Getting Started with Joget

Integration with Joget

วิธีการใช้งาน Joget ภายในระบบ Alfresco จะคล้ายคลึงกับแอพพลิเคชั่น Joget แต่จะรวมการทำงานไว้ในรูปแบบแถบการใช้งาน โดยจะมีฟีเจอร์ทั้งหมดและรวมการใช้งานในแถบเดียวและสามารถเข้าถึงการทำงานในระบบ Alfresco ได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องเปิดใช้งานแอพฯ Joget เพิ่มเติม (สามารถศึกษาความหมายเพิ่มเติ่มได้ที่หัวข้อ Alfresco Joget Connector)

การเข้าถึงการใช้งาน Joget อันดับแรกให้ทำการ Log in เข้าสู่ระบบ Alfresco จากนั้นนำเมาส์ไปคลิกที่แถบ Joget จะปรากฏฟีเจอร์การใช้งานต่างๆ สำหรับ User ดังภาพที่ 1 (สามารถศึกษาวิธีการ Log in ได้ที่หัวข้อ First steps)

โดยมีส่วนประกอบต่างๆ ดังต่อไปนี้

• Dashboard – หน้าหลักของ Joget ที่รวมทุกแอพพลิเคชั่นและการสืบค้น
• Help – ปุ่มช่วยเหลือข้อมูลเพิ่มเติม
• Applicaions – แอพฯ เพื่อดำเนินกระบวนการการทำงานทางธุรกิจต่างๆ

Getting Started with Joget Applications

การใช้งาน Joget เบื้องต้น อันดับแรกให้เข้าไปที่แถบ Joget เพื่อเข้าถึงการใช้งาน จากนั้นเลือกแอพพลิเคชั่น โดยการเข้าถึงแอพฯ เพื่อดำเนินงานและประสานงาน สามารถแบ่งได้เป็น 2 วิธี ได้แก่

• การเข้าถึงอย่างรวดเร็วผ่านแถบ Joget จากนั้นเลือกแอพฯ ที่หัวข้อ Application ด้านล่างของแถบ ซึ่งจะแสดงแอพฯ ทั้งหมดที่อยู่ในระบบ ดังภาพที่ 2

• เข้าถึงผ่านหน้าหลักของ Joget โดยนำเมาส์คลิกเข้าไปที่ Dashboard จะปรากฏไอคอนของแต่ละแอพฯ ให้ทำการเลือกแอพโดยการคลิกที่ปุ่ม Open Application เพื่อเข้าถึงการใช้งาน ดังภาพที่ 3

เมื่อคลิกแล้ว ระบบจะเข้าสู่หน้าแรกของแอพฯ ทันที ดังภาพที่ 4

• หมายเลขที่ 1 แถบรวมเมนูการใช้งานหลักที่รวมการใช้งานทั้งหมดภายในแอพพลิเคชั่น เช่น การดำเนินงาน การอนุมัติ และการจัดการข้อมูลต่างๆ เป็นต้น ซึ่งแต่ละแอพพลิเคชั่นจะมีเมนูที่แตกต่างกันตามรูปแบบของ Workflow
• หมายเลขที่ 2 หน้าแรก Dashboard หรือ Home ที่จะแสดงข้อมูลและรายงานผลโดยรวมแบบย่อของข้อมูลทั้งหมด อีกทั้งยังเป็นทางลัดเพื่อเข้าถึงการดำเนินงานได้อีกด้วย
• หมายเลขที่ 3 ไอคอน Home เพื่อเข้าถึงหน้าแรกของแอพพลิเคชั่น และไอคอน Notification สำหรับการแจ้งเตือนกล่องข้อความขาเข้าสำหรับ User

Managing Layout

 Layout บหน้าแรก Dashboard หรือ Home สามารถปรับเปลี่ยนตำแหน่ง ปรับขนาดความยาว  และความกว้างได้อย่างอิสระ เพื่อการเรียกดูผลข้อมูลที่สะดวกมากยิ่งขึ้น ดังภาพที่ 5

• Reset layout

การกลับคืนหน้าเริ่มต้นของ Layout สามารถทำได้โดยการคลิกไปที่ Reset to default layout ดังภาพที่ 6

• Reload and expand layout

การรีโหลดการแสดงผลของ Layout ให้คลิกไปที่ไอคอนลูกศรหมุนวน ส่วนการขยายผลการแสดงข้อมูลของ Layout ให้คลิกไปที่ไอคอนลูกศรขยายหน้าจอ ดังภาพที่ 7

