพื่อเข้าถึงหน้าแรกและแสดงการแจ้งเตือนการดำเนินงานล่าสุด
Submit Form
การดำเนินการจัดทำแบบฟอร์ม อันดับแรกให้เข้าไปที่ Submit Job Requisition Form ที่หัวข้อย่อยของ Main Manu เพื่อดำเนินการจัดทำเอกสารแบบฟอร์มการดำเนินเรื่องแจ้งขอพนักงาน ให้ทำการใส่ข้อมูลที่จำเป็นต่างๆ และระบุตำแหน่งผู้ที่มีอำนาจในการอนุมัติคำร้องขอ เช่น ผู้ดูแลระบบ หรือผู้ที่มีตำแหน่งสูงกว่า เป็นต้น ดังภาพที่ 2
เมื่อใส่ข้อมูลคครบถ้วนแล้วให้คลิกปุ่ม Submit ระบบจะดำเนินการเข้าสู่กระบวนการ Workflow เพื่อส่งคำร้องขอไปที่ผู้ที่มีอำนาจอนุมัติ ดังภาพที่ 3
Active Task
เมื่อ Submit การดำเนินการร้องขอแล้ว ให้ไปที่ Active Task เพื่อดูรายละเอียดและสถานะการดำเนินงานของแบบฟอร์มที่ส่งคำร้องขอไป ดังภาพที่ 4
โดยมีส่วนประกอบต่างๆ ดังต่อไปนี้
- Request No. – แสดงเลขทะเบียนของแบบฟอร์ม
- Request Date – แสดงวันที่ที่ส่งแบบฟอร์ม
- Title – แสดงชื่อตำแหน่งอาชีพที่ร้องขอจาก Job Title
- Department – แสดงแผนกที่ส่งแบบฟอร์ม
- Expired Date – วันหมดอายุของแบบฟอร์ม
- Activity Name – แสดงลำดับขั้นของ Workflow
- Status – แสดงสถานะการดำเนินงาน
- Assignee – ผู้มีอำนาจในการอนุมัติ ขึ้นอยู่กับการเลือกผู้บังคับบัญชา
หรือเรียกดูแบบรวดเร็วที่หน้า Home เพื่อเป็นทางลัดในการเข้าถึงข้อมูล โดยจะแสดงข้อมูลที่สำคัญหลักๆ ได้แก่ Request No, Status, และ Assignee ดังภาพที่ 5
Notifications
การแจ้งเตือนและเข้าถึงการอนุมัติแบบฟอร์มสามารถเรียกดูได้ 3 แบบ ได้แก่
- เข้าถึงการอนุมัติแบบฟอร์มได้ที่หน้า Home จะปรากฏ Layout Inbox บนหน้าแรก ดังภาพที่ 6
- แจ้งเตือนบนกล่อง Inbox โดยระบบจะทำการแจ้งเตือนจำนวนข้อความขาเข้าที่ไอคอน Inbox ของ User ทันที ดังภาพที่ 7
- เรียกดูการแจ้งเตือนพร้อมรายละเอียดข้อมูลแบบฟอร์มที่เมนู Inbox จะปรากฏแบบฟอร์มขาเข้าล่าสุดและรายละเอียดต่างๆ เช่น Request No, Request Date, Department, Section, Division, Expired Date, รูปแบบการอนุมัติ, และดาวน์เป็นไฟล์ PDF ดังภาพที่ 8
Form Approval
เมื่อผู้ร้องขอเริ่มต้นกระบวนการ ระบบจะทำการส่งต่อกระบวนการไปยังฝ่ายอื่นๆ หรือผู้ที่มีอำนาจสูงกว่า ตามโครงสร้าง Workflow ที่กำหนดไว้ ซึ่งกระบวนการ Job Requisition Form นี้เริ่มต้นจาก ผู้ขอคำร้อง > ผู้จัดการแผนก > หัวหน้าแผนก > หัวหน้าแผนก HR > กรรมการผู้จัดการ > เจ้าหน้าที่แผนก HR > ผู้จัดการแผนก > ผู้ขอคำร้อง ดังภาพที่ 9
หลังจากผู้ร้องขอเริ่มต้นการ Submit ระบบจะส่งต่อ Workflow ไปยัง User ต่อไปทันที หากผ่านการอนุมัติระบบอาจให้ทำการระบุข้อมูลเพิ่มเติมก่อนเสร็จสิ้นกระบวนการ ดังภาพที่ 10