• Accessing Data through layout   

การเรียกดูข้อมูลอย่างรวดเร็วผ่าน Layout อันดับแรกให้คลิกไปที่ชื่อของข้อมูลที่ต้องการจะปรากฏตัวหนังสือสีฟ้า ดังภาพที่ 8

ซึ่งจะเข้าถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการทันที ดังภาพที่ 9

หมายเหตุ: บางแอพพลิชั่นอาจมีการเข้าถึงข้อมูลที่แตกต่างกัน ให้สังเกตุโดยการนำเมาส์ไปชี้ที่ตัวหนังสือ หากตัวหนังสือปรากฏเป็นสีฟ้าก็สามารถเข้าถึงได้

Notifications

การแจ้งเตือนการดำเนินงาน Workflow สามารถเข้าถึงได้ที่ไอคอนกล่องข้อความขาเข้าที่ด้านบนขวาของแอพพลิเคชั่น ดังภาพที่ 10

 

หรือเข้าไปที่เมนู Inbox ภายในแอพพลิเคชั่น จะปรากฏข้อมูลและรายละเอียดต่างๆ ดังภาพที่ 11

Application Manu

ที่หน้า Manu จะมีการทำงานที่หลากหลายตามกระบวนการของ Workflow โดยปกตอแล้วจะมีองค์กระกอบหลักอยู่ 3 ส่วน ดังภาพที่ 12

• หมายเลขที่ 1 เป็นแถบปรับการแสดงผลข้อมูลต่างๆ สามารถคัดกรองข้อมูล และค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย
• หมายเลขที่ 2 แสดงรายการข้อมูลทั้งหมด ประกอบด้วยเครื่องมือหลัก ได้แก่ New (เพิ่มรายการใหม่), Delete (ลบรายการ) , View (เรียกดูข้อมูล), และ Checkbox (ช่องทำเครื่องหมาย)
• หมายเลขที่ 3 เครื่องมือสำหรับ Export รายการข้อมูลทั้งหมด โดยรองรับการ export ไฟล์ได้ถึง 4 รูปแบบ ได้แก่ CSV, Excel, XML, และ PDF

• Adjust Showing Row 

การปรับการแสดงผลรายการข้อมูลสามารถทำได้โดยการเลือกจำนวนการแสดงที่ด้านซ้าย ซึ่งสามารถปรับการแสดงผลได้ตั้งแต่ 10 ถึง 100 นอกจากนี้ยังสามารถคัดกรองข้อมูลต่างๆ ได้ เมื่อเลือกเสร็จสิ้นให้ทำการคลิกที่ปุ่ม Show เพื่อนำการคัดกรองไปใช้ ดังภาพที่ 13

หมายเหตุ: การปรับรายการแสดงผลข้อมูลในบางแอพพลิเคชั่นอาจแตกต่างกัน

• Create New Datalist

การสร้างรายการใหม่ ให้นำเมาส์ไปคลิกที่ปุ่ม NEW เพื่อเริ่มต้นการสร้างรายการ ดังภาพที่ 14

จะปรากฏหน้าต่างเพื่อทำการระบุข้อมูล จากนั้นคลิกที Save เพื่อทำการสร้างรายการใหม่ทันที ดังภาพ

• Delete Datalist

การลบ Task ภายในรายการข้อมูลสามารถทำได้โดยการคลิกเลือกที่ช่อง Checkbox ด้านหน้ารายการ ตามหมายเลขที่ 1 จากนั้นคลิกปุม Delete เพื่อทำการลบ Task ที่เลือกไว้ ตามหมายเลขที่ 2 ดังภาพที่ 16

• Viewing Data

การเรียกดูข้อมูลต่างๆ ให้นำเมาส์ไปคลิกไปที่ชื่อของรายการ ซึ่งจะปรากฏตัวหนังสือสีฟ้าเพื่อเข้าถึงข้อมูล เช่นเดียวกับการเข้าถึงผ่าน Layout ดังภาพที่ 17

จะปรากฏข้อมูลทั้งหมดภายในรายการที่เลือก ดังภาพที่ 18

Export Data

การนำออกรายการข้อมูลแบบฟอร์มเพื่อจัดทำเป็นรายงานผลข้อมูล ซึ่งสามารถนำออกเป็นไฟล์ type ต่างๆ ได้หลากหลายประเภท ได้แก่ SCV, Excel, XML, และ PDF อันดับแรกไปที่แถบการดำเนินงานของ Proposal List จากนั้นคลิกที่ชื่อไฟล์ Type ด้านล่างตาราง ดังภาพที่ 19

 

เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาจะพบกับบันทึกรายการข้อมูลทั้งหมด ดังภาพที่ 20

Submitting Workflow

การสร้าง Workflow เพื่อการดำเนินงานภายในองค์กรเป็นปัจจัยหลักของการทำงานด้วยแพลตฟอร์ม Joget ซึ่งแต่ละแอพพลิเคชั่นจะมี Workflow ที่แตกต่างกัน ในแอพพลิเคชั่นตัวอย่างนี้เป็นการดำเนินงานอนุมัติข้อเสนอที่มีการทำงานที่เข้าใจง่าย โดยเริ่มต้นจาก

Requester > Approver > จบกระบวนการที่ Reqester

อันดับแรกให้คลิกไปที่ Submit A New Proposal จะปรากฏข้อมูลต่างๆ ดังภาพที่ 21

จะปรากฏข้อมูลให้ระบุก่อนการเริ่มต้น Workflow จากนั้นทำการใส่ข้อมูลที่จำเป็นให้ครบถ้วน ดังภาพที่ 22

ปกติแล้วการดำเนิน Workflow ในบางแอพพลิเคชั่นจะมีแถบให้เลือก User ที่มีอำนาจในการอนุมัติ เช่น ผู้จัดการแผนก หัวหน้าแผนก และผู้ดูแลระบบ เป็นต้น แต่บางแอพพลิเคชั่นอาจไม่มีให้เลือกผู้อนุมัติเพราะระบบได้ถูกตั้งค่าการดำเนินงานของแอพพลิเคชั่นไว้แล้ว ดังภาพที่ 23

จากนั้นให้ทำการคลิก Submit เพื่อเริ่มต้นการดำเนินงาน Workflow ดังภาพที่ 24

Approve Workflow

ระบบจะทำการแจ้งเตือนไปยัง User ผู้อนุมัติทันที ให้ทำการเข้าไปที่กล่องจ้อความขาเข้า เพื่อทำการอนุมัติ ดังภาพที่ 25

ต่อมาให้เข้าไปที่ Approve Proposal ที่ด้านขวาของรายการเพื่อเริ่มต้นการอนุมัติ ดังภาพที่ 26

เมื่อเข้ามาจะปรากฏตัวเลือกสำหรับการอนุมัติ (Approve), ส่งอีกครั้ง (Resubmit) และปฏิเสธ (Rejected) ที่ด้านล่าง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Complete เพื่อยืนยันการอนุมัติ ดังภาพที่ 27

จากนั้น Requester จะได้รับการแจ้งเตือน Workflow เพื่อจบกระบวนการ ให้ Requester ทำการ Approve ดังภาพที่ 28

Resubmit Workflow

ผู้อนุมัติสามารถทำการ Resubmit (ยื่นแบบฟอร์มอีกครั้ง) ได้ทุกครั้ง ซึ่งเป็นกระบวนการย้อนกลับ Workflow เพื่อแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาดต่างๆ โดยการเลือกสถานะการอนุมัติเป็น Resubmit และระบุข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนแปลง ดังภาพที่ 29

จากนั้นระบบจะย้อนกลับไปที่ Requester เพื่อแก้ไขข้อมูลและส่งอีกครั้ง ซึ่งกระบวนการนี้สามารถทำซ้ำได้ จนกว่าผู้อนุมัติจะ Approve กระบวนการ จากนั้นคลิกไปที่ปุ่ม Complete ดังภาพที่ 30

Reject Workflow

ผู้อนุมัติสามารถ Reject การดำเนินงานได้ทุกเมื่อ โดยการเลือก Approval status ไปที่ Rejected จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Complete โดยผู้อนุมัติสามารถระบุ Comments เพิ่มเติมหรือไม่ก็ได้ ดังภาพที่ 31

จากนั้นระบบจะจบกระบวนการทันที โดยสามารถตรวจสอบได้ที่ Proposal List เพื่อดูสถานะของ Workflow ดังภาพที่ 32

Tracking Workflow Status

ผู้ใช้สามารถตรวจสอบสถานะและประวัติการดำเนินงาน Workflow ทั้งหมดได้ ซึ่งสังเหตุได้จากแถบแสดงผลสีเขียวในทุกแอพพลิเคชั่น

โดยแอพฯ ตัวอย่างนี้สามารถเช็คสถานะได้ที่เมนู Proposal List หรือ Proposal Inbox จากนั้นนำเมาส์ไปคลิกที่แถบเปอร์เซ็นต์การดำเนินงานของ Task ที่ต้องการบนหัวข้อ Status ระบบจำแสดงกระบวนการทั้งหมดที่ผ่านการอนุมัติแล้วและกระบวนการถูกส่งต่อไปยังผู้อนุมัติอื่นๆ ดังภาพที่ 33