เมื่อกระบวนการดำเนินงานเสร็จสิ้นแล้ว ระบบจะให้ทำการเลือกการเสริ้จสิ้นกระบวนการที่หัวข้อ Action จากนั้น เลือก Close task หรือ Notify Requester เพื่อเสร็จสิ้นการดำเนินงานทันทีหรือแจ้งเตือนการดำเนินงานเสร็จสิ้นต่อผู้ร้องขอ จากนั้นคลิกปุ่ม Complete ดังภาพที่ 11
หลังจากกระบวนการ Workflow เสร็จสิ้น ผู้ร้องขอจะได้รับการแจ้งตือนเพื่อสำเร็จการดำเนินงาน จากนั้นระบบจะจบกระบวนการทันที ดังภาพที่ 12
User Signature
ในกระบวนการดำเนินการอนุมัติแบบฟอร์มเอกสาร ผู้ใช้งานจะได้รับลายเซ็นจากผู้บังคับบัญชาในตำแหน่งต่างๆ เพื่อเป็นหลักฐานในการยืนยันการอนุมัติ และหากมีกระบวนการใดกระบวนการหนึ่งที่ผู้บังคับบัญชาไม่สามารถอนุมัติแบบฟอร์มได้ ระบบจะไม่แสดงลายเซ็นของผู้มีอำนาจนั้นลงในแบบฟอร์มหรืออาจแสดงลายเซ็นของผู้ที่มีอำนาจการอนุมัติคนอื่นแทน หลังจากดาวน์โหลดเป็นไฟล์ PDF จะปรากฏลายเซ็นของผู้ที่อนุมัติแบบฟอร์ม ดังภาพที่ 13
Form Rejection
หากแบบฟอร์มคำร้องมีข้อมูลที่ผิดพลาด ผู้มีอำนาจสามารถคลิก Reject เพื่อปฏิเสธคำร้องขอได้ในทุกกระบวนการ หลังจากนั้นระบบจะทำการยกเลิกกระบวนการทั้งหมดและจบ Workflow ทันที นอกจากนี้ยังไม่สามารถแก้ไขข้อมูลใดๆ ได้
สามารถคลิกที่ Reject ตามหมายเลขที่ 1 ระบบจะปรากกฏช่อง Reject Reason เพื่อระบุเหตุผลการปฏิเสธ ตามหมายเลขที่ 2 จากนั้นให้ทำการคลิก Complete ตามหมายเลขที่ 3 ระบบจะจบกระบวนการทันที ดังภาพที่ 14
Previewing Form
การเปิดดูแบบฟอร์มเพื่อดูข้อมูล ความคืบหน้า และการเปลี่ยนแปลงภายในฟอร์มเอกสาร สามารถเรียกดูข้อมูลแบบฟอร์มได้ที่ My Job Requisition หรือ All Job Requisition ในแถบการดำเนินงาน ดังภาพที่ 15
โดยมีส่วนประกอบต่างๆ ดังต่อไปนี้
- Request No. – แสดงเลขทะเบียนของแบบฟอร์ม
- Request Date – แสดงวันที่ที่ส่งแบบฟอร์ม
- Job Title – แสดงชื่อตำแหน่งอาชีพที่ร้องขอจาก Job Title
- Expired Date – วันหมดอายุของแบบฟอร์ม
- Status – แสดงสถานะการดำเนินงาน
- Requested By – แสดงชื่อ-นามสกุลผู้ร้องขอแบบฟอร์ม
จากนั้นการคลิกที่ชื่อ Request No. ด้านหน้าของแบบฟอร์มที่ต้องการ ดังภาพที่ 16
โดยตารางมีส่วนประกอบต่างๆ ดังต่อไปนี้
- Request No. – แสดงเลขทะเบียนของแบบฟอร์ม
- Request Date – แสดงวันที่ที่ส่งแบบฟอร์ม
- Job Title – แสดงชื่อตำแหน่งอาชีพที่ร้องขอจาก Job Title
- Expired Date – วันหมดอายุของแบบฟอร์ม
- Status – แสดงสถานะการดำเนินงาน
- Requested By – แสดงชื่อ นามสกุลผู้ร้องขอแบบฟอร์ม
- Alfresco Download PDF – เริ่มต้นการดาวน์โหลดเอกสารเป็นไฟล์ PDF
เมื่อเปิดเข้ามาจะพบกับแบบฟอร์มพร้อมข้อมูลที่ไม่สามารถแก้ไขได้ ดังภาพที่ 17
Adjust Showing Rows
รายการ Datalist สามารถจัดรูปแบบการแสดงผลจำนวนข้อมูลได้ อันดับแรกไปที่ My Job Requisition หรือ All Job Requisition ในแถบการดำเนินงาน ดังภาพที่ 15 ข้างต้น
จากนั้นเลือกจำนวนการแสดงผลด้านบนขวาของรายการข้อมูลตั้งแต่ 10 ถึง 100 ดังภาพที่ 19
นอกจากนี้ยังสามารถเลือกดูรายการข้อมูลทั้งหมด (All), ที่เสร็จสิ้นแล้ว (Closed), และไม่สำเร็จ (Closed – Rejected Task) ได้ที่ช่องถัดมา จากนั้นคลิก Show เพื่อใช้งานผลลัพธ์ ดังภาพที่ 20
ระบบจะแสดงผลลัพธ์ที่กำหนดไว้ทันที ดังภาพที่ 21
Alfresco Download with PDF
แบบฟอร์มที่เสร็จสิ้นกระบวนการสามารถโหลดเป็นไฟล์ PDF ได้ เพื่อนำไปต่อยอดการใช้งานภายในองค์กร ให้ไปที่ My Job Requisition หรือ All Job Requisition ในแถบการดำเนินงาน ดังภาพที่ 15 ข้างต้น
เมื่อเข้ามาแล้ว ให้ทำการคลิกที่ Alfresco Download PDF ด้านซ้ายของรายการ จากนั้นระบบจะดำเนินการดาวน์โหลดเป็นเป็นไฟล์ PDF ให้ทันที ดังภาพที่ 22
เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาจะพบกับข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในแบบฟอร์ม ดังภาพที่ 23
Export Data
การนำออกรายการข้อมูลแบบฟอร์มเพื่อจัดทำเป็นรายงานผลข้อมูล ซึ่งสามารถนำออกเป็นไฟล์ type ต่างๆ ได้หลากหลายประเภท ได้แก่ SCV, Excel, XML, และ PDF อันดับแรกไปที่ My Job Requisition หรือ All Job Requisition ในแถบการดำเนินงาน ดังภาพที่ 15 ข้างต้น
จากนั้นคลิกที่ชื่อไฟล์ Type ด้านล่างตาราง ดังภาพที่ 24
เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาจะพบกับบันทึกรายการข้อมูลทั้งหมด ดังภาพที่ 25
Delete Task
การลบ Task ภายในรายการข้อมูลสามารถทำได้โดยการคลิกเลือกที่ช่อง Checkbox ด้านหน้ารายการ ตามหมายเลขที่ 1 จากนั้นคลิกปุม Delete เพื่อทำการลบ Task ที่เลือกไว้ ตามหมายเลขที่ 2 ดังภาพที่ 26
Tracking Workflow Status
ผู้ใช้สามารถตรวจสอบสถานะของ Workflow ได้ว่ามีแบบฟอร์มมีการดำเนินงานอย่างไร โดยการเข้าไปที่ My Job Requisition หรือ All Job Requisition จากนั้นนำเมาส์ไปคลิกที่แถบเปอร์เซ็นต์การดำเนินงานของ Task ที่ต้องการบนหัวข้อ Status ระบบจำแสดงกระบวนการทั้งหมดที่ผ่านการอนุมัติแล้วและกระบวนการถูกส่งต่อไปยังแผนกใด ดังภาพที่ 27
หรือตรวจสอบสถานะการดำเนินงานล่าสุดได้ที่ Active Task ซึ่งจะแสดงสถานะ In Progress (กำลังดำเนินการ) ในขั้นตอนการดำเนินงานล่าสุดเป็นสถานะสีฟ้า อีกทั้งยังแสดงชื่อผู้ส่งคำร้องขอและผู้มีอำนาจในการอนุมัติกระบวนการนั้น ดังภาพที่ 28
Expired Date
ในแต่ละแอพพลิเคชั่นได้ถูกจำกัดระยะเวลาของการดำเนินการร้องขอแบบฟอร์มไว้ โดยแอพฯ Job Requisition Form มีการตั้งระยะเวลาอยู่ที่ 3 เดือนนับตั้งแต่การเริ่มต้นกระบวนการ เมื่อครบกำหนดระยะเวลาที่กำหนดไว้ ระบบจะทำการลบ Workflow โดยอัตโนมัติทันทีถึงแม้กระบวนการจะยังคงดำเนินอยู่หรือเสร็จสิ้นแล้ว ดังภาพที่ 29
